Wynajem hotelu na organizację szkoleń z zapewnieniem miejsc noclegowych, wyżywienia oraz sali szkoleniowej

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Wynajem hotelu na organizację szkoleń z zapewnieniem miejsc noclegowych, wyżywienia oraz sali szkoleniowej
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	mazowieckie
Data publikacji	2024-12-19
Data składania ofert	30/12/2024, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	553000003 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 551000001 Usługi hotelarskie 551200007 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 551100004 Hotelarskie usługi noclegowe
Numer przetargu	5918629

<div> <h1>Dialog obywatelski na obszarach Polski Wschodniej</h1> <h2>Załączniki</h2> <ul> <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1740951">Zapytanie ofertowe</a></li> <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1740953">Wz&oacute;r umowy</a></li> <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1740954">Formularz ofertowy</a></li> </ul> <h2>Części zam&oacute;wienia</h2> <h3>Wojew&oacute;dztwo mazowieckie</h3> <strong>Przedmioty zam&oacute;wienia</strong> <p>Przedmiot zam&oacute;wienia:<br /> Wynajem hotelu w WOJEW&Oacute;DZTWIE MAZOWIECKIM na organizację szkoleń z zapewnieniem miejsc noclegowych, wyżywienia oraz sali szkoleniowej w ramach Akademii Partycypacji Społecznej - etap I<br /> <br /> 1. Lokalizacja<br /> &bull; Hotel musi znajdować się na terenie wojew&oacute;dztwa, w kt&oacute;rym odbywa się szkolenie. Obiekt powinien być dobrze skomunikowany ze wszystkimi miastami na prawach powiatu zlokalizowanymi w wojew&oacute;dztwie, w kt&oacute;rym znajduje się hotel. Oznacza to, że do hotelu powinien być możliwy dojazd z każdego z miast powiatowych w danym wojew&oacute;dztwie z wykorzystaniem środk&oacute;w komunikacji publicznej (autobus, pociąg). Przyjazd musi być możliwy na dzień rozpoczęcia zjazdu (do godziny 8:20), a wyjazd w dniu zakończenia zjazdu (od godziny 15:30, nie p&oacute;źniej niż do 17:00). <br /> 2. Liczba uczestnik&oacute;w szkolenia: <br /> Planowana przez Zamawiającego liczba uczestnik&oacute;w/uczestniczek każdego Zjazdu wynosić będzie około 20 os&oacute;b z zastrzeżeniem, że ostateczna liczba uczestnik&oacute;w/uczestniczek szkolenia zostanie potwierdzona przez Zamawiającego na 3 dni kalendarzowe przed planowanym terminem realizacji szkolenia. <br /> Potwierdzona przez Zamawiającego ostateczna liczba uczestnik&oacute;w/uczestniczek szkolenia będzie stanowiła podstawę̨ do rozliczeń́ z Wykonawcą, zaś ostateczny koszt będzie proporcjonalny do wprowadzonych zmian. <br /> 3. Standard hotelu <br /> 3.1.Infrastruktura szkoleniowa<br /> Wykonawca zapewni odpowiednią infrastrukturę̨, kt&oacute;ra umożliwi realizację programu szkolenia przez uczestnik&oacute;w/uczestniczki szkolenia w pierwszym dniu w godzinach od 8.30 do 19.30 i drugim dniu w godzinach od 8.00 do 15.30.<br /> <br /> Hotel musi dysponować́ bazą szkoleniową, m.in. salami szkoleniowymi/konferencyjnymi, spełniającymi wszystkie wymagania BHP i ppoż., kt&oacute;re pozwolą̨ na efektywny udział uczestnik&oacute;w/uczestniczek szkolenia w zajęciach. Sale będą̨ powierzchniowo dopasowane do liczby uczestnik&oacute;w/uczestniczek szkolenia.<br /> <br /> Sala musi być́ wyposażona w:<br /> ● klimatyzację,<br /> ● dostęp do bezprzewodowego Internetu,<br /> ● dostęp do światła dziennego z możliwością̨ zaciemnienia okien, np. roletami, żaluzjami,<br /> ● zaplecze sanitarne,<br /> ● sprzęt szkoleniowy i multimedialny, m.in.: laptop kompatybilny z projektorem multimedialnym, nagłośnienie, tablicę flipchart z papierem i flamastrami, ekran projekcyjny o rozmiarze zapewniającym czytelność́ prezentowanych materiał&oacute;w multimedialnych, <br /> ● obsługę̨ techniczną dostępną podczas trwania szkolenia,<br /> ● stoły i krzesła, ustawione w układzie sprzyjającym szkoleniom (np. w kształcie litery U lub teatralnym).