Dostawa i wdrożenie systemu rezerwacyjnego

Szkolenia i Edukacja

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Zamówienia łączone
Tytuł	Dostawa i wdrożenie systemu rezerwacyjnego
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Kraków
Data publikacji	2024-08-27
Data składania ofert	03/09/2024, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	480000008 Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne 724210007 Usługi w zakresie rozwijania internetowych lub intranetowych aplikacji klienckich 724130008 Usługi w zakresie projektowania stron WWW 805000009 Usługi szkoleniowe
Numer przetargu	5634039

<div>
 <h1>Zapytanie ofertowe nr 1/2024 z dnia 27.08.2024 r. na dostawę i wdrożenie systemu rezerwacyjnego</h1>

<h2>Załączniki</h2>
 <ul>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1568938">Zapytanie ofertowe nr 1_2024</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1568940">Zalacznik nr 1_Formularz oferty</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1568941">Zalacznik nr 2_Oswiadczenie o braku powiazan</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1568942">Zalacznik nr 3_Oswiadczenie o spelnieniu warunkow udziału</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1568943">Załącznik nr 4_Szczegółowy opis platformy „Walkative”</a></li>
 </ul>
 
 <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Dostawa i wdrożenie systemu rezerwacyjnego</h3>
 Przedmioty zamówienia
 Zapytanie ofertowe w związku z planowaną realizacją projektu nr KPOD.01.03-IW.01-6934/24 pt. „Zwiększenie odporności przedsiębiorstwa LEGENDARY TOURS SP. Z O.O. na sytuacje kryzysowe w wyniku rozszerzenia działalności gospodarczej (region 3 -województwo małopolskie)”. 
 
Przedmiotem zamówienia jest zakup i wdrożenie dedykowanej platformy rezerwacyjnej „Walkative” z aplikacją mobilną dla przewodników wycieczek. W ramach wdrożenia niezbędne jest także przeszkolenie pracowników. 
 
Platforma zastąpi aktualną wersję oprogramowania, umożliwi stworzenie nowej oferty i będzie systemem rezerwacyjnym dedykowanym dla Zamawiającego – w szczególności rezerwacji wycieczek w modelu “pay as you wish”, platformą do zarządzania treściami na stronie i sprzedażą agencyjną. 
 
Wymagane funkcjonalności i moduły systemu to: 
 
1.Moduł Rezerwacji z wtyczką Direct Booking Widget - zintegrowany z dowolną stroną www za pomocą kodu HTML/JavaScript. Zawiera tzw. Tablicę Odlotów (grafik najbliższych wycieczek z informacją o wolnych miejscach). Ułatwia ona orientację w czasie i dostępności wycieczek, skłania do zakupu kolejnych. Turysta sam tworzy i zmienia rezerwację. Za jego zgodą widget przesyła zanonimizowane dane do GoogleAds w celu konfiguracji tzw. konwersji rozszerzonych, co bardzo zmniejsza koszt reklamy i uodporni firmę na kryzysy. Obecne oprogramowanie nie dostarcza tych danych. 
2.Moduł Dostępności - zarządzanie grafikiem wycieczek, przydzielanie przewodników, centralizacja informacji. 
3.Panel administracyjny. 
4.Moduł CMS - dodawanie, usuwanie, zmiana treści produktów i podstron. 
5.Moduł Partnerów - dostęp dla wybranych Partnerów do głównych funkcji systemu: moduły Rezerwacji, Dostępności, CMS, by samemu zarządzać swoimi produktami (umożliwienie działalności agencyjnej przez Zamawiającego). 
6.Płatności - bezpieczne, wygodne płatności online. Transfer na konto Zamawiającego lub Partnera (po potrąceniu prowizji agencyjnej). 
7.Moduł Powiadomień - szybka komunikacja z klientem przez automatyczne powiadomienia (typu push, mail i inne), informowanie o rezerwacji, przewodniku, przesłanie jego opisu i zdjęcia. Udostępnianie geolokalizacji przewodnika w przypadku spóźnienia. Łatwy kontakt z biurem firmy. 
8.Moduł Afiliacyjny - tworzenie linków afiliacyjnych, kodów rabatowych i QR zawierających źródło rezerwacji w celu wypłaty prowizji - np. kod QR na wizytówce przewodnika, linki w artykułach na stronach zewnętrznych. Moduł umożliwia promowanie krzyżowe produktów Zamawiającego i Partnerów w trakcie rezerwacji, tworząc sieć partnerską i agencyjną między Zamawiającym i innymi firmami. 
9.Autoryzacja i logowanie. 
10.Backend API - pozwalający synchronizować się z innymi systemami rezerwacyjnymi głównych OTA (Np. TripAdvisor, GetYourGuide). Tam gdzie to niemożliwe wykorzystanie bota automatycznie kopiującego dane rezerwacji z maili. 
11.Aplikacja Mobilna Przewodnika - Przewodnik turystyczny widzi swoje wycieczki w jednym miejscu, może nimi się wymieniać za pomocą giełdy wycieczek. Pozwala też sprawdzić listę obecności na wycieczce i zrobić rezerwację turyście na inną wycieczkę sprzedaną przez przewodnika. Jest to też miejsce do wpisania komentarza nt. wycieczki do informacji biura, np. “oberwanie chmury, wycieczka przerwana”. 
 
