Usługa kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz na zakup biletów wstępu, usług hotelarskich i transport osób na targi Analytica 2026, Monachium, Niemcy

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Usługa kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz na zakup biletów wstępu, usług hotelarskich i transport osób na targi Analytica 2026, Monachium, Niemcy
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Białystok
Data publikacji	2025-02-12
Data składania ofert	20/02/2025, Godzina 10:00
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	601700000 Wynajem pojazdów przeznaczonych do transportu osób wraz z kierowcą 635100007 Usługi biur podróży i podobne 799560000 Usługi w zakresie organizacji targów i wystaw
Numer przetargu	6051409

<div>
<h1>ZAPYTANIE OFERTOWE w ramach postępowania nr 6/IW/PCE na usługę kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponat&oacute;w oraz na zakup bilet&oacute;w wstępu, usług hotelarskich i transport os&oacute;b na targi Analytica 2026, Monachium, Niemcy w ramach projektu &bdquo;Promocja gospodarcza MŚP &ndash; Podlaskie Centrum Eksportera&rdquo; FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.</h1>
<h2>Załączniki</h2>
<ul>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1832235">Zapytanie ofertowe nr 6 IW PCE z załacznikami</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1832238">Załącznik nr 1 Formularz ofertowo cenowy 6 IW PCE</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1832239">Załącznik nr 2 Oświadczenie Oferenta 6 IW PCE</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1832243">Załącznik nr 3 Wykaz realizacji 6 IW PCE</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1832246">Załącznik nr 4 Wz&oacute;r umowy warunkowej 6 IW PCE</a></li>
</ul>
<h2>Części zam&oacute;wienia</h2>
<h3>Kompleksowa organizacja indywidualnego wyjazdu targowego</h3>
Przedmioty zam&oacute;wienia
Niniejsze zam&oacute;wienie jest zam&oacute;wieniem częściowym, ze względ&oacute;w ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania 3 &bdquo;Misje gospodarcze i targi&rdquo; projektu &bdquo;Promocja gospodarcza MŚP &ndash; Podlaskie Centrum Eksportera&rdquo;. Przedmiotem zam&oacute;wienia jest usługa kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni targowej, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponat&oacute;w oraz zakup bilet&oacute;w wstępu, usług hotelarskich i transport os&oacute;b na targi Analytica 2026, Monachium, Niemcy w ramach projektu &bdquo;Promocja gospodarcza MŚP &ndash; Podlaskie Centrum Eksportera&rdquo; FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP. Zam&oacute;wienie dotyczy uczestnictwa Przedsiębiorcy &bdquo;DANLAB" Danuta Katryńska, NIP 6852047455 w misji gospodarczej w charakterze wystawcy na targach Analytica 2026, Monachium, Niemcy, kt&oacute;re odbędą się w dniach 24 - 27.03.2026 r. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu zam&oacute;wienia w sytuacji wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego. Celem zam&oacute;wienia jest wyb&oacute;r Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczeg&oacute;łowo przedmiot zam&oacute;wienia określono poniżej. A. Wynajęcie powierzchni targowej: Usługa obejmuje: wynajęcie powierzchni wystawienniczej na targach Analytica 2026, Monachium, Niemcy wraz z pokryciem wszystkich obowiązkowych opłat dotyczących powierzchni oraz wystawcy. Wymagana powierzchnia wystawiennicza - 30m2 (+/-2m2). Do zakresu usług świadczonych przez Wykonawcę zaliczają się w szczeg&oacute;lności: a) wynajęcie powierzchni wystawienniczej 30m2 (+/-2m2) pod stoisko otwarte z 3 stron lub 2 stron ( w zależności od tego czy organizator przewidzi dla takiego metrażu stoisko otwarte z 3 stron). Preferowana jest powierzchnia otwarta z 3 stron; b) preferowaną wielkością stoiska jest układ 5 m na 6 m lub zbliżony; c) preferowana lokalizacja - hala z wystawą &bdquo;Lab equipment&rdquo;; d) opłata wstępu na udział w wydarzeniu dla trzech pracownik&oacute;w Przedsiębiorcy biorących udział w wydarzeniu targowym - Exhibitor pass. Wykonawca dokona formalności związanych