<br /> ● możliwość oznaczenia przestrzeni przez salą szkoleniową informacją identyfikującą szkolenie, poprzez wywieszenie wydrukowanej informacji w postaci kartki formatu A4 np. na stojaku umieszczonym przed salą lub na drzwiach do sali lub na ścianie obok drzwi do sali lub w inny r&oacute;wnoważny spos&oacute;b.<br /> <br /> 3.2. Miejsca noclegowe<br /> Wykonawca zapewni noclegi ze śniadaniem w hotelu o standardzie nie niższym niż trzygwiazdkowy, wpisanym do Centralny Wykazu Obiekt&oacute;w Hotelarskich prowadzonym przez Ministerstwo Sportu i Turystyki. Hotel musi dysponować bazą konferencyjną i noclegową, kt&oacute;ra umożliwi realizację programu szkolenia. Wykonawca zapewni nocleg dla uczestnik&oacute;w/uczestniczek szkolenia w tym samym kompleksie hotelowym, w kt&oacute;rym jest organizowane szkolenie. <br /> <br /> Wykonawca zapewni nocleg ze śniadaniem dla wskazanej przez Zamawiającego liczby uczestnik&oacute;w/uczestniczek szkolenia w dniach:<br /> ● z piątku na sobotę (dzień poprzedzający szkolenie / 1 dzień szkoleniowy), co wynikać może z uzasadnionych potrzeb uczestnik&oacute;w/uczestniczek szkolenia, w związku z tym usługę w tym zakresie należy traktować jako dodatkową opcję<br /> ● z soboty na niedzielę (pierwszy dzień szkolenia / 2 dzień szkolenia)<br /> <br /> Zamawiający w terminie do 3 dni przed przyjazdem uczestnik&oacute;w/uczestniczek przedstawi ostateczną liczbę os&oacute;b, kt&oacute;re skorzystają z noclegu w poszczeg&oacute;lnych dniach.<br /> <br /> Wykonawca zapewni nocleg:<br /> ● W pokojach 2-osobowych z łazienką i dostępem do bezprzewodowego Internetu z zachowaniem podziału na pokoje dla kobiet i mężczyzn. Zamawiający przekaże Wykonawcy stosowne dane w terminie do 3 dni przed realizacją każdego zjazdu.<br /> ● W pokojach 1-osobowych z łazienką i dostępem do bezprzewodowego Internetu &ndash; dla nie więcej niż 20% uczestnik&oacute;w/uczestniczek szkolenia, co wynikać może z uzasadnionych potrzeb uczestnik&oacute;w/uczestniczek szkolenia lub nieparzystej liczby uczestnik&oacute;w/uczestniczek. Zamawiający dopuszcza pokoje 2-osobowe do pojedynczego wykorzystania. Zamawiający przekaże Wykonawcy stosowne dane w terminie do 3 dni przed realizacją każdego zjazdu.<br /> 3.3. Wyżywienie<br /> <br /> Menu zostanie ustalone z Zamawiającym w terminie co najmniej 3 dni kalendarzowych przed planowanym terminem realizacji szkolenia. Zamawiający na 3 dni kalendarzowe przed szkoleniem wskaże liczbę̨ os&oacute;b, kt&oacute;re muszą mieć́ zapewnione wszystkie posiłki w specjalnej diecie.<br /> Wszystkie posiłki w ramach usługi gastronomicznej będą̨ serwowane w standardzie, odpowiadającym standardowi świadczenia usług wybranego hotelu.<br /> Przerwa na obiad trwa 45 minut, natomiast przerwa kawowa będzie ciągła (uzupełniana) przez cały okres trwania szkoleń. Wykonawca jest zobowiązany zapewnić́ wyżywienie dla każdego uczestnika/uczestniczki szkolenia. <br /> Wykonawca zapewni podczas trzech dwudniowych zjazd&oacute;w <br /> a) śniadanie hotelowe (I i II dzień́ w ilości odpowiadającej liczbie os&oacute;b zakwaterowanych danego dnia w hotelu) &ndash; przez śniadanie zamawiający rozumie podanie m.in. pieczywa, masła, co najmniej dw&oacute;ch rodzaj&oacute;w wędlin, nabiału, herbaty i kawy wraz z dodatkami (cukier, mleko, cytryna) oraz min. 1 danie gorące.<br /> <br /> b) przerwy kawowe (I i II dzień́) &ndash; kącik kawowy dostępny podczas wszystkich dni szkolenia: świeżo parzona kawa, herbata w torebkach (min. 3 rodzaje, w tym co najmniej jedna czarna); dodatki &ndash; cukier, mleko do kawy, cytryna; soki owocowe; woda mineralna gazowana i niegazowana; świeże owoce; ciastka kruche.