Organizacja Konferencji

Organizacja imprez, wystaw, targów i kongresów

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Organizacja Konferencji
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Szczyrk
Data publikacji	2024-07-24
Data składania ofert	30/07/2024
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	799500008 Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów
Numer przetargu	5569229

Szanowni Państwo,
I.
Polskie Towarzystwo Kardiologiczne &ndash; Sekcja Kardiologii Dziecięcej (&bdquo;SKD PTK&rdquo;) zamierza zorganizować: XXIII Og&oacute;lnopolską Konferencję Naukowo-Szkoleniową Sekcji Kardiologii Dziecięcej Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego (&bdquo;Konferencja&rdquo;)
Termin Konferencji: 15-17.05.2025 Miejsce Konferencji: Hotel Mercure, Szczyrk Przewidywana liczba uczestnik&oacute;w Konferencji: ok. 250 os&oacute;b
II.
Organizację Konferencji SKD PTK pragnie powierzyć profesjonalnej firmie z dużym doświadczeniem. Do gł&oacute;wnych zadań wybranego do organizacji Konferencji podmiotu należeć będzie:
Zadanie 1:
1. Wynajem przestrzeni i sal na miejsce obrad Konferencji, warsztaty naukowe praz wystawę firm farmaceutycznych i sprzętowych. 2. Aranżacja obiektu i sali wykładowej dla potrzeb Konferencji, w tym zorganizowanie pokoju dla wykładowc&oacute;w. 3. Zapewnienie obsługi technicznej sali wykładowej i całego obiektu, w tym pokoju wykładowc&oacute;w i zaproszonych Gości, wraz z przygotowaniem pomieszczenia i systemu dla przyjmowania prezentacji, przy zachowaniu możliwości podłączania komputer&oacute;w prezenter&oacute;w bezpośrednio na m&oacute;wnicach. 4. Zapewnienie obsługi cateringowej dla uczestnik&oacute;w Konferencji. 5. Przygotowanie wystawy firm wystawienniczych oraz korespondencja techniczna z firmami i zapewnienie pomocy wystawcom w czasie przygotowania stoisk wystawienniczych. 6. Przygotowanie materiał&oacute;w konferencyjnych. 7. Przygotowanie identyfikator&oacute;w dla zaproszonych Gości, wykładowc&oacute;w i uczestnik&oacute;w konferencji.
Zadanie 2:
1. Rejestracja, bez udziału PTK, uczestnik&oacute;w Konferencji i uczestnik&oacute;w warsztat&oacute;w drogą elektroniczną i w czasie Konferencji, z możliwością dokonywania płatności kartą płatniczą, obsługa recepcji z wydawaniem identyfikator&oacute;w i materiał&oacute;w konferencyjnych i certyfikat&oacute;w uczestnictwa. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z uczestnikami Konferencji. 2. Gromadzenie na specjalnie do tego celu utworzonym subkoncie opłat zjazdowych wpłacanych przez uczestnik&oacute;w Konferencji lub inne podmioty działające w ich imieniu, ich księgowanie oraz wystawianie odpowiednich dokument&oacute;w księgowych celem potwierdzenia wpływu ww. opłat zjazdowych. 3. Zorganizowanie zakwaterowania wraz z wyżywieniem dla uczestnik&oacute;w Konferencji, z możliwością noclegu dla uczestnik&oacute;w w miejscu Konferencji lub bliskiej lokalizacji oraz rezerwacja hotelu dla wykładowc&oacute;w i zaproszonych Gości Konferencji (dla ok. 50 os&oacute;b). 4. Zapewnienie transportu dla wybranych wykładowc&oacute;w. 5. Zapewnienie rezerwacji hotelowej drogą elektroniczną. 6. Przygotowanie spotkania towarzyskiego dla uczestnik&oacute;w Konferencji w dniu 16.05.2025 roku oraz spotkania towarzyskiego dla wykładowc&oacute;w i zaproszonych Gości Konferencji w dniu 15.05.2025 roku. 7. Zabezpieczenie dobrej wsp&oacute;łpracy i właściwego wykonania usługi przez Ośrodek Konferencyjny.
Zadanie 3: &nbsp;
1. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi Gośćmi, wykładowcami i prezentującymi prace naukowe, w tym możliwość przesyłania drogą elektroniczną streszczeń prac wykład&oacute;w i oryginalnych. 2. Przygotowanie i prowadzenie strony internetowej Konferencji. 3. Szeroka informacja o Konferencji (media, strona internetowa, czasopisma medyczne). 4. Przygotowanie, wydruk, wydanie materiał&oacute;w konferencyjnych, w tym programu Konferencji. 5. Opracowanie logo Konferencji. 6. Ubezpieczenie Konferencji. 7. Uzyskanie punkt&oacute;w edukacyjnych oraz certyfikat&oacute;w INFARMA i MedTech dla Konferencji. 8. Przygotowanie niezbędnych projekt&oacute;w um&oacute;w i dokument&oacute;w formalnoprawnych i wsp&oacute;łpraca w tym zakresie z radcą prawnym PTK. 9. Przygotowanie niezbędnych dokument&oacute;w księgowych i wsp&oacute;łpraca w rozliczeniu Konferencji z Działem Finansowo-Księgowym PTK. 10. Zabezpieczenie dobrej bieżącej wsp&oacute;łpracy z Komitetem Organizacyjnym.
III.
Informacje og&oacute;lne:
