Zapewnienie usługi obejmującej nocleg oraz wyżywienie

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Zapewnienie usługi obejmującej nocleg oraz wyżywienie
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Elbląg
Data publikacji	2024-10-16
Data składania ofert	24/10/2024, Godzina 10:00
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	553000003 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 551200007 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 551100004 Hotelarskie usługi noclegowe
Numer przetargu	5749322

<div>
    <h1>Kuźnia Ekspertów NGO</h1>

<h2>Załączniki</h2>
    <ul>
            <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1635822">1_KENGO_2024 Zapytanie ofertowe</a></li>
            <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1635823">Formularz oferty</a></li>
            <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1635824">Oświadczenie potencjał</a></li>
            <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1635825">Oświadczenie_brak powiązań</a></li>
            <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1635826">oświadczenia dotyczącego przesłanek wykluczenia z art. 5k Rozporządzenia 833_2014 oraz art. 7 ust</a></li>
            <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1635827">OŚWIADCZENIE W ZAKRESIE WYPEŁNIENIA OBOWIĄZKÓW INFORMACYJNYCH RODO</a></li>
            <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1635828">Wzór umowy z Wykonawcą</a></li>
            <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1636331">Zapytanie ofertowe_wersja aktualna</a></li>
        </ul>
    
    <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Zapewnienie usługi obejmującej nocleg oraz wyżywienie </h3>
        <strong>Przedmioty zamówienia</strong>
                    <p>UWAGA! <br />
W DNIU  16.10.24 ZOSTAL ZMIENIONY ZALACZNIK :1_KENGO_2024 Zapytanie ofertowe_aktualizacja z dn. 16.10.2024 - NALEZY ZAPOZNAC SIE Z AKTUALNYM ZALACZNIKIEM<br />
<br />
Zapewnienie usługi obejmującej nocleg oraz wyżywienie podczas dwudniowego forum przedstawicieli organizacji pozarządowych w ramach projektu<br />
„Kuźnia Ekspertów NGO” <br />
współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach programu Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego 2021-2027 współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus<br />
<br />
Niniejsze postępowanie jest prowadzone zgodnie z zasadą konkurencyjności, o której mowa w podrozdziale 3.2 Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027. <br />
Do postępowania nie mają zastosowania przepisy ustawy Prawo Zamówień Publicznych.<br />
<br />
Przedmiotem niniejszego zamówienia jest świadczenie usług obejmujących zapewnienie usługi noclegowej oraz restauracyjnej dla 100 uczestników i 5 prowadzących uczestników podczas forum. <br />
Forum odbędzie się w dniach 22-23.11.2024r.<br />
<br />
<br />
a.	Charakterystyka  obiektu:<br />
•	obiekt, w którym świadczone będą usługi jest zlokalizowany w mieście Elbląg (województwo warmińsko-mazurskie),<br />
•	obiekt powinien znajdować się w miejscu dogodnym w kontekście dojazdu komunikacją publiczną (w miejscowości, w której znajduje się obiekt musi być przystanek komunikacji publicznej, umożliwiający dojazd w godz. 8:00 – 10:30 rano i powrót ok. godz. 16:00-19:30),<br />
•	w pobliżu obiektu musi być zlokalizowany parking dla samochodów osobowych,<br />