<br /> <br /> c) obiad (I i II dzień́) &ndash; w formie bufetu zimnego i ciepłego lub obsługi kelnerskiej, z możliwością wyboru jednego z przynajmniej dw&oacute;ch dań z każdego rodzaju. Obiad będzie się̨ składał z zupy, dania gł&oacute;wnego z dodatkami skrobiowymi oraz sur&oacute;wkami/ warzywami gotowanymi, deseru, napoj&oacute;w (w tym m.in. kawy, herbaty, sok&oacute;w, wody). W menu należy uwzględnić́ posiłki wegetariańskie i bezglutenowe. Posiłki te zostaną̨ odpowiednio oznaczone. Posiłki dla os&oacute;b na specjalnych dietach muszą być przygotowane z taką samą starannością, jak pozostałe.<br /> <br /> d) kolacja (I dzień́ w ilości odpowiadającej liczbie os&oacute;b zakwaterowanych danego dnia w hotelu) &ndash; w formie bufetu zimnego i ciepłego lub obsługi kelnerskiej, z możliwością wyboru jednego z przynajmniej dw&oacute;ch dań z każdego rodzaju. Kolacja będzie się̨ składała z przystawek, dania gł&oacute;wnego z dodatkami skrobiowymi oraz sur&oacute;wkami/ warzywami gotowanymi, napoj&oacute;w (w tym m.in. kawy, herbaty, sok&oacute;w, wody). W menu należy uwzględnić́ posiłki wegetariańskie i bezglutenowe. Posiłki te zostaną̨ odpowiednio oznaczone. Posiłki dla os&oacute;b na specjalnych dietach muszą być przygotowane z taką samą starannością, jak pozostałe. <br /> Zamawiający wymaga, aby posiłki były podawane w naczyniach wielokrotnego użytku w celu minimalizacji odpad&oacute;w zgodnie z polityką zr&oacute;wnoważonego rozwoju.<br /> 3.4. Zapewnienie przestrzeni wsp&oacute;lnej i dodatkowych usług<br /> &bull; Hotel powinien dysponować przestrzenią wsp&oacute;lną, w kt&oacute;rej uczestnicy/uczestniczki szkolenia mogą spędzać czas wolny (np. lobby, kawiarnia, bar).<br /> &bull; Hotel musi zapewniać dostęp do parkingu dla uczestnik&oacute;w/uczestniczek szkolenia lub zorganizować miejsca parkingowe w pobliżu obiektu.<br /> 3.5. Zasady obsługi i bezpieczeństwo<br /> ● Personel hotelu musi być dostępny całodobowo, aby zapewnić wsparcie i rozwiązywać ewentualne problemy gości.<br /> ● Obiekt musi posiadać odpowiednie zabezpieczenia, w tym monitoring w częściach wsp&oacute;lnych, dostęp do pokoi na karty magnetyczne lub inny zabezpieczony system zamk&oacute;w.<br /> ● Hotel musi przestrzegać wszelkich norm higienicznych i sanitarnych.<br /> 4. Termin i czas trwania<br /> <br /> Zjazdy szkoleniowe odbędą się w następujących terminach:<br /> <br /> &bull; Dla wojew&oacute;dztwa mazowieckiego: 25-26 stycznia 2025 r., 01-02 marca 2025 r., 12-13 kwietnia 2025 r.<br /> &bull; Dla wojew&oacute;dztwa lubelskiego: 11-12 stycznia 2025 r., 01-02 lutego 2025 r., 07-08 marca 2025 r.<br /> &bull; Dla wojew&oacute;dztwa podlaskiego: 18-19 stycznia 2025 r., 15-16 marca 2025 r., 26-27 kwietnia 2025 r.<br /> <br /> Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany powyższych termin&oacute;w zjazd&oacute;w, o czym Wykonawca zostanie poinformowany nie p&oacute;źniej niż na 5 dni przed planowaną datą szkolenia.<br /> 5. Cena<br /> ● Cena musi obejmować:<br /> ○ Koszt noclegu ze śniadaniem za dobę hotelową na uczestnika/uczestniczkę<br /> ○ Koszt wynajmu sali szkoleniowej za każdy dzień szkoleniowy<br /> ○ Koszt przerwy kawowej na uczestnika/uczestniczkę<br /> ○ Koszt wyżywienia na uczestnika/uczestniczkę (obiady, kolacja)</p> <h2>Kryteria oceny</h2> <p>Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, kt&oacute;ra będzie miała najkorzystniejszy bilans punktowy, a więc oferta z najniższą ceną.