Stworzenie i wdrożenie w zakładzie piekarniczym systemu INFO

Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia, w tym dostawy

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Stworzenie i wdrożenie w zakładzie piekarniczym systemu INFO
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Rychwał
Data publikacji	2024-09-10
Data składania ofert	17/09/2024, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	722430000 Usługi programowania
Numer przetargu	5662313

<div>
 <h1>ZAPYTANIE OFERTOWE NR 06/2024 - Stworzenie i wdrożenie w zakładzie piekarniczym systemu INFO.</h1>

<h2>Załączniki</h2>
 <ul>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1586049">Zapytanie ofertowe 06/2024</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1586050">Zał. 1 Formularz ofertowy</a></li>
 </ul>
 
 <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Stworzenie i wdrożenie w zakładzie piekarniczym systemu INFO</h3>
 Przedmioty zamówienia
 Przedmiot zamówienia – Stworzenie i wdrożenie w zakładzie piekarniczym systemu INFO. 
 
Opis przedmiotu zamówienia: 
W ramach przedmiotu zamówienia przewidziano zlecenie usług programistycznych, których efektem będzie stworzenie i wdrożenie w zakładzie piekarniczym systemu INFO służącego monitorowaniu bieżących efektów pracy zakładu i przyzakładowego sklepu kompleksowo podsumowując wszystkie aspekty działalności, w tym stany magazynowe, zarządzanie produkcją, należnościami i sprzedażą, zasobami kadrowymi czy technicznymi. Zakup systemu informatycznego ma na celu usprawnienie procesu zarządzania zakładem i przepływu informacji bieżących między produkcją, sklepem a kierownictwem. 
 
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: 
Minimalne parametry techniczne/funkcjonalności: 
- intuicyjny interfejs z łatwym dostępem do szeregu podstawowych funkcji zwiększających dostępność w tym: 
 ustawienie odpowiedniej rozdzielczości, 
 personalizację ustawień interfejsu i widoku roboczego. 
- wyposażenie w moduł, który zautomatyzuje czynności standardowo wykonywane ręcznie/manualnie, w tym rejestracja kartotek przychodów (zwrotów) i wyceny wyrobów piekarni sprzedawanych w sklepie przyzakładowym, które bez połączenia systemów ewidencji piekarni i sklepu wymagały ręcznej ewidencji, 
- podgląd bieżących efektów pracy poszczególnych systemów towarzyszących i obszarów działalności, 
- cyfryzacja procesu przesyłu, analizy i obrazowania danych w sposób graficzny, dostosowany do systemów współpracujących w PSS SPOŁEM, tj. mechanizmów wymiany danych obecnie używanych - systemy finansowo-księgowe, system jednolitego pliku kontrolnego i systemu zarządzania sklepami tzw. DETAL (autorstwa firmy PROCOMOP Sp. z o.o. KRS 0000842512 z siedzibą w Skoczowie 43-430 ul. Żyzna 10). 
- cyfryzacja obsługi ewidencji sprzedaży, produkcji wyrobów, magazynu surowców i rozliczeń technologicznych, sporządzania wydruku receptur i kalkulacji cen wyrobów oraz sporządzenia tzw. faktur strukturyzowanych, 
- zarządzanie ewidencją ilościowo-wartościową towarów i opakowań sklepów poprzez moduły rozliczenia zakupu i przyjęć towarów z zewnątrz oraz wyrobów produkcji własnej (piekarni), połączenia z kasami lub drukarkami fiskalnymi wraz z rejestracją sprzedaży i obrotu towarowego w sklepie, 
- programy użytkowe wielostanowiskowe, współpracujące z drukarkami igłowymi, 
- zainstalowanie połączeń i transmisji danych z oprogramowaniem posiadanym przez Zamawiającego, drogą internetową z wykorzystaniem zainstalowanego serwera. 
 
