Dostawa oprogramowania (z wdrożeniem i integracją) oraz usługi szkoleniowe

Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia, w tym dostawy

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Zamówienia łączone
Tytuł	Dostawa oprogramowania (z wdrożeniem i integracją) oraz usługi szkoleniowe
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Kielnarowa
Data publikacji	2025-02-11
Data składania ofert	19/02/2025, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	480000008 Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne 722630006 Usługi wdrażania oprogramowania
Numer przetargu	6048185

<div>
<h1>Dostawa oprogramowania (z wdrożeniem i integracją) oraz usługi szkoleniowe</h1>
<h2>Załączniki</h2>
<ul>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1827977">Zapytanie ofertowe Why Not Fly 11.02.2025</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1827979">Załącznik nr 1 Wzór formularza ofertowego</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1827980">Załącznik nr 2 Wykaz zrealizowanych zamówień doświadczenie Wnioskodawcy</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1827982">Załącznik nr 3 Oświadczenie o braku powiązań osobowych i kapitałowych</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1828006">Załącznik nr 4 Wz&oacute;r umowy</a></li>
</ul>
<h2>Części zam&oacute;wienia</h2>
<h3>Dostawa oprogramowania i usług szkoleniowych.</h3>
Przedmioty zam&oacute;wienia
1. Przedmiotem zam&oacute;wienia jest WNIP-oprogramowanie (z wdrożeniem i integracją) w formie wieczystej licencji składające się z moduł&oacute;w: 1.1 Moduł rezerwacji - Lista rezerwacji przypisanych do danej firmy - Szczeg&oacute;łowy podgląd i informacje o każdej rezerwacji - Pobranie szczeg&oacute;ł&oacute;w rezerwacji w pliku PDF - Informacja czy dana rezerwacja została połączona z rozliczeniem 1.2 Moduł Podr&oacute;że Biznesowe a) Polecenie podr&oacute;ży biznesowej: - Lista wszystkich poleceń - Tworzenie polecenia dla siebie lub innej osoby w systemie - Automatyczna lub ręczna numeracja poleceń wyjazdu z możliwością konfigurowania daty bazowej i wyglądu numeracji (system sam dba o ciągłość numeracji) - Dodawanie zaliczek w PLN i innych walutach - Wprowadzenie ograniczeń dopuszczalnych środk&oacute;w transportu i kwoty limitu na transport - Pobieranie podglądu polecenia/zaakceptowanego polecenia w formacie PDF - Ścieżka akceptacyjna z panelem do wydawania decyzji, gdzie znajdują się wszystkie informacje o poleceniu, historii statusu, polecenie możemy zaakceptować lub odrzucić albo zwr&oacute;cić do poprawy (bez lub z komentarzem) - Tworzenie szablon&oacute;w polecenia - Udostępnienie szablonu polecenia - Tworzenie polecenia podr&oacute;ży służbowej na podstawie szablonu - Ustawienie miejsca powstawania koszt&oacute;w zgodnie z przynależnością wybranego użytkownika - Powiadomienia mailowe dotyczące polecenia - Akceptacja mailowa bez logowania lub z logowaniem b) Rozliczanie podr&oacute;ży służbowych - Lista wszystkich rozliczeń - Tworzenie rozliczenia dla siebie lub innej osoby w systemie/na podstawie zaakceptowanego polecenia - Automatyczna lub ręczna numeracja rozliczeń wyjazdu z możliwością konfigurowania daty bazowej i wyglądu numeracji (system sam dba o ciągłość numeracji) za pomocą predefiniowanych masek - Dodawanie zaliczek w PLN i innych walutach - Wyb&oacute;r r&oacute;żnych środk&oacute;w transportu: samoch&oacute;d, samolot, koleje, bus, komunikacja miejska, inne &ndash; rozliczenie adekwatne dla wybranego środka transportu (drzewo decyzyjne np. samoch&oacute;d prywatny/służbowy, skan biletu/zagubiony bilet itp.) - Import danych z rezerwacji - Automatyczne obliczanie dystansu - Dodawanie innych koszt&oacute;w np. parking - Wyb&oacute;r formy zapłaty - Rozliczenie nocleg&oacute;w - Automatycznie zaciąganie stawek diet i limit&oacute;w po wyboru kraju 1.3 Faktur - Lista faktur - Szczeg&oacute;łowy podgląd faktury z informacją o kwocie, jaka pozostała do zapłaty, kwocie netto, kwocie brutto, numerze faktury i szczeg&oacute;łach poszczeg&oacute;lnych pozycji fv - Opcja pobrania faktury w formacie zwracanym przez obecny system - Wyświetlenie płatności przypisanych do faktury 1.4 Raporty - Tworzenie raport&oacute;w dot. delegacji za dany okres z podziałem na osoby delegowane, działy ze struktury organizacyjnej, nr MPK, okresy, koszty diet, nocleg&oacute;w, transportu, dodatkowych koszt&oacute;w oraz ilość wyjazd&oacute;w, kierunki/cele podr&oacute;ży, środki transportu, wykorzystanie budżetu 1.5 Ofertowania - Dodawanie zapytań dot. rezerwacji r&oacute;żnego typu - Wyb&oacute;r otrzymanych opcji z oferty - Powiadomienia mailowe wraz z załączonymi potwierdzeniami oferty - Tworzenie kompleksowych ofert - Dodawanie kilku opcji dla danej usługi - Wysyłanie oferty bezpośrednio z systemu 1.6 Administracji i bazy danych Użytkownicy - Lista - Dodawanie - Edycja danych podstawowych i delegacyjnych - Nadawanie r&oacute;l i uprawnień - Reset hasła Miejsce powstawania koszt&oacute;w - Dodawanie i edycja nr MPK - Przypisywanie nr MPK do użytkownik&oacute;w Role i uprawnienia - Dodawanie, usuwanie i edycja r&oacute;l Ustawienia - dot. rozliczeń, poleceń, szablonu numeracji - języka dokument&oacute;w (polski lub dwujęzyczny) - wymagalności nr MPK/załącznik&oacute;w, nr rachunk&oacute;w/ polecenia podr&oacute;ży służbowej/potwierdzenia wyjazdu służbowego - dopuszczalnych typ&oacute;w transportu/rozliczeń - weryfikacji dystansu rozliczenia ryczałtowego - API Stawki - Podgląd i edycja podstawowych stawek - Dodawanie własnych stawek i limit&oacute;w - Określanie stawek ryczałt&oacute;w dotyczących przejazd&oacute;w samochodami - Dodawanie grup użytkownik&oacute;w - Dodawanie stawek specjalnych dla wybranych grup użytkownik&oacute;w Polityka podr&oacute;ży - Edycja polityki podr&oacute;ży Cele podr&oacute;ży - Lista cel&oacute;w - Dodawanie, edycja i usuwanie cel&oacute;w - Określanie kolejności cel&oacute;w na liście - Określanie wymagalności szczeg&oacute;łowego komentarza - Blokada przed usunięciem wykorzystanego już celu Pojazdy - Lista pojazd&oacute;w - Dodawanie, edycja i usuwanie pojazd&oacute;w - Określanie wartości ryczałtu za przejazd pojazdem na podstawie pojemności silnika - Określenie, czy należy się zwrot koszt&oacute;w delegowanemu na podstawie rodzaju pojazdu (prywatny/służbowy) Struktura organizacyjna - Tworzenie, edycja i usuwanie struktury - Przypisywanie użytkownik&oacute;w do struktury 