</p> <h3>Wojew&oacute;dztwo lubelskie</h3> <strong>Przedmioty zam&oacute;wienia</strong> <p>Przedmiot zam&oacute;wienia:<br /> Wynajem hotelu w WOJEW&Oacute;DZTWIE LUBELSKIM na organizację szkoleń z zapewnieniem miejsc noclegowych, wyżywienia oraz sali szkoleniowej w ramach Akademii Partycypacji Społecznej - etap I<br /> <br /> 1. Lokalizacja<br /> &bull; Hotel musi znajdować się na terenie wojew&oacute;dztwa, w kt&oacute;rym odbywa się szkolenie. Obiekt powinien być dobrze skomunikowany ze wszystkimi miastami na prawach powiatu zlokalizowanymi w wojew&oacute;dztwie, w kt&oacute;rym znajduje się hotel. Oznacza to, że do hotelu powinien być możliwy dojazd z każdego z miast powiatowych w danym wojew&oacute;dztwie z wykorzystaniem środk&oacute;w komunikacji publicznej (autobus, pociąg). Przyjazd musi być możliwy na dzień rozpoczęcia zjazdu (do godziny 8:20), a wyjazd w dniu zakończenia zjazdu (od godziny 15:30, nie p&oacute;źniej niż do 17:00). <br /> 2. Liczba uczestnik&oacute;w szkolenia: <br /> Planowana przez Zamawiającego liczba uczestnik&oacute;w/uczestniczek każdego Zjazdu wynosić będzie około 20 os&oacute;b z zastrzeżeniem, że ostateczna liczba uczestnik&oacute;w/uczestniczek szkolenia zostanie potwierdzona przez Zamawiającego na 3 dni kalendarzowe przed planowanym terminem realizacji szkolenia. <br /> Potwierdzona przez Zamawiającego ostateczna liczba uczestnik&oacute;w/uczestniczek szkolenia będzie stanowiła podstawę̨ do rozliczeń́ z Wykonawcą, zaś ostateczny koszt będzie proporcjonalny do wprowadzonych zmian. <br /> 3. Standard hotelu <br /> 3.1.Infrastruktura szkoleniowa<br /> Wykonawca zapewni odpowiednią infrastrukturę̨, kt&oacute;ra umożliwi realizację programu szkolenia przez uczestnik&oacute;w/uczestniczki szkolenia w pierwszym dniu w godzinach od 8.30 do 19.30 i drugim dniu w godzinach od 8.00 do 15.30.<br /> <br /> Hotel musi dysponować́ bazą szkoleniową, m.in. salami szkoleniowymi/konferencyjnymi, spełniającymi wszystkie wymagania BHP i ppoż., kt&oacute;re pozwolą̨ na efektywny udział uczestnik&oacute;w/uczestniczek szkolenia w zajęciach. Sale będą̨ powierzchniowo dopasowane do liczby uczestnik&oacute;w/uczestniczek szkolenia.<br /> <br /> Sala musi być́ wyposażona w:<br /> ● klimatyzację,<br /> ● dostęp do bezprzewodowego Internetu,<br /> ● dostęp do światła dziennego z możliwością̨ zaciemnienia okien, np. roletami, żaluzjami,<br /> ● zaplecze sanitarne,<br /> ● sprzęt szkoleniowy i multimedialny, m.in.: laptop kompatybilny z projektorem multimedialnym, nagłośnienie, tablicę flipchart z papierem i flamastrami, ekran projekcyjny o rozmiarze zapewniającym czytelność́ prezentowanych materiał&oacute;w multimedialnych, <br /> ● obsługę̨ techniczną dostępną podczas trwania szkolenia,<br /> ● stoły i krzesła, ustawione w układzie sprzyjającym szkoleniom (np. w kształcie litery U lub teatralnym).<br /> ● możliwość oznaczenia przestrzeni przez salą szkoleniową informacją identyfikującą szkolenie, poprzez wywieszenie wydrukowanej informacji w postaci kartki formatu A4 np. na stojaku umieszczonym przed salą lub na drzwiach do sali lub na ścianie obok drzwi do sali lub w inny r&oacute;wnoważny spos&oacute;b.<br /> <br /> 3.2. Miejsca noclegowe<br /> Wykonawca zapewni noclegi ze śniadaniem w hotelu o standardzie nie niższym niż trzygwiazdkowy, wpisanym do Centralny Wykazu Obiekt&oacute;w Hotelarskich prowadzonym przez Ministerstwo Sportu i Turystyki. Hotel musi dysponować bazą konferencyjną i noclegową, kt&oacute;ra umożliwi realizację programu szkolenia. Wykonawca zapewni nocleg dla uczestnik&oacute;w/uczestniczek szkolenia w tym samym kompleksie hotelowym, w kt&oacute;rym jest organizowane szkolenie. <br /> <br /> Wykonawca zapewni nocleg ze śniadaniem dla wskazanej przez Zamawiającego liczby uczestnik&oacute;w/uczestniczek szkolenia w dniach:<br /> ● z piątku na sobotę (dzień poprzedzający szkolenie / 1 dzień szkoleniowy), co wynikać może z uzasadnionych potrzeb uczestnik&oacute;w/uczestniczek szkolenia, w związku z tym usługę w tym zakresie należy traktować jako dodatkową opcję<br /> ● z soboty na niedzielę (pierwszy dzień szkolenia / 2 dzień szkolenia)<br /> <br /> Zamawiający w terminie do 3 dni przed przyjazdem uczestnik&oacute;w/uczestniczek przedstawi ostateczną liczbę os&oacute;b, kt&oacute;re skorzystają z noclegu w poszczeg&oacute;lnych dniach.