Szczegółowy opis platformy „Walkative” umieszczono w Załączniku nr 4 do Zapytania ofertowego. Realizacja zamówienia musi być przeprowadzona zgodnie z wyżej wskazanym załącznikiem. 
 
Etap wdrożeniowy platformy do przedsiębiorstwa musi zawierać przeprowadzenie Szkolenia dla 3 pracowników Zamawiającego. 
 
Zakres szkolenia: 
•Zarządzanie informacjami i danymi (panel administracyjny) 
•Zarządzanie ryzykiem, w przypadku np. próby włamania do systemu lub wyłudzenia danych (RODO) 
•Zarządzanie kryzysowe, które umożliwią adaptację do zmieniających się warunków, np. procedury działania w trakcie braku dostępności systemu spowodowany siłą wyższą. 
•Szkolenie z wprowadzenia nowych technologii w przedsiębiorstwie, zarządzaniem innowacjami (automatyzacje), marketingiem (silniki rekomendacji), sprzedażą (integracje z CRM). 
Po przeprowadzonym szkoleniu pracownicy otrzymają zaświadczenia o szkoleniu. 
Sporządzony będzie także raport/sprawozdanie końcowe wykonawcy z wykonanych usług szkoleniowych oraz informacja na temat rodzaju zapewnionego szkolenia wraz ze szczegółami jego treści, oraz ankiety na temat uczestników biorących udział w szkoleniu, dane w podziale na płeć oraz wiek: 0-17, 18-29, 30-54, 55+. 
 
Dodatkowe informacje: 
Wszystkie elementy przedmiotu zamówienia muszą być fabrycznie nowe, należytej jakości, sprawne, wolne od jakichkolwiek wad fizycznych, jak również od jakichkolwiek wad prawnych, nie obciążone jakimikolwiek prawami na rzecz osób trzecich, nieużywane, niepowystawowe, nie mogą również pochodzić z programów tzw. „outletowych” producenta. Pod pojęciem fabrycznie nowy Zamawiający rozumie produkty wykonane z nowych elementów, bez śladu uszkodzenia. 
 
Płatność: 
Zamawiający przewiduje płatności zaliczkowe. Ostateczna decyzja o wysokości i możliwości zaliczkowania należy do Zamawiającego. 
 
Dopuszczenie zastosowania produktów i materiałów równoważnych 
W przypadku, gdzie Zamawiający posługuje się w opisie przedmiotu zamówienia, we wszystkich dokumentach i załącznikach opisujących przedmiot zamówienia nazwami konkretnych producentów, nazwami konkretnych produktów, znakami towarowymi, patentami czy pochodzeniem, należy to traktować jedynie jako pomoc w opisie przedmiotu zamówienia – mają one jedynie przybliżyć wymagania, których nie można było opisać przy użyciu dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń. W każdym przypadku dopuszcza się użycie produktu równoważnego, który spełni minimalne standardy jakościowe, parametry techniczne, warunki docelowego przeznaczenia oraz funkcji i walorów użytkowych produktu wskazanego z nazwy. 
 
W każdym przypadku dopuszcza się możliwość zastosowania materiałów, komponentów / zamienników równoważnych wobec wskazanych w dokumentacji pod warunkiem zachowania ich zgodności z planowanym przeznaczeniem i obowiązującymi przepisami budowlanymi, które spełniają minimalne standardy jakościowe, parametry techniczne, warunki docelowego przeznaczenia oraz funkcje i walory użytkowe.

