Bożonarodzeniowe wydarzenie integracyjne

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Bożonarodzeniowe wydarzenie integracyjne
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Nowa Sól
Data publikacji	2024-11-22
Data składania ofert	02/12/2024, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	555200001 Usługi dostarczania posiłków 555100008 Usługi bufetowe 555110005 Usługi bufetowe oraz usługi kawiarniane dla ograniczonej grupy klientów 553200009 Usługi podawania posiłków 799521003 Usługi w zakresie organizacji imprez kulturalnych
Numer przetargu	5843927

<div>
 <h1>Organizacja i przeprowadzenie usługi pn. „Bożonarodzeniowe wydarzenie integracyjne”</h1>

<h2>Załączniki</h2>
 <ul>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1696054">Zapytania ofertowe</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1696096">Rormularz ofertowy</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1696098">Wykaz usług</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1696099">Oświadczenie o spełnieniu warunków</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1696100">Oświadczedczenie o braku podstaw do wykluczenia</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1696101">Wykaz osób</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1696102">Oświadczenie - obowiazek informacyjny</a></li>
 </ul>
 
 <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Bożonarodzeniowe wydarzenie integracyjne</h3>
 Przedmioty zamówienia
 Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie wydarzenia pn. „Bożonarodzeniowe wydarzenie integracyjne” dla Uczestników projektu w ramach projektu pn. „Aktywnie w przyszłość”. 
Celem wydarzenia jest integracja Uczestników i Uczestniczek projektu pn. „Aktywnie w przyszłość” w atmosferze Świąt Bożego Narodzenia z jednoczesnym zwróceniem uwagi na kształtowanie prawidłowych wzorców i relacji rodzinnych oraz podtrzymywanie tradycji świątecznych. Ważnym elementem wydarzenia jest integracja Uczestników projektu wokół dobra wspólnego i motywowanie się do dalszej pracy w kierunku poprawy swojego stanu zdrowia i podnoszenia kwalifikacji oraz kompetencji społeczno – zawodowych. 
Liczba uczestników: Uczestnikami wydarzenia będą: osoby bezrobotne, osoby z niepełnoprawnością oraz młodzież (w wieku 16-25 lat) z pieczy zastępczej w okresie usamodzielnienia – uczestnicy projektu pn. „Aktywnie w przyszłość”: 
Razem: 70 osób, w tym: 
1)	58 Uczestników projektu, w tym osoby poruszające się przy pomocy wózka inwalidzkiego/chodzika dla niepełnosprawnych/kul łokciowych, niskorosłe (1 osoba), mające problemy w poruszaniu się. 
2)	ok. 4 osób z otoczenia uczestników projektu – opiekunowie osób z niepełnosprawnością 
3)	8 pracowników ze strony Zamawiającego 
Miejsce organizacji wydarzenia: Powiat Nowosolski – duża sala (sale) na terenie Miasta Nowa Sól lub w promieniu nie większym niż 25 km od Nowej Soli (z zastrzeżeniem że Wykonawca zapewni w cenie zaoferowanej usługi transport zorganizowany dla Uczestników projektu w przypadku zorganizowania wydarzenia poza miastem Nowa Sól), w pomieszczeniu zamkniętym i ogrzewanym, ustrojonym w świątecznej scenerii. Miejsce powinno być bezpieczne, z dostępem do zaplecza sanitarno – higienicznego (adekwatnego do liczby uczestników wydarzenia - toalety z umywalkami i bieżącą wodą oraz przyborami toaletowymi – papier toaletowy, mydło, ręcznik papierowy, środki do dezynfekcji – uzupełniane na bieżąco podczas całego wydarzenia). Zapewnienie krzeseł i stolików dla co najmniej 70 osób w ilości umożliwiającej zjedzenie posiłku. Wykonawca zapewni też kosze na śmieci oraz uprzątnie miejsce po wydarzeniu, (włącznie ze śmieciami). Wykonawca dokona wszelkich zgłoszeń i uzyska wymagane pozwolenia na organizację wydarzenia, jeśli w miejscu jego organizacji jest to wymagane przepisami prawa lokalnego. 
Transport: 
W przypadku organizacji wydarzenia poza miastem Nowa Sól Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia autobusu z Nowej Soli (parking marketu „Mrówka” ul. Piłsudskiego w Nowej Soli) i Kożuchowa (dworzec PKS), do miejsca organizacji wydarzenia oraz autobusu powrotnego dla 70 osób dorosłych. Dowóz uczestników powinien gwarantować wszystkim jego uczestnikom udział w całym wydarzeniu. 
 