z zakupem bilet&oacute;w oraz ureguluje należności za bilety; e) pokrycie obowiązkowych opłat wymaganych przez Organizatora targ&oacute;w (np. wpisowe, opłata rejestracyjna, opłata za sprzątanie, za utylizację śmieci, AUMA, opłata za usługi marketingowe, wpis do katalogu targowego, ubezpieczenie, itp.); f) zam&oacute;wienie i montaż przyłącza energii elektrycznej, pokrycie opłat za energię; B. Wykonanie projektu zabudowy: Projekt zabudowy stoiska powinien zostać przygotowany dla stoiska na zarezerwowanej powierzchni, zgodnie z pkt A. Projekt stoiska powinien zawierać następujące elementy zabudowy: &bull; wszystkie elementy stoiska muszą być wykonane z element&oacute;w trudnozapalnych; &bull; preferowana kolorystyka &ndash; biel i wstawki drewno-podobne; &bull; podłoga &ndash; powinna zostać posadowiona w bezpieczny spos&oacute;b na całości stoiska odpowiednio przyklejona i zabezpieczona &ndash; białe laminowane błyszczące panele wykonane z trudno zapalnych materiał&oacute;w. Ze względu na wysokość paneli podłoga stoiska nie może być wyższa niż 3-5 cm od podłogi hali; &bull; ściana (lub ściany) powinny być wykonane z trudnozapalnego materiału o wysokości dopuszczalnej przez organizatora targ&oacute;w (bez specjalnego pozwolenia). Na ścianach powinna być możliwość przymocowania halogen&oacute;w oświetleniowych co minimum 1 m; &bull; konstrukcja &ndash; typu &bdquo;wąski sufit&rdquo; &ndash; dostawiany od podłogi element w kształcie łuku lub prostopadłej konstrukcji; &bdquo;konstrukcja&rdquo; zaczyna się od podłogi i jest poprowadzona pionowo do max wysokości a następnie nad stolikami zapewniając odpowiednie oświetlenie, po czym dochodzi do ściany stoiska i tym samym dodatkowo wzmacnia i stabilizuje całość stoiska - o maksymalnej wysokości jaka nie wymaga dodatkowych zezwoleń (posadowiona nad ustawionymi stolikami), wyposażona w oświetlenie LED &ndash; lampki lub listwy oświetlające stoliki; konstrukcja z połączenia płyty białej błyszczącej oraz z wybranego koloru drewnopodobnego, konstrukcja o szerokości minimum 100 cm / może posiadać punkty podparcia, r&oacute;wnież konstrukcja musi zapewnić możliwość przymocowania oświetlenia, kt&oacute;re będzie oświetlać centralną część stoiska; &bull; oświetlenie - oświetlenie LED &ndash; lampki lub listwy oświetlające stoliki pod dodatkową konstrukcją &bdquo;wąski sufit&rdquo; oraz minimum 16 halogen&oacute;w o mocy minimum 150 W każda; &bull; zaplecze o wymiarach minimum 5 m2 (około 2 x 2,5 m) &ndash; do ustalenia na etapie akceptacji projektu) i wysokości maksymalnej dopuszczonej przez organizatora bez dodatkowych pozwoleń, zaplecze winno być wyposażone w minimum 3 regały wykonane z niepalnego materiału o wymiarach minimum 1 m szerokości x 0,5 m głębokości x 2 m wysokości, p&oacute;łki wzmocnione; zaplecze powinno być wyposażone w lod&oacute;wkę minimum 60 litrową oraz ekspres do kawy; zaplecze powinno być zamykane na bezpieczne zamknięcie z kluczem, kolor zaplecza powinien korespondować z innymi elementami zabudowy &ndash; np. wprowadzonymi wstawkami przypominającymi drewno; &bull; 2 lady zamykane na klucz, wykonane z białej błyszczącej trudnozapalnej płyty o wymiarach minimum 120 cm szerokości / 40 cm głębokości/ 100 cm wysokości; 2 ekspozytory na katalogi, 12 krzeseł niskich kolorem korespondujących z pozostałą częścią zabudowy &ndash; najchętniej białe, 2 krzesła wysokie typu hoker kolor biały, 3 stoliki wykonane (blaty) z białej błyszczącej płyty podobnej do materiału wykonania lad; &bull; minimum 2 podstawy wykonane z płyty dopasowanej do pozostałych element&oacute;w o wymiarach minimum 100 cm szerokości/ 20 cm głębokości/ 80 cm wysokości dostosowane do wstawienia doniczek z ozdobnymi roślinami o wysokości roślin 100 &ndash; 130 cm typu trawy. Rośliny zapewnia Wykonawca; &bull; elementy graficzne oraz identyfikacja wizualna logotyp&oacute;w: logotypy Programu Funduszy Europejskich dla Podlaskiego, znak barw Rzeczypospolitej Polskiej, znak Unii Europejskiej, znak Wojew&oacute;dztwa Podlaskiego umiejscowione w spos&oacute;b zapewniający ich czytelność i identyfikowalność. Grafika