Usługa organizacji konferencji oraz targów naukowych „Aerodays 2025”

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Przetarg publiczny
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Usługa organizacji konferencji oraz targów naukowych „Aerodays 2025”
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Warszawa
Data publikacji	2025-02-10
Data składania ofert	25/02/2025
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Sprostowania do zamówienia	22-02-2025/6074245
Kod CPV	555100008 Usługi bufetowe 555110005 Usługi bufetowe oraz usługi kawiarniane dla ograniczonej grupy klientów 553000003 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 799500008 Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów 799520002 Usługi w zakresie organizacji imprez
Numer przetargu	6046114

<body><h1>Ogłoszenie o zamówieniu<br>Usługi<br>Usługa organizacji konferencji oraz targów naukowych „Aerodays 2025”</h1><h2>SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY</h2><h3>1.1.) Rola zamawiającego</h3><p>Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego</p><h3>1.2.) Nazwa zamawiającego:<span>SIEĆ BADAWCZA ŁUKASIEWICZ-INSTYTUT LOTNICTWA</span></h3><h3>1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny:<span>REGON 387193275</span></h3><h3>1.5) Adres zamawiającego</h3><h3>1.5.1.) Ulica:<span>Aleja Krakowska 110/114</span></h3><h3>1.5.2.) Miejscowość:<span>Warszawa</span></h3><h3>1.5.3.) Kod pocztowy:<span>02-256</span></h3><h3>1.5.4.) Województwo:<span>mazowieckie</span></h3><h3>1.5.5.) Kraj:<span>Polska</span></h3><h3>1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3:<span>PL911 - Miasto Warszawa</span></h3><h3>1.5.9.) Adres poczty elektronicznej:<span>Katarzyna.Zielinska@ilot.lukasiewicz.gov.pl</span></h3><h3>1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego:<span>https://ilot.lukasiewicz.gov.pl/</span></h3><h3>1.6.) Rodzaj zamawiającego:<span>Zamawiający publiczny - osoba prawna, o której mowa w art. 4 pkt 3 ustawy (podmiot prawa publicznego)</span></h3><h3>1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego:<span>Inna działalność</span></h3><p>Prace naukowe i prace rozwojowe w zakresie lotnictwa</p><h2>SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE</h2><h3>2.1.) Ogłoszenie dotyczy:</h3><p>Zamówienia publicznego</p><h3>2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług:<span>Tak</span></h3><h3>2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:</h3><p>Usługa organizacji konferencji oraz targów naukowych „Aerodays 2025”</p><h3>2.4.) Identyfikator postępowania:<span>ocds-148610-693db37e-210a-4b01-96d8-a2f3d2c41d98</span></h3><h3>2.5.) Numer ogłoszenia:<span>2025/BZP 00096698</span></h3><h3>2.6.) Wersja ogłoszenia:<span>01</span></h3><h3>2.7.) Data ogłoszenia:<span>2025-02-10</span></h3><h3>2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań:<span>Nie</span></h3><h3>2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy:<span>Nie</span></h3><h3>2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne:<span>Nie</span></h3><h3>2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej:<span>Nie</span></h3><h3>2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną</h3><p>Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy</p><h2>SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA</h2><h3>3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania</h3>https://ilot.eb2b.com.pl/open-preview-auction.html/2729/usluga-organizacji-konferencji-oraz-targow-naukowych-aerodays-2025<h3>3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia:<span>Nie</span></h3><h3>3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej:<span>Tak</span></h3><h3>3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający  będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej:<span>Korespondencja pomiędzy Wykonawcami, a Zamawiającym odbywa się drogą<br>elektroniczną. Wszelkie pytania, wnioski, oświadczenia, zawiadomienia, inne dokumenty niż oferta i składane wraz z ofertą<br>załączniki, należy zgłaszać/składać za pośrednictwem platformy internetowej przy użyciu zakładki "Pytania/Informacje", znajdującej<br>się na stronie internetowej https://ilot.eb2b.com.pl/open-preview-auction.html/2729/usluga-organizacji-konferencji-oraz-targow-naukowych-aerodays-2025</span></h3><h3>3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej:<span>Minimalne parametry techniczne sprzętu do obsługi platformy to:<br>stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości minimum 10 Mbps;<br>komputer klasy PC lub MAC, o następującej konfiguracji: pamięć min 4GB Ram, procesor Intel IV 2GHZ, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7, Mac Os x 10.4, Linux, lub ich nowsze wersje;<br>zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa; w przypadku Internet Explorer minimalnie wersja 10.0.;<br>włączona obsługa JavaScript;<br>zainstalowany program Acrobat Reader.