Kompleksowa organizacja indywidualnego wyjazdu targowego

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Kompleksowa organizacja indywidualnego wyjazdu targowego
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Białystok
Data publikacji	2025-02-12
Data składania ofert	20/02/2025, Godzina 10:00
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	551000001 Usługi hotelarskie 600000008 Usługi transportowe (z wyłączeniem transportu odpadów) 604000002 Usługi transportu lotniczego 635100007 Usługi biur podróży i podobne 799500008 Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów
Numer przetargu	6051544

<div>
 <h1>ZAPYTANIE OFERTOWE w ramach postępowania nr 5/IW/PCE na usługę kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na targi PLMA&#039;s World of Private Label International Trade Show 2026, Amsterdam, Holandia w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.</h1>

<h2>Załączniki</h2>
 <ul>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1832075">Zapytanie ofertowe 5 IW PCE wraz z załącznikami</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1832077">Załącznik nr 1 Formularz ofertowo cenowy 5 IW PCE</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1832080">Załącznik nr 2 Oświadczenie Oferenta 5 IW PCE</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1832081">Załącznik nr 3 Wykaz realizacji 5 IW PCE</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1832083">Załącznik nr 4 Wzór umowy warunkowej 5 IW PCE</a></li>
 </ul>
 
 <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Kompleksowa organizacja indywidualnego wyjazdu targowego</h3>
 Przedmioty zamówienia
 Niniejsze zamówienie jest zamówieniem częściowym, ze względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania 3 „Misje gospodarcze i targi” projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera”. 
1.	Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na targi PLMA&#039;s World of Private Label International Trade Show 2026, Amsterdam, Holandia w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP. 
Zamówienie dotyczy uczestnictwa Wnioskodawcy BIOTRADE Distribution Sp. z o.o. Sp. k., NIP 9662103985 w misji gospodarczej w charakterze wystawcy na targach PLMA&#039;s World of Private Label International Trade Show 2026, Amsterdam, Holandia które odbędą się w maju 2026 r. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu zamówienia w sytuacji wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego. Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej. 
 
A.	Wynajęcie powierzchni targowej: 
Usługa obejmuje: wynajęcie powierzchni wystawienniczej na targach PLMA&#039;s World of Private Label International Trade Show 2026, Amsterdam, Holandia wraz z pokryciem wszystkich obowiązkowych opłat dotyczących powierzchni oraz wystawcy. Wymagana powierzchnia wystawiennicza – 16 m2 (+/-2m2). Do zakresu usług świadczonych przez Wykonawcę zaliczają się w szczególności: 
•	wynajęcie powierzchni wystawienniczej 16 m2 (+/-2m2); minimum jedna strona otwarta; 
•	pokrycie obowiązkowych opłat wymaganych przez Organizatora targów (np. opłata rejestracyjna, opłata za sprzątanie, za utylizację śmieci, opłata za usługi marketingowe, wpis do katalogu targowego, ubezpieczenie, itp.); 
•	montaż przyłącza energii elektrycznej, pokrycie opłat za energię. 
 
