Zapewnienie sali konferencyjnej oraz wyżywienia

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Zapewnienie sali konferencyjnej oraz wyżywienia
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Poznań
Data publikacji	2024-10-10
Data składania ofert	17/10/2024, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	550000000 Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego 555200001 Usługi dostarczania posiłków 553200009 Usługi podawania posiłków 553210006 Usługi przygotowywania posiłków 551200007 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 702200009 Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne
Numer przetargu	5735434

<div>
    <h1>RÓŻNE DROGI DO RÓWNOŚCI – RYNEK RÓWNYCH SZANS</h1>

<h2>Załączniki</h2>
    <ul>
            <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1626588">00. Zapytanie ofertowe</a></li>
            <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1626589">01. Formularz ofertowy</a></li>
        </ul>
    
    <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Zapewnienie sali konferencyjnej oraz wyżywienia</h3>
        <strong>Przedmioty zamówienia</strong>
                    <p>Zamówienie dotyczy wyboru Wykonawcy, który zapewni salę konferencyjną oraz wyżywienie w dniu 26.11.2024 r. wg poniższych parametrów: <br />
<br />
<br />
1.	Sala konferencyjna.<br />
<br />
Minimalne wymagania/parametry:<br />
a.	Lokalizacja: <br />
•	obiekt musi znajdować się w odległości nie większej niż 5 km od Dworca Głównego PKP w Poznaniu, mierzonej według najkrótszej trasy drogowej wyznaczonej na mapach Google. Odległość ta będzie weryfikowana poprzez wprowadzenie lokalizacji obiektu oraz Dworca PKP w narzędzie Google Maps, przy założeniu, że trasa jest przejezdna zgodnie z normalnym ruchem drogowym i/lub,<br />
•	obiekt musi mieć dogodny dojazd komunikacją publiczną z Dworca Głównego PKP, z czasem podróży nieprzekraczającym 20 minut. Czas ten będzie weryfikowany przy użyciu strony ztm.poznan.pl.<br />
b.	Warunki techniczne: <br />
•	sala o powierzchni min. 130 m², zapewniająca komfortowe warunki dla 80 uczestników, posiadająca zaplecze sanitarne,<br />
•	wyposażona w niezbędne środki audiowizualne (projektor, ekran, system nagłośnienia),<br />
•	zapewnienie stanowiska przed salą: stół + krzesło na prowadzenie rejestracji uczestników konferencji,<br />
•	budynek, w którym jest sala i sala muszą być dostępne dla osób z niepełnosprawnościami, w tym wyposażone w odpowiednie podjazdy, windy, toalety przystosowane do ich potrzeb,<br />
•	zapewnienie szatni lub wieszaków na kurtki,<br />
•	na sali będzie zapewniona możliwość regulowania temperatury powietrza (klimatyzacja, ogrzewanie w sezonie jesienno-zimowym), z dostępem do światła dziennego,<br />
•	stoły i krzesła w układzie teatralnym dla uczestników, krzesła dla prowadzących, krzesła / fotele dla panelistów - 5 szt. na scenie (nie musi mieć podwyższenia),<br />
•	układ sali musi zapewniać brak przeszkód w polu widzenia ekranu.<br />
c.	Dodatkowe wymagania:<br />
•	obsługa techniczna w trakcie wydarzenia (pomoc w uruchomieniu sprzętu audiowizualnego, wsparcie IT),<br />
•	zapewnienie bezprzewodowego dostępu do Internetu dla uczestników,<br />
•	zapewnienie parkingu dla uczestników konferencji (min. 4 miejsca).<br />
