Organizacja Forum

Organizacja imprez, wystaw, targów i kongresów

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Organizacja Forum
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Warszawa
Data publikacji	2024-07-23
Data składania ofert	06/08/2024, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	799520002 Usługi w zakresie organizacji imprez
Numer przetargu	5566590

<div>
 <h1>Kompleksowa organizacja i obsługa Ogólnopolskiego Forum Ekonomii Społecznej organizowanego przez Departament Ekonomii Społecznej w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.</h1>

<h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Organizacja Forum</h3>
 Przedmioty zamówienia
 Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i obsługa Ogólnopolskiego Forum Ekonomii Społecznej organizowanego przez Departament Ekonomii Społecznej w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Zamówienie realizowane będzie w ramach projektu Estakada – synchronizacja ekonomii społecznej na poziomie kraju, działanie 4.13 Programu Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego 2021-2027 (FERS). 
 
Zgodnie z ustawą z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych art. 2 ust. 1 pkt 1. (Dz. U. z 2022 r. poz. 1710, 1812, 1933, 2185.) do niniejszego postępowania nie mają zastosowania przepisy i procedury w niej określone. 
 
Przedmiot zamówienia obejmuje następujące zadania: 
1. Przeprowadzenie działań upowszechniających Forum. 
2. Opracowanie, przygotowanie i dostarczenie pakietów konferencyjnych dla 
150 uczestników Forum. 
3. Zapewnienie noclegu dla 60 uczestników Forum. 
4. Zapewnienie zwrotu kosztów dojazdu dla 100 uczestników Forum. 
5. Zapewnienie prelegentów i osoby prowadzącej Forum. 
6. Opracowanie graficzne materiałów dotyczących Forum oraz opracowanie 
grafik wyświetlanych podczas wydarzenia. 
7. Obsługa techniczna i multimedialna Forum. 
 
 
ZADANIE I Przeprowadzenie działań upowszechniających Forum. 
 
Zadaniem Wykonawcy będzie przeprowadzenie działań upowszechniających Forum w medium społecznościowym Facebook, poprzez uruchomienie i obsługę pięciu materiałów Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej dotyczących Forum. Wykonawca, w porozumieniu z Zamawiającym przygotuje tekst i grafiki do każdego z materiałów. 
Założenia tożsame dla każdego z pięciu materiałów: 
Materiały będą upowszechniane według następujących kryteriów: grupa docelowa: 18+, kobiety i mężczyźni, zasięg: cała Polska. Każdy materiał powinien dotrzeć do minimum 500 tys. osób. Celem upowszechniania będzie zapewnienie sprawnego przepływu informacji między 
MRPiPS, a interesariuszami projektu, działającymi w obszarze ekonomii społecznej. Termin realizacji: Zadanie będzie trwało maksymalnie 3 tygodnie i rozpocznie się na 2 tygodnie przed dniem organizacji Forum. 
 
ZADANIE II Opracowanie, przygotowanie i dostarczenie pakietów konferencyjnych dla 150 uczestników Forum. 
 