B.	Wykonanie projektu zabudowy: 
Projekt zabudowy stoiska powinien zostać przygotowany dla stoiska na zarezerwowanej powierzchni, zgodnie z pkt A. Projekt stoiska powinien zawierać następujące elementy zabudowy: 
•	powierzchnia stoiska: 16 m²; 
•	projekt stoiska w stylu loftowym z naciskiem na wykorzystanie wysokiej jakości materiałów, takich jak blacha perforowana, MDF barwiony w masie oraz naturalne drewno. Projekt powinien łączyć industrialny charakter z ciepłem drewna, tworząc estetyczną i funkcjonalną przestrzeń; 
Ściany stoiska: 
•	główne powierzchnie ścienne zostaną wykonane z połączenia blachy perforowanej (stal malowana proszkowo na czarny mat), MDF barwionego w masie na kolor czarny oraz naturalnego drewna dębowego lub jesionowego, max wys 2,5m, max długość 6m; 
•	MDF barwiony w masie zostanie wykończony woskiem, co nada mu subtelny połysk i zabezpieczy powierzchnię przed uszkodzeniami; 
•	blacha perforowana wprowadzi industrialny charakter i pozwoli na wizualną lekkość oraz możliwość montażu dodatkowych elementów, takich jak półki czy uchwyty; 
Półki ekspozycyjne: 
•	wykonane z drewna dębowego, fornirowanego lub litego, wykończonego olejem w naturalnym odcieniu, podkreślającym strukturę drewna. Dopuszcza się wykonanie półek z malowanej proszkowo blachy – wys min 50cm, gł. min 30cm, ilość min. 8 szt; 
•	konstrukcja nośna z profili stalowych malowanych proszkowo na czarny mat, o nośności minimum 150 kg, dostosowana do eksponowania produktów o wadze jednostkowej do 10 kg; 
•	o Półki rozmieszczone w ergonomiczny sposób, umożliwiający łatwy dostęp i estetyczną prezentację produktów; 
Strefy rozmów: 
•	dwa stoliki i cztery krzesła z monolitu z tworzywa sztucznego do prowadzenia rozmów biznesowych; 
•	stoliki: blaty z drewna naturalnego lub mdfu barwionego w masie, osadzone na stalowych nogach malowanych proszkowo na czarny mat. Styl prosty i funkcjonalny, nawiązujący do estetyki loftowej; 
•	krzesła: ergonomiczne siedziska umożliwiające komfortowe siedzenie i przyjmowanie gości – w kolorze czarnym – z tworzywa lekkiego; 
Centralny element designerski: 
•	w centrum stoiska umieszczona rzeźba w formie logo firmy, wykonana z „fasolek” stalowych zespawanych w przestrzenną formę. Fasolki będą pomalowane proszkowo na czarny mat (inny kolor za zgodną Zleceniodawcy), a podstawa konstrukcji wykonana z drewna dębowego, wykończonego olejem lub z płyty stalowej. Element ten będzie pełnił zarówno funkcję estetyczną, jak i reprezentacyjną; 
Ukryty ekspres do kawy: 
•	w zabudowie stoiska - miejsce na automatyczny ekspres do kawy do kawy ziarnistej z funkcją spieniania mleka, który zostanie dyskretnie zintegrowany z jednym z elementów ściany lub bloku konstrukcyjnego. Zabudowa wykonana z MDF barwionego w masie i drewna; 
Multimedia: 
•	telewizor o przekątnej minimum 32 cale, zintegrowany z konstrukcją z blachy perforowanej lub MDF umieszony na jednej ze ścian; 
Oświetlenie: 
•	Punktowe lampy LED min 1 na 2m2 min 60W, w ciepłej barwie zamontowane nad strefą ekspozycyjną i strefą rozmów; 
Kolorystyka: 
•	matowa czerń (stal i MDF), ciepłe odcienie naturalnego drewna, z możliwością subtelnych akcentów metalicznych (stal nierdzewna w blachach perforowanych); 
•	elementy graficzne oraz identyfikacja wizualna logotypów: logotypy Programu Funduszy Europejskich dla Podlaskiego, znak barw Rzeczypospolitej Polskiej, znak Unii Europejskiej, znak Województwa Podlaskiego umiejscowione na powierzchni ścian, w sposób zapewniający ich czytelność i identyfikowalność. Wzory materiałów i oznaczeń zostaną dostarczone przez Zamawiającego; 
•	przy projektowaniu Wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich warunków technicznych i wymogów postawionych przez Organizatora targów; 
•	wykonawca, który zostanie wybrany w ramach postępowania, będzie zobowiązany do przedstawienia koncepcji projektu zabudowy do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Koncepcja powinna zawierać wizualizację 3D, z uwzględnieniem wszystkich elementów wymienionych w pkt B, wraz z opisem (wyposażenie, zastosowane rozwiązania, funkcjonalności). Zamawiający ma prawo do wniesienia swoich uwag do projektu zabudowy. 
 
C.	Wykonanie zabudowy stoiska i transport eksponatów zgodnie z wybranym i zatwierdzonym projektem z pkt B: 
•	montaż zabudowy stoiska zgodnie z projektem zatwierdzonym przez Zamawiającego oraz demontaż zabudowy na targach PLMA&#039;s World of Private Label International Trade Show 2026, Amsterdam, Holandia, łącznie z transportem i kosztami logistycznymi związanymi z przewozem stoiska wraz z wyposażeniem; 
•	sprzątanie stoiska po montażu i demontażu; 
•	przy realizacji zamówienia wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich terminów i warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów; 
•	przekazanie urządzonego stoiska powinno nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów do godz. 12.00; 
•	transport eksponatów w obsłudze door-to-door na trasie: Białystok (siedziba Wnioskodawcy) – Amsterdam, Holandia (lokalizacja targów PLMA&#039;s World of Private Label International Trade Show 2026, Amsterdam, Holandia) – Białystok (siedziba Wnioskodawcy) z ubezpieczeniem wartości min. 50 000 PLN; 
•	szacowana wielkość i waga ładunku: 4 palety standardowe o wymiarach 120x80 cm, waga ładunku: 500 kg; Usługa obejmuje załadunek i wyładunek eksponatów w miejscu nadania i przeznaczenia, w tym transport eksponatów wózkiem widłowym do wskazanego stoiska targowego oraz składowanie opakowań podczas targów; 
•	dostawa eksponatów na targi powinna nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów do godz. 12.00; odbiór eksponatów z targów – po zakończeniu targów. Załadunek i odbiór eksponatów – do uzgodnienia, zgodnie z Harmonogramem realizacji usługi stanowiącym załącznik nr 1 do Wzoru umowy warunkowej. 
 