1.7 Informacje dotyczące podr&oacute;ży - Podgląd polityki podr&oacute;ży, cel&oacute;w podr&oacute;ży, pojazd&oacute;w, kurs&oacute;w walut z NBP, stawek i limit&oacute;w 1.8.Ustawienia konta - Podgląd własnych ustawień i uprawnień - Edycja własnych danych 1.9.Zastępstw - Podgląda zastępstw - Dodawanie zastępstw za siebie - Zastępstwa czasowe lub bezterminowe - Podgląd przeniesionych uprawnień - Oddelegowywanie własnych uprawnień/czasowe/ bezterm. WNIP - Oprogramowanie (z wdrożeniem i integracją) w formie wieczystej licencji z modułami opisanymi w pkt. 1.1-1.9 pozwali na wprowadzenie nowej usługi: usługi rozliczania rezerwacji w ramach delegacji klient&oacute;w biznesowych - usługa będzie uzupełnieniem dotychczasowej oferty w zakresie rezerwacji dokonywanych za pośrednictwem naszego systemu dotyczących podr&oacute;ży służbowych. Nowe oprogramowanie poprzez integrację z dotychczasowym pozwoli na łatwe i szybkie rozliczanie rezerwacji w kontekście odbytych delegacji pracownik&oacute;w/klient&oacute;w. Celem w tym zakresie jest z jednej strony zapewnienie kompleksowego zakresu usług związanych z wyjazdami służbowymi i realizowanymi w związku z nimi delegacjami, a z drugiej maksymalne skr&oacute;cenie czasu związanego z obsługą całego procesu. Kluczowymi funkcjonalnościami udostępnianymi w ramach usługi będą: - możliwość zaimportowania danych na formularz rozliczenia z rezerwacji (uprzednio pobranych z obecnie posiadanego systemu); - automatyczne wyliczanie odległości na podstawie Google Maps; - automatyczne kalkulacje w zakresie odpowiednich dla danego kraju stawek diet, limit&oacute;w hotelowych; - integracja z systemem księgowym Oprogramowanie będzie na serwerach wirtualnych. Gwarancja minimum 36 miesięcy. Wsparcie techniczne minimum 10 lat. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. Wykonawca musi złożyć ofertę zar&oacute;wno na oprogramowanie i usługi szkoleniowe. Niniejsze zam&oacute;wienie ma charakter niepodzielny, ze względ&oacute;w organizacyjnych i funkcjonalnych. Wybrany Wykonawca ma zapewnić przeszkolenie pracownikom Zamawiającego z oprogramowania. Zamawiający wskazuje, że wartość zam&oacute;wienia umożliwia złożenie ofert przedsiębiorstwom z sektora MŚP.
2. Usługi szkoleniowe &ndash; usługi szkoleniowe w zakresie obsługi systemu opisanego w pkt. 1. Szkolenie ma na celu przygotowanie pracownik&oacute;w do świadczenia nowej usługi rozliczania rezerwacji w ramach delegacji klient&oacute;w biznesowych Ilość przeszkolonych os&oacute;b 2. Tematyka podczas szkolenia: - przegląd funkcjonalności w systemie &ndash; 7h; - zarządzanie i administracja systemem &ndash; 2h; - zasady zapewnienie bezpieczeństwa danych i informacji &ndash; 1h; Szkolenie potrwa 10 h i będzie obejmowało część wykładową oraz ćwiczenia. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. Wykonawca musi złożyć ofertę zar&oacute;wno na oprogramowanie i usługi szkoleniowe. Niniejsze zam&oacute;wienie ma charakter niepodzielny, ze względ&oacute;w organizacyjnych i funkcjonalnych. Wybrany Wykonawca ma zapewnić przeszkolenie pracownikom Zamawiającego z oprogramowania. Zamawiający wskazuje, że wartość zam&oacute;wienia umożliwia złożenie ofert przedsiębiorstwom z sektora MŚP.
