Usługa obejmująca nocleg, wyżywienie oraz dostęp do sal.

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Usługa obejmująca nocleg, wyżywienie oraz dostęp do sal.
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Polska
Data publikacji	2024-11-06
Data składania ofert	15/11/2024, Godzina 08:00
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	553000003 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 551200007 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 551100004 Hotelarskie usługi noclegowe
Numer przetargu	5799752

<div>
 <h1>Kuźnia Ekspertów NGO</h1>

<h2>Załączniki</h2>
 <ul>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1666877">Zapytanie ofertowe</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1666878">Formularz oferty</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1666879">Oświadczenie potencjał</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1666880">Dysponowanie obiektem na ter. województwa</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1666883">Dostosowanie do potrzeb OzN</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1666886">Brak powiązań</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1666888">Przesłanki wykluczenia: art. 5k, oraz art 7</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1666900">RODO</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1666902">Wzór umowy</a></li>
 </ul>
 
 <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Usługa obejmująca nocleg, wyżywienie oraz dostęp do sal. </h3>
 Przedmioty zamówienia
 Zapewnienie usługi obejmującej nocleg, wyżywienie oraz dostęp do sali szkoleniowej podczas szkoleń wyjazdowych w ramach projektu 
„Kuźnia Ekspertów NGO” 
współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach programu Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego 2021-2027 współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus 
 
Przedmiotem niniejszego zamówienia jest świadczenie usług obejmujących: 
●	zapewnienie usługi noclegowej, 
●	zapewnienie usługi restauracyjnej, 
●	zapewnienie nieodpłatnie sali szkoleniowej wraz z niezbędnym wyposażeniem, 
dla uczestników szkoleń wyjazdowych - średnio 11 osób na każde szkolenie, w formule: 
10 zjazdów po 2 dni (podczas każdego dwudniowego zjazdu na każdą osobę przypada 1 nocleg, 2 obiady, 1 kolacja, 1 śniadanie, 2 przerwy kawowe uzupełniane). 
 
Zjazdy będą organizowane w okresie: grudzień 2024-grudzień 2025, przy czym termin pierwszego zjazdu to 3-4 grudnia 2024r. 
 
Dokładne terminy pozostałych zjazdów będą wybierane w porozumieniu z wybranym Wykonawcą, jednak planuje się realizację zjazdów w dniach roboczych, nie obejmujących weekendów, średnio co 3-4 tygodnie. 
2.1.	Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: 
Przedmiotem niniejszego zamówienia jest świadczenie usług obejmujących zapewnienie usługi obejmującej nocleg, wyżywienie oraz dostęp do sali szkoleniowej podczas dwudniowych szkoleń wyjazdowych dla 5 grup szkoleniowych liczących średnio 10 osób + 1 trener w okresie grudzień 2024-grudzień 2025. 
 
a)	Opis usługi noclegowej: 
●	usługa noclegowa musi być zrealizowana na terenie województwa warmińsko-mazurskiego; 
●	obiekt powinien znajdować się w miejscu dogodnym w kontekście dojazdu komunikacją publiczną (w miejscowości, w której znajduje się obiekt musi być przystanek komunikacji publicznej, umożliwiający dojazd w godz. 9:30 – 11:00 rano i powrót ok. godz. 14:00-16:00), 
●	obiekt musi zagwarantować miejsce noclegowe dla średnio 11 osób, 
●	obiekt musi dysponować pokojami 2-osobowymi oraz 1-osobowymi (w przypadku noclegu trenera lub nieparzystej liczby osób lub osób różnej płci), każdy pokój wyposażony w łazienkę z prysznicem oraz pojedyncze łóżka, 
●	nie dopuszcza się zakwaterowania części uczestników w innym (współpracującym) ośrodku/hotelu, 
●	pokoje hotelowe zostaną udostępnione w pierwszym dniu pobytu od godz. 9:30, i w ostatnim dniu pobytu do godziny 15:00, 
●	obiekt musi dysponować pokojami oraz infrastrukturą dostosowaną do potrzeb osób 
z niepełnosprawnościami, 
●	przy obiekcie musi być zlokalizowany bezpłatny parking na minimum 10 samochodów osobowych, 
●	w godzinach nocnych od godz. 22.00 do godz. 6.00 zapewniony zostanie wypoczynek dla uczestników szkoleń, niezakłócony hałasami i odbywającymi się imprezami, spotkaniami towarzyskimi np. wesela, meeting’i itp., 
●	obiekt musi być wyposażony w bazę restauracyjną (sala restauracyjna), 
●	ze względu na region, z którego pochodzić będą uczestnicy szkoleń preferowane będą obiekty położone bliżej miasta wojewódzkiego, tj. Olsztyna (szczegółowy opis preferencji znajduje się w części dotyczącej kryteriów oceny). 
●	w przypadku zaistnienia sytuacji uczestnictwa w szkoleniu nieparzystej liczby osób pod względem płci, Wykonawca udostępni dodatkowy pokój dla kobiety lub mężczyzny w zależności od zgłoszonych potrzeb. 
●	zmiana obiektu będzie musiała każdorazowo podlegać akceptacji Zamawiającego. Zmieniony obiekt będzie musiał spełniać wymogi określone w zapytaniu ofertowym. 
 