1. Szczeg&oacute;łowy zakres i warunki wsp&oacute;łpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie. 2. Umowę z wybranym do organizacji Konferencji podmiotem uważa się za zawartą po podpisaniu jej przez uprawnionych przedstawicieli obu stron. 3. Komisja zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty lub jej element&oacute;w, jak r&oacute;wnież nie wybrania żadnej ze złożonych ofert bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji. Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepis&oacute;w art. 66-71 Kodeksu cywilnego. Z tytułu nieprzyjęcia oferty oferentowi nie przysługują żadne roszczenia w stosunku do PTK.
IV.
Informacje szczeg&oacute;łowe dotyczące składanej oferty:
1. Oferta powinna być przygotowana w języku polskim. 2. Każdy oferent może złożyć jedną ofertę. 3. Oferta winna zawierać informacje w/g wykazanej poniżej specyfikacji, niezbędnej w przypadku podjęcia decyzji o zawarciu umowy. 1) Firma, siedziba i adres oferenta oraz dokumenty potwierdzające status prawny oferenta (aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie./informacja o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej). 2) Dokumenty stwierdzające, że osoby, kt&oacute;re będą działać przy wykonaniu oferty (umowy) posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia, wskazanie i podpis osoby upoważnionej do reprezentowania oferenta. 3) Zaświadczenie z właściwego urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału ZUS potwierdzające, że oferent nie zalega z opłacaniem podatk&oacute;w, opłat oraz składek na ubezpieczenie społeczne wystawione nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert. 4) Oświadczenia oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania upadłościowego ani nie ogłoszono upadłości oraz, że nie jest w stanie likwidacji. 5) Referencje świadczące o doświadczeniu oferenta w przeprowadzeniu przynajmniej trzech tego typu konferencji naukowych z udziałem środowiska medycznego. 6) Szczeg&oacute;łowe określenie przedmiotu oferty. 4. Jako załącznik do oferty, stanowiący jej część integralną, należy przedstawić koszty z uwzględnieniem poszczeg&oacute;lnych punkt&oacute;w zapytania w ramach zadań. 5. Wskazanie podwykonawc&oacute;w, jeśli oferent zamierza z nich skorzystać. 6. Oświadczenie oferent&oacute;w składających wsp&oacute;lną ofertę o ich solidarnej odpowiedzialności przy wykonywaniu zobowiązań. 7. Określenie ceny wykonania zam&oacute;wienia wraz ze sposobem obliczenia ceny oraz kosztorysem. 8. Oświadczenie oferenta o znajomości warunk&oacute;w uczestnictwa w niniejszym postępowaniu ofertowym i nie zgłaszaniu w stosunku do Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego, żadnych roszczeń związanych z niniejszym postępowaniem oraz złożoną ofertą, w tym związanych z nie wybraniem oferty oferenta lub nie wybraniem żadnej oferty, a także związanych z ewentualnym unieważnieniem niniejszego postępowania. 9. Każda oferta złożona po terminie bądź z brakami formalnymi nie będzie uwzględniana. W szczeg&oacute;lnie uzasadnionych przypadkach, gdy oferta zawiera drobne braki oferent może zostać wezwany do uzupełnienia oferty w wyznaczonym terminie o brakujące dane.
V.
Oceny ofert dokona komisja konkursowa złożona z członk&oacute;w Zarządu SKD PTK.
Postępowanie przebiegać będzie dwuetapowo: - I etap złożenie oferty; - II etap spotkanie z oferentami wybranymi w pierwszym etapie kwalifikacji.
PTK może zrezygnować z II etapu postępowania bez podania przyczyny.
&nbsp;
Harmonogram: Termin składania ofert w formie pisemnej i elektronicznej: 30.08.2024 r. Otwarcie ofert i rozstrzygnięcie: 6.09.2024 r. Planowane podpisanie umowy: 13.09.2024 r.
 Komitet Organizacyjny XXII Og&oacute;lnopolskiej Konferencji Sekcji Kardiologii Dziecięcej Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego
VI.
Oferty w wersji papierowej, podpisane przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta, należy składać w terminie do 30.08.2024 r. z dopiskiem "Konferencja Sekcji Kardiologii Dziecięcej 2024" na adres:
Dr. hab. Roland Fiszer Klinika Wrodzonych Wad Serca i Kardiologii Dziecięcej, Śląskie Centrum Chor&oacute;b Serca ul. Marii Curie Skłodowskiej 9 41-800 Zabrze
oraz r&oacute;wnolegle w wersji elektronicznej należy przesłać na adres mailowy: e-mail: <a title="rfiszer@sum.edu.pl" href="mailto:rfiszer@sum.edu.pl">rfiszer@sum.edu.pl</a>
Proszę o podawanie Przewodniczącej SKD PTK jako CC: <a title="joannak@gumed.edu.pl" href="mailto:joannak@gumed.edu.pl">joannak@gumed.edu.pl</a>
&nbsp;
&nbsp;