Przedmiotem zadania jest wykonanie i dostawa materiałów konferencyjnych oznaczonych logotypami wskazanymi przez Zamawiającego. Dostawa materiałów do 
siedziby Zamawiającego. Zakres zamówienia obejmuje: 
• zaprojektowanie graficzne poszczególnych artykułów oraz oznakowanie artykułów zgodnie ze wskazówkami Zamawiającego, 
• dostarczenie artykułów do siedziby Zamawiającego. Wszystkie artykuły muszą być nowe, w pierwszym gatunku i spełniać swoje 
przeznaczenie. 
Lista materiałów konferencyjnych: 
1. Torba płócienna – wykonana z bawełny o gramaturze minimum 270 gr/m², wymiary: 38x9x42 cm +/- 15%, kolor: ciemny granat lub czarny, oznakowanie logotypami wskazanymi przez Zamawiającego – 150 sztuk, 
2. Długopis – korpus długopisu wykonany z bambusa z dodatkowymi wstawkami aluminiowymi w kolorze czarnym lub ciemnogranatowym, wymiary: 150x ø8 
mm +/- 15%, wkład typu x20 w kolorze czarnym lub niebieskim, oznakowany logotypami wskazanymi przez Zamawiającego – 150 sztuk, 
3. Drewniany ołówek z gumką – naostrzony, wymiary: 0,7 x 18,6 cm +/- 15%. Materiał: drewno, kolor: czarny lub ciemnogranatowy, oznakowany logotypami 
wskazanymi przez Zamawiającego – 150 sztuk, 
4. Identyfikator uczestnika zaprojektowany zgodnie ze wskazaniami Zamawiającego: wymiary: 74 x 105 mm +/- 15%, z przeźroczystą okładką i 
smyczą o wymiarach 940 mm x 150 mm +/- 15% w kolorze czarnym lub ciemnogranatowym, zakończona metalowym karabińczykiem, oznakowana 
logotypami wskazanymi przez Zamawiającego – 150 sztuk, 
5. Zakładka do książki - wykonana z ekologicznego, sztywnego papieru z recyklingu lub kraftowego, z tasiemką zakończoną zawieszką, wymiary 
152x55mm +/- 15%, oznakowana logotypami wskazanymi przez Zamawiającego – 150 sztuk, 
6. Bambusowy stojak na telefon/tablet – materiał: bambus, kolor: naturalny lub biały, wymiary: 40x35x20 mm +/- 15%, od góry oznakowany logotypami wskazanymi przez Zamawiającego – 150 sztuk, 
7. Notes - format A6, zamykany na gumkę z zakładką ze wstążki, zadruk w linię z papieru o gramaturze minimum 60 g/m2. Kolor czarny lub ciemnogranatowy, oznakowany logotypami wskazanymi przez Zamawiającego – 150 sztuk, 
8. Krówki w opakowaniu z logo wskazanym przez Zamawiającego – smak: mleczny, opakowanie białe z logo wskazanym przez Zamawiającego – 1000 sztuk. 
 
ZADANIE III Zapewnienie noclegu dla 60 uczestników Forum. 
 
1. Wykonawca zapewni nocleg dla 60 uczestników Forum, wskazanych przez Zamawiającego. 
2. Nocleg zostanie zapewniony na dobę hotelową dzień przed Forum. 
3. Wykonawca zapewni zakwaterowanie w obiekcie oddalonym od miejsca organizacji Forum o maksymalnie 10 km z możliwym dojazdem Warszawskim 
Transportem Publicznym bez konieczności przesiadki. 
4. W ramach noclegu, dla każdej osoby korzystającej z noclegu Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia śniadanie w formie bufetu. 
5. Zakwaterowanie odbywać się będzie w hotelu o standardzie *** lub innych lokalizacjach zapewniających co najmniej standard i udogodnienia ustanowione 
dla hoteli min. ***, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie w wersji obowiązującej na dzień publikacji zapytania. 
6. Zakwaterowanie wyłącznie w pokojach jednoosobowych. 
7. Każdy z pokoi powinien mieć przynależną, indywidualną łazienkę. 
8. Obiekt noclegowy powinien być dostosowany do potrzeb osób z niepełnosprawnościami. 
9. Obiekt powinien zapewnić bezpłatny parking dla uczestników Forum. 
10. W obiekcie powinien być dostępny bezpłatny Internet. 
 
ZADANIE IV Zapewnienie zwrotu kosztów dojazdu dla 60 uczestników Forum. 
 
1. Wykonawca zapewni zwrot kosztów dojazdu na wydarzenie dla maksymalnie 60 uczestników Forum wskazanych przez Zamawiającego. 
2. Zwrot kosztów dojazdu zostanie zrealizowany przez Wykonawcę w ciągu 7 dni od dnia zakończenia Forum. 
3. Wykonawca w porozumieniu z Zamawiającym opracuje formularz zwrotu kosztów dojazdu oraz zasady dokumentowania poniesionych kosztów dojazdu. 
4. Zwrot kosztów dojazdu dla jednego uczestnika forum będzie wynosił równowartość poniesionych wydatków, jednak nie więcej niż 350 zł. 
 
ZADANIE V Zapewnienie osoby prowadzącej Forum i prelegentów. 
 