b)	Opis usługi restauracyjnej: 
●	usługa restauracyjna musi być zapewniona w obiekcie, w którym zapewniona będzie usługa noclegowa; 
●	śniadanie w formie bufetu szwedzkiego dla średnio 11 osób: min. 2 dania na ciepło (1 mięsne i 1 bezmięsne), pieczywo, masło, sery, warzywa, świeże owoce, wędliny, napoje (herbata, kawa, śmietanka/mleko do kawy, cukier, cytryna, 2 rodzaje soków, woda mineralna gazowana i niegazowana); 
●	obiad w formie bufetu szwedzkiego dla średnio 11 osób: 1 zupa bezmięsna lub 2 rodzaje zupy (mięsna i bezmięsna) – min. 300 ml/os.; 2 rodzaje dań głównych (1 mięsne i 1 bezmięsne); min. 
2 dodatki w postaci surówki/warzyw; 2 rodzaje dodatków w postaci: ryż, kasza, ziemniaki, frytki, makaron; napoje: woda gazowana i niegazowana, 2 rodzaje soków; deser; 
●	przerwy kawowe ciągłe (uzupełnianie stołu pomiędzy przerwami) dla średnio 11 osób składające się z: kawy z ekspresu, herbaty (min. 4 rodzaje), ciastek, ciasta pieczonego (min. 2 rodzaje), mleka, cukru, cytryny, wody niegazowej i gazowanej, soków – min. 2 rodzaje, świeżych owoców, 
●	kolacja w formie stołu szwedzkiego, dla średnio 11 osób: min. 2 dania na ciepło (1 mięsne i 1 bezmięsne), pieczywo, masło, sery, warzywa, wędliny, napoje (herbata, kawa, śmietanka/mleko do kawy, cukier, cytryna, 2 rodzaje soków, woda mineralna gazowana i niegazowana); 
Zamawiający zastrzega sobie prawo do zgłoszenia diety specjalnej, tj. diety bezmlecznej, bezglutenowej, cukrzycowej, niskotłuszczowej, wegańskiej i in. Zamawiający poinformuje Wykonawcę o tym fakcie oraz o liczbie osób objętych specjalną dietą najpóźniej 1 dzień przed szkoleniem. 
 
c)	 Wymagania dodatkowe: 
Wykonawca nieodpłatnie zapewni dostępną przez cały czas trwania pobytu uczestników salę szkoleniową dla średnio 10 osób + trener z możliwością indywidualnej aranżacji, 
●	sala szkoleniowa powinna liczyć min. 40 m2, 
●	sala szkoleniowa powinna mieścić się w obiekcie, gdzie będzie zapewniona usługa noclegowa i restauracyjna; 
●	sala szkoleniowa musi zapewniać uczestnikom warunki zgodne z zasadami BHP: powierzchnia, oświetlenie (sala z dostępem do światła dziennego), odpowiednia wentylacja, ogrzewanie, dostępna dla osób z niepełnosprawnościami, 
●	sala szkoleniowa musi być usytuowana w miejscu zapewniającym swobodne prowadzenie zajęć, m.in. znajdująca się poza strefą jadalną, odizolowana od dostępu osób postronnych i przypadkowych, 
●	sale będą wyposażone w: krzesła, stoły mobilne, ekran, flipchart z markerami, oświetlenie górne 
i boczne, klimatyzację, 
●	Wykonawca zobowiązuje się do udostępnienia bazy szkoleniowej w dniu przyjazdu od godz. 9:30, 
i w ostatnim dniu pobytu do godziny 16:00. 
 
Wykonawca składający ofertę wyraża zgodę na proporcjonalne obniżenie ceny usługi w przypadku pobytu mniejszej liczby odbiorców usług. Jednocześnie Wykonawca akceptuje możliwość realizacji zamówienia 
i zapłaty przez Zamawiającego za zgłoszoną każdorazowo liczbę osób. Informacja o liczbie uczestników zgłaszana będzie z 1-dniowym wyprzedzeniem.

<h2>Kryteria oceny</h2>
 Cena (C)- 60% 
W cenie należy uwzględnić wszelkie koszty jakie Wykonawca poniesie w związku z realizacją zamówienia.
 Standard zaproponowanego obiektu (SZO)- 20% 
Standard jest rozumiany zgodny z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. 2004 nr 188 poz. 1945 z późn. zm).
 Odległość (O)- 20% 
Odległość będzie liczona w linii prostej pomiędzy adresem ośrodka wskazanego w ofercie (w Załączniku nr 3 – Oświadczeniu o spełnieniu warunków dotyczących obiektu) a Centrum Olsztyna (rozumianym jako adres Urzędu Miasta Olsztyna - pl. Jana Pawla II 1, 10-101 Olsztyn)
 
 <h2>Warunki zmiany umowy</h2>

Umowa może zostać zmieniona w przypadkach o których mowa w sekcji 3.2.4. pkt.4 Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków dla EFS+ na lata 2021-2027.
 </div>