<br /> <br /> Wykonawca zapewni nocleg:<br /> ● W pokojach 2-osobowych z łazienką i dostępem do bezprzewodowego Internetu z zachowaniem podziału na pokoje dla kobiet i mężczyzn. Zamawiający przekaże Wykonawcy stosowne dane w terminie do 3 dni przed realizacją każdego zjazdu.<br /> ● W pokojach 1-osobowych z łazienką i dostępem do bezprzewodowego Internetu &ndash; dla nie więcej niż 20% uczestnik&oacute;w/uczestniczek szkolenia, co wynikać może z uzasadnionych potrzeb uczestnik&oacute;w/uczestniczek szkolenia lub nieparzystej liczby uczestnik&oacute;w/uczestniczek. Zamawiający dopuszcza pokoje 2-osobowe do pojedynczego wykorzystania. Zamawiający przekaże Wykonawcy stosowne dane w terminie do 3 dni przed realizacją każdego zjazdu.<br /> 3.3. Wyżywienie<br /> <br /> Menu zostanie ustalone z Zamawiającym w terminie co najmniej 3 dni kalendarzowych przed planowanym terminem realizacji szkolenia. Zamawiający na 3 dni kalendarzowe przed szkoleniem wskaże liczbę̨ os&oacute;b, kt&oacute;re muszą mieć́ zapewnione wszystkie posiłki w specjalnej diecie.<br /> Wszystkie posiłki w ramach usługi gastronomicznej będą̨ serwowane w standardzie, odpowiadającym standardowi świadczenia usług wybranego hotelu.<br /> Przerwa na obiad trwa 45 minut, natomiast przerwa kawowa będzie ciągła (uzupełniana) przez cały okres trwania szkoleń. Wykonawca jest zobowiązany zapewnić́ wyżywienie dla każdego uczestnika/uczestniczki szkolenia. <br /> Wykonawca zapewni podczas trzech dwudniowych zjazd&oacute;w <br /> a) śniadanie hotelowe (I i II dzień́ w ilości odpowiadającej liczbie os&oacute;b zakwaterowanych danego dnia w hotelu) &ndash; przez śniadanie zamawiający rozumie podanie m.in. pieczywa, masła, co najmniej dw&oacute;ch rodzaj&oacute;w wędlin, nabiału, herbaty i kawy wraz z dodatkami (cukier, mleko, cytryna) oraz min. 1 danie gorące.<br /> <br /> b) przerwy kawowe (I i II dzień́) &ndash; kącik kawowy dostępny podczas wszystkich dni szkolenia: świeżo parzona kawa, herbata w torebkach (min. 3 rodzaje, w tym co najmniej jedna czarna); dodatki &ndash; cukier, mleko do kawy, cytryna; soki owocowe; woda mineralna gazowana i niegazowana; świeże owoce; ciastka kruche.<br /> <br /> c) obiad (I i II dzień́) &ndash; w formie bufetu zimnego i ciepłego lub obsługi kelnerskiej, z możliwością wyboru jednego z przynajmniej dw&oacute;ch dań z każdego rodzaju. Obiad będzie się̨ składał z zupy, dania gł&oacute;wnego z dodatkami skrobiowymi oraz sur&oacute;wkami/ warzywami gotowanymi, deseru, napoj&oacute;w (w tym m.in. kawy, herbaty, sok&oacute;w, wody). W menu należy uwzględnić́ posiłki wegetariańskie i bezglutenowe. Posiłki te zostaną̨ odpowiednio oznaczone. Posiłki dla os&oacute;b na specjalnych dietach muszą być przygotowane z taką samą starannością, jak pozostałe.<br /> <br /> d) kolacja (I dzień́ w ilości odpowiadającej liczbie os&oacute;b zakwaterowanych danego dnia w hotelu) &ndash; w formie bufetu zimnego i ciepłego lub obsługi kelnerskiej, z możliwością wyboru jednego z przynajmniej dw&oacute;ch dań z każdego rodzaju. Kolacja będzie się̨ składała z przystawek, dania gł&oacute;wnego z dodatkami skrobiowymi oraz sur&oacute;wkami/ warzywami gotowanymi, napoj&oacute;w (w tym m.in. kawy, herbaty, sok&oacute;w, wody). W menu należy uwzględnić́ posiłki wegetariańskie i bezglutenowe. Posiłki te zostaną̨ odpowiednio oznaczone. Posiłki dla os&oacute;b na specjalnych dietach muszą być przygotowane z taką samą starannością, jak pozostałe. <br /> Zamawiający wymaga, aby posiłki były podawane w naczyniach wielokrotnego użytku w celu minimalizacji odpad&oacute;w zgodnie z polityką zr&oacute;wnoważonego rozwoju.<br /> 3.4. Zapewnienie przestrzeni wsp&oacute;lnej i dodatkowych usług<br /> &bull; Hotel powinien dysponować przestrzenią wsp&oacute;lną, w kt&oacute;rej uczestnicy/uczestniczki szkolenia mogą spędzać czas wolny (np. lobby, kawiarnia, bar).<br /> &bull; Hotel musi zapewniać dostęp do parkingu dla uczestnik&oacute;w/uczestniczek szkolenia lub zorganizować miejsca parkingowe w pobliżu obiektu.