Kompleksowa usługa zorganizowania wydarzenia

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Kompleksowa usługa zorganizowania wydarzenia
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Białystok
Data publikacji	2024-11-04
Data składania ofert	12/11/2024, Godzina 10:00
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	555000005 Usługi bufetowe oraz w zakresie podawania posiłków 553000003 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 551200007 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 800000004 Usługi edukacyjne i szkoleniowe
Numer przetargu	5792686

<div>
    <h1>ZAPYTANIE OFERTOWE w ramach postępowania nr 5/PKB/PCE na kompleksową usługę zorganizowania wydarzenia w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP — Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ:Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.</h1>

<h2>Załączniki</h2>
    <ul>
            <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1666239">Zapytanie ofertowe</a></li>
            <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1666240">Zał. 1 Formularz ofertowo- cenowy</a></li>
            <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1666241">Zał. 2 Oświadczenie Wykonawcy</a></li>
            <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1666242">Zał. 3 Wykaz osób</a></li>
            <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1666243">Zał. 4 Wzór umowy</a></li>
        </ul>
    
    <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Kompleksowa usługa zorganizowania wydarzenia</h3>
        <strong>Przedmioty zamówienia</strong>
                    <p>Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa zorganizowania spotkania specjalistycznego w ramach projektu „Promocja gospodarcza MSP — Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: lnternacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP. Wydarzenie odbędzie się w dniu 12 grudnia 2024 r. Planowane jest dla ok. 25 uczestników. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany terminu realizacji ww. wydarzenia.<br />
Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej.<br />
1.	Wynajęcie sali konferencyjnej w Białymstoku:<br />
a)	wynajęcie sali konferencyjnej na wydarzeniu w dniu 12 grudnia 2024 r.,<br />
b)	sala zapewniająca min. 25 miejsc siedzących, z nagłośnieniem oraz odpowiednim sprzętem multimedialnym do wyświetlenia prezentacji (projektor i ekran projekcyjny, pointer, laptop), z prywatnym parkingiem oraz zachowaniem wymaganego reżimu sanitarnego, z dostępem do szatni i toalety, a także z zapewnionym dostępem dla osób z niepełnosprawnościami; ostateczna liczba wymaganych miejsc siedzących zostanie podana 2 dni przed wydarzeniem,<br />
c)	dostępność sali w godzinach 9.30-14.00,<br />
d)	sala konferencyjna zlokalizowana w Białymstoku, w hotelu o standardzie co najmniej 3* lub w ośrodku/centrum (np. konferencyjnym, wystawienniczym itp.),<br />
e)		spełnione warunki dyskrecji (sala zamknięta, bez możliwości przechodzenia przez nią lub przebywania osób niebiorących udziału w konferencji),<br />
f)	wyposażenie sali w klimatyzację z możliwością regulacji temperatury, <br />
g)	przed wejściem na salę zapewnienie 1 stołu/lady oraz 2 krzeseł na stanowisko recepcji,<br />
h)	zapewnienie na sali dodatkowych 5 stołów/stolików oraz 10 krzeseł, przeznaczonych do rozmów B2B,<br />
i)	możliwość ustawienia stołu/stołów i krzeseł/foteli do seminarium dla 3-4 Prelegentów,<br />
j)	zapewnienie wody dla Prelegentów,<br />
I)	zapewnienie co najmniej 4 mikrofonów przenośnych,<br />
m)	możliwość umieszczenia przy drzwiach wejściowych oraz na drodze do sali stojaków <br />
z plakatem/ programem wydarzenia,<br />