zawierająca logotypy wystawcy o wymiarach nie mniejszych niż 2m x 1,5 m; Wykonawca winien zapewnić jeszcze grafikę z logo firmy o wielkości minimum 1,5 m / 1 m - może to być grafika podświetlana od tylnej strony (r&oacute;wnomiernie). Wzory materiał&oacute;w i oznaczeń zostaną dostarczone przez Zamawiającego. &bull; przy projektowaniu Wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich warunk&oacute;w technicznych postawionych przez Organizatora targ&oacute;w; &bull; wykonawca, kt&oacute;ry zostanie wybrany w ramach postępowania, będzie zobowiązany do przedstawienia koncepcji projektu zabudowy do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Koncepcja powinna zawierać wizualizację 3D, z uwzględnieniem wszystkich element&oacute;w wymienionych w pkt A, wraz z opisem (wyposażenie, zastosowane rozwiązania, funkcjonalności). Zamawiający ma prawo do wniesienia swoich uwag do projektu. C. Wykonanie zabudowy stoiska i transport eksponat&oacute;w zgodnie z wybranym i zatwierdzonym projektem z pkt B: &bull; montaż zabudowy stoiska zgodnie z projektem zatwierdzonym przez Zamawiającego oraz demontaż zabudowy na targach Analytica 2026, Monachium, Niemcy, łącznie z transportem i kosztami logistycznymi związanymi z przewozem stoiska wraz z wyposażeniem; &bull; sprzątanie stoiska po montażu i demontażu; &bull; przy realizacji zam&oacute;wienia wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich termin&oacute;w i warunk&oacute;w technicznych postawionych przez Organizatora targ&oacute;w; &bull; przekazanie urządzonego stoiska powinno nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targ&oacute;w, tj. w dniu 23.03.2026 r. do godz. 14.00; &bull; transport eksponat&oacute;w na trasie: Białystok (siedziba Przedsiębiorcy) &ndash; Monachium, Niemcy (lokalizacja targ&oacute;w Analytica 2026) - Białystok (siedziba Przedsiębiorcy), przy użyciu samochodu dostawczego/ciężarowego; &bull; gabaryty eksponat&oacute;w (wymiary): minimum 8 europalet (mogą być połączone), wysokość do 2 m, waga do 500 kg każda europaleta; &bull; usługa obejmuje załadunek i wyładunek eksponat&oacute;w w miejscu nadania i przeznaczenia, w tym transport eksponat&oacute;w w&oacute;zkiem widłowym na wskazane stanowisko targowe oraz składowanie opakowań podczas targ&oacute;w; &bull; dostawa eksponat&oacute;w na targi powinna nastąpić do dnia 23.03.2026 r., do godz. 14:00; odbi&oacute;r eksponat&oacute;w z targ&oacute;w &ndash; po zakończeniu targ&oacute;w. Załadunek i odbi&oacute;r eksponat&oacute;w &ndash; do uzgodnienia, zgodnie z Harmonogramem realizacji usługi stanowiącym załącznik nr 1 do Wzoru umowy warunkowej. D. Zakup usług transportu os&oacute;b: &bull; zakup bilet&oacute;w lotniczych dla 3 os&oacute;b na trasie Warszawa (WAW) &ndash; Monachium (MUC) &ndash; Warszawa (WAW) (przelot bezpośredni, bez przesiadki), wylot: w dniu 22.03.2026 r. w godzinach 10.00 &ndash; 18.00, lot powrotny: w dniu 28.03.2026 r., w godzinach 10.00 &ndash; 18.00; &bull; Ceny bilet&oacute;w powinny uwzględniać koszt bagażu rejestrowanego min. 20 kg (+ bagaż podręczny) dla każdej z os&oacute;b podr&oacute;żujących oraz wszelkie inne koszty związane z podr&oacute;żą, w tym m. in.: opłaty lotniskowe, manipulacyjne, bagażowe itp.; &bull; Wykonawca dokona wszelkich formalności związanych z rezerwacją bilet&oacute;w oraz ureguluje należności za bilety lotnicze. E. Zakup usług hotelarskich a) rezerwacja oraz zakup nocleg&oacute;w w hotelu dla 3 os&oacute;b w dniach 22 &ndash; 28 marca 2026 r. (6 d&oacute;b); b) 3 pokoje 1-osobowe; c) cena noclegu powinna uwzględniać śniadanie; d) hotel powinien spełniać standard min. 3-gwiazdek; e) hotel powinien mieć dogodne położenie komunikacyjne względem miejsca organizacji targ&oacute;w i lotniska; dojazd taks&oacute;wką lub komunikacją og&oacute;lno-dostępną max. do 30 minut &ndash; zgodnie z danymi https://www.google.com/maps - wskazanie dla samochodu osobowego; f) hotel powinien mieć położenie w lokalizacji powszechnie uznawanej za bezpieczną; g) koszt nocleg&oacute;w nie może przekraczać określonych limit&oacute;w ustawowych dla Niemiec.
