Zapewnienie sali, wyżywienia i noclegów dla 150 uczestników

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Zapewnienie sali, wyżywienia i noclegów dla 150 uczestników
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Warszawa
Data publikacji	2024-12-02
Data składania ofert	12/12/2024, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	551200007 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji
Numer przetargu	5867669

<div>
<h1>Zapewnienie sali szkoleniowej, wyżywienia całodniowego i nocleg&oacute;w dla 150 uczestnik&oacute;w/czek szkoleń.</h1>
<h2>Załączniki</h2>
<ul>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1711084">Zapytanie ofertowe 1/2024/FPP</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1711101">Załącznik nr 1 - Formularz oferty z załącznikami</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1711102">Załącznik nr 3 - Klauzule informacyjne IP i IZ.</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1711125">Załącznik nr 2 - Projekt umowy z wykonawcą</a></li>
</ul>
<h2>Części zam&oacute;wienia</h2>
<h3>Zapewnienie sali, wyżywienia i nocleg&oacute;w dla 150 uczestnik&oacute;w</h3>
Przedmioty zam&oacute;wienia
Przedmiotem Zam&oacute;wienia jest zapewnienie sali szkoleniowej/konferencyjnej, całodziennego wyżywienia (usługi gastronomiczno-restauracyjnej/cateringowej) oraz nocleg&oacute;w dla 150 (stu pięćdziesięciu) uczestnik&oacute;w/czek 4 (czterech) szkoleń warsztatowych (dalej Szkoleń), w tym: a) 1 (jedno) Szkolenie nr 1 (trzydniowe) dla 12 grup uczestnik&oacute;w, b) 1 (jedno) Szkolenie nr 2 (trzydniowe) dla 12 grup uczestnik&oacute;w, c) 1 (jedno) Szkolenie nr 3 (czterodniowe) dla 12 grup uczestnik&oacute;w, d) 1 (jedno) Szkolenie nr 4 (czterodniowe) dla 12 grup uczestnik&oacute;w. Łącznie zaplanowano 14 dni szkoleń dla każdego ze 150 uczestnik&oacute;w/czek, kt&oacute;rzy zostaną podzieleni na 12 grup szkoleniowych, co daje łącznie 168 dni szkoleń (14 dni x 12 grup). Każdy dzień szkoleniowy trwa co najmniej 8 godzin zegarowych, w tym wliczony czas na dwie/trzy przerwy kawowe i na obiad. Każda grupa szkoleniowa liczy ok 12-13 os&oacute;b (Zamawiający zastrzega możliwość zmiany liczebności grup o ok. 5 os., tj. w każdej grupie szkoleniowej może uczestniczyć nie mniej jak 7 os. i nie więcej jak 18 os.). Wykonawca zapewni salę szkoleniową/konferencyjną, nocleg i wyżywienie (śniadanie, obiad, kolację i przerwy kawowe) dla: 150 (stu pięćdziesięciu) uczestnik&oacute;w/czek Szkoleń nr 1, 2, 3 i 4 (podczas łącznie 168 dni szkoleń). Miejsca organizacji Szkoleń: a) Szkolenie nr 4 dla wszystkich 12 grup szkoleniowych zaplanowane w Warszawie/okolicach Warszawy odbędzie się w ośrodku szkoleniowo-konferencyjnym/hotelu na poziomie co najmniej 3-gwiazdkowym zlokalizowanym: i. na terenie miasta Warszawa (w odległości do 5 km od Dworca Centralnego w Warszawie) lub ii. na peryferiach Warszawy (tj. w odległości od 5 km do 20 km od Dworca Centralnego w Warszawie) pod warunkiem zapewnienia przez Wykonawcę (jeżeli taką potrzebę zgłoszą