Organizacja sesji dialogowych

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Organizacja sesji dialogowych
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Konin
Data publikacji	2024-08-21
Data składania ofert	30/08/2024, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	553000003 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 799520002 Usługi w zakresie organizacji imprez 796000000 Usługi rekrutacyjne
Numer przetargu	5622526

<div>
    <h1>Organizacja sesji dialogowych w gminach Wielkopolski Wschodniej</h1>

<h2>Załączniki</h2>
    <ul>
            <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1562654">Zapytanie ofertowe</a></li>
            <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1562656">Oferta + załączniki do edycji</a></li>
        </ul>
    
    <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Organizacja sesji dialogowych</h3>
        <strong>Przedmioty zamówienia</strong>
                    <p>Przedmiotem zamówienia jest organizacja i przeprowadzenie 43 spotkań konsultacyjnych (sesji dialogowych),  w tym rekrutacja uczestników/czek m.in. poprzez wysyłkę zaproszeń na spotkania do lokalnych interesariuszy, zapewnienie sal, przerw kawowych, opracowanie raportu z każdego spotkania w ramach projektu „Podnoszenie i zmiana kwalifikacji oraz aktywizacja zawodowa pracowników Grupy Kapitałowej Zespołu Elektrowni Pątnów-Adamów-Konin zorientowana na utworzenie i utrzymanie miejsc pracy „Droga do zatrudnienia po węglu”.<br />
Celem sesji dialogowych jest włączenie w dialog kluczowych aktorów danego środowiska lokalnego m.in. władz samorządowych, ngo, pracodawców i przedsiębiorców, w tym przedsiębiorców społecznych w procesy aktywizacji osób odchodzących z sektora paliwowo-energetycznego w Wielkopolsce Wschodniej, zmapowanie w/w przedstawicieli środowisk lokalnych pod względem możliwości tworzenia miejsc pracy oraz przedstawienie wniosków i rekomendacji wraz z uzasadnieniem Zamawiającemu. Spotkania powinny być organizowane zgodnie ze standardem AA1000. <br />
Organizacja i przeprowadzenie sesji dialogowych musi spełniać standardy dostępności dla polityki spójności 2021-2027 określone w Załączniku 2 do Wytycznych dot. realizacji zasad równościowych w ramach funduszy unijnych na lata 2021-2027<br />
<br />
Uczestnicy/czki sesji. Wybrany wykonawca powinien zapewnić udział w każdej sesji 15 - 20 osób, przedstawicieli różnych sektorów, w tym obowiązkowo samorządu lokalnego, przedsiębiorców, organizacji pozarządowych, lokalnych liderów oraz osób z grup docelowych projektu tj. osób zatrudnionych w GK ZE PAK, osób które utraciły zatrudnienie w GK ZE PAK od 2018 r.<br />
Przed każdym spotkaniem treść listu zapraszającego wraz z agendą spotkania oraz wykazem osób do zaproszenia wybrany Wykonawca przedstawi do akceptacji Zamawiającemu. Dystrybucja zaproszeń powinna się odbywać elektronicznie, osobiście lub za pomocą poczty tradycyjnej lub kuriera. Wysyłka zaproszeń powinna również zostać potwierdzona telefonicznie. W przypadku pozostałych mieszkańców rekrutacja powinna być prowadzona w sposób otwarty umożliwiający wszystkim chętnym zgłoszenie się do udziału w spotkaniu.<br />
Do zadań wybranego wykonawcy będzie należało również:<br />
a)	bieżące monitorowanie aktualności zgłoszeń oraz w razie potrzeby dokonywanie właściwych aktualizacji w zakresie zmian,<br />
b)	w razie potrzeby podejmowanie działań mających na celu zapewnienie pełnej frekwencji na poszczególnych sesjach,<br />
c)	prowadzenie elektronicznej bazy danych uczestników/czek, zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych,<br />
d)	prowadzenie rekrutacji z uwzględnieniem zasad równego dostępu, równych szans i równości płci tak aby rekrutacja odbywała się w sposób otwarty umożliwiający wszystkim chętnym zgłoszenie się oraz uczestnictwo w nich<br />
e)	przygotowanie listy obecności z każdego spotkania oraz rejestracja uczestników/czek w trakcie każdego spotkania, poprzez złożenie własnoręcznego podpisu przez uczestnika/czkę na liście.<br />