<h2>Kryteria oceny</h2>
Cena brutto - 100% LP = Cmin/Co *100 LP - liczba punkt&oacute;w za kryterium cena brutto Cmin &ndash; najniższa wartość brutto oferty, kt&oacute;ra wpłynęła w odpowiedzi na zapytanie ofertowe Co &ndash; wartość brutto oferty rozpatrywanej Oferta z największą liczbę punkt&oacute;w (LP), zostanie uznana najkorzystniejszą.
<h2>Warunki zmiany umowy</h2>
1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamknięcia niniejszego postępowania przed upływem terminu składania ofert bez podania przyczyn. 2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamknięcia niniejszego postępowania bez dokonania wyboru kt&oacute;rejkolwiek ze złożonych ofert. 3. Zamawiający podpisze z Wykonawcą umowę warunkową na realizację usługi. Warunkiem wejścia w życie umowy warunkowej będzie zawarcie, pomiędzy Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego a Wnioskodawcą &bdquo;DANLAB" Danuta Katryńska, NIP 6852047455, Umowy o udzielenie wsparcia na udział w indywidualnym wyjeździe targowym w charakterze wystawcy organizowanym przez PFRR oraz złożenie przez Wnioskodawcę zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy w formie weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową. Zamawiający poinformuje pisemnie Wykonawcę o spełnieniu warunku w terminie do 7 dni od podpisania umowy z Wnioskodawcą. 4. Zamawiający dopuszcza możliwość wprowadzania istotnych zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzenia niniejszego postępowania, w następujących przypadkach i zakresie: a) w przypadku zmiany przepis&oacute;w powszechnie obowiązującego prawa w zakresie mającym wpływ na realizację umowy, lub b) wystąpienia zdarzeń siły wyższej, przez kt&oacute;re należy rozumieć zdarzenia nagłe, wywołane przyczyną zewnętrzną, pozostające poza kontrolą obu stron umowy, lub c) w przypadku wystąpienia zdarzeń niezależnych od Zamawiającego, kt&oacute;rych nie dało się przewidzieć na etapie wszczęcia postępowania o udzielenie zam&oacute;wienia, a kt&oacute;rych wystąpienie powoduje konieczność zmiany umowy. Zmianie mogą ulec m.in.: przedmiot realizacji umowy, termin realizacji umowy, warunki realizacji umowy, wysokość wynagrodzenia należnego Wykonawcy, jak r&oacute;wnież terminy zapłaty wynagrodzenia należnego Wykonawcy. 5. W przypadku gdy wybrany Oferent odstąpi od zawarcia umowy w sprawie zam&oacute;wienia, Zamawiający może zawrzeć umowę z Oferentem, kt&oacute;ry w prawidłowo przeprowadzonym postępowaniu o udzielenie zam&oacute;wienia uzyskał kolejną najwyższą liczbę punkt&oacute;w. 6. Zamawiający określa następujące warunki płatności za wykonaną usługę: a) Płatność przelewem w terminie 14 dni na podstawie otrzymanej faktury VAT, z możliwością zaliczki. b) Płatność końcowa po potwierdzeniu przez Zamawiającego prawidłowego wykonania usługi, zgodnie z warunkami określonymi we Wzorze umowy warunkowej &ndash; załącznik nr 4.
</div>