n)	możliwość umieszczenia ścianek promocyjnych, roll-upów, banerów,<br />
o)	dostęp do WI-FI dla uczestników wydarzenia,<br />
p)	zapewnienie miejsca na catering.<br />
<br />
2.	Zapewnienie wyżywienia:<br />
a)	zapewnienie wyżywienia na wydarzeniu w dniu 12 grudnia 2024 r.,<br />
b)	liczba uczestników jednego wydarzenia: ok. 25 osób,<br />
c)	ostateczna liczba uczestników zostanie podana 2 dni przed wydarzeniem;<br />
d)		w przypadku zwiększonego lub zmniejszonego zainteresowania danym wydarzeniem powinna być możliwość zmiany ilości zamówienia ilości wyżywienia oraz wynikającej z tego tytułu proporcjonalnej zmiany wartości zamówienia,<br />
e)		zapewnienie bufetu kawowego w tym: kawa, herbata (co najmniej 3 rodzaje herbat w torebkach do wyboru), adekwatna ilość cukru, cytryn pokrojonych w plasterki, mleka do Kawy, woda mineralna w dzbankach - co najmniej 250 ml/os, sok owocowy 100% (min. 2 rodzaje, uzupełniany w sposób ciągły), min. 3 rodzaje ciastek kruchych i 3 rodzaje ciasta domowego, min. 4 rodzaje owoców,<br />
f)	zapewnienie przekąsek typu „finger foods” (min. 5 różnych typów w tym 2 wegetariańskie) min. 5 sztuk/osoba– propozycja menu powinna być dostarczona do Zamawiającego najpóźniej 4 dni przed wydarzeniem,<br />
g)	zapewnienia niezbędnej ilości naczyń, sztućców, zastawy stołowej, półmisków, serwetek, obrusów pojemników na śmieci i odpadki i innego niezbędnego wyposażenia (nie dopuszcza się wykorzystania naczyń jednorazowych) - Wykonawca zadba o higieniczne i estetyczne podanie posiłków zgodnie z przyjętymi standardami.<br />
<br />
3.	Zapewnienie 3 Prelegentów (ekspertów w danej dziedzinie) legitymujących się odpowiednim przygotowaniem oraz doświadczeniem  i wiedzą w zakresie niniejszego zapytania pn. „Klub Eksportera. Znaczenie wartości i norm kulturowych w budowaniu długofalowych relacji biznesowych na rynkach zagranicznych” tj. co najmniej: Przedstawiciela uczelni wyższych (min. 1 osoby); przedstawiciela przedsiębiorstw sektora MŚP/ Praktyka specjalizującego się w danym zakresie  (min. 1 osoby).<br />
Doświadczenie każdego z prelegentów w wystąpieniach publicznych, rozumiane jest jako wygłoszenie co najmniej 3 prelekcji / prezentacji / wykładów wygłoszonych w ramach spotkań / szkoleń / konferencji / kongresów, realizowanych w ostatnich 5 latach przed upływem terminu składania ofert.<br />
Prelekcja każdego z Prelegentów powinna trwać ok. 15-20 minut. Po prelekcji Prelegenci zobowiązani są do odpowiedzi na pytania uczestników w trakcie sesji pytań i odpowiedzi, która potrwa maksymalnie do 30 minut.</p>

<h2>Kryteria oceny</h2>
                <p>Cena netto - 100%<br />
LP = Cmin/Co *100<br />
LP - liczba punktów za kryterium cena netto<br />
Cmin – najniższa wartość netto oferty, która wpłynęła w odpowiedzi na zapytanie ofertowe<br />
Co – wartość netto oferty rozpatrywanej<br />
Oferta z największą liczbę punktów (LP), zostanie uznana najkorzystniejszą.</p>
            
        <h2>Warunki zmiany umowy</h2>

<p>1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamknięcia niniejszego postępowania przed upływem terminu<br />
składania ofert bez podania przyczyn.<br />
2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamknięcia niniejszego postępowania bez dokonania wyboru<br />
którejkolwiek ze złożonych ofert.<br />
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian do umowy z przyczyn niezależnych od<br />
Zamawiającego, których nie udało się przewidzieć na etapie przygotowania zapytania ofertowego.<br />
4. W przypadku gdy wybrany Oferent odstąpi od zawarcia umowy w sprawie zamówienia, Zamawiający<br />
może zawrzeć umowę z Oferentem, który w prawidłowo przeprowadzonym postępowaniu o udzielenie<br />
zamówienia uzyskał kolejną najwyższą liczbę punktów.</p>
    </div>