<br /> 3.5. Zasady obsługi i bezpieczeństwo<br /> ● Personel hotelu musi być dostępny całodobowo, aby zapewnić wsparcie i rozwiązywać ewentualne problemy gości.<br /> ● Obiekt musi posiadać odpowiednie zabezpieczenia, w tym monitoring w częściach wsp&oacute;lnych, dostęp do pokoi na karty magnetyczne lub inny zabezpieczony system zamk&oacute;w.<br /> ● Hotel musi przestrzegać wszelkich norm higienicznych i sanitarnych.<br /> 4. Termin i czas trwania<br /> <br /> Zjazdy szkoleniowe odbędą się w następujących terminach:<br /> <br /> &bull; Dla wojew&oacute;dztwa mazowieckiego: 25-26 stycznia 2025 r., 01-02 marca 2025 r., 12-13 kwietnia 2025 r.<br /> &bull; Dla wojew&oacute;dztwa lubelskiego: 11-12 stycznia 2025 r., 01-02 lutego 2025 r., 07-08 marca 2025 r.<br /> &bull; Dla wojew&oacute;dztwa podlaskiego: 18-19 stycznia 2025 r., 15-16 marca 2025 r., 26-27 kwietnia 2025 r.<br /> <br /> Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany powyższych termin&oacute;w zjazd&oacute;w, o czym Wykonawca zostanie poinformowany nie p&oacute;źniej niż na 5 dni przed planowaną datą szkolenia.<br /> 5. Cena<br /> ● Cena musi obejmować:<br /> ○ Koszt noclegu ze śniadaniem za dobę hotelową na uczestnika/uczestniczkę<br /> ○ Koszt wynajmu sali szkoleniowej za każdy dzień szkoleniowy<br /> ○ Koszt przerwy kawowej na uczestnika/uczestniczkę<br /> ○ Koszt wyżywienia na uczestnika/uczestniczkę (obiady, kolacja)</p> <h2>Kryteria oceny</h2> <p>Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, kt&oacute;ra będzie miała najkorzystniejszy bilans punktowy, a więc oferta z najniższą ceną.</p> <h3>Wojew&oacute;dztwo podlaskie</h3> <strong>Przedmioty zam&oacute;wienia</strong> <p>Przedmiot zam&oacute;wienia:<br /> Wynajem hotelu w WOJEW&Oacute;DZTWIE PODLASKIM na organizację szkoleń z zapewnieniem miejsc noclegowych, wyżywienia oraz sali szkoleniowej w ramach Akademii Partycypacji Społecznej - etap I<br /> <br /> 1. Lokalizacja<br /> &bull; Hotel musi znajdować się na terenie wojew&oacute;dztwa, w kt&oacute;rym odbywa się szkolenie. Obiekt powinien być dobrze skomunikowany ze wszystkimi miastami na prawach powiatu zlokalizowanymi w wojew&oacute;dztwie, w kt&oacute;rym znajduje się hotel. Oznacza to, że do hotelu powinien być możliwy dojazd z każdego z miast powiatowych w danym wojew&oacute;dztwie z wykorzystaniem środk&oacute;w komunikacji publicznej (autobus, pociąg). Przyjazd musi być możliwy na dzień rozpoczęcia zjazdu (do godziny 8:20), a wyjazd w dniu zakończenia zjazdu (od godziny 15:30, nie p&oacute;źniej niż do 17:00).<br /> 2. Liczba uczestnik&oacute;w szkolenia:<br /> Planowana przez Zamawiającego liczba uczestnik&oacute;w/uczestniczek każdego Zjazdu wynosić będzie około 20 os&oacute;b z zastrzeżeniem, że ostateczna liczba uczestnik&oacute;w/uczestniczek szkolenia zostanie potwierdzona przez Zamawiającego na 3 dni kalendarzowe przed planowanym terminem realizacji szkolenia.<br /> Potwierdzona przez Zamawiającego ostateczna liczba uczestnik&oacute;w/uczestniczek szkolenia będzie stanowiła podstawę̨ do rozliczeń́ z Wykonawcą, zaś ostateczny koszt będzie proporcjonalny do wprowadzonych zmian.<br /> 3. Standard hotelu<br /> 3.1.Infrastruktura szkoleniowa<br /> Wykonawca zapewni odpowiednią infrastrukturę̨, kt&oacute;ra umożliwi realizację programu szkolenia przez uczestnik&oacute;w/uczestniczki szkolenia w pierwszym dniu w godzinach od 8.30 do 19.30 i drugim dniu w godzinach od 8.00 do 15.30.<br /> <br /> Hotel musi dysponować́ bazą szkoleniową, m.in. salami szkoleniowymi/konferencyjnymi, spełniającymi wszystkie wymagania BHP i ppoż., kt&oacute;re pozwolą̨ na efektywny udział uczestnik&oacute;w/uczestniczek szkolenia w zajęciach. Sale będą̨ powierzchniowo dopasowane do liczby uczestnik&oacute;w/uczestniczek szkolenia.