Obsługa zagranicznej wizyty studyjnej do Brukseli (Belgia)

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Obsługa zagranicznej wizyty studyjnej do Brukseli (Belgia)
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	mazowieckie
Data publikacji	2024-09-03
Data składania ofert	11/09/2024, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	550000000 Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego 551000001 Usługi hotelarskie 630000009 Usługi dodatkowe i pomocnicze w zakresie transportu, usługi biur podróży
Numer przetargu	5647817

<div>
<h1>Dialog społeczny: uwarunkowania regionalne, krajowe i unijne</h1>
<h2>Załączniki</h2>
<ul>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1577696">Załącznik 1_Formularz Oferty</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1577697">Załącznik 2_Oświadczenie o braku powiązań</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1577698">Załącznik 3_Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu z przesłanek tzw. podmiot&oacute;w rosyjskich</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1577699">Załącznik 4_Wykaz usług</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1577700">Zapytanie ofertowe_wizyta</a></li>
</ul>
<h2>Części zam&oacute;wienia</h2>
<h3>Obsługa zagranicznej wizyty studyjnej do Brukseli (Belgia)</h3>
Przedmioty zam&oacute;wienia
Przedmiotem zam&oacute;wienia jest realizacja zam&oacute;wienia polegającego na kompleksowej obsłudze logistycznej zagranicznej wizyty studyjnej do Belgii (Bruksela). 1. Termin realizacji Usługi Wizyta odbędzie się w pierwszym tygodniu października 2024 r. Planowana jest wizyta dwudniowa. Potwierdzenie terminu nastąpi 10 dni po podpisaniu umowy z Wykonawcą. Zamawiający dopuszcza zmianę terminu, w tym po ww.10 dniach po podpisaniu umowy, w sytuacji zaistnienia &bdquo;siły&rdquo; wyższej lub zmian w harmonogramie projektu. W przypadku zmiany, Zamawiający zaproponuje inny termin i będzie to termin p&oacute;źniejszy niż wskazany powyżej. 2. Liczba uczestnik&oacute;w &bull; 8-10 os&oacute;b. &bull; Rekrutacja uczestnik&oacute;w Wizyty przeprowadzona będzie przez Zamawiającego. &bull; Zamawiający przedstawi Wykonawcy listę uczestnik&oacute;w Wizyty najp&oacute;źniej na 10 dni przed planowanym terminem Wizyty. 3. Miejsce Wizyty &bull; Kraj: Belgia &bull; Program Wizyty obejmuje spotkania w następujących lokalizacjach: Bruksela &bull; Zamawiający przedstawi Wykonawcy szczeg&oacute;łowy plan Wizyty, wraz ze wskazaniem ostatecznych lokalizacji i adres&oacute;w, w kt&oacute;rych odbędą się spotkania 10 dni od podpisania umowy. &bull; Zamawiający zastrzega możliwość zmiany wybranych lokalizacji, nie p&oacute;źniej niż na 5 dni przed planowym terminem Wizyty. 4. Przygotowanie Wizyty &ndash; kluczowe terminy 4.1 Potwierdzenie terminu Wizyty nastąpi najp&oacute;źniej 10 dni po podpisaniu umowy z Wykonawcą. Zamawiający dopuszcza zmianę terminu w sytuacji zaistnienia siły wyższej lub zmian w harmonogramie projektu. W przypadku zmiany, Zamawiający zaproponuje inny termin i będzie to termin p&oacute;źniejszy niż wskazany powyżej. 4.2 Zamawiający przedstawi Wykonawcy: a) listę uczestnik&oacute;w Wizyty, najp&oacute;źniej 10 dni przed planowanym terminem Wizyty, b) szczeg&oacute;łowy i ostateczny program Wizyty, wraz ze wskazaniem lokalizacji i adres&oacute;w, w kt&oacute;rych odbędą się spotkania, najp&oacute;źniej 10 dni po podpisaniu umowy z Wykonawcą. Zamawiający zastrzega możliwość zmiany wybranych lokalizacji nie p&oacute;źniej niż na 5 dni przed planowym terminem Wizyty. 4.3 Wykonawca przedstawi Zamawiającemu najp&oacute;źniej 6 dni od dnia podpisania umowy: c) propozycję godzin przelot&oacute;w, d) co najmniej 3 propozycje miejsc noclegowych w Brukseli - do wyboru Zamawiającego, e) propozycje restauracji, w kt&oacute;rych uczestnicy Wizyty skorzystają z wyżywienia w formie lunchu/ obiadu i kolacji, f) harmonogramu oraz czasu przejazd&oacute;w na terenie Brukseli, pomiędzy wszystkimi lokalizacjami objętymi Wizytą oraz propozycję środk&oacute;w transportu, kt&oacute;re zaoferuje do wykorzystania uczestnikom Wizyty. Propozycja musi być zgodna ze wskaz&oacute;wkami Zamawiającego co do wyboru określonego środka transportu, jeśli taki został wskazany w Ramowym planie Wizyty. 