Usługa hotelowa, wyżywienie, sale szkoleniowe

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Usługa hotelowa, wyżywienie, sale szkoleniowe
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Polska
Data publikacji	2024-11-05
Data składania ofert	13/11/2024, Godzina 09:00
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	553000003 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 551200007 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji
Numer przetargu	5796267

<div>
    <h1>Zapewnienie usługi hotelowej i restauracyjnej oraz wynajem sal szkoleniowych  dla uczestników projektu.</h1>

<h2>Załączniki</h2>
    <ul>
            <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1668044">Zapytanie ofertowe</a></li>
            <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1668045">Załącznik nr 1</a></li>
            <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1668046">Załącznik nr 2</a></li>
            <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1668047">Załącznik nr 3</a></li>
        </ul>
    
    <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Usługa hotelowa, wyżywienie, sale szkoleniowe</h3>
        <strong>Przedmioty zamówienia</strong>
                    <p>Zapewnienie przez wykonawcę usługi hotelowej i restauracyjnej oraz wynajem sal szkoleniowych dla uczestników warsztatów w trakcie realizacji projektu. <br />
Wykonawca będzie informowany o planowanych warsztatach i związanej z tym potrzebą zapewnienia usług stanowiących przedmiot zamówienia na tydzień przed ich odbyciem.<br />
Liczba osób jednorazowo jednej grupie to max. 25 osób (grupy przeważnie 20 osobowe).<br />
W jednym czasie mogą odbywać warsztaty maksymalnie 2 grupy (50 osób).<br />
Gotowość wykonawcy do przyjęcia jednocześnie 2 grup w każdym miesiącu trwania umowy – max 50 osób na okres do 6 dni każda grupa (także w miesiącach wakacyjnych tj. lipiec i sierpień oraz ferii zimowych) z możliwością pobytu również w weekendy tzw. Świąteczne (np. 1-3 maja, 15 sierpnia, Długi weekend listopadowy, Weekend 3 Króli, Majówka, Boże Ciało). Wariantowo może to być jedna grupa na 6 dni i kolejna grupa w kolejne 6 dni co w skali miesiąca wymaga zagwarantowania rezerwacji na pobyt 12 – dniowy wliczając dni robocze i wolne od pracy, tj. pon. – pt. oraz sob. – niedz. Pierwszy pobyt szkoleniowy ustalono w dniach 24 -30 listopada 2024 lub 25.11.2024 – 01.12.2024.<br />
Proszę o przygotowanie kalkulacji cenowej netto/brutto w przeliczeniu na jednego uczestnika osobno za nocleg i wyżywienie całodzienne oraz całej kwoty za usługę wraz ze wskazaniem dziennej stawki wynajmu sali szkoleniowej.<br />
Ceny obejmują koszt jednostkowy brutto/netto dla jednego uczestnika osobno za:<br />
- Jeden nocleg – cena<br />
- Wyżywienie całodzienne – cena<br />
- wynajem Sali szkoleniowej – cena za godzinę (8 godzin w ciągu dnia)<br />
Oraz<br />
Kwota całościowa za:<br />
Noclegi – kwota za całe zlecenie<br />
Wyżywienie – kwota za całe zlecenie<br />
Sala szkoleniowa – kwota za całe zlecenie<br />
wzór stanowi tabela 1.1 z załącznika nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.<br />
Zakres oferty wymagany przez Zamawiającego w procesie wyboru oferentów:<br />
•	Noclegi dla uczestników projektu w pokojach 2 osobowych z oddzielnymi łóżkami<br />
•	Wyżywienie trzy dniowe dla uczestników projektu (śniadanie, obiad*, kolacja, **przerwa kawowa)<br />
*Obiad musi uwzględniać:<br />
·	zupę, drugie danie, napój lub kompot (w szklanych butelkach lub woda z dystrybutora wody pitnej w szklanych dzbankach.<br />