uczestnicy/czki Szkoleń) transportu dla uczestnik&oacute;w/czek Szkoleń z dworca gł&oacute;wnego do hotelu/ośrodka i z powrotem, przy czym środki transportu (autokary, busy) będą nie starsze niż 5 lat, z ważną polisą ubezpieczeniową a podmiot świadczący usługę transportu na rzecz Wykonawcy musi posiadać licencję na wykonywanie krajowego transportu drogowego os&oacute;b. b) Pozostałe Szkolenia nr 1-3 (tj. z wyłączeniem Szkoleń nr 4 w Warszawie) odbędą się w ośrodkach szkoleniowo-konferencyjnych/hotelach na poziomie co najmniej 3-gwiazdkowym w miastach/miejscach wskazanych w Harmonogramie, o kt&oacute;rym mowa w pkt 2) powyżej wg następujących założeń: i. hotel/ośrodek szkoleniowo-konferencyjny będzie zlokalizowany w odległości do 2 km od kolejowego dworca gł&oacute;wnego w danym mieście lub ii. hotel/ośrodek szkoleniowo-konferencyjny będzie zlokalizowany w odległości większej niż 2 km od kolejowego dworca gł&oacute;wnego w danym mieście pod warunkiem zapewnienia przez Wykonawcę (jeżeli taką potrzebę zgłoszą uczestnicy Szkolenia) transportu dla uczestnik&oacute;w Szkolenia z dworca gł&oacute;wnego do hotelu/ośrodka i z powrotem, przy czym środki transportu (autokary, busy) będą nie starsze niż 5 lat, z ważną polisą ubezpieczeniową a podmiot świadczący usługę transportu na rzecz Wykonawcy musi posiadać licencję na wykonywanie krajowego transportu drogowego os&oacute;b. c) Ww. odległości między miejscem Szkoleń a dworcem kolejowym należy liczyć zgodnie z długością trasy samochodowej. d) Wykonawca udostępni w miejscu organizacji każdego Szkolenia: i. bezpłatnie miejsca parkingowe dla wszystkich uczestnik&oacute;w/czek każdego Szkolenia, ii. mapę/przewodnik multimedialny ośrodka/hotelu, w kt&oacute;rym organizowane będzie każde Szkolenie wraz ze wskazaniem dostępnych architektonicznie toalet oraz miejsc trudnych sensorycznie. Wykonawca zapewni dopasowanie całodziennego wyżywienia dla wszystkich uczestnik&oacute;w/czek Szkoleń, kt&oacute;rzy zgłoszą zapotrzebowanie na specjalne diety eliminacyjne (eliminujące np. białko, izoleucyny, waliny, metioniny, treoniny) wynikające m.in. z chor&oacute;b przewlekłych i/lub rzadkich chor&oacute;b metabolicznych (np. fenyloketonuria, MSUD, kwasice, galaktozemia, glikogenozy, acydurie, cukrzyca itp.), gdyż nieodpowiednia dieta może zagrażać zdrowiu a w ekstremalnych przypadkach życiu chorego. Niniejszy wym&oacute;g dotyczy całodziennego wyżywienia ww. uczestnik&oacute;w/czek Szkoleń o szczeg&oacute;lnych potrzebach żywieniowych (tj. śniadań, obiad&oacute;w, kolacji, przerw kawowe), o czym Zamawiający poinformuje Wykonawcę w terminie do 2 (dw&oacute;ch) dni przed planowanym terminem danego Szkolenia (podając liczbę uczestnik&oacute;w/czek objętych specjalnymi wymaganiami dietetycznymi oraz rodzaj wymaganej dla nich diety adekwatnie do jednostki chorobowej). Zamawiający szacuje, że uczestnicy/czki Szkoleń, kt&oacute;rzy zgłoszą specjalne potrzeby żywieniowe dopasowane do wymagań eliminacyjnych diet w leczeniu rzadkich chor&oacute;b metabolicznych