Ponadto na każdej sesji wybrany Wykonawca powinien zapewnić:<br />
a)	moderatora sesji,<br />
b)	osobę ds. technicznych odpowiedzialną za prawidłowe działanie sprzętu komputerowego, audio – video, dźwięku, prawidłowego wyświetlania prezentacji itp<br />
Miejsca realizacji sesji. Zamówienie obejmuje realizację sesji dialogowej w każdej z n/w lokalizacji na terenie Wielkopolski Wschodniej obejmującym:<br />
a)	Powiat koniński, M. Konin, gmina: Golina, Kleczew, Rychwał, Sompolno, Ślesin, Grodziec, Kazimierz Biskupi, Kramsk, Krzymów, Rzgów, Skulsk, Stare Miasto, Wierzbinek, Wilczyn;<br />
b)	Powiat turecki, M. Turek, gmina: Turek, Dobra, Tuliszków, Brudzew, Kawęczyn, Malanów, Przykona, Władysławów; <br />
c)	Powiat kolski, M. Koło, gmina: Koło, Dąbie, Kłodawa, Przedecz, Babiak, Chodów, Grzegorzew, Kościelec, Olszówka, Osiek Mały; <br />
d)	Powiat słupecki, M. Słupca, gmina: Słupca, Zagórów, Lądek, Orchowo, Ostrowite, Powidz, Strzałkowo.<br />
Sale na spotkania powinny pomieścić 20 - 25 osób oraz być wyposażone w:<br />
a)	sprzęt do prezentacji (np. projektor, ekran, laptop) umożliwiający wyświetlanie prezentacji, filmów,<br />
b)	dostęp do internetu,<br />
c)	miejsca siedzące dla uczestników/czek sesji przy stole ułożonym w kształt podkowy, ewentualnie w układzie kinowym oraz stół prezydialny dla gości spotkania (max 4 osoby, ilość osób przy stole będzie ustalana bezpośrednio przed każdym spotkaniem), na którym będą ustawione szklanki oraz woda mineralna gazowana i niegazowana,<br />
d)	mikrofony przy stole prezydialnym oraz mikrofony bezprzewodowe – 2 szt. (opcjonalnie przy dużej sali)<br />
e)	miejsce na przechowywanie odzieży wierzchniej w pobliżu sali lub wieszaki na sali,<br />
f)	bezpłatny parking dostępny dla uczestników/czek przed budynkiem.<br />
Sala powinna być odpowiednio oznaczona (informacja w kolorze min. A4 + plakat A3 dostarczony przez Zamawiającego), a dojście do niej powinno zostać oznakowane strzałkami kierunkowymi. <br />
Bufet kawowy. Na każdym spotkaniu należy zapewnić przestrzeń na catering dla uczestników/czek np. holl przed wejściem do sali lub w wyodrębnionej części sali, w której odbędzie się spotkanie. Catering powinien składać się z:<br />
a)	co najmniej 1 filiżanki świeżo parzonej kawy na osobę (min. 200 ml),<br />
b)	co najmniej 1 filiżanki herbaty na osobę (min. 200 ml, min. 3 rodzaje herbat w torebkach do wyboru, np. czarna, owocowa, zielona), <br />
c)	dodatki do kawy i herbaty: cukier (10 g na osobę), cytrynę świeżą, pokrojoną w plastry (co najmniej 1 plaster na osobę), mleko min. 1,5% (nie zabielacz, nie śmietana w proszku),<br />
d)	co najmniej 0,25 l wody mineralnej na osobę (gazowana, niegazowana),<br />
e)	wybór ciastek koktajlowych – min. 2 rodzaje, np. babeczki z owocami, eklerki, rogaliki francuskie w ilości min. 2 sztuki na osobę lub ciast krojonych – min. 2 rodzaje, np. sernik, brownie, tiramisu, ciasto z owocami sezonowymi,<br />
f)	kompozycję owoców – min. 3 rodzaje, np. banany, winogrona (zielone lub różowe), jabłka, mandarynki, około 100 g dla każdego uczestnika. Owoce mają być umieszczone w specjalnie przygotowanych naczyniach dekoracyjnych.<br />
Raport. Z każdej sesji dialogowej należy opracować raport dotyczący możliwości efektywnej aktywizacji osób odchodzących z sektora paliwowo-energetycznego w Wielkopolsce Wschodniej zawierający m.in. diagnozę lokalnego środowiska oraz wnioski i rekomendacje wraz z uzasadnieniem proponowanych form wsparcia, problemów, oczekiwań poszczególnych interesariuszy spotkania. Raport należy przekazać Zamawiającemu w ciągu 10 dni kalendarzowych licząc od dnia, w którym odbyło się spotkanie wraz z fakturą oraz pozostałymi dokumentami potwierdzającymi organizację spotkania (kopia listu zapraszającego z agendą spotkania, potwierdzenie wysłania do potencjalnych uczestników/czek wraz z listą adresową, lista obecności i potwierdzenia korzystania z cateringu).</p>