•	obiekt powinien być usytuowany w granicach miasta Elbląg.<br />
•	obiekt dysponuje i udostępni bezpłatnie salę szkoleniową wraz z niezbędnym wyposażeniem dla 105 osób- uczestników Forum, podczas II dnia wydarzenia, tj. 23 listopada w godzinach 9.00-14.00. Wymagania dotyczące sali:<br />
•	sala powinna mieścić się w obiekcie, gdzie będzie zapewniona usługa noclegowa <br />
i restauracyjna;<br />
•	sala musi zapewniać uczestnikom warunki zgodne z zasadami BHP: powierzchnia, oświetlenie (sala z dostępem do światła dziennego), odpowiednia wentylacja, ogrzewanie, <br />
•	sala musi być dostępna dla osób z niepełnosprawnościami,<br />
•	sala musi być usytuowane w miejscu zapewniającym swobodne prowadzenie zajęć, m.in. znajdować się poza strefą jadalną, odizolowana od dostępu osób postronnych i przypadkowych,<br />
•	sala powinna być wyposażona w: krzesła, ekran, flipchart z markerami, oświetlenie górne i boczne, ogrzewanie,<br />
<br />
<br />
b.	Opis usługi noclegowej: <br />
•	obiekt musi dysponować miejscami noclegowymi w pokojach jedno i dwuosobowych;<br />
•	szacowana liczba pokoi objętych usługą w ramach niniejszego zapytania to: 50 pokoi dwuosobowych oraz 5 pokoi jednoosobowych);<br />
•	każdy pokój musi być wyposażony w łazienkę (toaleta, umywalka, prysznic/wanna) oraz pojedyncze łóżka,<br />
•	nie dopuszcza się zakwaterowania części uczestników w innym (współpracującym) ośrodku/hotelu,<br />
•	pokoje hotelowe zostaną udostępnione w pierwszym dniu pobytu od godz. 9:30, do ostatniego dnia pobytu do godziny 15:00. Ewentualna zmiana godzin doby hotelowej może nastąpić w porozumieniu i za zgodą Zamawiającego.<br />
•	obiekt musi dysponować pokojami oraz infrastrukturą dostosowaną do potrzeb osób <br />
z niepełnosprawnościami, <br />
•	w godzinach nocnych od godz. 22.00 do godz. 6.00 zapewniony zostanie wypoczynek dla uczestników szkoleń, niezakłócony hałasami i odbywającymi się imprezami, spotkaniami towarzyskimi np. wesela, meeting’i itp.,<br />
•	podana powyżej ilość osób objętych usługą noclegową jest szacunkowa i może ulec zmianie. Nie stanowi ona zatem ostatecznego wymiaru zamówienia, w wyniku czego nie może być podstawą do zgłaszania roszczeń z tytułu realizacji zamówienia lub być podstawą odmowy zrealizowania zamówienia. <br />
Zamawiający zastrzega sobie prawo do:<br />
•	zmniejszenia liczby osób objętych usługą noclegową – w przypadku, kiedy część uczestników spotkania nie będzie potrzebowała noclegu, a co za tym idzie zmniejszenia wskazanej wyżej liczby pokoi jedno i dwuosobowych;<br />
•	zwiększenia liczby osób objętych usługą noclegową, a co za tym idzie zwiększenia wskazanej wyżej liczby pokoi jedno i dwuosobowych – w przypadku konieczności przyjęcia większej ilości uczestników lub zapewnienia warunków odpowiadających na szczególne potrzeby uczestników. Ewentualna konieczność zwiększenia liczby uczestników zostanie skonsultowana z Wykonawcą.<br />
Liczba osób korzystających z usługi noclegowej wraz z informacją o ilości pokoi jednoosobowych i dwuosobowych zostanie podana Wykonawcy przez Zamawiającego najpóźniej na 2 dni przed realizacją usługi. Zapłata nastąpi za rzeczywiście zgłoszoną liczbę osób, zgodnie z cennikiem wskazanym w ofercie.<br />
<br />
<br />
c.	Opis usługi restauracyjnej:<br />
•	usługa restauracyjna musi być zapewniona w obiekcie, w którym zapewniona będzie usługa noclegowa i będzie obejmować:<br />