będą stanowić ok 10% wszystkich uczestnik&oacute;w/czek Szkoleń, z zastrzeżeniem, że dokładna ich liczba będzie znana po zamknięciu rekrutacji uczestnik&oacute;w/czek Szkoleń, kt&oacute;ra planowana jest na wrzesień 2025 r. Z uwagi na konieczność dopasowania całodziennego wyżywienia części uczestnik&oacute;w/czek Szkoleń do wymagań diet leczniczych, w tym eliminacyjnych diet w rzadkich chorobach metabolicznych, kt&oacute;rych muszą oni bezwzględnie przestrzegać dla zachowania zdrowia, a w skrajnych przypadkach życia, Zamawiający określił następujące zasady dotyczące uzgadniania całodziennego menu dla uczestnik&oacute;w/uczestniczek zgłaszających specjalne potrzeby żywieniowe: i. Wykonawca wskaże jednego przedstawiciela/lkę, kt&oacute;ry/a będzie wsp&oacute;łpracować z Zamawiającym przez cały okres realizacji Zam&oacute;wienia w zakresie zapewnienia całodziennego wyżywienia dla uczestnik&oacute;w/czek Szkoleń dopasowanego do zgłaszanych przez nich specjalnych potrzeb żywieniowych wynikających m.in. z wymagań leczniczych diet eliminacyjnych w leczeniu danej jednostki chorobowej, ii. Zamawiający przekaże Wykonawcy 4 (cztery) dni przed planowanym terminem każdego Szkolenia i ostatecznie potwierdzi najp&oacute;źniej 2 (dwa) dni przed planowanym terminem każdego Szkolenia liczbę uczestnik&oacute;w/czek zgłaszających specjalne potrzeby żywieniowe, w tym nazwę zgłaszanych przez nich jednostek chorobowych wymagających specjalnej diety eliminacyjnej, iii. Wykonawca przygotuje menu całodziennego wyżywienia dla uczestnik&oacute;w/czek Szkoleń zgłaszających specjalne potrzeby żywieniowe ze wskazaniem składu posiłk&oacute;w i wagi poszczeg&oacute;lnych składnik&oacute;w żywieniowych do zatwierdzenia przez Zamawiającego najp&oacute;źniej 24 (dwadzieścia cztery) godziny przed planowanym terminem rozpoczęcia Szkolenia, iv. Wykonawca zapewni na miejscu organizacji każdego Szkolenia dostępność szefa kuchni (odpowiadającego danego dnia organizacji Szkoleń za zawartość i przygotowanie posiłk&oacute;w wydawanych uczestnikom/czkom Szkoleń) w celu potwierdzenia przed rozpoczęciem wydawania posiłk&oacute;w z przedstawicielem Zamawiającego ich zgodności z uzgodnionym wcześniej menu, o kt&oacute;rym mowa w punkcie poprzednim. W Zapytaniu nie przewidziano składania ofert częściowych z uwagi wysokie wymagania stawiane Wykonawcy w zakresie zapewnienia uczestnikom/czkom Szkoleń całodziennego wyżywienia dopasowanego do wymagań specjalnych diet eliminacyjnych. Z tego powodu wypracowanie jednolitego standardu wsp&oacute;łpracy z jednym Wykonawcą jest niezbędne, aby ograniczyć ryzyko wystąpienia problem&oacute;w i błęd&oacute;w w zapewnieniu koniecznego standardu żywieniowego wśr&oacute;d uczestnik&oacute;w/czek dla zachowania ich zdrowia z uwagi na ich szczeg&oacute;lne potrzeby wynikające z rzadkich chor&oacute;b metabolicznych/chor&oacute;b przewlekłych. Szczeg&oacute;łowe warunki realizacji Zam&oacute;wienia, w tym harmonogram realizacji Szkoleń, określono w Zapytaniu ofertowym nr 1/2024/FPP.