Wymagania obiektu w zakresie barier architektonicznych: 
Obiekt winien dostępny architektonicznie dla osób z niepełnosprawnościami ruchowym. Wszystkie pomieszczenia, w których będzie realizowane wydarzenie (sale warsztatowe, pomieszczenia, w których wydawane będą posiłki, pomieszczenia sanitarne, toalety itp.), winny być dostosowane do swobodnego poruszania się oraz dostępne dla osób z niepełnosprawnościami ruchowymi (Zamawiający informuje, że w grupie uczestników są osoby poruszające się na wózku inwalidzkim, osoby niskorosłe, osoby poruszające się przy pomocy kul łokciowych i chodzików). W przypadku organizacji wydarzenia powyżej parteru budynku, koniecznym wymogiem jest funkcjonowanie windy. Sale w których organizowane będzie wydarzenie musza być zlokalizowane w tym samym budynku. W przypadku wystąpienia barier architektonicznych, Wykonawca musi wskazać je w ofercie oraz podać sposób ich likwidacji. 
W ofercie Wykonawca wskaże miejsce organizacji wydarzenia, z podaniem dokładnego adresu (nazwa, ulica, numer budynek, wskazanie numeru piętra lub parter). 
Wyżywienie: w trakcie organizacji wydarzenia Wykonawca zapewni wyżywienie, które podane będzie w półmiskach i wazach na stołach, przyozdobionych świątecznie. Na stołach dla wszystkich uczestników powinno być nakrycie (duży talerz stołowy, talerz do zupy, talerzyk deserowy, nóż, widelec, łyżka do zupy, łyżeczka mała, widelczyk do ciasta, filiżanka do kawy/herbaty). W miarę potrzeby i na bieżąco Wykonawca wymienia brudne naczynia. W ramach wyżywienia Wykonawca zapewnia w ilości przynajmniej 1 porcji dla każdego uczestnika: barszcz wigilijny z uszkami, pierogi z kapustą i grzybami, pierogi „ruskie”, paszteciki z pieczarkami, ryba po grecku lub filet z ryby, sałatka śledziowa, krokiety z kapustą i grzybami, kompot wigilijny oraz zimne napoje (0,5 litra wody niegazowanej oraz 0,5 litra innego napoju/soku na osobę), po 2 kawałki ciasta świątecznego na osobę (sernik, makowiec, z masą/kremem), 3 rodzaje owoców (winogrono, mandarynki, banan lub kiwi), napoje ciepłe (kawa, herbata – bez ograniczeń). Ponadto Wykonawca zapewni cukier, śmietankę, cytrynę, pieczywo bez ograniczeń. 
Bufet warsztatowy: 
Podczas warsztatów, Wykonawca zapewnia bufet kawowy z ciastem i owocami dla wszystkich Uczestników i Uczestniczek, w skład którego wejdzie: kawa rozpuszczalna, nierozpuszczalna mielona, 2 rodzaje herbaty: czarna, owocowa, 3 rodzaje ciasta lub wypieków cukierniczych, śmietanka do kawy, cytryna, cukier, woda gazowana i niegazowana, 2 rodzaje soków 100%, serwetki lub ręcznik papierowy, kosz na śmieci. Bufet kawowy należy zorganizować w sali warsztatowej lub w miejscu do tego przystosowanym w odległości do 50 metrów od sali warsztatowej. 
Upominki: Wykonawca zapewni każdemu uczestnikowi wydarzenia upominek w postaci świątecznego stroika/ świecznika/ figurki świątecznej/„gwiazdy betlejemskiej”/ lub innej pamiątki świątecznej. Upominek powinien różnić się od tego co uczestnicy wykonywać będą na warsztatach z ozdób świątecznych. Razem 70 upominków. 
Warsztaty z zakresu ozdób świątecznych: 
Wykonawca zorganizuje na terenie obiektu, w którym będzie organizowane wydarzenie 2 godzinne (2 x 60 minut) warsztaty z zakresu wykonywania ozdób świątecznych (np. bombki, stroiki, świeczniki czy dekoracje świąteczne). Zajęcia należy poprowadzić w 3 grupach po ok. 20 osób w każdej grupie. Każdą z grup prowadzi szkoleniowiec posiadający kwalifikacje i doświadczenie do pracy z osobami z niepełnosprawnością/ i lub młodzieżą. Wykonawca zapewnia wszelkie materiały i pomoce na zajęcia. 