<h2>Kryteria oceny</h2>
Punkty = Łączna wartość oferty wg najtańszej ważnej oferty na oprogramowanie i usługi szkoleniowe netto (w PLN) / Łączna wartość oferty badanej netto na oprogramowanie i usługi szkoleniowe (w PLN) * 65 punkt&oacute;w Szczeg&oacute;łowy opis znajduje się w załączniku Zapytanie ofertowe Why Not Fly 11.02.2025
- gwarancja od 60 miesięcy lub więcej: 35 punkt&oacute;w wagowych - gwarancja od 48 do 59 miesięcy włącznie: 18 punkty wagowe. - gwarancja od 36 do 47 miesięcy włącznie: 0 punkty wagowe. Szczeg&oacute;łowy opis znajduje się w załączniku Zapytanie ofertowe Why Not Fly 11.02.2025
<h2>Warunki zmiany umowy</h2>
XI. OKREŚLENIE WARUNK&Oacute;W ISTOTNYCH ZMIAN UMOWY ZAWARTEJ W WYNIKU PRZEPROWADZONEGO POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE ZAM&Oacute;WIENIA 1. Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie kt&oacute;rej dokonano wyboru Wykonawcy, za obop&oacute;lną zgodą Stron, w następującym zakresie: a) Umowa może zostać zmieniona w sytuacji wystąpienia niemożliwych do przewidzenia okoliczności. Pojęcie to Zamawiający będzie interpretował w spos&oacute;b odpowiadający postanowieniu pkt. 109 preambuły Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/24/UE z dnia 26 lutego 2014 r. w sprawie zam&oacute;wień publicznych, uchylającej dyrektywę 2004/18/WE. W świetle tego postanowienia, &bdquo;Pojęcie niemożliwych do przewidzenia okoliczności odnosi się do okoliczności, kt&oacute;rych nie można było przewidzieć pomimo odpowiednio starannego przygotowania pierwotnego postępowania o udzielenie zam&oacute;wienia przez instytucję zamawiającą, z uwzględnieniem dostępnych jej środk&oacute;w, charakteru i cech tego konkretnego projektu, dobrych praktyk w danej dziedzinie oraz konieczności zagwarantowania odpowiedniej relacji pomiędzy zasobami wykorzystanymi na przygotowanie postępowania a jego przewidywalną wartością. Nie może to jednak mieć zastosowania w sytuacjach, w kt&oacute;rych modyfikacja powoduje zmianę charakteru całego zam&oacute;wienia, na przykład przez zastąpienie zamawianych rob&oacute;t budowlanych, dostaw lub usług innym przedmiotem zam&oacute;wienia lub przez całkowitą zmianę rodzaju zam&oacute;wienia (&hellip;)&rdquo;. W takim przypadku, umowa zostanie zmieniona w ten spos&oacute;b, by możliwe było odwr&oacute;cenie lub naprawienie skutk&oacute;w wystąpienia niemożliwych do przewidzenia okoliczności. W przypadku wystąpienia niemożliwych do przewidzenia okoliczności, możliwa jest także zmiana terminu dostawy oraz terminu realizacji umowy. b) Umowa może zostać zmieniona w przypadku zmiany Wykonawcy, gdy wynika ona z sukcesji uniwersalnej lub częściowej w prawa i obowiązki pierwotnego Wykonawcy, w wyniku restrukturyzacji, w tym przejęcia, połączenia, nabycia lub upadłości, przez innego Wykonawcy, kt&oacute;ry spełnia pierwotnie ustalone kryteria kwalifikacji podmiotowej, pod warunkiem, że nie pociąga to za sobą innych istotnych modyfikacji umowy i nie ma na celu obejścia zasad, wynikających z niniejszego zapytania ofertowego, umowy o dofinansowanie zawartej z Rzeszowską Agencją Rozwoju Regionalnego S.A. oraz Przewodnika kwalifikowalności do delegacji wydatk&oacute;w z dnia 2 kwietnia 2024. c) Umowa może zostać zmieniona w przypadku, gdy zachodzi konieczność przedłużenia terminu wykonania zam&oacute;wienia lub terminu wykonania obowiązku wynikającego z umowy z