<br /> <br /> Sala musi być́ wyposażona w:<br /> ● klimatyzację,<br /> ● dostęp do bezprzewodowego Internetu,<br /> ● dostęp do światła dziennego z możliwością̨ zaciemnienia okien, np. roletami, żaluzjami,<br /> ● zaplecze sanitarne,<br /> ● sprzęt szkoleniowy i multimedialny, m.in.: laptop kompatybilny z projektorem multimedialnym, nagłośnienie, tablicę flipchart z papierem i flamastrami, ekran projekcyjny o rozmiarze zapewniającym czytelność́ prezentowanych materiał&oacute;w multimedialnych,<br /> ● obsługę̨ techniczną dostępną podczas trwania szkolenia,<br /> ● stoły i krzesła, ustawione w układzie sprzyjającym szkoleniom (np. w kształcie litery U lub teatralnym).<br /> ● możliwość oznaczenia przestrzeni przez salą szkoleniową informacją identyfikującą szkolenie, poprzez wywieszenie wydrukowanej informacji w postaci kartki formatu A4 np. na stojaku umieszczonym przed salą lub na drzwiach do sali lub na ścianie obok drzwi do sali lub w inny r&oacute;wnoważny spos&oacute;b.<br /> <br /> 3.2. Miejsca noclegowe<br /> Wykonawca zapewni noclegi ze śniadaniem w hotelu o standardzie nie niższym niż trzygwiazdkowy, wpisanym do Centralny Wykazu Obiekt&oacute;w Hotelarskich prowadzonym przez Ministerstwo Sportu i Turystyki. Hotel musi dysponować bazą konferencyjną i noclegową, kt&oacute;ra umożliwi realizację programu szkolenia. Wykonawca zapewni nocleg dla uczestnik&oacute;w/uczestniczek szkolenia w tym samym kompleksie hotelowym, w kt&oacute;rym jest organizowane szkolenie.<br /> <br /> Wykonawca zapewni nocleg ze śniadaniem dla wskazanej przez Zamawiającego liczby uczestnik&oacute;w/uczestniczek szkolenia w dniach:<br /> ● z piątku na sobotę (dzień poprzedzający szkolenie / 1 dzień szkoleniowy), co wynikać może z uzasadnionych potrzeb uczestnik&oacute;w/uczestniczek szkolenia, w związku z tym usługę w tym zakresie należy traktować jako dodatkową opcję<br /> ● z soboty na niedzielę (pierwszy dzień szkolenia / 2 dzień szkolenia)<br /> <br /> Zamawiający w terminie do 3 dni przed przyjazdem uczestnik&oacute;w/uczestniczek przedstawi ostateczną liczbę os&oacute;b, kt&oacute;re skorzystają z noclegu w poszczeg&oacute;lnych dniach.<br /> <br /> Wykonawca zapewni nocleg:<br /> ● W pokojach 2-osobowych z łazienką i dostępem do bezprzewodowego Internetu z zachowaniem podziału na pokoje dla kobiet i mężczyzn. Zamawiający przekaże Wykonawcy stosowne dane w terminie do 3 dni przed realizacją każdego zjazdu.<br /> ● W pokojach 1-osobowych z łazienką i dostępem do bezprzewodowego Internetu &ndash; dla nie więcej niż 20% uczestnik&oacute;w/uczestniczek szkolenia, co wynikać może z uzasadnionych potrzeb uczestnik&oacute;w/uczestniczek szkolenia lub nieparzystej liczby uczestnik&oacute;w/uczestniczek. Zamawiający dopuszcza pokoje 2-osobowe do pojedynczego wykorzystania. Zamawiający przekaże Wykonawcy stosowne dane w terminie do 3 dni przed realizacją każdego zjazdu.<br /> 3.3. Wyżywienie<br /> <br /> Menu zostanie ustalone z Zamawiającym w terminie co najmniej 3 dni kalendarzowych przed planowanym terminem realizacji szkolenia. Zamawiający na 3 dni kalendarzowe przed szkoleniem wskaże liczbę̨ os&oacute;b, kt&oacute;re muszą mieć́ zapewnione wszystkie posiłki w specjalnej diecie.<br /> Wszystkie posiłki w ramach usługi gastronomicznej będą̨ serwowane w standardzie, odpowiadającym standardowi świadczenia usług wybranego hotelu.<br /> Przerwa na obiad trwa 45 minut, natomiast przerwa kawowa będzie ciągła (uzupełniana) przez cały okres trwania szkoleń. Wykonawca jest zobowiązany zapewnić́ wyżywienie dla każdego uczestnika/uczestniczki szkolenia.<br /> Wykonawca zapewni podczas trzech dwudniowych zjazd&oacute;w<br /> a) śniadanie hotelowe (I i II dzień́ w ilości odpowiadającej liczbie os&oacute;b zakwaterowanych danego dnia w hotelu) &ndash; przez śniadanie zamawiający rozumie podanie m.in. pieczywa, masła, co najmniej dw&oacute;ch rodzaj&oacute;w wędlin, nabiału, herbaty i kawy wraz z dodatkami (cukier, mleko, cytryna) oraz min. 1 danie gorące.