4.4 Zamawiający zastrzega sobie prawo do akceptacji lub zgłoszenia uwag do przedstawionych propozycji, o kt&oacute;rych mowa w pkt.4.3, w terminie 2 dni od ich przedstawienia. W takim przypadku Wykonawca jest zobowiązany do przedstawienia kolejnych dw&oacute;ch propozycji miejsc noclegowych, kt&oacute;re będą uwzględniały uwagi Zamawiającego, w ciągu 3 dni od zgłoszenia tych uwag. 4.5 Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania Wizyty z przyczyn od niego niezależnych lub w przypadku zgłoszenia się niewystarczającej liczby uczestnik&oacute;w, najp&oacute;źniej na 10 dni przed terminem wyjazdu. 5. Zakres usług realizowanych przez Wykonawcę 5.1 Transport 5.1.1 Bilety lotnicze a) Rezerwacja i zakup bilet&oacute;w lotniczych w obie strony (klasa ekonomiczna) dla uczestnik&oacute;w Wizyty; b) Wylot z i powr&oacute;t na lotnisko Chopina w Warszawie; c) Przylot i wylot na lotnisko: Brussels Airport (Zaventem) d) Dostarczenie bilet&oacute;w lotniczych uczestnikom Wizyty w formie biletu elektronicznego na podany przez nich adres poczty email; jeżeli na danej trasie nie jest dostępny bilet elektroniczny, Wykonawca dostarczy bilety papierowe do siedziby Zamawiającego najp&oacute;źniej 3 dni przed planowanym rozpoczęciem Wizyty; e) Zamawiający przekaże Wykonawcy najp&oacute;źniej 10 dni przed rozpoczęciem Wizyty listę uczestnik&oacute;w wraz z danymi kontaktowymi oraz innymi danymi niezbędnymi do rezerwacji bilet&oacute;w lotniczych i nocleg&oacute;w; f) Wykonawca będzie informował wszystkich uczestnik&oacute;w Wizyty o istotnych szczeg&oacute;łach dotyczących Wizyty; g) Cena biletu lotniczego będzie obejmować ubezpieczenie osoby na czas podr&oacute;ży, ubezpieczenie bagażu, opłaty lotniskowe, bagaż podręczny. 5.1.2 Transport lokalny na terenie Belgii (Bruksela, okolice) a) Transfer w trakcie Wizyty pomiędzy lotniskiem, hotelem oraz poszczeg&oacute;lnymi lokalizacjami w trakcie Wizyty. b) Transport będzie odbywać środkami transportu publicznego (Wykonawca zapewni dla wszystkich uczestnik&oacute;w bilety uprawniające do korzystania z ww. transportu). c) Wykonawca będzie pokrywał wszystkie wymagane przepisami prawa opłaty związane z transportem ww. grupy. d) Wykonawca zapewni transport dla os&oacute;b z niepełnosprawnościami, w przypadku zgłoszenia się os&oacute;b niepełnosprawnych ruchowo na Wizytę, o czym Zamawiający powiadomi Wykonawcę nie p&oacute;źniej niż na 10 dni przed terminem Wizyty. 5.2 Wyżywienie uczestnik&oacute;w 5.2.1 Wykonawca zapewni uczestnikom Wizyty całodniowe wyżywienie wraz z napojami, z uwzględnieniem następujących założeń: a) dzień pierwszy: &bull; obiad: danie gł&oacute;wne, napoje, kawa lub herbata, deser w restauracji znajdującej się w odległości 5-10 minut pieszo od wizytowanego miejsca. &bull; kolacja w restauracji znajdującej się w hotelu bądź w odległości 5-10 minut pieszo od hotelu. b) dzień drugi: &bull; śniadanie w hotelu. &bull; obiad: danie gł&oacute;wne, napoje, kawa lub herbata, deser w restauracji znajdującej się w odległości 5-10 minut pieszo od wizytowanego miejsca. 5.2.2 Wykonawca jest zobowiązany uwzględnić preferencje żywieniowe uczestnik&oacute;w Wizyty, w tym w szczeg&oacute;lności zapewnić dostęp do dań wegetariańskich lub dla os&oacute;b na specjalnych dietach, zgodnie z informacją przekazaną przez Zleceniodawcę, nie p&oacute;źniej niż na 10 dni przed Wizytą. 5.2.3 Wykonawca zapewni, aby godziny serwowania posiłk&oacute;w dostosowane były do harmonogramu programu merytorycznego Wizyty i czasu niezbędnego do przemieszczania się tak, aby program merytoryczny był realizowany zgodnie z harmonogramem. 5.3 Zakwaterowanie 5.3.1 Rezerwacja i zakup miejsc noclegowych dla uczestnik&oacute;w Wizyty, w hotelu: a) co najmniej trzygwiazdkowym (3*); b) ocenionym na co najmniej 8 pkt w dziesięciostopniowej skali, na portalu booking.com; c) położonym w miejscu dobrze skomunikowanym z lokalizacjami odwiedzanymi w ramach Wizyty. 5.3.2 Zakwaterowanie uczestnik&oacute;w Wizyty pokojach dwuosobowych, z pełnym węzłem sanitarnym. 5.3.3 Zakwaterowanie wszystkich uczestnik&oacute;w Wizyty w tym samym hotelu. 