<br />
2.	Wyżywienie:<br />
<br />
Minimalne wymagania/parametry:<br />
a.	Przerwa kawowa ciągła dla 80 osób:<br />
•	Kawa, herbata serwowana w trybie ciągłym w godz. 9.00 – 16.00,<br />
•	dodatki: cukier, mleko do kawy (w tym roślinne),<br />
•	zimne napoje: woda gazowana/niegazowana,<br />
•	drobne słone lub słodkie przekąski (np. ciastka, owoce, przekąski warzywne - minimum 2 rodzaje, 80 g na osobę).<br />
b.	Lunch dla łącznie 80 uczestników – godzina podania do ustalenia:<br />
•	zupa, drugie danie w formie stołu szwedzkiego oraz napój powinien każdorazowo przewidywać opcję wegetariańską, wegańską i bezglutenową, dieta bez laktozy, bezkazeinowa - wszystkie typy dań powinny być oznaczone w trakcie ich podania. Rodzaj diety wymagany przez uczestników zostanie wskazany Wykonawcy min. 5 dni roboczych przez terminem wydarzenia.<br />
3.	Informacje dodatkowe:<br />
•	konferencja odbywać się będzie w dniu 26.11.2024 r. w godzinach 8.30-16.00. Powyższe oznacza konieczność udostępnienia pomieszczeń na min. godzinę przed rozpoczęciem i godzinę po zakończeniu konferencji,<br />
•	menu będzie podlegało wyborowi i akceptacji Zamawiającego. Propozycje menu Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do wyboru i akceptacji w terminie 4 dni roboczych przed datą rozpoczęcia wydarzenia,<br />
•	Wykonawca zapewni własny sprzęt niezbędny do podawania serwisu kawowego i lunchu uczestnikom spotkań (tj. warniki/termosy/podgrzewacze, mleczniki, cukiernice, sztućce, talerze, filiżanki/szklanki, obrusy),<br />
•	Wykonawca zapewni obsługę odpowiedzialną za ustawienie i uprzątnięcie sprzętu cateringowego po serwowanym posiłku oraz jego podanie.<br />
4.	Wykonawca zobowiązany jest do:<br />
•	Świadczenia usługi wyłącznie przy użyciu produktów spełniających normy jakości produktów spożywczych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi w tym zakresie oraz przestrzegania przepisów prawnych w zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych (m.in. ustawy z dnia 25 sierpnia 2006r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. Nr 171 poz. 1125 z późn. zm.),<br />
•	Świadczenia usługi wyżywienia z wykorzystaniem świeżych produktów żywnościowych,<br />
•	Przygotowywania potraw z surowców wysokiej jakości, świeżych, naturalnych, mało przetworzonych, z ograniczoną ilością substancji konserwujących, zagęszczających, barwiących lub sztucznie aromatyzowanych,<br />
•	Jedzenie i napoje powinny być serwowane w naczyniach wielorazowego użytku, do ponownego wykorzystania, np. szklanych lub ceramicznych; nie jest dozwolone używanie plastikowych naczyń lub sztućców. W przypadku wydarzeń, podczas których nie będzie możliwe użycie naczyń wielorazowych, jedzenie i napoje powinny być serwowane w jednorazowych naczyniach przyjaznych dla środowiska,<br />
•	Zamawiający zastrzega, że w ramach zamawianej usługi zmianie może ulec liczba uczestników - o max. 10 osób (w dół lub w górę). Ostateczna liczba uczestników będzie potwierdzana przez Zamawiającego na max. 2 dni przed planowanym terminem wydarzenia,  <br />
•	Zamawiający zastrzega sobie prawo ingerowania w przebieg realizacji zamówienia na każdym jego etapie i zgłaszania zastrzeżeń oraz sugestii, do stosowania których Wykonawca jest zobowiązany.<br />
<br />
</p>