<br>Szczegółowe informacje o wymaganiach technicznych i organizacyjnych sporządzenia, wysyłania i odbierania korespondencji<br>elektronicznej znajdują się w rozdziale XV SWZ.</span></h3><h3>3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne:<span>Nie</span></h3><h3>3.12.) Oferta - katalog elektroniczny:<span>Nie dotyczy</span></h3><h3>3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:</h3><p>polski</p><h3>3.15.) RODO (obowiązek informacyjny):<span>Szczegółowe informacje w tym zakresie zostały określne w rozdziale XXVI SWZ.</span></h3><h3>3.16.) RODO (ograniczenia stosowania):<span>Szczegółowe informacje w tym zakresie zostały określne w rozdziale XXVI SWZ.</span></h3><h2>SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA</h2><h3>4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.</h3><h3>4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe:<span>Tak</span></h3><h3>4.1.2.) Numer referencyjny:<span>DZP.26.4.2025</span></h3><h3>4.1.3.) Rodzaj zamówienia:<span>Usługi</span></h3><h3>4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania:<span>Tak</span></h3><h3>4.1.5.) Łączna wartość poszczególnych części zamówienia:<span>1385075,00                    PLN</span></h3><h3>4.1.6.) Wartość zamówienia stanowiącego przedmiot tego postępowania (bez VAT):<span>900000                PLN</span></h3><h3>4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych:<span>Tak</span></h3><h3>4.1.9.) Liczba części:<span>2</span></h3><h3>4.1.10.) Ofertę można składać na wszystkie części</h3><h3>4.1.11.) Zamawiający ogranicza liczbę części zamówienia, którą można udzielić jednemu wykonawcy:<span>Nie</span></h3><h3>4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia:<span>Nie</span></h3><h3>4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:</h3><h3>Część 1</h3><h3>4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia</h3><p>Przedmiotem zamówienia jest aranżacja i obsługa strefy wystawienniczej i konferencyjnej, w tym:<br>1.	Koncepcja aranżacji i obsługi Hali 1:<br>A.	Część wystawiennicza<br>B.	Sala plenarna<br>C.	Strefa relaksu<br>2.	Koncepcja aranżacji i obsługi sal w Hali 2<br>A.	Obsługa techniczna sal wykładowych- 1 piętro Sala C<br>B.	Obsługa VIP Room- 2 piętro Sala Onyx<br>3.	Przygotowanie i obsługa recepcji.</p><h3>4.2.5.) Wartość części:<span>900000                        PLN</span></h3><h3>4.2.6.) Główny kod CPV:<span>79950000-8 - Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów</span></h3><h3>4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:</h3><p>79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez</p><h3>4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje:<span>Nie</span></h3><h3>4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej:<span>do 2025-05-10</span></h3><h3>4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia:<span>Nie</span></h3><h3>4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane:<span>Nie</span></h3><h3>4.3.) Kryteria oceny ofert:</h3><h3>4.3.1.) Sposób oceny ofert:<span>Przy wyborze oferty Zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami oceny ofert:<br>1.	Część I:<br>Cena (K1) – 60%<br>Organizacja (K2) – 40%<br>1)	W kryterium „Cena” (K1) punkty będą przyznawane na podstawie wzoru:<br>najniższa cena brutto spośród ofert nieodrzuconych<br>K1 = -------------------------------------------------------------------- x 60<br>cena brutto ocenianej oferty<br>W kryterium „cena” punkty zostaną zaokrąglone z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku w ten sposób, że jeżeli trzecia liczba po przecinku:<br>•	jest mniejsza niż 5, liczbę tę pomija się;<br>•	jest równa lub większa niż 5, drugą liczbę po przecinku zaokrągla się o jeden w górę,<br>•	Maksymalna liczba punktów możliwych do uzyskania w tym kryterium wynosi 60.<br><br>2)	W ramach kryterium „Organizacji (K2)” Wykonawca może otrzymać maksymalnie 40 pkt. Zaoferowana aranżacja będzie oceniana zgodnie z poniższymi:<br><br>a)	Cztery rejestracje - maksymalna liczba punktów w tym podkryterium to: 5 pkt<br>W ramach podkryterium, oceniana będzie łatwość identyfikacji poszczególnych punktów rejestracyjnych. Pomysłowość wygrodzenia rejestracji dla gości VIP. Spójność oraz elegancja ubioru hostess/hostów.