1. Wykonawca, w porozumieniu z Zamawiającym zapewni osobę prowadzącą Forum (konferansjera) oraz maksymalnie 12 prelegentów. 
2. Osoba prowadząca Forum powinna posiadać doświadczenie w prowadzeniu co najmniej 5 spotkań dla co najmniej 100 osób, w tym co najmniej dwóch o tematyce społecznej. 
3. Prelegenci powinni mieć co najmniej dwuletnie doświadczenie w tematyce społecznej. 
4. Zaangażowanie w dniu Forum wyniesie: 
• dla osoby prowadzącej Forum maksymalnie 9 godzin, 
• dla prelegentów maksymalnie 2 godziny. 
 
ZADANIE VI Opracowanie graficzne materiałów dotyczących Forum oraz opracowanie grafik wyświetlanych podczas wydarzenia 
 
1. Wykonawca w porozumieniu z Zamawiającym opracuje graficznie: 
• logo wydarzenia, 
• program wydarzenia, 
• wzór zaproszenia, 
• maksymalnie 20 slajdów wyświetlanych podczas wydarzenia. 
2. Materiały te zostaną przekazane do akceptacji Zamawiającego najpóźniej 5 dni roboczych przed planowanym wydarzeniem. 
 
ZADANIE VII Obsługa techniczna i multimedialna Forum 
 
1. W ramach zadania Wykonawca zapewni organizację i obsługę biura Wydarzenia polegającą na: 
• oznaczeniu budynku w którym będzie odbywała się konferencja poprzez zapewnienie tabliczek kierujących gości do miejsca spotkania, 
• zapewnieniu stołów recepcyjnych przed wejściem na salę konferencyjną umożliwiających rejestrację uczestników, 
• rejestracji gości przed konferencją, w tym uzyskanie dokumentacji dot. uczestnictwa w projekcie, zgodnie z dokumentacją przekazaną przez 
Zamawiającego, 
• zapewnieniu osoby do obsługi konferencji – koordynatora, który będzie nadzorował i koordynował prace obsługi (recepcja, fotograf) oraz będzie 
współpracował na miejscu z obsługą administracyjną. Koordynator powinien być wyposażony na miejscu w co najmniej telefon, komputer z 
podłączeniem do drukarki kolorowej, papieru oraz dostępem do Internetu, 
• sporządzeniu listy obecności zgodnej z rozporządzeniem RODO oraz zebranie wszystkich podpisów od uczestników podczas rejestracji. 
2. Wykonawca zapewni dokumentację zdjęciową konferencji oraz nagranie filmu video trwającego co najmniej 2 a maksymalnie 4 min. Do zadań Wykonawcy 
będzie należała realizacja i obróbka materiału dokumentującego przebieg konferencji. Wykonanie fotografii cyfrowych dokumentujących konferencję (co 
najmniej 30 wyselekcjonowanych fotografii) i dostarczenie ich Zamawiającemu w dniu konferencji. 
3. Przeprowadzenie wysokiej jakości relacji live ze wszystkich punktów programu poprzez opublikowanie jej na stronie: 
https://www.facebook.com/DepartamentEkonomiiSpolecznej 
4. Zapewnienie nagłośniania konferencji i obsługi ekranów: 
• przygotowanie grafik wyświetlanych podczas wydarzenia, 
• przygotowanie podkładów dźwiękowych do różnych punktów programu, 
• bieżąca obsługa ekranu i dźwięku podczas wydarzenia.

<h2>Kryteria oceny</h2>
 cena - 60 (waga w %) 
Punkty za kryterium „Cena” zostaną obliczone dla każdej z ofert wg wzoru: 
(C min : C b) x 60 = liczba punktów 
gdzie: C min – najniższa cena brutto oferty spośród ofert badanych, C b – cena brutto oferty badanej 
Wykonawca za kryterium „Cena” może uzyskać maksymalnie 60 punktów
 Doś. w organizacji wydarzeń/konferencji dla min. 100 osób – 40% 
 
W kryterium punkty będą przyznawane w zależności od wykazanego w ofercie doświadczenia osoby skierowanej do obsługi konferencji – koordynatora 
Liczba punktów 
0-3 wydarzenia 0 
4-6 wydarzeń 20 
7 i więcej wydarzeń 40
 
 </div>