<h2>Kryteria oceny</h2>
 Wartość punktowa kryterium Całkowita wartość zamówienia netto (w PLN) będzie wyliczana według wzoru: 
C = (C min: C n) x 90 pkt 
gdzie: 
C min – najniższa wartość zamówienia netto spośród ofert nieodrzuconych 
C n – wartość zamówienia netto ocenianej oferty
 Wartość punktowa kryterium Długość okresu gwarancji (w miesiącach) będzie wyliczana według wzoru: 
(G n: G maks) x 10 pkt 
gdzie: 
G maks – najdłuższy okres gwarancji spośród ofert nieodrzuconych 
G n – okres gwarancji ocenianej oferty
 
 <h2>Warunki zmiany umowy</h2>

Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany terminu realizacji umowy, w przypadku wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego i Wykonawcy, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, dotyczących: 
a) spowodowanych między innymi epidemią koronawirusa, uniemożliwiających prawidłowe i terminowe wykonanie przedmiotu zamówienia (np. spowodowanych decyzją władz państwowych, samorządowych, służb sanitarnych, itp.) oraz w przypadku wystąpienia innych niezależnych okoliczności, których Zamawiający, działając z należytą starannością, nie mógł przewidzieć w chwili podpisania umowy z Wykonawcą. 
b) zmiany terminu realizacji projektu; 
c) wydłużenia okresu realizacji zamówienia, jeżeli strony dojdą do zgodnego wniosku, że jest to konieczne dla osiągnięcia celu zamówienia; 
d) obniżenia lub braku finansowania przedmiotowego zadania; 
e) wprowadzenia zmian w przyjętych założeniach dotyczących przedmiotu zamówienia, na wniosek Wykonawcy uzasadniony względami merytorycznymi, technicznymi, funkcjonalnymi, wizualnymi i tylko za zgodą Zamawiającego; 
f) w przypadku braku dostępności materiałów niezbędnych dla realizacji przedmiotu zamówienia lub wydłużony czas oczekiwania ze względu na sytuacje rynkową będącą następstwem np. wystąpienia epidemii lub pandemii i wprowadzonymi w ich efekcie obostrzeniami lub sytuacją gospodarczo-polityczną; 
g) jeśli się to okaże konieczne, ze względu na zmianę przepisów powszechnie obowiązującego prawa, po zawarciu Umowy, w zakresie niezbędnym do dostosowania Umowy do zmian przepisów powszechnie obowiązującego prawa; 
h) konieczności dostosowania warunków Umowy do postanowień Umowy o dofinansowanie; 
i) zaistnienia niemożliwych do przewidzenia w momencie zawarcia umowy okoliczności prawnych, ekonomicznych, technicznych lub wystąpi siła wyższa, za którą żadna ze stron umowy nie ponosi odpowiedzialności, skutkująca brakiem możliwości należytego wykonania umowy zgodnie z zamówieniem. 
j) innych okoliczności, których wystąpienia nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy; 
 
Zmiana postanowień umowy może być dokonana także w przypadku zmian nieistotnych w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy. 
 
Zmiany w treści umowy muszą zostać uzgodnione i zaakceptowane przez obie strony umowy i wymagają formy aneksu. 
 
Realizacja zamówienia (tj. podpisanie umowy z Wykonawcą oraz rozpoczęcie realizacji prac) uwarunkowana jest podpisaniem umowy o dofinansowanie na realizację złożonego projektu pt. „Zwiększenie odporności przedsiębiorstwa LEGENDARY TOURS SP. Z O.O. na sytuacje kryzysowe w wyniku rozszerzenia działalności gospodarczej (region 3 -województwo małopolskie)” w ramach programu Krajowy Plan Odbudowy i Zwiększania Odporności, Priorytet Odporność i konkurencyjność gospodarki - część grantowa, Działanie A1.2.1. Inwestycje dla przedsiębiorstw w produkty, usługi i kompetencje pracowników oraz kadry związane z dywersyfikacją działalności. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zerwania umowy, bez jakichkolwiek roszczeń ze strony Wykonawcy w razie nie podpisania umowy o dofinansowanie na realizację projektu.
 </div>