<br /> <br /> b) przerwy kawowe (I i II dzień́) &ndash; kącik kawowy dostępny podczas wszystkich dni szkolenia: świeżo parzona kawa, herbata w torebkach (min. 3 rodzaje, w tym co najmniej jedna czarna); dodatki &ndash; cukier, mleko do kawy, cytryna; soki owocowe; woda mineralna gazowana i niegazowana; świeże owoce; ciastka kruche.<br /> <br /> c) obiad (I i II dzień́) &ndash; w formie bufetu zimnego i ciepłego lub obsługi kelnerskiej, z możliwością wyboru jednego z przynajmniej dw&oacute;ch dań z każdego rodzaju. Obiad będzie się̨ składał z zupy, dania gł&oacute;wnego z dodatkami skrobiowymi oraz sur&oacute;wkami/ warzywami gotowanymi, deseru, napoj&oacute;w (w tym m.in. kawy, herbaty, sok&oacute;w, wody). W menu należy uwzględnić́ posiłki wegetariańskie i bezglutenowe. Posiłki te zostaną̨ odpowiednio oznaczone. Posiłki dla os&oacute;b na specjalnych dietach muszą być przygotowane z taką samą starannością, jak pozostałe.<br /> <br /> d) kolacja (I dzień́ w ilości odpowiadającej liczbie os&oacute;b zakwaterowanych danego dnia w hotelu) &ndash; w formie bufetu zimnego i ciepłego lub obsługi kelnerskiej, z możliwością wyboru jednego z przynajmniej dw&oacute;ch dań z każdego rodzaju. Kolacja będzie się̨ składała z przystawek, dania gł&oacute;wnego z dodatkami skrobiowymi oraz sur&oacute;wkami/ warzywami gotowanymi, napoj&oacute;w (w tym m.in. kawy, herbaty, sok&oacute;w, wody). W menu należy uwzględnić́ posiłki wegetariańskie i bezglutenowe. Posiłki te zostaną̨ odpowiednio oznaczone. Posiłki dla os&oacute;b na specjalnych dietach muszą być przygotowane z taką samą starannością, jak pozostałe.<br /> Zamawiający wymaga, aby posiłki były podawane w naczyniach wielokrotnego użytku w celu minimalizacji odpad&oacute;w zgodnie z polityką zr&oacute;wnoważonego rozwoju.<br /> 3.4. Zapewnienie przestrzeni wsp&oacute;lnej i dodatkowych usług<br /> &bull; Hotel powinien dysponować przestrzenią wsp&oacute;lną, w kt&oacute;rej uczestnicy/uczestniczki szkolenia mogą spędzać czas wolny (np. lobby, kawiarnia, bar).<br /> &bull; Hotel musi zapewniać dostęp do parkingu dla uczestnik&oacute;w/uczestniczek szkolenia lub zorganizować miejsca parkingowe w pobliżu obiektu.<br /> 3.5. Zasady obsługi i bezpieczeństwo<br /> ● Personel hotelu musi być dostępny całodobowo, aby zapewnić wsparcie i rozwiązywać ewentualne problemy gości.<br /> ● Obiekt musi posiadać odpowiednie zabezpieczenia, w tym monitoring w częściach wsp&oacute;lnych, dostęp do pokoi na karty magnetyczne lub inny zabezpieczony system zamk&oacute;w.<br /> ● Hotel musi przestrzegać wszelkich norm higienicznych i sanitarnych.<br /> 4. Termin i czas trwania<br /> <br /> Zjazdy szkoleniowe odbędą się w następujących terminach:<br /> <br /> &bull; Dla wojew&oacute;dztwa mazowieckiego: 25-26 stycznia 2025 r., 01-02 marca 2025 r., 12-13 kwietnia 2025 r.<br /> &bull; Dla wojew&oacute;dztwa lubelskiego: 11-12 stycznia 2025 r., 01-02 lutego 2025 r., 07-08 marca 2025 r.<br /> &bull; Dla wojew&oacute;dztwa podlaskiego: 18-19 stycznia 2025 r., 15-16 marca 2025 r., 26-27 kwietnia 2025 r.<br /> <br /> Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany powyższych termin&oacute;w zjazd&oacute;w, o czym Wykonawca zostanie poinformowany nie p&oacute;źniej niż na 5 dni przed planowaną datą szkolenia.<br /> 5. Cena<br /> ● Cena musi obejmować:<br /> ○ Koszt noclegu ze śniadaniem za dobę hotelową na uczestnika/uczestniczkę<br /> ○ Koszt wynajmu sali szkoleniowej za każdy dzień szkoleniowy<br /> ○ Koszt przerwy kawowej na uczestnika/uczestniczkę<br /> ○ Koszt wyżywienia na uczestnika/uczestniczkę (obiady, kolacja)</p> <h2>Kryteria oceny</h2> <p>Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, kt&oacute;ra będzie miała najkorzystniejszy bilans punktowy, a więc oferta z najniższą ceną.</p> </div>