Zapewnienie przestrzeni eventowej

Szkolenia i Edukacja

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Zapewnienie przestrzeni eventowej
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Rzeszów
Data publikacji	2024-10-14
Data składania ofert	21/10/2024, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	799500008 Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów 799520002 Usługi w zakresie organizacji imprez 799510005 Usługi w zakresie organizowania seminariów 793422005 Usługi w zakresie promocji 805000009 Usługi szkoleniowe
Numer przetargu	5742366

<div>
<h1>ZAPYTANIE OFERTOWE nr 3/2024/LI/EVENT obejmujące zapewnienie przestrzeni eventowej na dwa wydarzenia &bdquo;Demoday&rdquo; w Warszawie oraz zapewnienie przestrzeni promocyjnej w Warszawie, Wrocławiu i Rzeszowie lub okolicach</h1>
<h2>Załączniki</h2>
<ul>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1632599">Zapytanie ofertowe 3-2024-LI-EVENT</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1632601">1. Formularz ofertowy</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1632602">2. Oświadczenie oferenta</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1632604">3. Wykaz zrealizowanych usług</a></li>
</ul>
<h2>Części zam&oacute;wienia</h2>
<h3>Zapewnienie przestrzeni eventowej</h3>
Przedmioty zam&oacute;wienia
I. Informacje o zam&oacute;wieniu: Przedmiotem zam&oacute;wienia jest świadczenie przez Wykonawcę usługi w ramach projektu pn. &bdquo;AccelStart&rdquo; w ramach Działania 2.27 Laboratorium Innowatora (oferta dla operatorów), Program Operacyjny Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki, Umowa o dofinansowanie nr FENG.02.27-IP.02-0028/23. Realizacja usługi zleconej przez Zamawiającego obejmować będzie zapewnienie przestrzeni eventowej na dwa Wydarzenia Demoday w centralnym obszarze biznesu w Warszawie, zapewnienie przestrzeni promocyjnej na dwa dni w postaci stoiska dla min. 2 os&oacute;b na uczelni wyższej w Warszawie, zapewnienie przestrzeni promocyjnej w postaci stoiska dla min. 2 os&oacute;b, rollupu i ścianki promocyjnej na konferencji/wydarzeniu dla ekosystemu startupowego z co najmniej 500 uczestnikami we Wrocławiu oraz w Rzeszowie lub okolicach. Uprawnionym oferentem jest: 1) osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, kt&oacute;rej status będzie weryfikowany na podstawie wpisu do CEIDG. Forma wsp&oacute;łpracy: umowa o świadczenie usług informatycznych (B2B); 2) osoba prawna prowadząca działalność gospodarczą, kt&oacute;rej status będzie weryfikowany na podstawie wpisu do KRS. Forma wsp&oacute;łpracy: umowa o świadczenie usług informatycznych (B2B); 3) osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej. Forma wsp&oacute;łpracy: umowa cywilno-prawna. Na usługi świadczone przez Wykonawcę składają się: - usługa polegająca na zapewnieniu przestrzeni eventowej na dwa Wydarzenia Demoday w centralnym obszarze biznesu w Warszawie, - usługa polegająca na zapewnieniu przestrzeni promocyjnej na dwa dni w postaci stoiska dla 2 os&oacute;b na uczelni wyższej w Warszawie, - usługa polegająca na zapewnieniu przestrzeni promocyjnej w postaci stoiska dla min. 2 os&oacute;b, rollupu i ścianki promocyjnej na konferencji/wydarzeniu dla ekosystemu startupowego z co najmniej 500 uczestnikami we Wrocławiu, - usługa polegająca na zapewnieniu przestrzeni promocyjnej w postaci stoiska dla min. 2 os&oacute;b, rollupu i ścianki promocyjnej na konferencji/wydarzeniu dla ekosystemu startupowego z co najmniej 500 uczestnikami w Rzeszowie lub okolicach, - usługa polegająca na odbiorze rollup-&oacute;w i ścianki z siedziby Zamawiającego, dostawy na miejsce wydarzenia oraz odbioru z miejsca wydarzenia i dostawy do siedziby Zamawiającego po zakończeniu wydarzenia Harmonogram realizacji zam&oacute;wienia 1. Zapewnienie przestrzeni eventowej na dwa wydarzenia Demo Day: - Pierwszy Demoday &ndash; IV kwartał 2025 r. - Drugi Demoday &ndash; III kwartał 2026 r. 2. Zapewnienie przestrzeni promocyjnej na dwa dni, w formie stoiska dla dw&oacute;ch os&oacute;b wraz z co najmniej 1 roll-upem, na uczelni wyższej w Warszawie: IV kwartał 2024 r. 3. Zapewnienie przestrzeni promocyjnej w postaci stoiska dla min. 2 os&oacute;b, rollupu i ścianki promocyjnej na konferencji/wydarzeniu dla ekosystemu startupowego z co najmniej 500 uczestnikami we Wrocławiu do końca 2025 roku; 4. Zapewnienie przestrzeni promocyjnej w postaci stoiska dla min. 2 os&oacute;b, rollupu i ścianki promocyjnej na konferencji/wydarzeniu dla ekosystemu startupowego z co najmniej 500 uczestnikami w Rzeszowie lub okolicach do końca 2025 roku. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany termin&oacute;w w harmonogramie realizacji zam&oacute;wienia. Zam&oacute;wienie przewiduje świadczenie usługi dla Zamawiającego w okresie od dnia podpisania umowy do 30.11.2026 r. II. Szczeg&oacute;łowy opis przedmiotu zam&oacute;wienia: Przedmiotem zam&oacute;wienia jest świadczenie przez Wykonawcę usługi w ramach projektu pn. &bdquo;AccelStart&rdquo; w ramach Działania 2.27 Laboratorium Innowatora (oferta dla operatorów), Program Operacyjny Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki, Umowa o dofinansowanie nr FENG.02.27-IP.02-0028/23. Przedmiot zapytania ofertowego obejmuje: 1. Zapewnienie przestrzeni eventowej na dwa wydarzenia "Demoday" w centralnym obszarze biznesu w Warszawie o następującym zapleczu: - na minimum 120 os&oacute;b, - z dostępem do minimum dw&oacute;ch środk&oacute;w komunikacji miejskiej w odległości 100m, - dostępem i udogodnieniami dla os&oacute;b niepełnosprawnych, w tym winda, toaleta oraz szerokie korytarze, - zaplecze techniczne w postaci: ekranu 3 x 2 metry, nagłośnieniem i zestawem mikrofon&oacute;w, - miejscem recepcyjnym do rejestracji uczestnik&oacute;w. 2. Zapewnienie przestrzeni promocyjnej na dwa dni w postaci stoiska dla 2 os&oacute;b na uczelni wyższej w Warszawie: - na kt&oacute;rej studiuje powyżej 10 000 student&oacute;w, - kt&oacute;ra posiada akredytację PKA, - kt&oacute;ra jest członkiem minimum 3 międzynarodowych organizacji i sieci, - kt&oacute;ra prowadzi studia 3. stopnia. 3. Zapewnienie przestrzeni promocyjnej w postaci stoiska dla min. 2 os&oacute;b, rollupu i ścianki promocyjnej na konferencji/wydarzeniu dla ekosystemu startupowego z co najmniej 500 uczestnikami we Wrocławiu (1 wydarzenie) oraz w Rzeszowie lub okolicach (1 wydarzenie) 4. Odbioru rollup-&oacute;w i ścianki z siedziby Zamawiającego, dostawy na miejsce wydarzenia oraz odbioru z miejsca wydarzenia i dostawy do siedziby Zamawiającego po zakończeniu wydarzenia. Odbi&oacute;r prac odbywał się będzie w oparciu o protok&oacute;ł odbioru usługi pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą. Płatności realizowane będą w oparciu o faktury VAT lub r&oacute;wnoważne dokumenty księgowe po dokonaniu odbioru usługi. Płatność za realizację usługi nastąpi w terminie do 30 dni od dnia wystawienia faktury VAT. Zamawiający nie przewiduje płatności zaliczkowych. III. Termin realizacji zam&oacute;wienia Zamawiający przewiduje realizację usługi polegającej na zapewnieniu przestrzeni eventowej na dwa wydarzenia "Demoday" w centralnym obszarze biznesowym w Warszawie oraz zapewnieniu przestrzeni promocyjnej na dwa dni w formie stoiska dla dw&oacute;ch os&oacute;b na uczelni wyższej w Warszawie. Realizacja zam&oacute;wienia nie może być dłuższa niż od dnia podpisania umowy do 30 listopada 2026 r., IV. Miejsce realizacji zam&oacute;wienia - Warszawa w centralnym obszarze biznesu &ndash; dotyczy zapewnienia przestrzeni eventowej na dwa wydarzenia "Demoday". Lokalizacja powinna dysponować odpowiednim zapleczem technicznym umożliwiającym organizację wydarzeń zgodnie z wymaganiami wskazanymi w pkt III.2. Szczeg&oacute;łowy opis przedmiotu zam&oacute;wienia niniejszego Zapytania ofertowego. - Warszawa &ndash; uczelnia wyższa &ndash; dotyczy zapewnienia przestrzeni promocyjnej na dwa dni w postaci stoiska dla min. 2 os&oacute;b zgodnie z wymaganiami wskazanymi w pkt III.2. Szczeg&oacute;łowy opis przedmiotu zam&oacute;wienia niniejszego Zapytania ofertowego. - Wrocław oraz Rzesz&oacute;w lub okolice - dotyczy zapewnienia przestrzeni promocyjnej na minimum dw&oacute;ch konferencjach/wydarzeniach dla ekosystemu startupowego na min. 500 os&oacute;b zgodnie z wymaganiami wskazanymi w pkt. III.2. Szczeg&oacute;łowy opis przedmiotu zam&oacute;wienia niniejszego Zapytania ofertowego. Minimalne kompetencje Wykonawcy: Posiada doświadczenie w świadczeniu usług z zakresu organizacji event&oacute;w krajowych i międzynarodowych świadczonych przez co najmniej 24 miesiące przed upływem terminu składania ofert, z wykazaniem średniego miesięcznego przychodu na poziomie minimum 10 000 zł netto w ciągu ostatnich 12 miesięcy przed upływem terminu składania ofert
<h2>Kryteria oceny</h2>
Cena - 100% (maksymalnie 100 punkt&oacute;w). Szczeg&oacute;ły odnośnie przyznawania punktacji w kryterium znajdują się w Zapytaniu ofertowym - będącym załącznikiem do ogłoszenia.
<h2>Warunki zmiany umowy</h2>
1. Zamawiający dopuszcza zmianę warunk&oacute;w umowy w szczeg&oacute;lności w zakresie zmiany terminu realizacji Zam&oacute;wienia w przypadku wystąpienia okoliczności zmiany terminu realizacji projektu pn. &bdquo;AccelStart&rdquo; czego nie można było przewidzieć na etapie Zapytania ofertowego. 2. Zmiana nie prowadzi do zmiany charakteru umowy i zostały spełnione łącznie następujące warunki: a) konieczność zmiany umowy spowodowana jest okolicznościami, kt&oacute;rych Zamawiający, działając z należytą starannością, nie m&oacute;gł przewidzieć, b) wartość zmiany nie przekracza 30% wartości zam&oacute;wienia określonej pierwotnie w umowie.
</div>