Serwis i nadzór autorski systemu obiegu dokumentów Ready_™

Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia, w tym dostawy

Tryb zamówienia	Wstępne ogłoszenie
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Serwis i nadzór autorski systemu obiegu dokumentów Ready_™
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Rybnik
Data publikacji	2024-12-06
Wynik zamówienia	30-01-2025/6016940
Kod CPV	726110006 Usługi w zakresie wsparcia technicznego 722500002 Usługi w zakresie konserwacji i wsparcia systemów
Numer przetargu	5885473

<body><h1>Ogłoszenie o zamiarze zawarcia umowy<br>Usługi<br>Serwis i nadzór autorski systemu obiegu dokumentów Ready_™</h1><h2>SEKCJA I  ZAMAWIAJĄCY</h2><h3>1.1.) Rola zamawiającego</h3>Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego<h3>1.2.) Nazwa zamawiającego:<span>MIASTO RYBNIK</span></h3><h3>1.4.) Krajowy Numer Identyfikacyjny:<span>REGON 276255430</span></h3><h3>1.5.) Adres zamawiającego:</h3><h3>1.5.1.) Ulica:<span>ul. Bolesława Chrobrego 2</span></h3><h3>1.5.2.) Miejscowość:<span>Rybnik</span></h3><h3>1.5.3.) Kod pocztowy:<span>44-200</span></h3><h3>1.5.4.) Województwo:<span>śląskie</span></h3><h3>1.5.5.) Kraj:<span>Polska</span></h3><h3>1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3:<span>PL227 - Rybnicki</span></h3><h3>1.5.7.) Numer telefonu:<span>+32 43 92 302</span></h3><h3>1.5.8.) Adres poczty elektronicznej:<span>zam_pub@um.rybnik.pl</span></h3><h3>1.5.9.) Adres strony internetowej zamawiającego:<span>www.rybnik.eu</span></h3><h3>1.6.) Rodzaj zamawiającego:<span>Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego</span></h3><h3>1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego:<span>Ogólne usługi publiczne</span></h3><h2>SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE</h2><h3>2.1.) Nazwa zamówienia:</h3>Serwis i nadzór autorski systemu obiegu dokumentów Ready_™<h3>2.2.) Identyfikator postępowania:<span>ocds-148610-7775bd45-49f2-43f3-b628-f5fa6cdd26f3</span></h3><h3>2.3.) Numer ogłoszenia:<span>2024/BZP 00637359</span></h3><h3>2.4.) Wersja ogłoszenia:<span>01</span></h3><h3>2.5.) Data ogłoszenia:<span>2024-12-06</span></h3><h3>2.6.)  Zamówienie zostało ujęte w planie postępowań:<span>Tak</span></h3><h3>2.7.) Numer planu postępowań w BZP:<span>2023/BZP 00577643/31/P</span></h3><h3>2.8.) Identyfikator pozycji planu postępowań:</h3><p>1.3.24 Serwis i nadzór autorski systemu obiegu dokumentów (Ready TM)</p><h3>2.9.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług:<span>Nie</span></h3><h3>2.10.) Czy zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej:<span>Nie</span></h3><h2>SEKCJA III – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA</h2><h3>3.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe:<span>Nie</span></h3><h3>3.2.) Numer referencyjny:<span>ZP.271.93.2024</span></h3><h3>3.3.) Rodzaj zamówienia</h3>Usługi<h3>3.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania:<span>Nie</span></h3><h3>3.5.) Wartość zamówienia:<span>174720,00                     PLN</span></h3><h3>3.8.) Krótki opis przedmiotu zamówienia</h3>Przedmiotem zamówienia jest nadzór autorski i wsparcie dla systemu Ready_™.<br>Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia obsługi serwisowej dla systemu Ready_™ w zakresie:<br>1)	nadzoru autorskiego:<br>a)	doskonalenia systemu pod względem jakości i funkcjonalności poprzez udostępnianie nowych wersji oprogramowania,<br>b)	diagnozowania i usuwanie nieprawidłowości w działaniu systemu,<br>c)	dostosowywania funkcjonalności systemu w zakresie gromadzenia i archiwizacji dokumentów oraz komunikacji elektronicznej, określonych w bieżących przepisach prawa tj. ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz ustawy z dnia 17 lutego 2005 o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne,<br>d)	wskazywania rozwiązań zastępczych w korzystaniu z oprogramowania systemowego na czas usuwania uszkodzeń bądź instalowania nowych wersji,<br>e)	dostarczania, poprzez udostępnienie, nowych wersji oprogramowania dla Zamawiającego w terminach ich ukazywania się,<br>f)	usunięcia wszelkich awarii / usterek, które pojawią się w systemie (dotyczy to zarówno błędów programowych jak i ewentualnych naruszeń integralności danych z pominięciem błędów operatorów), które będą spowodowane niewłaściwym działaniem oprogramowania,<br>g)	udostępniania aktualizacji systemu Ready_™ i aplikacji wspomagających pracę w systemie, dostarczanych przez Wykonawcę w celu uzupełnienia funkcjonalności. Aktualizacje nie dotyczą serwera ESOD-OPS 2.