Prowadzący warsztaty: Wykonawca zapewni co najmniej 3 osoby prowadzące zajęcia, posiadające wykształcenie co najmniej średnie oraz umiejętności manualne/plastyczne/techniczne, ponadto osoby te powinny posiadać doświadczenie w pracy z osobami z niepełnosprawnością/i lub młodzieżą. Wykonawca w załączniku „Wykaz osób” opisze wykształcenie, posiadane doświadczenie/umiejętności manualne/plastyczne/techniczne wskazanych osób. 
Ponadto Wykonawca w cenie organizacji wydarzenia zapewni: 
Animatora - osobę prowadzącą całe wydarzenie wraz z oprawą muzyczną i odpowiednim nagłośnieniem (w trakcie wydarzenia w tle powinna być odtwarzana świąteczna muzyka np. kolędy, pastorałki). 
Koordynator wydarzenia ze strony Wykonawcy: 
Wykonawca zapewnia Koordynatora wydarzenia, który na bieżąco będzie przeciwdziałać występującym problemom, posiadającego doświadczenie w pełnieniu funkcji koordynatora szkoleń/warsztatów/konferencji dla osób z niepełnosprawnością. Koordynator uczestnicy w wydarzeniu od jego rozpoczęcia do zakończenia, współpracuje z Koordynatorem projektu ze strony Zamawiającego. Wykonawca wskaże z imienia i nazwiska koordynatora wydarzenia w ofercie z podaniem jego numeru telefonu i adresu e-mail oraz załączy jego CV do oferty. 
Dopuszcza się łączenie funkcji podczas realizacji wydarzenia. 
Zaleca się aby osoby obsługujące Wydarzenie były ubrane w stroje adekwatne do charakteru Wydarzenia. 
Ubezpieczenie: 
Wykonawca zapewnienia ubezpieczenie NNW o wartości co najmniej 20 tys. złotych podczas organizacji wydarzenia dla każdego uczestnika. Ponadto uwzględnić należy koszty tzw. ubezpieczenia grupowego, gdzie Wykonawca otrzyma tylko i wyłącznie Listę z imieniem (imionami) i nazwiskiem Uczestnika wydarzenia. Razem 70 osób. 
Ramowy przebieg wydarzenia: 
9:30 – 9:45 przywitanie uczestników 
9.45 – 12.00 – przeprowadzenie warsztatów w 3 grupach z zakresu wykonywania ozdób świątecznych 
12.10 – 12.45 – przerwa obiadowa 
12.45 – 15.00 – organizacja wydarzenia Bożonarodzeniowego, w tym: 
– koncert pastorałek (muzyka na żywo min. na 2 instrumentach) oraz innych animacji/atrakcji wskazanych przez Wykonawcę 
– obiad świąteczny. 
Wykonawca może wskazać dodatkowe animacje / atrakcje, które oferuje realizować w trakcie wydarzenia. Będą one dodatkowo punktowane przy ocenie oferty w kryterium „Atrakcyjność”. Wykonawca dołączy do oferty wykaz dodatkowych animacji/atrakcji w formie załącznika. 
Dodatkowe atrakcje/animacje 
Wykonawca dołączy do oferty program wydarzenia, uwzględniający warunki zamówienia ze wskazaniem planowanych animacji/atrakcji dodatkowych. 
Dodatkowe obowiązki Wykonawcy 
1.	Wykonawca jest zobowiązany do sporządzenia raportu z organizacji wydarzenia, a także wykonania i dostarczenia Zamawiającemu dokumentacji fotograficznej na nośniku CD/DVD/pendrive, w terminie 14 dni od wykonania usługi 
2.	Zamawiający zastrzega sobie, że produkty nieskonsumowane z bufetu oraz obiadu świątecznego pozostają własnością Zamawiającego. Wykonawca posprząta zużyte naczynia, niedojedzone posiłki i śmieci. Natomiast niespożyte w wydarzeniu posiłki i napoje zostaną przekazane przez Wykonawcę Zamawiającemu, w celu przekazania ich nieobecnym w wydarzeniu Uczestnikom projektu.