·	możliwość podania posiłku specjalnego (np. bezglutenowy, bez laktozy, koszerny), w szczególności jeśli zgłoszone zostały specjalne potrzeby uczestników projektu (o czym zamawiający poinformuje na min. 3 dni przed rozpoczęciem świadczenia usług)<br />
·	jedzenie i napoje serwowane w naczyniach wielorazowego użytku, do ponownego wykorzystania, np. szklanych lub ceramicznych; nie jest dozwolone używanie plastikowych naczyń lub sztućców; w przypadku wydarzeń w plenerze istnieje możliwość wykorzystania naczyń biodegradowalnych.<br />
** Przerwa kawowa obejmuje:<br />
·	kawę, herbatę, wodę (w szklanych butelkach lub woda z dystrybutorów wody pitnej   serwowana w szklanych dzbankach), mleko, cukier lub jego zamiennik, cytrynę, drobne słone lub słodkie przekąski typu paluszki lub kruche ciastka lub owoce.<br />
·	powinna uwzględniać specjalne potrzeby osób (np. wegetariańskie, bezglutenowe).<br />
·	jedzenie i napoje serwowane są w naczyniach wielorazowego użytku, do ponownego   wykorzystania, np. szklanych lub ceramicznych; nie jest dozwolone używanie plastikowych naczyń lub sztućców; w przypadku wydarzeń w plenerze istnieje możliwość wykorzystania naczyń biodegradowalnych.<br />
•	Sale szkoleniowe wyposażone w: klimatyzację, rzutnik (ew. projektor), telewizor, magnetowid/dvd, tablicę flipchart<br />
•	Elastyczność w ustalaniu dokładnych dat warsztatów – nie więcej niż 15 dni warsztatowych w miesiącu.<br />
•	 Hotel o standardzie 3 gwiazdkowym <br />
•	Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za kontakt i współpracę z Regionem Elbląskim NSZZ &quot;Solidarność&quot;<br />
•	Liczba dni warsztatowych: 162 dni – istnieje możliwość realizacji dla 2 grup warsztatowych jednocześnie. Liczba dni warsztatowych odpowiada liczbie dni, w których mają być zapewnione usługi hotelowe, restauracyjne, oraz wynajem sal szkoleniowych.<br />
•	Czas trwania jednego warsztatu to 3 dni następujące po sobie, 24 godziny dydaktyczne (średnio w czasie 1 dnia – 8 godzin dydaktycznych)<br />
•	Do 12 dni szkoleniowych w każdym miesiącu realizacji umowy razem z sobotami i niedzielami (także w miesiącach wakacyjnych tj. lipiec i sierpień  oraz ferii zimowych) z możliwością pobytu również w weekendy tzw. Świąteczne (np. 1-3 maja, 15 sierpnia, Długi weekend listopadowy, Weekend 3 Króli, Majówka, Boże Ciało)<br />
• Okres realizacji: planowany termin rozpoczęcia i pierwszego warsztatu – 24 lub 25 listopada 2024 r. Czas trwania projektu – realizacji zamówienia do 31 sierpnia 2026 roku.<br />
•	Miejsce lokalizacji obiektu – jedno z trzech województw: pomorskie, kujawsko-pomorskie, warmińsko-mazurskie<br />
•	Liczba osób biorących udział w jednym warsztacie: co najmniej 15, maksymalnie 25 osób.<br />
•	Maksymalna liczba nocujących w jednym terminie – 50 osób<br />
•	Maksymalna liczba usług zamówionych w ramach umowy wynosi: 3240 noclegów,  3240 śniadań, obiadów i kolacji i przerw kawowych,<br />
•	Sale szkoleniowe: maksymalna liczba dni szkoleniowych: 162 dni wynajmu sal szkoleniowych (162 dni x 8 godzin = 1296 godziny wynajmu sal)<br />
•	Wykorzystanie ww. usług uzależnione będzie od faktycznego zapotrzebowania na usługi przez uczestników projektu.<br />
</p>

<h2>Kryteria oceny</h2>
                <p>Cena Brutto (MC) 80 pkt. oceniana zgodnie ze wzorem:<br />
W ocenie ofert w ramach zapytania ofertowego zastosowano mnożnik ceny (MC)<br />
MC=(CNO/CWO)* procent wagowy (80%)<br />
CNO - Cena brutto najtańszej oferty.<br />
CWO - Cena brutto ocenianej oferty.</p>
                <p>Klauzule społeczne (KS) 20 pkt. Opis kryterium znajduje się w załączniku Zapytanie Ofertowe</p>
            