powodu wystąpienia siły wyższej. Przez siłę wyższą Zamawiający będzie rozumiał nieprzewidywalną, wyjątkową sytuację lub takie zdarzenie będące poza kontrolą stron niniejszej Umowy, kt&oacute;re uniemożliwiają kt&oacute;rejkolwiek z nich wywiązanie się ze swoich obowiązk&oacute;w na podstawie niniejszej Umowy, i kt&oacute;re nie były wynikiem błędu lub zaniedbania po ich stronie lub po stronie ich podwykonawc&oacute;w, i kt&oacute;rych nie można było uniknąć przez postępowanie z odpowiednią i uzasadnioną należytą starannością. W takim wypadku, umowa zostanie wydłużona o czas trwania siły wyższej lub czas niezbędny do odwr&oacute;cenia skutk&oacute;w wystąpienia siły wyższej lub zostanie zmieniony termin wykonania obowiązku wynikającego z umowy, o czas trwania siły wyższej lub czas niezbędny do odwr&oacute;cenia skutk&oacute;w wystąpienia siły wyższej. W przypadku wystąpienia siły wyższej możliwa jest także zmiana terminu dostawy oraz terminu realizacji umowy. d) Umowa może zostać zmieniona w przypadku, gdy zachodzi konieczność przedłużenia terminu wykonania zam&oacute;wienia lub terminu wykonania obowiązku wynikającego z umowy z powodu działania osoby lub os&oacute;b trzecich, za kt&oacute;rych nie ponosi odpowiedzialności ani Wykonawca, ani Zamawiający. W przypadku potwierdzenia przez Zamawiającego, że ziścił się ten warunek, umowa zostanie wydłużona o czas niezbędny do odwr&oacute;cenia skutk&oacute;w działania osoby lub os&oacute;b trzecich. W takim przypadku możliwa jest także zmiana terminu dostawy oraz terminu realizacji umowy. Umowa może zostać zmieniona w sytuacji, gdy dojdzie do zmiany powszechnie obowiązujących przepis&oacute;w prawa lub wprowadzenia nowych regulacji prawnych, mających wpływ na wykonanie niniejszej Umowy. W takim przypadku, umowa zostanie zmieniona w ten spos&oacute;b, by opowiadała obowiązującym regulacjom prawnym. W takim przypadku możliwa jest także zmiana terminu realizacji umowy. e) Umowa z Wykonawcą może zostać zmieniona w sytuacji, gdy dojdzie do zmiany umowy o dofinansowanie, zawartej przez Zamawiającego z Rzeszowską Agencją Rozwoju Regionalnego S.A. W takim przypadku, umowa z Wykonawcą zostanie zmieniona w ten spos&oacute;b, by odpowiadała obowiązującym postanowieniom umowy o dofinansowanie. f) zmiany wartości umowy w przypadku zwiększenia bądź zmniejszenia stawek podatku od towar&oacute;w i usług, dotyczących Przedmiotu Zam&oacute;wienia w wyniku zmian ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towar&oacute;w i usług, kt&oacute;re wejdą w życie po dniu zawarcia umowy, a przed wykonaniem przez Wykonawcę przedmiotu zam&oacute;wienia, po wykonaniu kt&oacute;rego Wykonawca jest uprawniony do uzyskania wynagrodzenia, wynagrodzenie Wykonawcy może ulec odpowiedniemu zwiększeniu bądź zmniejszeniu, jeżeli w wyniku zastosowania zmienionych stawek ww. podatku ulega zmianie kwota podatku oraz wynagrodzenie wykonawcy uwzględniające podatek od towar&oacute;w i usług. Przy czym Wykonawca jest uprawniony do uzyskania zwiększonego wynagrodzenia wyłącznie w sytuacji, gdy dotrzymał terminu realizacji umowy oraz przekazał Zamawiającemu prawidłowo wystawioną fakturę VAT niezwłocznie, lecz nie p&oacute;źniej niż w ciągu 14 dni od dnia, w kt&oacute;rym uzyskał uprawnienie do wystawienia faktury. Szczeg&oacute;łowy opis znajduje się w załączniku Zapytanie ofertowe Why Not Fly 11.02.2025
</div>