Organizacja Konferencji

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Organizacja Konferencji
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Kraków
Data publikacji	2024-10-16
Data składania ofert	15/11/2024
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	553000003 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 551200007 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 799500008 Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów
Numer przetargu	5748338

&nbsp; Asocjacja Wad Zastawkowych Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego organizuje: &bdquo;III Og&oacute;lnopolską Konferencję Asocjacji Wad Zastawkowych Serca Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego&rdquo;&nbsp; Termin konferencji: 08.03.2025 roku Miejsce konferencji: Krak&oacute;w Przewidywana liczba uczestnik&oacute;w: 250-400 os&oacute;b Forma uczestnictwa: tryb stacjonarny, jedna sala Organizację konferencji Asocjacja Wad Zastawkowych Serca PTK pragnie powierzyć profesjonalnej firmie z dużym doświadczeniem. Do gł&oacute;wnych zadań firmy odpowiedzialnej za zorganizowanie konferencji należeć będzie:&nbsp;
Zadanie 1:
1. Zapewnienie obsługi technicznej sali wykładowej i całego obiektu wraz z przygotowaniem pomieszczenia i systemu dla przyjmowania prezentacji w zakresie nie objętym umową z właścicielem obiektu. 2. Przygotowanie wystawy firm farmaceutycznych i produkujących sprzęt medyczny oraz korespondencja techniczna z firmami i zapewnienie pomocy wystawcom w czasie przygotowania stoisk wystawienniczych. 3. Wykonanie projektu oraz zakup i spakowanie toreb z materiałami kongresowymi. 4. Profesjonalna dokumentacja fotograficzna całego wydarzenia. 5. Pozyskanie, a następnie podjęcie pełnej wsp&oacute;łpracy ze Sponsorami konferencji - firmami farmaceutycznymi i niefarmaceutycznymi - w tym podpisanie odpowiednich um&oacute;w, ich egzekwowanie, rozliczenie. 6. Zapewnienie obsługi cateringowej dla uczestnik&oacute;w konferencji.
Zadanie 2:
1. Rejestracja, bez udziału PTK, uczestnik&oacute;w Konferencji drogą elektroniczną i w czasie Konferencji, z możliwością dokonywania płatności kartą płatniczą, obsługa recepcji z wydawaniem identyfikator&oacute;w i materiał&oacute;w konferencyjnych i certyfikat&oacute;w uczestnictwa. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z uczestnikami Konferencji. 2. Gromadzenie na specjalnie do tego celu utworzonym subkoncie opłat zjazdowych wpłacanych przez uczestnik&oacute;w konferencji lub inne podmioty działające w ich imieniu, ich księgowanie oraz wystawianie odpowiednich dokument&oacute;w księgowych celem potwierdzenia wpływu ww. opłat zjazdowych. 3. Wskazanie możliwości zakwaterowania dla uczestnik&oacute;w konferencji. 4. Zapewnienie transportu dla wybranych wykładowc&oacute;w.
Zadanie 3:
1. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi Gośćmi, wykładowcami i prezentującymi prace naukowe. 2. Szeroka informacja o konferencji (media, strona internetowa, czasopisma medyczne). 3. Przygotowanie i wydanie materiał&oacute;w konferencyjnych, w tym programu konferencji. 4. Ubezpieczenie konferencji. 5. Przygotowanie niezbędnych dokument&oacute;w księgowych i wsp&oacute;łpraca w rozliczeniu konferencji z Działem Finansowo-Księgowym PTK. 6. Uzyskanie punkt&oacute;w edukacyjnych oraz certyfikatu INFARMA, Polmed i MedTech dla Konferencji. 7. Przygotowanie niezbędnych projekt&oacute;w um&oacute;w i dokument&oacute;w formalnoprawnych i wsp&oacute;łpraca w tym zakresie z radcą prawnym PTK 8. Przygotowanie niezbędnych dokument&oacute;w księgowych i wsp&oacute;łpraca w rozliczeniu Konferencji z Działem Finansowo-Księgowym PTK. 9. Zabezpieczenie dobrej bieżącej wsp&oacute;łpracy z Komitetem Organizacyjnym.
Oferty w wersji papierowej i zgodnej elektronicznej (PDF), podpisane przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta, należy składać w terminie 15.11.2025 r., z dopiskiem "III Og&oacute;lnopolska Konferencja Asocjacji Wad Zastawkowych Serca PTK&rdquo; na adres:
Oddział Hepatologii Og&oacute;lnej ul. Prądnicka 80, 31-202 Krak&oacute;w
oraz w wersji elektronicznej (.PDF) należy przesłać na poniższy adres mailowy: <a href="mailto:lidia.tomkiewicz-pajak@uj.edu.pl">lidia.tomkiewicz-pajak@uj.edu.pl</a>, <a title="m.stapor@szpitaljp2.krakow.pl" href="mailto:m.stapor@szpitaljp2.krakow.pl%C2%A0">m.stapor@szpitaljp2.krakow.pl&nbsp;</a> &nbsp; Oferta winna zawierać ponadto informacje na temat oferenta dotyczące jego dotychczasowych dokonań w zakresie organizowania podobnych konferencji.
Zalecane jest dołączenie informacji i dokument&oacute;w wykazanych poniżej, niezbędnych w przypadku podjęcia decyzji o zawarciu umowy:
1. Firma, siedziba i adres oferenta oraz dokumenty potwierdzające status prawny oferenta (aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej). 2. Dokumenty stwierdzające, że osoby, kt&oacute;re będą działać przy wykonaniu oferty (umowy) posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia. 3. Oświadczenie oferenta, że nie zalega on z opłacaniem podatk&oacute;w, oraz składek na ubezpieczenie społeczne. 4. Oświadczenia oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania upadłościowego ani nie ogłoszono upadłości oraz, że nie jest w stanie likwidacji. 5. Określenie ceny wykonania zam&oacute;wienia wraz ze sposobem obliczenia ceny oraz kosztorysem. Szczeg&oacute;łowy zakres i warunki wsp&oacute;łpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie zawartej z PTK.
Oceny ofert dokona Komisja Konkursowa Oceny ofert dokona komisja konkursowa złożona z członk&oacute;w Zarząd&oacute;w Asocjacji w składzie:
1. Prof. dr hab. med. Lidia Tomkiewicz-Pająk - Przewodnicząca Komisji 2. Prof. Monika Komar - Członek Komisji 3. Dr med. Maciej Stąp&oacute;r - Członek Komisji
Komisja zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty, jak r&oacute;wnież nie wybrania żadnej ze złożonych ofert bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji. Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepis&oacute;w art. 66-71 kodeksu cywilnego.
&nbsp;
Harmonogram:
Termin składania ofert w formie pisemnej i elektronicznej: 15.11.2025
Otwarcie ofert i rozstrzygnięcie: 22.11.2025
Planowane podpisanie umowy: 2.12.2025
Komitet Organizacyjny III Konferencji Asocjacji Wad Zastawkowych Serca Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego 2025
Uwaga: Jako załącznik do oferty, stanowiący jej część integralną, należy przedstawić koszty z uwzględnieniem poszczeg&oacute;lnych punkt&oacute;w zapytania w ramach zadań.
&nbsp;
&nbsp;
&nbsp;