Wynajem sali konferencyjnej, bufet, obsługa techniczna

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Wynajem sali konferencyjnej, bufet, obsługa techniczna
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Białystok
Data publikacji	2025-01-24
Data składania ofert	05/02/2025, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	555100008 Usługi bufetowe 551200007 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 702200009 Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne 799520002 Usługi w zakresie organizacji imprez
Numer przetargu	6004947

<div>
<h1>&nbsp;Dialog obywatelski na obszarach Polski Wschodniej</h1>
<h2>Załączniki</h2>
<ul>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1794217">zapytanie ofertowe</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1794219">opis przedmiotu zam&oacute;wienia - zał.1</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1794223">formularz oferty-zał.2</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1794224">oświadczenie - podmiot ekonomii społecznej - zał. 3</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1794226">wz&oacute;r umowy - zał. nr 4</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1794231">oświadczenie RODO - zał. nr 5</a></li>
</ul>
<h2>Części zam&oacute;wienia</h2>
<h3>wynajem sali konferencyjnej, bufet, obsługa techniczna</h3>
<strong>Przedmioty zam&oacute;wienia</strong>
<p>1. Przedmiot zam&oacute;wienia<br /> Organizacja Konwentu Partycypacji Społecznej, kt&oacute;ry odbędzie się w Białymstoku, w dniu 18 lutego 2025 roku. Zam&oacute;wienie obejmuje wynajem sali konferencyjnej, zapewnienie kompleksowej obsługi technicznej wydarzenia hybrydowego oraz przygotowanie i obsługę zimnego bufetu dla uczestnik&oacute;w.<br /> Zakres zam&oacute;wienia<br /> 1. Wynajem sali konferencyjnej<br /> ● Sala konferencyjna powinna pomieścić co najmniej 60 os&oacute;b w ustawieniu teatralnym.<br /> ● Sala musi być wyposażona w:<br /> ○ projektor multimedialny,<br /> ○ ekran projekcyjny,<br /> ○ nagłośnienie (mikrofony przewodowe i/lub bezprzewodowe),<br /> ○ dostęp do internetu (Wi-Fi) o odpowiedniej przepustowości dla transmisji online,<br /> ○ klimatyzację i odpowiednie oświetlenie.<br /> ● Sala musi umożliwiać realizację wydarzenia w formule hybrydowej (stacjonarnie oraz online).<br /> 2. Obsługa techniczna<br /> ● Konferansjer -Do obowiązk&oacute;w należy prowadzenie konferencji od otwarcia do zakończenia, w tym zapowiadanie prelegent&oacute;w, moderowanie sesji oraz dbanie o płynność przebiegu programu. Wymagana odpowiednia prezencja, w tym str&oacute;j formalny, zapoznanie się z agendą i pilnowanie jej przebiegu,, oraz zapoznanie się z tematyką i sylwetkami panelist&oacute;w.<br /> ● Obsługa dźwiękowa podczas wydarzenia, w tym konfiguracja sprzętu nagłośnieniowego oraz wsparcie w trakcie wydarzenia.<br /> ● Obsługa transmisji online, obejmująca:<br /> ○ konfigurację systemu transmisji,<br /> ○ zapewnienie wysokiej jakości obrazu i dźwięku,<br /> ○ obsługę w czasie rzeczywistym (monitorowanie i reagowanie na problemy techniczne).<br /> ● Obsługa rejestracji uczestnik&oacute;w na miejscu wydarzenia. Przy recepcji powinna znajdować się jedna osoba, kt&oacute;ra będzie rejestrowała uczestnik&oacute;w wydarzenia.<br /> ● Obecność technika na miejscu w czasie trwania wydarzenia.<br /> 3. Przygotowanie przestrzeni na zimny bufet i stoliki koktajlowe<br /> ● Zapewnienie wydzielonego miejsca w pomieszczeniu innym niż sala konferencyjna (w pobliżu) na ustawienie zimnego bufetu (stoły cateringowe) z dostępem do gniazd elektrycznych.<br /> ● Udostępnienie co najmniej 5 stolik&oacute;w koktajlowych w sąsiedztwie strefy bufetu.<br /> ● Stoły i stoliki koktajlowe powinny być estetycznie przygotowane (obrusy, pokrowce na stoliki koktajlowe).<br /> 4. Usługa zimnego bufetu<br /> ● Przygotowanie zimnego bufetu dla 60 uczestnik&oacute;w, kt&oacute;ry powinien obejmować:<br /> ○ Przekąski: kanapki, tartinki, koreczki, mini sałatki w pucharkach itp.<br /> ○ Desery: ciasta, ciasteczka, owoce.<br /> ○ Napoje: kawa, herbata, woda mineralna, soki owocowe. Kawa serwowana w ekspresach do kawy z możliwością wyboru r&oacute;żnych rodzaj&oacute;w kawy (np. espresso, cappuccino, latte). Herbata w r&oacute;żnych smakach, pakowana w pojedyncze saszetki. Do napoj&oacute;w zapewnione cukier biały i brązowy, słodziki, mleko (w tym opcja roślinna, np. sojowe lub owsiane) oraz cytryna.<br /> ● Obsługa bufetu w trakcie wydarzenia:<br /> ○ Przygotowanie i serwowanie dań, uzupełnianie asortymentu w trakcie trwania przerwy kawowej i poczęstunku.<br /> ○ Sprzątanie strefy bufetowej po zakończeniu wydarzenia.<br /> Ostateczna liczba os&oacute;b zostanie podana 3 dni przed wydarzeniem.</p>
<h2>Kryteria oceny</h2>
<p>kryterium: cena &ndash; 90%</p>
<p>status Wykonawcy: podmiot ekonomii społecznej /przedsiębiorstwo społeczne &ndash; (podmiot&oacute;w ekonomii społecznej w rozumieniu art. 2 pkt.5 ustawy z dnia 5 sierpnia 2022 r. o ekonomii społecznej (tj. Dz.U.2023.1287) &ndash; 10%</p>
<h2>Warunki zmiany umowy</h2>
<p>Anna Rybus-Tołłoczko <br /> kontakt@fundacjainstytutart.pl</p>
</div>