dostawa i wdrożenie systemu rezerwacyjnego

Szkolenia i Edukacja

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Zamówienia łączone
Tytuł	dostawa i wdrożenie systemu rezerwacyjnego
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Polska
Data publikacji	2024-12-19
Data składania ofert	31/12/2024, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	484800006 Pakiety oprogramowania dla sprzedaży, marketingu i wywiadu gospodarczego 724210007 Usługi w zakresie rozwijania internetowych lub intranetowych aplikacji klienckich 724130008 Usługi w zakresie projektowania stron WWW 805000009 Usługi szkoleniowe
Numer przetargu	5918677

<div>
 <h1>Zwiększenie odporności przedsiębiorstwa LEGENDARY TOURS SP. Z O.O. na sytuacje kryzysowe w wyniku rozszerzenia działalności gospodarczej (region 3 -województwo małopolskie)</h1>

<h2>Załączniki</h2>
 <ul>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1742050">Zapytanie ofertowe nr 2_2024 19.12.2024</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1742053">Załącznik nr 1_Formularz oferty</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1742057">Załącznik nr 2_Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1742075">Załącznik nr 3_Oświadczenie o braku powiązań</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1742082">Załącznik nr 4. Szczegółowy opis platformy Walkative</a></li>
 </ul>
 
 <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>dostawa i wdrożenie systemu rezerwacyjnego</h3>
 Przedmioty zamówienia
 Przedmiotem zamówienia jest zakup i wdrożenie dedykowanej platformy rezerwacyjnej „Walkative” z aplikacją mobilną dla przewodników wycieczek. W ramach wdrożenia niezbędne jest także przeszkolenie pracowników. 
 
Platforma zastąpi aktualną wersję oprogramowania, umożliwi stworzenie nowej oferty i będzie systemem rezerwacyjnym dedykowanym dla Zamawiającego – w szczególności rezerwacji wycieczek w modelu “pay as you wish”, platformą do zarządzania treściami na stronie i sprzedażą agencyjną. 
 
Wymagane funkcjonalności i moduły systemu to: 
1.	Moduł Rezerwacji z wtyczką Direct Booking Widget - zintegrowany z dowolną stroną www za pomocą kodu HTML/JavaScript. Zawiera tzw. Tablicę Odlotów (grafik najbliższych wycieczek z informacją o wolnych miejscach). Ułatwia ona orientację w czasie i dostępności wycieczek, skłania do zakupu kolejnych. Turysta sam tworzy i zmienia rezerwację. Za jego zgodą widget przesyła zanonimizowane dane do GoogleAds w celu konfiguracji tzw. konwersji rozszerzonych, co bardzo zmniejsza koszt reklamy i uodporni firmę na kryzysy. Obecne oprogramowanie nie dostarcza tych danych. 
2.	Moduł Dostępności - zarządzanie grafikiem wycieczek, przydzielanie przewodników, centralizacja informacji. 
3.	Panel administracyjny. 
4.	Moduł CMS - dodawanie, usuwanie, zmiana treści produktów i podstron. 
5.	Moduł Partnerów - dostęp dla wybranych Partnerów do głównych funkcji systemu: moduły Rezerwacji, Dostępności, CMS, by samemu zarządzać swoimi produktami (umożliwienie działalności agencyjnej przez Zamawiającego). 
6.	Płatności - bezpieczne, wygodne płatności online. Transfer na konto Zamawiającego lub Partnera (po potrąceniu prowizji agencyjnej). Synchronizacja poprzez Stripe oraz zgodność i synchronizacja z oprogramowanie Comarch Optima oraz Fakturownia.pl 
7.	Moduł Powiadomień - szybka komunikacja z klientem przez automatyczne powiadomienia (typu push, mail i inne), informowanie o rezerwacji, przewodniku, przesłanie jego opisu i zdjęcia. Udostępnianie geolokalizacji przewodnika w przypadku spóźnienia. Łatwy kontakt z biurem firmy. 
8.	Moduł Afiliacyjny - tworzenie linków afiliacyjnych, kodów rabatowych i QR zawierających źródło rezerwacji w celu wypłaty prowizji - np. kod QR na wizytówce przewodnika, linki w artykułach na stronach zewnętrznych. Moduł umożliwia promowanie krzyżowe produktów Zamawiającego i Partnerów w trakcie rezerwacji, tworząc sieć partnerską i agencyjną między Zamawiającym i innymi firmami. 
9.	Autoryzacja i logowanie. 
10.	Backend API - pozwalający synchronizować się z innymi systemami rezerwacyjnymi głównych OTA (TripAdvisor, GetYourGuide, Civitatis, Viator, GuruWalk, FreeTour ). Przy czym nie wymaga się wszystkich integracji z wymienionymi powyżej partnerami. Wymaga się zapewnienia integracji z TripAdvisor, GetYourGuide. W pozostałych przypadkach wymaga się przygotowania architektury rozwiązania, które takie integracje pozwoli w przyszłości sprawnie realizować. Tam gdzie niemożliwe jest wykorzystanie API należy przygotować bota automatycznie kopiującego dane rezerwacji z maili (Guruwalk, FreeTour). 
11.	Aplikacja Mobilna Przewodnika - Przewodnik turystyczny widzi swoje wycieczki w jednym miejscu, może nimi się wymieniać za pomocą giełdy wycieczek. Pozwala też sprawdzić listę obecności na wycieczce i zrobić rezerwację turyście na inną wycieczkę sprzedaną przez przewodnika. Jest to też miejsce do wpisania komentarza nt. wycieczki do informacji biura, np. “oberwanie chmury, wycieczka przerwana”. 
Wykonawca w toku realizacji zamówienia zobowiązany jest do cyklicznego tj. raz na tydzień, raportowania postępu prac nad systemem w formie zdalnej wideokonferencji z Zamawiającym. 
 