<br><br>b)	Ściany zewnętrzne Sali plenarnej - maksymalna liczba punktów w tym podkryterium to: 15 pkt<br>W ramach podkryterium, oceniane będą walory estetyczne i zastosowane techniki do wyświetlanych na ścianach materiałów;<br><br>c)	Sala Plenarna - maksymalna liczba punktów w tym podkryterium to: 15 pkt<br>W ramach podkryterium, oceniana będzie estetyka zabudowy sceny, zgodność zaproponowanych mebli ze wskazanymi w OPZ oraz ich dopasowanie do rangi Wydarzenia;<br><br>d)	Strefa relaksu - maksymalna liczba punktów w tym podkryterium to: 5 pkt<br>W ramach podkryterium, oceniana będzie nowoczesność, kolorystyka oraz rozstawienie mebli umożliwiające dostęp jak największej liczbie osób do punktów ładowania, z możliwością zapewnienia wygodnej pozycji siedzącej.</span></h3><h3>4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert:<span>Punktowo</span></h3><h3>4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert:<span>Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe</span></h3><h3>Kryterium 1</h3><h3>4.3.5.) Nazwa kryterium:<span>Cena</span></h3><h3>4.3.6.) Waga:<span>60</span></h3><h3>Kryterium 2</h3><h3>4.3.4.) Rodzaj kryterium:<span>inne.</span></h3><h3>4.3.5.) Nazwa kryterium:<span>Organizacji (K2)</span></h3><h3>4.3.6.) Waga:<span>40</span></h3><h3>4.3.10.) Zamawiający określa  aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert:<span>Nie</span></h3><h3>Część 2</h3><h3>4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia</h3><p>Przedmiotem zamówienia jest wykonanie kompleksowej usługi cateringowej podczas 3 dni trwania Wydarzenia „Aerodays 2025” (zwanym dalej „Wydarzeniem”).</p><h3>4.2.5.) Wartość części:<span>400000                        PLN</span></h3><h3>4.2.6.) Główny kod CPV:<span>55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków</span></h3><h3>4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:</h3><p>55510000-8 - Usługi bufetowe</p><p>55511000-5 - Usługi bufetowe oraz usługi kawiarniane dla ograniczonej grupy klientów</p><h3>4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje:<span>Nie</span></h3><h3>4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej:<span>do 2025-05-10</span></h3><h3>4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia:<span>Nie</span></h3><h3>4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane:<span>Nie</span></h3><h3>4.3.) Kryteria oceny ofert:</h3><h3>4.3.1.) Sposób oceny ofert:<span>1) Cena (K1) – 50%<br>2) Catering (K2) – 50%<br><br>1)	Punkty w kryterium „cena” zostaną obliczone według wzoru:<br><br>najniższa cena brutto spośród ofert nieodrzuconych<br>K1 = -------------------------------------------------------------------- X 50 pkt<br>cena brutto w badanej ofercie<br>Punkty w kryterium „cena” zostaną zaokrąglone z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku w ten sposób, że jeżeli trzecia liczba po przecinku:<br>•	jest mniejsza niż 5, liczbę tę pomija się;<br>•	jest równa lub większa niż 5, drugą liczbę po przecinku zaokrągla się o jeden w górę.<br>•	Maksymalna liczba punktów możliwych do uzyskania w tym kryterium wynosi 50.<br><br>2)	W ramach kryterium „Organizacji (K2)” Wykonawca może otrzymać maksymalnie 50 pkt. Zaoferowana aranżacja będzie oceniana zgodnie z poniższymi:<br><br>a.	Propozycje potraw lunchowych – maksymalna liczba punktów w tym podkryterium to: 11 pkt<br>W ramach podkryterium „Propozycje potraw lunchowych” - oceniana będzie różnorodność, oryginalność potraw;<br>b.	Propozycje finger foods wytrawnych - maksymalna liczba punktów w tym podkryterium to: 10 pkt;<br>W ramach podkryterium „Propozycje finger foods wytrawnych” – oceniana będzie różnorodność i oryginalność zaproponowanych finger foods;<br>c.	Propozycje ciast - maksymalna liczba punktów w tym podkryterium to: 3 pkt;<br>W ramach podkryterium „Propozycje ciast” – oceniana będzie różnorodność, oryginalność;<br>d.	Propozycja napojów gorących i zimnych - maksymalna liczba punktów w tym podkryterium to: 10 pkt ;<br>W ramach podkryterium „Propozycja napojów gorących i zimnych” oceniana będzie estetyka, nowoczesność oraz schludny wygląd stanowisk z napojami Oceniana będzie również spójność zastawy;<br>e.	Sposób serwowania wszystkich elementów menu - maksymalna liczba punktów w tym podkryterium to: 10 pkt ;<br>W ramach podkryterium „Sposób serwowania wszystkich elementów menu” – oceniana będzie estetyka, elegancja sposobu serwowania wszystkich elementów menu oraz walory wizualne wpływające na wygląd strefy cateringowej;<br>f.	Propozycję użytej zastawy - maksymalna liczba punktów w tym podkryterium to: 3 pkt;<br>W ramach podkryterium „Propozycję użytej zastawy” – oceniana będzie elegancja, nowoczesność i prostota zaproponowanej zastawy;<br>g.	