        <h2>Warunki zmiany umowy</h2>

<p>1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany warunków umowy w sytuacji gdy okoliczności niezależne od Zamawiającego, a wynikające z realizacji projektu FERS 2021-2027, w ramach którego ogłoszono zapytanie ofertowe, uniemożliwią realizację tych usług. <br />
2. Zamawiający jest uprawniony do zmiany umowy w następujących przypadkach i okolicznościach: <br />
a) konieczności wydłużenia okresu obowiązywania o okres nie dłuższy niż 6 miesięcy, w przypadku braku realizacji całego zakresu umowy w pierwotnym okresie obowiązywania umowy; <br />
b) zmiany dotyczą realizacji dodatkowych dostaw, usług od dotychczasowego wykonawcy, nieobjętych zamówieniem podstawowym, o ile stały się niezbędne i zostały spełnione łącznie następujące warunki: <br />
i. zmiana wykonawcy nie może zostać dokonana z powodów ekonomicznych lub technicznych, w szczególności dotyczących zamienności lub interoperacyjności sprzętu, usług lub instalacji, zamówionych w ramach zamówienia podstawowego, <br />
ii. zmiana wykonawcy spowodowałaby istotną niedogodność lub znaczne zwiększenie kosztów dla zamawiającego, <br />
iii. wartość zmian nie przekracza 50% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie, <br />
c) zmiana nie prowadzi do zmiany ogólnego charakteru umowy i zostały spełnione łącznie następujące warunki: <br />
i. konieczność zmiany umowy spowodowana jest okolicznościami, których zamawiający, działając z należytą starannością, nie mógł przewidzieć, <br />
ii. wartość zmian nie przekracza 50% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie, <br />
d) wykonawcę, któremu zamawiający udzielił zamówienia, ma zastąpić nowy wykonawca: <br />
i. w wyniku sukcesji, wstępując w prawa i obowiązki wykonawcy, w następstwie przejęcia, połączenia, podziału, przekształcenia, upadłości, restrukturyzacji, dziedziczenia lub nabycia dotychczasowego wykonawcy lub jego przedsiębiorstwa, o ile nowy wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu oraz nie pociąga to za sobą innych istotnych zmian umowy, a także nie ma na celu uniknięcia stosowania zasady konkurencyjności, lub <br />
ii. w wyniku przejęcia przez zamawiającego zobowiązań wykonawcy względem jego podwykonawców – w przypadku zmiany podwykonawcy, zamawiający może zawrzeć umowę z nowym podwykonawcą bez zmiany warunków realizacji zamówienia z uwzględnieniem dokonanych płatności z tytułu dotychczas zrealizowanych prac,  <br />
e) zmiana nie prowadzi do zmiany ogólnego charakteru umowy, a łączna wartość zmian jest mniejsza niż 5 382 000 EUR w przypadku robót budowlanych, a 140 000 EUR w przypadku dostaw i usług i jednocześnie jest mniejsza od 10% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie w przypadku zamówień na usługi lub dostawy albo, w przypadku zamówień na roboty budowlane, jest mniejsza od 15% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie. <br />
Zmiana umowy w sprawie zamówienia jest istotna, jeżeli powoduje, że charakter umowy zmienia się w sposób istotny w stosunku do pierwotnej umowy, w szczególności jeżeli zmiana: wprowadza warunki, które gdyby zostały zastosowane w postępowaniu o udzielenie zamówienia, to wzięliby w nim udział lub mogliby wziąć udział inni wykonawcy lub przyjęte zostałyby oferty innej treści; narusza równowagę ekonomiczną stron umowy na korzyść wykonawcy, w sposób nieprzewidziany w pierwotnej umowie; w sposób znaczny rozszerza albo zmniejsza zakres świadczeń i zobowiązań wynikający z umowy; polega na zastąpieniu wykonawcy, któremu zamawiający udzielił zamówienia, nowym wykonawcą w przypadkach innych, niż wskazane w lit. d.</p>
    </div>