5.3.4 Zamawiający nie pokrywa koszt&oacute;w zagranicznych i krajowych rozm&oacute;w telefonicznych wykonywanych z pokoi hotelowych przez uczestnik&oacute;w Wizyty, koszt&oacute;w minibaru ani koszt&oacute;w związanych np. z udostępnieniem płatnej telewizji. 5.3.5 W przypadku zgłoszenia się os&oacute;b niepełnosprawnych ruchowo na Wizyty, o czym Zamawiający powiadomi Wykonawcę nie p&oacute;źniej niż na 10 dni przed terminem Wizyty, Wykonawca obowiązany jest zapewnić uczestnikom niepełnosprawnym miejsca noclegowe dostosowane do os&oacute;b niepełnosprawnych. 5.4 Personel 5.4.1 Wykonawca zapewni wykwalifikowaną kadrę czuwającą nad prawidłowym przebiegiem Wizyty (pilot/opiekun grupy). 5.4.2 Pilot/ opiekun grupy jest odpowiedzialny za prowadzenie części logistycznej Wizyty, tj. przejazdy, noclegi, wyżywienie. Osoba pełniąca funkcję opiekuna udostępni wszystkim uczestnikom numer swojego telefonu kom&oacute;rkowego jako numer kontaktowy do wykorzystania w przypadku kwestii organizacyjnych. 5.4.3 Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za nadz&oacute;r nad zatrudnionym przez siebie personelem oraz nad wsp&oacute;łpracującymi z Wykonawcą podwykonawcami, a także za dopełnienie wszelkich zobowiązań związanych z zatrudnieniem personelu oraz z zawarciem um&oacute;w z podwykonawcami. 5.4.4 Zamawiający nie wymaga, aby pilot/opiekun był obecny podczas wyjazdu z grupą. Niemniej Wykonawca ma zabezpieczyć wszystkie elementy objęte zam&oacute;wieniem opisane w zapytaniu ofertowym. 5.5 Ubezpieczenie Wykonawca zobowiązany jest do ubezpieczenia uczestnik&oacute;w Wizyty na czas przejazd&oacute;w (w dwie strony) i pobytu. Polisa ubezpieczeniowa dla każdego uczestnika będzie obejmować: a) koszty leczenia i pomocy w podr&oacute;ży w wyniku nieszczęśliwego wypadku czy nagłego zachorowania (KL &ndash; polisa od kwoty min. 20.000 EURO), b) następstwa nieszczęśliwych wypadk&oacute;w (NNW &ndash; polisa od kwoty min. 10.000 PLN), c) utrata bagażu podr&oacute;żnego - polisa od kwoty min.1.000 PLN. 
<h2>Kryteria oceny</h2>
Punkty za kryterium &bdquo;Cena&rdquo; zostaną obliczone w następujący spos&oacute;b: (Całkowita cena brutto w ofercie najtańszej/ Całkowita cena brutto w ofercie badanej) x 100 = LPC LPC &ndash; liczba punkt&oacute;w oferty badanej za całkowitą cenę brutto wykonania usługi.
<h2>Warunki zmiany umowy</h2>
1. Określenie warunk&oacute;w zmian w umowie 1.1 Zamawiający przewiduje możliwość zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie kt&oacute;rej dokonano wyboru Wykonawcy, w przypadku wystąpienia co najmniej jednej z poniższych okoliczności: a) zmiana obowiązującej stawki podatku od towar&oacute;w i usług (VAT); b) zmian obligatoryjnych wynikających ze zmian przepis&oacute;w prawa, c) zmiana sposobu rozliczania umowy lub dokonywania płatności na rzecz Wykonawcy (np. na skutek zmian wytycznych dotyczących realizacji projektu); d) powstania rozbieżności lub niejasności w rozumieniu pojęć użytych w umowie, kt&oacute;rych nie będzie można usunąć w inny spos&oacute;b, a zmiana będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności i doprecyzowanie umowy w celu jednoznacznej interpretacji jej postanowień przez strony, przy jednoczesnym braku zmiany charakteru umowy; e) zmiany dotyczą poprawienia błęd&oacute;w i oczywistych omyłek pisarskich; f) wydłużenia/przesunięcia terminu realizacji Projektu lub jego zadań. 1.2 Zamawiający dopuszcza dokonywanie istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie kt&oacute;rej dokonano wyboru wykonawcy, w sytuacjach opisanych w Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatk&oacute;w na lata 2021-2027 (Sekcja 3.2.4. Umowa w sprawie zam&oacute;wienia) . 1.3 W okoliczności zaistnienia po zawarciu umowy przypadku siły wyższej niezależnej od stron, kt&oacute;rej strony nie mogły przewidzieć przed zawarciem umowy, jak r&oacute;wnież nie mogły jej zapobiec przy zachowaniu należytej staranności. Strona dotknięta działaniem siły wyższej jest zobowiązana do pisemnego powiadomienia o tym fakcie drugiej strony w ciągu 5 dni roboczych pod rygorem braku możliwości powoływania się na klauzulę siły wyższej.
</div>