Propozycję ubioru obsługi kelnerskiej - maksymalna liczba punktów w tym podkryterium to: 3 pkt<br>W ramach podkryterium „Propozycję ubioru obsługi kelnerskiej” – oceniana będzie jednolitość, prostota, klasyka oraz elegancja strojów.</span></h3><h3>4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert:<span>Punktowo</span></h3><h3>4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert:<span>Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe</span></h3><h3>Kryterium 1</h3><h3>4.3.5.) Nazwa kryterium:<span>Cena</span></h3><h3>4.3.6.) Waga:<span>50</span></h3><h3>Kryterium 2</h3><h3>4.3.4.) Rodzaj kryterium:<span>inne.</span></h3><h3>4.3.5.) Nazwa kryterium:<span>Catering (K2)</span></h3><h3>4.3.6.) Waga:<span>50</span></h3><h3>4.3.10.) Zamawiający określa  aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert:<span>Nie</span></h3><h2>SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW</h2><h3>5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia:<span>Tak</span></h3><h3>5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:</h3><p>Art. 109 ust. 1 pkt 1</p><p>Art. 109 ust. 1 pkt 4</p><p>Art. 109 ust. 1 pkt 9</p><h3>5.3.) Warunki udziału w postępowaniu:<span>Tak</span></h3><h3>5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.</h3>1)	Część I: Posiadania zdolności technicznej lub zawodowej niezbędnej do wykonania zamówienia tj. w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, należycie wykonał co najmniej 2 usługi polegające na organizacji targów i konferencji, każda zgodnie z poniższym:<br>•	uczestniczyło w niej co najmniej 1000 uczestników,<br>•	obejmowała swoim zakresem przygotowanie powierzchni pod stoiska wystawiennicze oraz budowę sceny wraz z zapleczem technicznym na potrzeby konferencji, obsługę techniczną, dekoracje, o wartości co najmniej 500 000,00 PLN brutto (a w przypadku, jeżeli wartość została w umowie wyrażona w walucie obcej – co najmniej równowartość 500 000,00 PLN brutto wg średniego kursu NBP z dnia wykonania zamówienia).<h3>5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy:<span>Tak</span></h3><h3>5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu:<span>Oświadczenie o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu wstępnym, o którym mowa w rozdziale IX ust. 1 SWZ – wg treści określonej w Załączniku nr 7 do SWZ,</span></h3><h3>5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu:<span>Na potwierdzenie warunku, o którym mowa w Rozdziale VIII ust. 1 pkt 1) , Wykonawca składa wykaz usług – Załącznik nr 8 do SWZ – w zakresie zamówienia, o które się ubiega ;</span></h3><h3>5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych:<span>Nie</span></h3><h2>SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA</h2><h3>6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe:<span>Nie</span></h3><h3>6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną:<span>Nie</span></h3><h3>6.4.) Zamawiający wymaga wadium:<span>Tak</span></h3><h3>6.4.1) Informacje dotyczące wadium:</h3>Zapisy dotyczące wadium, zawarte są w Rozdziale XVII SWZ.<h3>6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy:<span>Tak</span></h3><h3>6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:</h3>Zapisy dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy, zawarte są w Rozdziale XXII SWZ.<h3>6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane:<span>Tak</span></h3><h2>SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY</h2><h3>7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek:<span>Tak</span></h3><h3>7.2.) Informacje na temat zaliczek:</h3>Zapisy o Zaliczkach zapisane są w Załączniku nr 10 do SWZ - Wzór umowy cz. 2 - Catering.<br>W części pierwszej nie ma przewidzianych zaliczek.<h3>7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy:<span>Tak</span></h3><h3>7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:</h3>Załącznik nr 9 - Wzór umowy cz. 1 zapisy dotyczące zmian umowy znajdują się w  §9.<br>Załącznik nr 10 - Wzór umowy cz.2 - zapisy dotyczące zmian umowy znajdują się w § 8.<h3>7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia:<span>Nie</span></h3><h2>SEKCJA VIII – PROCEDURA</h2><h3>8.1.) Termin składania ofert:<span>2025-02-25 10:00</span></h3><h3>8.2.) Miejsce składania ofert:<span>https://ilot.eb2b.com.pl/open-preview-auction.html/2729/usluga-organizacji-konferencji-oraz-targow-naukowych-aerodays-2025</span></h3><h3>8.3.) Termin otwarcia ofert:<span>2025-02-25 11:00</span></h3><h3>8.4.) Termin związania ofertą:<span>do 2025-03-26</span></h3></body>