<h2>Kryteria oceny</h2>
 Oferta z najniższą ceną otrzyma 50 punktów, inne proporcjonalnie mniej według wzoru: 
najniższa cena brutto 
 (C) = ------------------------------------- x 50 = ilość punktów 
 cena brutto badanej oferty
 Atrakcyjność 
Wykonawca może wskazać dodatkowe animacje / atrakcje, które oferuje realizować w trakcie wydarzenia. Będą one dodatkowo punktowane przy ocenie oferty 
- jedna dodatkowe animacja / atrakcja: 10 pkt 
- dwie dodatkowe animacje / atrakcje: 20 pkt 
- trzy dodatkowe animacje / atrakcje: 30 pkt
 Aspekt społeczny - 20% (max. 20 pkt) 
Opis przyznawania punktów w Kryterium aspekt społeczny został opisany w Rozdziale V punkt 2 Kryteria premiujące, podpunkt c) aspekt społeczny
 
 <h2>Warunki zmiany umowy</h2>

1. Dopuszcza się zmianę istotnych warunków umowy w przypadku: 
a) zmiany przepisów powszechnie obowiązującego prawa w zakresie mającym wpływ na realizację umowy. 
b) zmiany terminu realizacji Wydarzenia, jeżeli w przyczyny zdarzeń losowych oraz innych szczególnych okoliczności bezpośrednio wpływających na prawidłową realizację zamówienia, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, nie będzie możliwości przeprowadzenia Wydarzenia w założonym terminie; 
c) innych istotnych warunków postanowień umowy, gdy ich dotrzymanie przez Wykonawcę nie jest możliwe ze względu na okoliczności, na które strony nie mają wpływu, 
d) wystąpienia zdarzeń siły wyższej, przez które należy rozumieć zdarzenia nagłe, wywołane przyczyną zewnętrzną, pozostające poza kontrolą obu stron umowy, 
e) wystąpienia zdarzeń niezależnych od Zamawiającego, których nie dało się przewidzieć na dzień zawarcia umowy, a których wystąpienie powoduje konieczność zmiany umowy. 
2. Zmiana umowy może zostać zainicjowana zarówno na wniosek Zamawiającego, jak i na wniosek Wykonawcy, po przeprowadzeniu przez Strony negocjacji i ustaleń. 
3. Wszelkie zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 
4. Zmiana umowy może nastąpić również w innych przypadkach określonych w „Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021 – 2027”.
 </div>