<h2>Kryteria oceny</h2>
                <p>Cena brutto - max. 100 punktów<br />
Sposób przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny oferty - punkty w ramach kryterium ceny brutto w PLN będą przyznawane wg następującej formuły:<br />
An=Cmin/Cr x 100 x 100%<br />
C min – cena min. w zbiorze<br />
C r – cena oferty rozpatrywanej<br />
A n – ilość punktów</p>
            
        <h2>Warunki zmiany umowy</h2>

<p>1.	Zamawiający zastrzega możliwość wprowadzenia istotnych zmian postanowień zawartej umowy. W szczególności postanowienia umowy mogą ulec zmianie w następującym zakresie oraz na następujących warunkach:<br />
a)	zmiana wynagrodzenia w związku ze zmianą opisu przedmiotu zamówienia, w szczególności z powodu braku rozwiązań projektowych, konieczności usunięcia błędów lub wprowadzenia zmian w dokumentacji projektowej lub technicznej, na podstawie której realizowany jest Przedmiot Umowy<br />
b)	zmiana warunków płatności (poprzez które rozumie się zmianę częstotliwości płatności lub zmianę zasad wypłaty wynagrodzenia – bez jego zwiększania), poprzez zmianę przyjętego w Umowie harmonogramu płatności, w szczególności w sytuacji, w której zmianie ulega harmonogram realizacji Umowy lub ze względu na uzasadnioną sytuację finansową wykonawcy konieczna jest zmiana częstotliwości płatności wynagrodzenia lub wprowadzenie płatności częściowych. Jeżeli wykonawca wnioskuje o zmianę warunków płatności, musi udowodnić, iż występują okoliczności uzasadniające zmianę warunków płatności<br />
c)	wystąpienie siły wyższej pod pojęciem której rozumie się wszystkie zdarzenia zewnętrzne i niemożliwe do przewidzenia i niemożliwe do zapobieżenia przez stronę lub strony Umowy, a zaistniałe po zawarciu Umowy, w szczególności takie jak: wojny, działania wojenne, inwazje, terroryzm, rewolucje, powstania, wojny domowe, rozruchy, z wyjątkiem tych, które są ograniczone wyłącznie do pracowników wykonawcy lub jego podwykonawców lub zamawiającego, zanieczyszczenie i inne podobne niebezpieczne skutki spowodowane przez substancje toksyczne, z wyjątkiem tych, które mogą być przypisane użyciu przez wykonawcę, działania sił przyrody, w tym huragany lub powodzie, a którym Strona Umowy nie mogła zapobiec, stan nadzwyczajny (np. stan klęski żywiołowej, stan wojenny, stan wyjątkowy). Zamawiający dopuszcza zmianę terminu zakończenia realizacji Przedmiotu umowy, poprzez przedłużenie o okres takiego opóźnienia<br />
d)	zmiana osób wskazanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia. Zmiana osoby (w trakcie realizacji Przedmiotu Umowy) możliwa jest wyłącznie za zgodą zamawiającego, w sytuacji gdy nowa, wskazana przez wykonawcę osoba posiada kompetencje i doświadczenie nie gorsze niż te określone w dokumentach zamówienia oraz ofercie wykonawcy. Zamawiający może w każdym czasie zażądać od wykonawcy zmiany osoby, w sytuacji gdy powstaną uzasadnione wątpliwości co do kwalifikacji i kompetencji tej osoby. Wykonawca zobowiązany będzie dokonać zmiany osoby na żądanie zamawiającego w terminie nie dłuższym niż 30 dni od daty otrzymania żądania. Nowa, wskazana przez wykonawcę osoba, musi posiadać kompetencje i doświadczenie nie gorsze niż te określone w dokumentach zamówienia oraz ofercie wykonawcy. Zamawiający w terminie nie dłuższym niż 14 dni od daty otrzymania od Wykonawcy propozycji nowej osoby, dokona weryfikacji jej kompetencji i doświadczenia. Zgoda zamawiającego lub odmowa akceptacji proponowanej przez wykonawcę osoby musi zostać wyrażona w formie pisemnej w terminie nie dłuższym niż 14 dni od daty otrzymania przez zamawiającego kompletnej propozycji zaangażowania nowej osoby od wykonawcy. Zmiana ta nie wymaga zawarcia aneksu do Umowy i wejdzie w życie z chwilą otrzymania przez wykonawcę pisemnej zgody zamawiającego na nową osobę<br />
2.	Zamawiający przewiduje następujące postanowienia dotyczące działania „Siły wyższej:<br />
a)	Strony zgodnie postanawiają, że nie są odpowiedzialne za skutki wynikające z działania siły wyżej. Przez siłę wyższą strony rozumieją zdarzenie o charakterze przypadkowym lub naturalnym, niezależne od woli człowieka i niemożliwe do uniknięcia, w szczególności zdarzenia takie jak pożar, powódź, atak terrorystyczny, klęski żywiołowe, epidemie, pandemie, w tym pandemia COVID-19<br />
b)	Strona, która nie może prawidłowo wykonywać umowy wskutek działania siły wyższej jest obowiązana do bezzwłocznego poinformowania drugiej Strony o niemożliwości prawidłowego wykonywania umowy wskutek działania siły wyższej, pod rygorem utraty uprawnienia do powoływania się na tę okoliczność<br />
c)	W przypadku wystąpienia siły wyższej termin realizacji Umowy może zostać przedłużony o liczbę dni odpowiadającą okresowi opóźnienia wywołanego działaniem siły wyższej<br />
d)	W przypadku wystąpienia siły wyższej Strony mogą odstąpić od naliczania kar umownych, których podstawa naliczania powstała w związku z działaniem siły wyższej<br />
3.	Wszelkie zmiany w Umowie wymagają formy pisemnej w postaci aneksu pod rygorem nieważności.</p>
    </div>