Opis wymaganej technologii w jakiej skonstruowany ma być system: 
Ze względu na wymóg zgodności z istniejącymi systemami oraz planowany rozwój w przyszłości, wymaganą technologią backendu jest Python, z wykorzystaniem architektury multitenant i frameworka Django. Z uwagi na technologie aktualnie wykorzystywane w ramach prowadzonej działalności, ich znajomość oraz możliwość kontynuacji rozwoju i utrzymania projektu, wykluczamy użycie PHP, Angular, Java oraz MySQL. W przypadku aplikacji mobilnej, wymagania wynikające z tych samych przesłanek wskazują na konieczność użycia technologii Flutter. 
Szczegółowy opis platformy „Walkative” umieszczono w Załączniku nr 4 do Zapytania ofertowego. Realizacja zamówienia musi być przeprowadzona zgodnie z wyżej wskazanym załącznikiem. 
 
Zamawiający wymaga aby w ramach zawartej Umowy na dostawę systemu opisanego przedmiotem zamówienia, Wykonawca udzielił Zamawiającemu licencji wieczystej (licencja typu lifetime, bez dodatkowych opłat abonamentowych) na użytkowanie zakupionej aplikacji wraz z przekazaniem praw autorskich majątkowych do wytworzonego systemu oraz kodów źródłowych systemu za wynagrodzeniem wynikającym z umowy (tj. bez dodatkowego wynagrodzenia z tego tytułu) na koniec realizacji przedmiotu umowy. 
 
Etap wdrożeniowy platformy do przedsiębiorstwa musi zawierać przeprowadzenie Szkolenia dla 3 pracowników Zamawiającego w trybie stacjonarnym w Krakowie, w lokalu zapewnionym przez Zamawiającego. 
Zakres szkolenia: 
● Zarządzanie informacjami i danymi (panel administracyjny) 
● Zarządzanie ryzykiem, w przypadku np. próby włamania do systemu lub wyłudzenia danych (RODO) 
● Zarządzanie kryzysowe, które umożliwią adaptację do zmieniających się warunków, np. procedury działania w trakcie braku dostępności systemu spowodowany siłą wyższą. 
● Szkolenie z wprowadzenia nowych technologii w przedsiębiorstwie, zarządzaniem innowacjami (automatyzacje), marketingiem (silniki rekomendacji), sprzedażą (integracje z CRM). 
 
Szkolenie obejmuje nie mniej niż 30h szkoleniowych (7,5h/dzień x 4 dni). Po przeprowadzonym szkoleniu pracownicy otrzymają zaświadczenia o szkoleniu. 
Sporządzony będzie także raport/sprawozdanie końcowe wykonawcy z wykonanych usług szkoleniowych oraz informacja na temat rodzaju zapewnionego szkolenia wraz ze szczegółami jego treści, oraz ankiety na temat uczestników biorących udział w szkoleniu, dane w podziale na płeć oraz wiek: 0-17, 18-29, 30-54, 55+. Szkolenie będzie dostępne dla osób z niepełnosprawnościami. Prowadzący będą przeszkoleni w zakresie prowadzenia szkolenia dla osób z niepełnosprawnościami, materiały szkoleniowe będą dostosowane do osób z niepełnosprawnościami, z uwzględnieniem koncepcji uniwersalnego projektowania. 
 
Wymagany maksymalny czas reakcji serwisowej. 
Zamawiający wymaga dla przedmiotowego zamówienia zapewnienia czasu reakcji serwisowej, rozumianego jako potwierdzenie przez Wykonawcę przyjęcia zgłoszenia serwisowego oraz podjęcie działań tzn. rozpoczęcie procedury serwisowej w celu zdiagnozowania i usunięcia zgłoszonej usterki, nie dłuższej niż 24 godziny od momentu zgłoszenia przez Zamawiającego. 
Fakt wystąpienia awarii systemu lub znaczne utrudnienie pracy z systemem /aplikacją będzie zgłaszane każdorazowo przez Zamawiającego w sposób wskazany w umowie. 
 
Wdrożony system będzie dostępny dla osób z niepełnosprawnościami. Z systemów będą mogli korzystać wszyscy klienci, bez względu na typ niepełnosprawności. System zapewni intuicyjną i łatwą obsługę. 
 
