Organizacja Konferencji

Organizacja imprez, wystaw, targów i kongresów

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Organizacja Konferencji
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Warszawa
Data publikacji	2024-08-13
Data składania ofert	15/09/2024
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	799500008 Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów
Numer przetargu	5609889

<div class="content">
Szanowni Państwo,
Polskie Towarzystwo Kardiologiczne, Asocjacja Rytmu Serca organizuje: &bdquo;Konferencję Asocjacji Rytmu Serca Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego&rdquo; POLSTIM
Termin konferencji: 29-31.05.2025
Miejsce konferencji: Warszawa
Przewidywana liczba uczestnik&oacute;w: 600 os&oacute;b
Organizację konferencji ARS PTK pragnie powierzyć profesjonalnej firmie z dużym doświadczeniem.
Do gł&oacute;wnych zadań firmy odpowiedzialnej za zorganizowanie konferencji należeć będzie:
Zadanie 1:
1. Aranżacja obiektu i sali wykładowej dla potrzeb konferencji. Zapewnienie obsługi technicznej sali wykładowej i całego obiektu wraz z przygotowaniem pomieszczenia i systemu dla przyjmowania prezentacji w zakresie nie objętym umową z właścicielem obiektu. 2. Przygotowanie wystawy firm farmaceutycznych i produkujących sprzęt medyczny oraz korespondencja techniczna z firmami i zapewnienie pomocy wystawcom w czasie przygotowania stoisk wystawienniczych. 3. Zakup i spakowanie toreb z materiałami kongresowymi. 4. Przygotowanie i bezpłatne udostępnienie na czas konferencji mobilnej aplikacji z interaktywnym programem konferencji.
Zadanie 2:
1. Rejestracja uczestnik&oacute;w drogą elektroniczną i w czasie konferencji , z możliwością dokonywania płatności kartą płatniczą, obsługa recepcji z wydawaniem identyfikator&oacute;w i materiał&oacute;w kongresowych. 2. Wydrukowanie i wydawanie w trakcie konferencji kart do głosowania dla członk&oacute;w ARS PTK w trakcie konferencji POLSTIM 2025. 3. Gromadzenie na specjalnie do tego celu utworzonym subkoncie opłat zjazdowych wpłacanych przez uczestnik&oacute;w konferencji lub inne podmioty działające w ich imieniu, ich księgowanie oraz wystawianie odpowiednich dokument&oacute;w księgowych celem potwierdzenia wpływu ww. opłat zjazdowych. 4. Zorganizowanie zakwaterowania wraz z wyżywieniem dla uczestnik&oacute;w konferencji, w tym rezerwacja hotelu dla wykładowc&oacute;w i zaproszonych Gości konferencji (do 50 &nbsp;os&oacute;b), w tym spotkanie towarzyszące otwarciu konferencji. 5. Zorganizowanie kolacji dla wykładowc&oacute;w i zaproszonych Gości konferencji w czasie konferencji.
Zadanie 3:
1. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi Gośćmi, wykładowcami i prezentującymi prace naukowe. 2. Przygotowanie i prowadzenie strony www konferencji (uruchomienie w pierwszej wersji w ciągu miesiąca od podpisania umowy). 3. Szeroka informacja o konferencji (media, strona internetowa, czasopisma medyczne). 4. Przygotowanie i wydanie materiał&oacute;w konferencyjnych, w tym programu konferencji. 5. Ubezpieczenie konferencji. 6. Przygotowanie niezbędnych dokument&oacute;w księgowych i wsp&oacute;łpraca w rozliczeniu konferencji z Działem Finansowo-Księgowym PTK.
Zadanie 4:
1. Nagranie transmisja on-line wybranych sesji z możliwością ich p&oacute;źniejszego udostepnienia na platformie edukacyjnej PTK/Stronie ARS-PTK. 2. Transmisja on-line całości konferencji w przypadku, gdyby z przyczyn epidemiologicznych konieczne było by przeprowadzenie konferencji w formie zdalnej lub hybrydowej.
Oferty w wersji papierowej i zgodnej elektronicznej (PDF), podpisane przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta, należy składać w terminie do 15.09.2024 r., z dopiskiem "Konferencja POLSTIM 2025&rdquo; na adres:
Polskie Towarzystwo Kardiologiczne Zarząd Gł&oacute;wny ul. Stawki 3 A lok. 1-2 00-193 Warszawa
oraz w wersji elektronicznej (PDF.) należy przesłać na poniższe adresy mailowe: <a title="sekretariat.srs@ptkardio.pl" href="mailto:sekretariat.srs@ptkardio.pl" rel="noopener" target="_blank">sekretariat.srs@ptkardio.pl</a>; &nbsp;<a title="mcjastrz@cyf-kr.edu.pl" href="mailto:mcjastrz@cyf-kr.edu.pl">mcjastrz@cyf-kr.edu.pl</a>; <a title="asokal@sccs.pl" href="mailto:asokal@sccs.pl" rel="noopener" target="_blank">asokal@sccs.pl</a>
Oferta winna zawierać informacje na temat oferenta dotyczące jego dotychczasowych dokonań w zakresie organizowania podobnych konferencji.
Zalecane jest dołączenie informacji i dokument&oacute;w wykazanych poniżej, niezbędnych w przypadku podjęcia decyzji o zawarciu umowy:
1. Firma, siedziba i adres oferenta oraz dokumenty potwierdzające status prawny oferenta (aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej). 2. Dokumenty stwierdzające, że osoby, kt&oacute;re będą działać przy wykonaniu oferty (umowy) posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia. 3. Oświadczenie oferenta, że nie zalega on z opłacaniem podatk&oacute;w, oraz składek na ubezpieczenie społeczne. 4. Oświadczenia oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania upadłościowego ani nie ogłoszono upadłości oraz, że nie jest w stanie likwidacji. 5. Określenie ceny wykonania zam&oacute;wienia wraz ze sposobem obliczenia ceny oraz kosztorysem.
Szczeg&oacute;łowy zakres i warunki wsp&oacute;łpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie zawartej z PTK.
Oceny ofert dokona Komisja Konkursowa w składzie:
Dr hab. med. Jakub Baran Dr hab. med. Adam Sokal Prof. dr hab. med. Marek Jastrzębski
Ewentualny II etap konkursu &ndash; spotkania z wybranymi oferentami w trakcie Kongresu PTK w Katowicach (19-21.09.2024).
Komisja zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty, jak r&oacute;wnież nie wybrania żadnej ze złożonych ofert bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji. Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepis&oacute;w art. 66-71 kodeksu cywilnego.
</div>