D.	Zakup usług transportu osób: 
•	zakup biletów lotniczych dla 3 osób na trasie Warszawa – Amsterdam, Holandia – Warszawa (przelot bezpośredni), wylot z Warszawy: 2 dni przed targami i wylot z Amsterdamu: 2 dni po targach; 
•	Ceny biletów powinny uwzględniać koszt bagażu rejestrowanego min. 20 kg (+ bagaż podręczny) dla każdej z osób podróżujących oraz wszelkie inne koszty związane z podróżą, w tym m. in.: opłaty lotniskowe, manipulacyjne, bagażowe itp.; 
•	Wykonawca dokona wszelkich formalności związanych z rezerwacją biletów oraz ureguluje należności za bilety lotnicze. 
 
E.	Zakup usług hotelarskich 
•	rezerwacja oraz zakup noclegów w hotelu dla 3 osób w maju 2026 r.; 5 dób w terminie 2 dni przed targami i 2 dni po targach; 
•	3 pokoje 1-osobowe; 
•	cena noclegu powinna uwzględniać śniadanie; 
•	hotel powinien spełniać standard min. 3-gwiazdek; 
•	hotel powinien mieć dogodne położenie komunikacyjne względem miejsca organizacji targów i lotniska; dojazd na miejsce targów taksówką lub komunikacją ogólno-dostępną max. do 15 minut – zgodnie z danymi https://www.google.com/maps - wskazanie dla samochodu osobowego; 
•	hotel powinien mieć położenie w lokalizacji powszechnie uznawanej za bezpieczną; 
•	koszt noclegów nie może przekraczać określonych limitów ustawowych dla Holandii.

<h2>Kryteria oceny</h2>
 Cena brutto - 100% 
LP = Cmin/Co *100 
LP - liczba punktów za kryterium cena brutto 
Cmin – najniższa wartość brutto oferty, która wpłynęła w odpowiedzi na zapytanie ofertowe 
Co – wartość brutto oferty rozpatrywanej 
Oferta z największą liczbę punktów (LP), zostanie uznana najkorzystniejszą.
 
 <h2>Warunki zmiany umowy</h2>

1.	Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamknięcia niniejszego postępowania przed upływem terminu składania ofert bez podania przyczyn. 
2.	Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamknięcia niniejszego postępowania bez dokonania wyboru którejkolwiek ze złożonych ofert. 
3.	Zamawiający podpisze z Wykonawcą umowę warunkową na realizację usługi. Warunkiem wejścia w życie umowy warunkowej będzie zawarcie, pomiędzy Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego a Wnioskodawcą BIOTRADE Distribution Sp. z o.o. Sp. k., NIP 9662103985, Umowy o udzielenie wsparcia na udział w indywidualnym wyjeździe targowym w charakterze wystawcy organizowanym przez PFRR oraz złożenie przez Wnioskodawcę zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy w formie weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową. Zamawiający poinformuje pisemnie Wykonawcę o spełnieniu warunku w terminie do 7 dni od podpisania umowy z Wnioskodawcą. 
4.	Zamawiający dopuszcza możliwość wprowadzania istotnych zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzenia niniejszego postępowania, w następujących przypadkach i zakresie: 
a)	w przypadku zmiany przepisów powszechnie obowiązującego prawa w zakresie mającym wpływ na realizację umowy, lub 
b)	wystąpienia zdarzeń siły wyższej, przez które należy rozumieć zdarzenia nagłe, wywołane przyczyną zewnętrzną, pozostające poza kontrolą obu stron umowy, lub 
c)	w przypadku wystąpienia zdarzeń niezależnych od Zamawiającego, których nie dało się przewidzieć na etapie wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, a których wystąpienie powoduje konieczność zmiany umowy. Zmianie mogą ulec m.in.: przedmiot realizacji umowy, termin realizacji umowy, warunki realizacji umowy, wysokość wynagrodzenia należnego Wykonawcy, jak również terminy zapłaty wynagrodzenia należnego Wykonawcy. 
5.	W przypadku gdy wybrany Oferent odstąpi od zawarcia umowy w sprawie zamówienia, Zamawiający może zawrzeć umowę z Oferentem, który w prawidłowo przeprowadzonym postępowaniu o udzielenie zamówienia uzyskał kolejną najwyższą liczbę punktów. 
6.	Zamawiający określa następujące warunki płatności za wykonaną usługę: 
a)	Płatność przelewem w terminie 14 dni na podstawie otrzymanej faktury VAT, z możliwością zaliczki. 
b)	Płatność końcowa po potwierdzeniu przez Zamawiającego prawidłowego wykonania usługi, zgodnie z warunkami określonymi we Wzorze umowy warunkowej – załącznik nr 4.
 </div>