Płatność: Zamawiający dopuszcza płatności zaliczkowe. Ostateczna decyzja o wysokości i możliwości 
zaliczkowania należy do Zamawiającego. Zamawiający dopuszcza płatności częściowe za wykonany i 
odebrany dany etap prac zamówienia. 
 
Ze względu na ograniczona liczbę znaków, pełny opis zamówienia znajduje się w załączniku: 
 &quot;Zapytanie ofertowe nr 2_2024&quot;

Okres gwarancji: 12 miesięcy
 
 <h2>Kryteria oceny</h2>
 Wartość punktowa kryterium Całkowita wartość zamówienia netto (w PLN) będzie wyliczana według wzoru: 
 
C = (C min: C n) x 55 pkt 
 
gdzie: 
C min – najniższa wartość zamówienia netto spośród ofert nieodrzuconych 
C n – wartość zamówienia netto ocenianej oferty 
Oferty, w których wartość zamówienia netto z
 Wartość punktowa kryterium Długość okresu gwarancji (w miesiącach) będzie wyliczana według wzoru: 
 
G = (G n: G maks) x 10 pkt 
 
gdzie: 
G maks – najdłuższy okres gwarancji spośród ofert nieodrzuconych 
G n – okres gwarancji ocenianej oferty
 Wartość punktowa kryterium czas reakcji serwisowej od momentu dokonania zgłoszenia 
przez Zamawiającego (w pełnych godzinach) będzie wyliczana według wzoru: 
 
T = (T min: T n) x 15 pkt 
 
gdzie: 
T min – najkrótszy oferowany czas reakcji serwisowej spośród ofert nieodrzuconych 
T n – czas reakcji serwisow
 Wartość punktowa kryterium Doświadczenie Głównego Programisty (liczba projektów) będzie wyliczana według następujących zasad: 
-	1 dodatkowy projekt - D = 5 pkt, 
-	2 dodatkowe projekty - D = 10 pkt, 
-	3 dodatkowe projekty - D = 15 pkt, 
-	4 dodatkowe projekty - D = 20 pkt
 
 <h2>Warunki zmiany umowy</h2>

Termin realizacji zamówienia: maksymalnie do 31.08.2025 r., potwierdzony protokołem odbioru. 
Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany terminu realizacji umowy, w przypadku wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego i Wykonawcy, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, dotyczących: 
a)	spowodowanych między innymi epidemią, uniemożliwiających prawidłowe i terminowe wykonanie przedmiotu zamówienia (np. spowodowanych decyzją władz państwowych, samorządowych, służb sanitarnych, itp.) oraz w przypadku wystąpienia innych niezależnych okoliczności, których Zamawiający, działając z należytą starannością, nie mógł przewidzieć w chwili podpisania umowy z Wykonawcą. 
b)	zmiany terminu realizacji projektu; 
c)	wystąpienia niebezpieczeństwa kolizji z planowanymi lub równolegle prowadzonymi przez inne podmioty inwestycjami w zakresie niezbędnym do uniknięcia lub usunięcia tych kolizji; 
d)	obniżenia lub braku finansowania przedmiotowego zadania; 
e)	wydłużenia okresu realizacji zamówienia, jeżeli strony dojdą do zgodnego wniosku, że jest to konieczne dla osiągnięcia celu zamówienia; 
f)	wprowadzenia zmian w przyjętych założeniach dotyczących przedmiotu zamówienia, na wniosek Wykonawcy uzasadniony względami merytorycznymi, technicznymi, funkcjonalnymi, wizualnymi i tylko za zgodą Zamawiającego; 
g)	w przypadku braku dostępności materiałów niezbędnych dla realizacji przedmiotu zamówienia lub wydłużony czas oczekiwania ze względu na sytuację rynkową będącą następstwem np. wojny, wystąpienia epidemii lub pandemii i wprowadzonymi w ich efekcie obostrzeniami lub sytuacją gospodarczo-polityczną; 
h)	jeśli się to okaże konieczne, ze względu na zmianę przepisów powszechnie obowiązującego prawa, po zawarciu Umowy, w zakresie niezbędnym do dostosowania Umowy do zmian przepisów powszechnie obowiązującego prawa; 
i)	konieczności dostosowania warunków Umowy do postanowień Umowy o dofinansowanie; 
j)	zaistnienia niemożliwych do przewidzenia w momencie zawarcia umowy okoliczności prawnych, ekonomicznych, technicznych lub wystąpi siła wyższa, za którą żadna ze stron umowy nie ponosi odpowiedzialności, skutkująca brakiem możliwości należytego wykonania umowy zgodnie z zamówieniem. 
k)	innych okoliczności, których wystąpienia nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy; 
Zmiana postanowień umowy może być dokonana także w przypadku zmian nieistotnych w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy. 
Zmiany w treści umowy muszą zostać uzgodnione i zaakceptowane przez obie strony umowy i wymagają formy aneksu.
 </div>