Zarządzanie danymi we wszystkich obszarach działalności spółdzielni: 
- sklepy - przegląd rezultatów i osiągniętych wyników finansowych w poszczególnych placówkach z dowolnego roku, który jest dostępny na dysku, w tym wyniki finansowe, sprzedaż brutto, marża zrealizowana, zapasy towarów, inne wpływy, koszty eksploatacyjne, koszty operacyjne, przychody z operacji finansowych, koszty operacji finansowych (zapisy w poszczególnych miesiącach oraz narastająco); 
- zakłady produkcyjne - możliwość obejrzenia rezultatów działalności zakładów produkcyjnych w zakresie sprzedaży wg asortymentu, sprzedaży wg rodzajów wyrobów, dostawy do grup odbiorców 
- hurtownie – cyfrowe zestawienie stanów magazynowych i informacji w zakresie dostaw towarów, sprzedaży wg odbiorców, dostaw do placówek własnych, udzielonych rabatów, zapasów w grupach statystycznych, sprzedaży wg grup statystycznych; 
- wynik finansowy firmy - wyniki finansowe i inne dane statystyczne można uzyskać za dowolny rok, który jest dostępny na dysku. Dzięki kompatybilności z systemem fakturowym możliwe będzie zdalne korygowanie tytułów zestawień statystycznych. W układzie porównawczym do roku poprzedniego wyświetlone zostaną dane w poszczególnych miesiącach oraz od początku roku; 
- należności – kompletna lista należności z numerem i nazwą konta księgowego oraz kwotą należności; 
- zobowiązania - faktury do zapłacenia – bieżący podgląd aktualnego stanu zobowiązań tworzony jest na bieżący dzień z uwzględnieniem kwoty faktur/rachunków do zapłacenia gotówką, przelewem, razem oraz po terminie oraz informacją o zaległościach płatniczych od najdłużej oczekującego z informacją o ilości dni i kwoty; 
- stan gotówki w kasie - podanie aktualnego stanu kasy w bieżącym dniu, wszystkie operacje dotyczące przychodów, rozchodów oraz saldo z uwzględnieniem skumulowanych danych z punktów handlowych; 
- kadry – podgląd danych kadrowych, w tym zatrudnienie w poszczególnych komórkach organizacyjnych w osobach i etatach oraz szczegółowe informacje o pracownikach i uczniach; 
- płace – podgląd pracowników wraz ze stanowiskiem, kwotą oraz średnią wynagrodzenia, które można zestawić w różnym układzie: A - alfabetycznie, K - wg kwoty, N - wg numerów oraz P - wg przeciętnych; 
- majątek trwały – pogląd majątku w komórkach organizacyjnych, wartości majątku trwałego i naliczonej amortyzacji; 
- karty klienta – bieżący podgląd listy członków posiadających i korzystających z kart klienta; 
- członkowie spółdzielni – podgląd informacji z systemu towarzyszącego DYWID w zakresie danych ogólnych i listy członków; 
- pozostała sprzedaż - faktury/rachunki wystawiane za czynsze, energię, dzierżawy, a także za zakupy towarów dokonywane w punktach detalicznych do analizy wg daty wystawienia lub wg odbiorców. 
 
Przewidziano także przygotowanie zintegrowanych rozwiązań umożliwiających udostępnienie baz danych poszczególnych systemów towarzyszących w celu zintegrowania danych całej spółdzielni, składowych do analizy danych, kontroli zarządczej oraz uzupełnienia i konfrontacji zapisów potwierdzających przemieszczanie towarów i wyrobów pomiędzy odrębnie rozliczanymi magazynami ewidencji produkcji piekarskiej i ewidencji obrotu detalicznego w sklepie. 
 
W przypadku ujęcia w opisie nazw własnych, należy przyjąć, iż są to nazwy przykładowe. Tam, gdzie w dokumentacji wskazano pochodzenie materiałów lub rozwiązań (marka, znak towarowy, producent, dostawca, norma itp.), Zamawiający dopuszcza zaoferowanie materiałów lub rozwiązań równoważnych lub lepszych pod warunkiem, że zapewnią uzyskanie parametrów technicznych nie gorszych od założonych w dokumentacji zapytania ofertowego. 
 
Okres gwarancji: min. 24 miesiące. 
 
W ramach przedmiotu zamówienia należy uwzględnić: 
- stworzenie i wdrożenie systemu, 
- prawo do korzystania w okresie udzielonej gwarancji z możliwością kontynuacji bezterminowo, 
- szkolenie wstępne min. 2 pracowników Zamawiającego z obsługi systemu. 
 
Miejsce realizacji zamówienia: 
ul. Tuliszkowska 21, 62-570 Rychwał 
 
Wspólny słownik zamówień (CPV): 
72243000-0 Usługi programowania 
 
Harmonogram: 
Termin przyjmowania ofert: 17.09.2024 r. 
Planowany termin zawarcia umowy z wybranym Wykonawcą – w czasie trwania ważności oferty (max. 14 dni od terminu zakończenia przyjmowania ofert). 
Planowany termin realizacji zamówienia: w ciągu 30 dni od dnia podpisania umowy. 
Potwierdzeniem prawidłowej realizacji zamówienia będzie podpisany przez Zamawiającego i wykonawcę protokół zdawczo-odbiorczy (bez zastrzeżeń).

Okres gwarancji: min. 24 miesiące
 
 <h2>Kryteria oceny</h2>
 Punkty w ramach kryterium ceny netto w PLN/inna waluta będą przyznawane wg następującej formuły: 
 
A n = (C min / C r) x 90 
C min – cena minimalna w zbiorze 
C r – cena oferty rozpatrywanej 
A n – liczba punktów przyznana ofercie
 Punkty w ramach kryterium okres gwarancji (w miesiącach) będą przyznawane wg następującej zasady: 
 
Okres gwarancji do 24 miesięcy włącznie – 0 pkt. 
Okres gwarancji od 25 do 36 miesięcy włącznie – 5 pkt. 
Okres gwarancji powyżej 37 miesięcy – 10 pkt.
 