<h2>Kryteria oceny</h2>
                <p>Kryterium Kc  – cena oferty brutto – 100,00 pkt.</p>
            
        <h2>Warunki zmiany umowy</h2>

<p>1.	Zamawiający przewiduje możliwość zmiany umowy, w przypadku gdy nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu umowy; zaakceptowanych przez IZ zmian wniosku o dofinansowanie; wystąpienia okoliczności, których nie dało się przewidzieć w momencie zawierania umowy. <br />
2.	Zmiany umowy nastąpić mogą̨ w uzasadnionych przypadkach i wynikać: <br />
a)	Zmiany wynagrodzenia, terminu realizacji umowy, sposobu wykonania umowy lub jej zakresu, w przypadku wyrażenia przez IZ zgody na zmianę terminu kwalifikowalności wydatków określonego w dokumentacji konkursowej, wniosku o dofinansowanie i innych dokumentów dotyczących dofinansowania<br />
b)	ze zmiany wytycznych dot. realizacji i wydatkowania środków w projektach UE np. zmiana sposobu rozliczania usług, zmiana sposobu dokumentowania usług, zmiana ilości godzin zaangażowania w inne zadania oraz sposobu dokumentowania tego faktu; <br />
c)	z okoliczności spowodowanych czynnikami zewnętrznymi, np. siła wyższa, nieprzewidziane warunki pogodowe oraz inne okoliczności zewnętrzne mogące mieć wpływ na realizację postanowień umowy. <br />
3.	W uzasadnionych przypadkach Zamawiający dopuszcza zmianę warunków umowy, w szczególności: <br />
a)	zmiany wynagrodzenia, terminu realizacji umowy, sposobu wykonania umowy lub jej zakresu, w przypadku wyrażenia przez IZ zgody na zmianę terminu kwalifikowalności wydatków określonego w dokumentacji konkursowej, wniosku o dofinansowanie i innych dokumentów dotyczących dofinansowania;<br />
b)	zmiany warunków i terminów płatności – w przypadku zmian powszechnie obowiązujących przepisów prawa w trakcie realizacji umowy; <br />
c)	zmian nazwy, siedziby firmy, zmiany teleadresowe, ilości i numerów kont bankowych Wykonawcy lub Zamawiającego (zmiany podmiotowe); <br />
d)	zmiany osób reprezentujących w trakcie realizacji umowy interesy Stron; <br />
e)	z powodu uzasadnionych zmian w zakresie sposobu wykonania przedmiotu zamówienia proponowanych przez Zamawiającego lub Wykonawcę, jeżeli zmiany te są korzystne dla Zamawiającego i nie ograniczają̨ przedmiotu zamówienia zawartego w zapytaniu ofertowym; <br />
f)	powstania rozbieżności lub niejasności w rozumieniu pojęć użytych w umowie, których nie można usunąć w inny sposób, a zmiana będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności i doprecyzowanie umowy w celu jednoznacznej interpretacji jej zapisów przez Strony; <br />
g)	zmiany stawki podatku od towarów i usług VAT (jeżeli dotyczy). <br />
4.	Ponadto zmiany mogą dotyczyć realizacji dodatkowych usług nieobjętych zamówieniem podstawowym, o ile staną się niezbędne i zostaną spełnione łącznie warunki określone w Sekcji 3.2.4. Umowa w sprawie zamówienia Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027 obowiązujących w dniu wprowadzania zmiany umowy. <br />
5.	Zmiany mogą̨ zostać wprowadzone jedynie w formie pisemnych aneksów podpisanych przez obie Strony, pod rygorem ich nieważności.</p>
    </div>