<h2>Kryteria oceny</h2>
Kryterium nr I: Cena (max 70 pkt) Cena (C) - 70 % Ocena punktowa kryterium Cena (C): najniższa oferowana cena brutto Cena = _______________________________________ x 70 cena brutto badanej oferty
Kryterium nr II: klauzula społ. Klauzula dot. zatrudnienia przez Wykonawcę na podstawie um. o pracę os&oacute;b zaangażowanych w koordynację Zam&oacute;wienia przez cały okres Zam&oacute;wienia. Wykonawcy otrzymają 30 pkt, jeśli zadeklarują spełnienie klauzuli społ. lub 0 pkt jeśli nie zadeklarują spełnienia klauzuli.
<h2>Warunki zmiany umowy</h2>
Strony umowy nie mogą dokonywać istotnych zmian postanowień zawartej Umowy w stosunku do treści Oferty i Zapytania ofertowego, na kt&oacute;rych podstawie dokonano wyboru Wykonawcy z wyjątkiem następujących sytuacji: 1) w razie konieczności wykonania zam&oacute;wień dodatkowych (dodatkowych usług), kt&oacute;rych wykonanie jest niezbędne dla wykonania Przedmiotu Umowy, o ile taka zmiana jest zgodna z zasadami postępowania prowadzonego w trybie zasady konkurencyjności; 2) zmiana sposobu wykonania części Umowy, jeżeli zmiany w strukturze i organizacji Zamawiającego lub w procesach biznesowych w trakcie realizacji Umowy mają istotny wpływ na realizację Zam&oacute;wienia, 3) zmiana sposobu wykonania części Umowy, uzasadniona przyczynami technicznymi; 4) zmiana liczby uczestnik&oacute;w/czek o 10%, uzasadniona wynikami rekrutacji, kt&oacute;re będą znane po zamknięciu rekrutacji w Projekcie planowanej na wrzesień 2025 r., 5) zmiana liczby uczestnik&oacute;w/czek zgłaszających zapotrzebowanie na eliminacyjne diety lecznicze w leczeniu chor&oacute;b rzadkich oraz zmiana liczny uczestnik&oacute;w/czek z niepełnosprawnością, w tym ruchową, uzasadniona wynikami rekrutacji i potrzebami uczestnik&oacute;w/czek Szkoleń, kt&oacute;re będą znane po zamknięciu rekrutacji we wrześniu 2025 r.; 6) zmiana terminu realizacji Zam&oacute;wienia, w tym ramowego harmonogramu Szkoleń, o kt&oacute;rym mowa w par. 1, ust 3, pkt 2) polegająca na zmianie terminu i miejsc organizacji Szkoleń, skr&oacute;ceniu/wydłużeniu realizacji Zam&oacute;wienia, co będzie uzasadnione wynikami rekrutacji, w tym zgłoszonymi potrzebami uczestnik&oacute;w/czek Szkoleń oraz ich zgłoszeniami na danym termin Szkoleń, co oznacza m.in., że jeżeli na dany termin Szkolenia nie zbierze się minimalna liczba uczestnik&oacute;w/czek, Strony uzgodnią nowy termin organizacji Szkolenia; 7) zmiana polegająca na zapewnieniu w ramach Zam&oacute;wienia nocleg&oacute;w i całodziennego wyżywienia dla 1 (jednego) opiekuna Szkoleń, jeżeli jego uczestnictwo we wszystkich Szkoleniach nr 1, 2, 3 i 4 dla 12 (dwunastu) grup będzie uzasadnione decyzją Zamawiającego i KPRM z uwagi na szczeg&oacute;lne potrzeby uczestnik&oacute;w/czek Szkoleń zgłaszane w procesie rekrutacji. 