<br>2)	wsparcia w zakresie:<br>a)	doradztwa związanego z eksploatacją i administracją systemu,<br>b)	dostępu do aktualnej dokumentacji technicznej,<br>c)	optymalizacji konfiguracji systemu zarządzania bazą danych w zakresie wymaganym przez system,<br>d)	wykonania okresowych  aktualizacji systemu i upgrade’ów serwerów, na których został zainstalowany system eDokumenty (ESOD-UM-APP, ESOD-UM-BAZA, ESOD-JOM, MRD, ESOD-TZR, ESOD-ZZM) w razie wystąpienia takiej konieczności. Aktualizacje i upgrade`y nie dotyczą serwera ESOD-OPS 2.<br>Wykonawca w ramach nadzoru autorskiego w okresie trwania umowy zobowiązuje się do realizacji ulepszeń i rozszerzeń wdrożonego oprogramowania w ilości nie przekraczającej 40 godzin rozwojowych.<br>W/w prace będą realizowane w oparciu o odrębne zlecenie ze strony Zamawiającego określające zakres, termin wykonania i jakość zmian oraz uzgodnioną z Wykonawcą pracochłonność. Wykonawca zastrzega możliwość odmowy realizacji prac jeżeli pracochłonność przekracza dostępny uzgodniony budżet godzin rozwojowych pozostały do realizacji.<br>W zakresie nadzoru autorskiego Wykonawca zobowiązuje się do:<br>1)	przeanalizowania zgłoszonej usterki i usunięcia w terminie nie dłuższym niż wskazany poniżej, w zależności od rodzaju usterki. Usterki będą klasyfikowane przez Wykonawcę. Rodzaje usterek:<br>a)	usterka nieistotna - zakłócenie działania oprogramowania polegające na nienależytym działaniu jego części nieograniczające działania całego systemu; niemające istotnego wpływu na zastosowanie oprogramowania i niebędące awarią lub błędem - w kolejnych wersjach oprogramowania,<br>b)	usterka istotna (błąd) - zakłócenie działania oprogramowania polegające na nienależytym działaniu lub niedziałaniu co najmniej jednej z funkcji; istnieje obejście zakłócenia w ramach funkcjonującego oprogramowania powodujące znaczne nakłady pracy, zaś cały system funkcjonuje; termin usunięcia określony przez Wykonawcę pisemnie (mailem) w okresie 2 dni roboczych od dnia zgłoszenia przez Zamawiającego. Zaproponowany termin wymaga uzyskania zgody Zamawiającego i nie może być dłuższy niż 30 dni liczone do daty zgłoszenia przez Zamawiającego,<br>c)	usterka krytyczna (awaria) - zakłócenie działania oprogramowania uniemożliwiające realizowanie czynności w co najmniej jednej z jego części; nie istnieje obejście zakłócenia w ramach Oprogramowania; termin usunięcia: niezwłocznie, nie dłużej niż 1 dzień roboczy od daty zgłoszenia,<br>2)	dostosowania systemu do zmian w przepisach prawnych na dzień przed wejściem przepisu w życie lub w innym terminie ustalonym przez Strony,<br>3)	doskonalenia systemu pod względem jakości i funkcjonalności w postaci nowych wersji oprogramowania,<br>4)	podjęcia wszelkich działań zmierzających do jak najszybszego usunięcia zgłoszonego problemu wg ustaleń,<br>5)	zachowania poufności i nie przekazywania osobom trzecim udostępnionych materiałów serwisowych bez pisemnej zgody Zamawiającego,<br>6)	dostarczenia przed rozpoczęciem działań serwisowych podpisanego oświadczenia o zachowaniu poufności przetwarzania danych osobowych (załącznik nr 1 do wzoru umowy),<br>Termin okresowych aktualizacji i upgrade’ów serwerów będzie każdorazowo uzgadniany z Zamawiającym.<h3>3.10.) Główny kod CPV:<span>72611000-6 - Usługi w zakresie wsparcia technicznego</span></h3><h3>3.11.) Dodatkowy kod CPV:<span><p>72250000-2 - Usługi w zakresie konserwacji i wsparcia systemów</p></span></h3><h2>SEKCJA IV TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA</h2><h3>4.1.) Tryb udzielenia zamówienia/ wraz z podstawą prawną:</h3>Zamówienie udzielane jest w trybie zamówienia z wolnej ręki na podstawie: art. 305 pkt 1 ustawy w zw. z art. 214 ust. 1 pkt 1 ustawy<h3>4.2.) Uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki:</h3>29 lutego 2024 roku nastąpiło połączenie Symfonii oraz spółki eDokumenty poprzez przejęcie eDokumenty sp. z o.o. z siedzibą w Bytomiu przez Symfonię sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie. Połączenie spółek nastąpiło w trybie art. 492 par. 1 pkt 1) Kodeksu spółek handlowych, tj. przez przeniesienie całego majątku.<br>Spółka Symfonia przejęła prawa autorskie do systemu Ready_TM i jest wyłącznym Wykonawcą zdolnym do realizacji zamówienia z uwagi na niezbywalne prawo do kodów źródłowych eksploatowanego w UM oprogramowania Ready_TM.<h2>SEKCJA V ZAWARCIE UMOWY</h2><h3>5.1.) Wykonawca, z którym Zamawiający zamierza zawrzeć umowę:</h3><h3>5.1.1) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu Zamawiający zamierza udzielić zamówienia (w przypadku wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia – dotyczy pełnomocnika, o którym mowa w art. 58 ust. 2 ustawy):<span>Symfonia Sp. z o.o.</span></h3><h3>5.1.2.) Ulica:<span>Aleje Jerozolimskie 132</span></h3><h3>5.1.3.) Miejscowość:<span>Warszawa</span></h3><h3>5.1.4.) Kod pocztowy:<span>02-305</span></h3><h3>5.1.5.) Województwo:<span>mazowieckie</span></h3><h3>5.1.6.) Kraj:<span>Polska</span></h3></body>