 <h2>Warunki zmiany umowy</h2>

Zamawiający zastrzega sobie możliwość dokonania zmiany umowy zawartej w wyniku przeprowadzenia Zapytania Ofertowego, w następujących przypadkach: 
a) w wyniku zaistnienia przyczyn, niezależnych od Zamawiającego oraz Wykonawcy (przy dochowaniu przez niego należytej staranności) skutkujących niemożliwością lub znacznymi opóźnieniami w realizacji zamówienia a w szczególności czasowy brak dostępności na rynku zasobów potrzebnych do realizacji przedmiotu zamówienia, 
 b) wystąpienie siły wyższej, uniemożliwiającej wykonanie przedmiotu zamówienia w terminach określonych w umowie. „Siła wyższa” oznacza wydarzenia zewnętrzne, nieprzewidywalne, nieoczekiwane i poza kontrolą Stron, występujące po podpisaniu Umowy, a powodujące niemożliwość wywiązania się z Umowy, 
c) w przypadku zmian w harmonogramie realizacji projektu, w szczególności w przypadku wystąpienia konieczności wydłużenia/przesunięcia terminów realizacji poszczególnych zadań i etapów, spowodowana obiektywnymi czynnikami, niezależnymi od Zamawiającego i Wykonawcy, uniemożliwiającymi realizację zamówienia w pierwotnie określonych terminach, mającymi wpływ na jakość realizacji przedmiotu umowy, 
d) w przypadku wystąpienia okoliczności niezależnych od Wykonawcy, na jego uzasadniony wniosek, pod warunkiem, że zmiana ta wynika z okoliczności, których Wykonawca nie mógł przewidzieć na etapie składania oferty i nie jest przez niego zawiniona, 
e) w przypadku konieczności wprowadzenia zmian, których Zamawiający nie mógł przewidzieć w chwili zawarcia umowy, o czas niezbędny do wprowadzenia tych zmian, 
f) zmian powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację umowy, 
g) powstania rozbieżności lub niejasności w rozumieniu pojęć użytych w umowie, których nie będzie można usunąć w inny sposób, a zmiana będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności i doprecyzowanie umowy w celu jednoznacznej interpretacji jej postanowień przez strony, przy jednoczesnym braku zmiany charakteru umowy; 
h) zmiana nie prowadzi do zmiany ogólnego charakteru umowy, a łączna wartość zmian jest mniejsza niż 140 000 EUR i jednocześnie jest mniejsza od 10% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie; 
i) zmiany dotyczą realizacji dodatkowych usług lub od dotychczasowego wykonawcy, nieobjętych zamówieniem podstawowym, o ile stały się niezbędne i zostały spełnione łącznie następujące warunki: 
- zmiana wykonawcy nie może zostać dokonana z powodów ekonomicznych lub technicznych, w szczególności dotyczących zamienności lub interoperacyjności sprzętu, usług lub instalacji, zamówionych w ramach zamówienia podstawowego, 
- zmiana wykonawcy spowodowałaby istotną niedogodność lub znaczne zwiększenie kosztów dla zamawiającego, - wartość zmian nie przekracza 50% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie, 
j) zmiana nie prowadzi do zmiany ogólnego charakteru umowy i zostały spełnione łącznie następujące warunki: 
- konieczność zmiany umowy spowodowana jest okolicznościami, których zamawiający, działając z należytą starannością, nie mógł przewidzieć, 
- wartość zmian nie przekracza 50% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie, 
k) wykonawcę, któremu zamawiający udzielił zamówienia, ma zastąpić nowy wykonawca: 
- w wyniku sukcesji, wstępując w prawa i obowiązki wykonawcy, w następstwie przejęcia, połączenia, podziału, przekształcenia, upadłości, restrukturyzacji, dziedziczenia lub nabycia dotychczasowego wykonawcy lub jego przedsiębiorstwa, o ile nowy wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu oraz nie pociąga to za sobą innych istotnych zmian umowy, a także nie ma na celu uniknięcia stosowania zasady konkurencyjności, lub 
- w wyniku przejęcia przez zamawiającego zobowiązań wykonawcy względem jego podwykonawców – w przypadku zmiany podwykonawcy, zamawiający może zawrzeć umowę z nowym podwykonawcą bez zmiany warunków realizacji zamówienia z uwzględnieniem dokonanych płatności z tytułu dotychczas zrealizowanych prac.
 </div>