8) uzasadniona konieczność zmiany warunk&oacute;w (w tym terminu) płatności wynagrodzenia (postanowienie to nie będzie rozumiane jako podstawa do podwyższenia wynagrodzenia); 9) zmiany dotyczą poprawienia błęd&oacute;w i oczywistych omyłek słownych, literowych i liczbowych, zmiany układu graficznego Umowy lub numeracji jednostek redakcyjnych, niepowodujące zmiany celu i istoty Umowy; 10) zmiany dotyczą uszczeg&oacute;łowienia, wykładni lub doprecyzowania poszczeg&oacute;lnych zapis&oacute;w Umowy, niepowodujących zmiany celu i istoty Umowy; 11) wystąpiło działanie siły wyższej; 12) wystąpiły zmiany powszechnie obowiązujących przepis&oacute;w prawa, w tym przepis&oacute;w podatkowych lub Wytycznych dla Programu FERS lub zmiany w innych Wytycznych, obowiązujących dla zawartej Umowy i wymagających zmiany Umowy zawartej z Wykonawcą lub wystąpiły zmiany ich interpretacji, w zakresie mającym wpływ na realizację Umowy; 13) na skutek działania organ&oacute;w władzy publicznej, w tym instytucji pośredniczącej, w szczeg&oacute;lności w sytuacji op&oacute;źnień wydania przez organy administracji lub inne podmioty wymaganych decyzji, zezwoleń, uzgodnień z przyczyn niezawinionych przez żadną ze Stron, a także w przypadku wydania opinii lub wytycznych mających wpływ na interpretację powszechnie obowiązujących przepis&oacute;w prawa; 14) potrzeba modyfikacji Przedmiotu Umowy pojawiła się w konsekwencji zmniejszenia budżetu realizowanego Zam&oacute;wienia z uzasadnionych przyczyn lub w wyniku niezależnych od Stron okoliczności, kt&oacute;rych skutkiem jest konieczność ograniczenia lub rezygnacja z określonej części zam&oacute;wienia, przy czym w tym wypadku zmiana Umowy wiązać się będzie z obniżeniem wynagrodzenia Wykonawcy; 15) zmiana Umowy, w szczeg&oacute;lności zmiana terminu realizacji Umowy wynika z uzasadnionych okoliczności o charakterze obiektywnym, kt&oacute;rych nie można było przewidzieć w dacie publikacji zapytania ofertowego, złożenia oferty przez Wykonawcę lub zawarcia Umowy; 16) zmiana strony Umowy w sytuacji, gdy w prawa i obowiązki Wykonawcy wstąpi inny podmiot, zgodnie z właściwymi przepisami (np. gdy zmiana wynika z sukcesji uniwersalnej lub częściowej w wyniku restrukturyzacji, w tym przejęcia, połączenia, nabycia lub upadłości przez innego Wykonawcę, kt&oacute;ry spełnia pierwotnie ustalone kryteria kwalifikacji podmiotowej, pod warunkiem, że nie pociąga to za sobą innych istotnych modyfikacji umowy i nie ma na celu obejścia zasad wynikających w szczeg&oacute;lności z Zapytania Ofertowego, umowy o dofinansowanie lub właściwych wytycznych); 17) wystąpiły zmiany wprowadzone w umowach pomiędzy Zamawiającym a inną niż Wykonawca stroną, w tym instytucjami nadzorującymi realizację projektu, w ramach kt&oacute;rego realizowane jest zam&oacute;wienie, niezależne od Stron i mające wpływ na realizację Umowy; 18) zmiana Umowy jest uzasadniona przyczynami technicznymi w ramach realizacji Przedmiotu Umowy, w zakresie: a) sposobu wykonania Umowy w obszarze organizacyjnym; b) wymagań Zamawiającego jeżeli wskutek okoliczności niezależnych od Stron, związanych z innym realizowanym przez Zamawiającego projektem lub z uwagi na okoliczności pozostające w związku z innymi obszarami działalności Zamawiającego ujawni się potrzeba wprowadzenia uzasadnionych zmian wymagań w realizacji Zam&oacute;wienia. Pozostałe warunki zmiany umowy z wykonawcą określa paragraf 7 umowy z wykonawcą, kt&oacute;rej projekt stanowi załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego.
</div>