•	śniadanie dla 105 osób (II dzień spotkania): min. 2 dania na ciepło (1 mięsne i 1 bezmięsne), pieczywo, masło, sery, warzywa, wędliny, napoje (herbata, kawa, śmietanka/mleko do kawy, cukier, cytryna, 2 rodzaje soków, woda mineralna gazowana i niegazowana);<br />
•	2 obiady dla 105 osób (I i II dzień spotkania): 1 zupa bezmięsna lub 2 rodzaje zupy (mięsna i bezmięsna) – min. 400 ml/os.; 2 rodzaje dań głównych (1 mięsne i 1 bezmięsne); -  min. 2 dodatki w postaci surówki/warzyw; 2 rodzaje dodatków w postaci: ryż, kasza, ziemniaki, frytki, makaron; napoje: woda gazowana i niegazowana, 2 rodzaje soków; Gramatura zestawów obiadowych: - w przypadku dania mięsnego (mięso) lub rybnego (ryba) nie mniej niż 170 g : - ziemniaki, kasza, ryż, makaron - nie mniej niż 170 g; - surówka lub gotowane jarzyny - nie mniej niż 150 g; - danie jarskie i półmięsne - gramatura nie mniej niż 400 gram;<br />
•	kolację dla 105 osób (I dzień spotkania): min. 2 dania na ciepło (1 mięsne i 1 bezmięsne), min. 2 rodzaje zimnych przekąsek, pieczywo, masło, sery, warzywa, wędliny, napoje (herbata, kawa, śmietanka/mleko do kawy, cukier, cytryna, 2 rodzaje soków, woda mineralna gazowana i niegazowana); <br />
•	1 przerwa kawowa uzupełniana (II dnia w godzinach 9:00 – 14:00), dla 105 osób składające się z: kawy, herbaty (min. 4 rodzaje), ciastek, ciasta pieczonego (min. 2 rodzaje), mleka, cukru, cytryny, wody niegazowej i gazowanej, soków – min. 2 rodzaje, świeżych owoców,<br />
•	Zamawiający zastrzega sobie prawo do zgłoszenia diety specjalnej, tj. diety bezmlecznej, bezglutenowej, cukrzycowej, niskotłuszczowej, wegańskiej i in. Zamawiający poinformuje Wykonawcę o tym fakcie oraz o liczbie osób objętych specjalną dietą najpóźniej 2 dni przed realizacją usługi.<br />
•	podana powyżej ilość osób objętych usługą restauracyjną jest szacunkowa i może ulec zmianie. Nie stanowi ona zatem ostatecznego wymiaru zamówienia, w wyniku czego nie może być podstawą do zgłaszania roszczeń z tytułu realizacji zamówienia lub być podstawą odmowy zrealizowania zamówienia. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia lub zwiększenia liczby osób objętych usługą restauracyjną. Liczba osób korzystających z usługi zostanie podana Wykonawcy przez Zamawiającego najpóźniej na 2 dni przed realizacją usługi. Zapłata nastąpi za rzeczywiście zgłoszoną liczbę osób, zgodnie z cennikiem wskazanym w ofercie.<br />
<br />
d.	  Wymagania dodatkowe:<br />
Wykonawca zapewni bezpłatnie: salę konferencyjną dla co najmniej 100 osób + 5 prowadzących, dostępną: II dnia (23 listopada 2024 r.) w godz. 9:00 – 14:00. <br />
</p>

<h2>Kryteria oceny</h2>
                <p>Cena- 70%<br />
W cenie należy uwzględnić wszelkie koszty jakie Wykonawca poniesie w związku z realizacją zamówienia.b.	W przypadku kryterium &quot;Cena&quot; oferta otrzyma zaokrągloną do dwóch miejsc po przecinku ilość punktów wynikającą z działania:<br />
<br />
Cena łączna brutto najtańszej oferty Cena łączna brutto oferty</p>
                <p>Standard zaproponowanego obiektu - 30%<br />
Standard jest rozumiany zgodny z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. 2004 nr 188 poz. 1945 z późn. zm</p>
            
        <h2>Warunki zmiany umowy</h2>

<p>2.	Umowa może zostać zmieniona w przypadkach o których mowa w sekcji 3.2.4. pkt.4 Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków dla EFS+ na lata 2021-2027.</p>
    </div>