Organizacja Konferencji i Warsztatów

Organizacja imprez, wystaw, targów i kongresów

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Organizacja Konferencji i Warsztatów
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Wrocław
Data publikacji	2024-07-15
Data składania ofert	30/08/2024, Godzina 14:00
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	799500008 Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów
Numer przetargu	5548779

Szanowni Państwo,
Polskie Towarzystwo Kardiologiczne, Asocjacja Intensywnej Terapii Kardiologicznej organizuje:
&bdquo;XIII Konferencję i Warsztaty Asocjacji Intensywnej Terapii Kardiologicznej Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego&rdquo;.
Termin konferencji: 28-29 marca 2025 r.&nbsp; Miejsce konferencji: Wrocław
Komitet Organizacyjny Konferencji Asocjacji Intensywnej Terapii Kardiologicznej (AITK) Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego (PTK) zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty na organizację Konferencji i Warsztat&oacute;w. Intencją Asocjacji jest organizacja tradycyjnej tj. stacjonarnej konferencji połączonej z warsztatami, ale sytuacja epidemiologiczna może spowodować konieczność organizacji wyłącznie samej konferencji w wersji zdalnej lub mieszanej tj. stacjonarnej i zdalnej.
Organizację konferencji AITK PTK pragnie powierzyć profesjonalnej firmie z dużym doświadczeniem.
 Przedmiot zapytania ofertowego
I. Organizacja XIII Konferencji i Warsztat&oacute;w Asocjacji Intensywnej Terapii Kardiologicznej PTK w wersji stacjonarnej, kt&oacute;ra odbędzie się we Wrocławiu w dniach 28-29 marca 2025 r.&nbsp;
Preferowana lokalizacja konferencji stacjonarnej: Wydział Farmacji, ul. Borowska 211, Wrocław, sala wykładowa W1, plus pok&oacute;j dla wykładowc&oacute;w, oraz przestrzeń wystawienniczą: hol parter oraz pierwsze piętro.
Przewidywana liczba uczestnik&oacute;w: 300 os&oacute;b
W dniu 28 marca 2025:&nbsp; 5-6 warsztat&oacute;w tematycznych, odbywających się w godzinach porannych i popołudniowych, każdy w oddzielnej sali (łącznie 5-6 sal) z przewidywalną liczbą około 30 uczestnik&oacute;w podczas każdego z warsztat&oacute;w. Dodatkowo jedna 1.5h sesja wykładowa w godzinach popołudniowych.&nbsp;
W dniu 29 marca 2025 roku: Wykłady przez cały dzień w dw&oacute;ch salach wykładowych, w tym sesja konkursowa przypadk&oacute;w klinicznych, przewidywana łączna liczba uczestnik&oacute;w: 300 os&oacute;b. Do gł&oacute;wnych zadań firmy odpowiedzialnej za zorganizowanie konferencji należeć będzie:
1. Wynajem na rzecz PTK przestrzeni i sal celem przeprowadzenia obrad, warsztat&oacute;w oraz wystawy firm farmaceutycznych i sprzętowych. 2. Aranżacja obiektu i sal wykładowych dla potrzeb konferencji, warsztat&oacute;w i wystawy. 3. Zapewnienie obsługi technicznej sal wykładowych, warsztatowych i całego obiektu wraz z przygotowaniem pomieszczenia i systemu dla przyjmowania prezentacji. 4. Zapewnienie obsługi catheringowej dla uczestnik&oacute;w i wykładowc&oacute;w konferencji. 5. Przygotowanie i obsługa VIP room&rsquo;u w godzinach odbywania się sesji wykładowych. 6. Przygotowanie wystawy firm farmaceutycznych i podmiot&oacute;w produkujących sprzęt medyczny oraz korespondencja techniczna z firmami z zapewnieniem pomocy wystawcom w czasie przygotowywania stoisk.&nbsp; 7. Rejestracja uczestnik&oacute;w drogą elektroniczną i w czasie konferencji, z możliwością dokonywania płatności kartą płatniczą, obsługa recepcji z wydawaniem identyfikator&oacute;w i materiał&oacute;w konferencyjnych. 8. Umożliwienie przesyłania drogą elektroniczną przypadk&oacute;w klinicznych na sesję konkursową wraz z systemem internetowej oceny nadesłanych przypadk&oacute;w przez jury sesji zgodnego z wymogami PTK. 9. Gromadzenie na specjalnie do tego celu utworzonym subkoncie opłat zjazdowych wpłacanych przez uczestnik&oacute;w konferencji lub inne podmioty działające w ich imieniu, ich księgowanie oraz wystawianie odpowiednich dokument&oacute;w księgowych celem potwierdzenia wpływu ww. opłat zjazdowych. 10. Zapewnienie rezerwacji hotelowej drogą elektroniczną dla uczestnik&oacute;w w miejscu odbywania się konferencji i innych, pobliskich obiektach. 11. Zorganizowanie zakwaterowania dla wykładowc&oacute;w i zaproszonych gości konferencji (do 40 os&oacute;b) - na 1 lub 2 doby wraz z organizacją jednej kolacji dla około 40 os&oacute;b. 12. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi gośćmi i wykładowcami. 13. Przygotowanie i prowadzenie strony www konferencji (uruchomienie pierwszej wersji w okresie miesiąca od podpisania umowy). 14. Prowadzenie strony internetowej AITK PTK w terminie 12.2024-12.2025. 15. Szeroka promocja konferencji (media, strona internetowa, czasopisma medyczne, konferencje medyczne). 16. Przygotowanie i wydanie uczestnikom materiał&oacute;w konferencyjnych, w tym drukowanego programu konferencji.&nbsp; 17. Przygotowanie i dystrybucja certyfikat&oacute;w uczestnictwa w konferencji, w tym r&oacute;wnież certyfikat&oacute;w za udział w poszczeg&oacute;lnych warsztatach. 18. Druk i rozesłanie plakat&oacute;w oraz zaproszeń na konferencję wraz z formularzami rejestracyjnymi. 19. Ubezpieczenie konferencji. 20. Certyfikacja wydarzenia w ramach INFARMY oraz złożenie wniosk&oacute;w o punkty edukacyjne w stosownej izbie lekarskiej. 21. Przygotowanie niezbędnych dokument&oacute;w księgowych i wsp&oacute;łpraca w rozliczeniu konferencji z Działem Finansowo-Księgowym PTK.
II. Organizacja XIII Konferencji Asocjacji Intensywnej Terapii Kardiologicznej PTK w wersji zdalnej, kt&oacute;ra odbędzie się we Wrocławiu w dniu 29 marca 2025 r.&nbsp; Przewidywana liczba uczestnik&oacute;w: 300
Do gł&oacute;wnych zadań firmy odpowiedzialnej za zorganizowanie konferencji należeć będzie: 1. Przygotowanie jednego kanału transmisji sesji (wykład&oacute;w, debat) bez obecności na miejscu wykładowc&oacute;w, z transmisją wszystkich wykład&oacute;w (dyskusji) spoza studia. 2. Przygotowanie jednego studia dla organizator&oacute;w z transmisją sesji w internecie. 3. Transmisja wszystkich sesji w czasie rzeczywistym. 4. Nagranie wybranych wykład&oacute;w z możliwością ich emisji w okresie konferencji. 5. Zapewnienie interaktywnego udziału uczestnik&oacute;w konferencji z możliwością zadawania pytań wykładowcom w czasie rzeczywistym. 6. Umożliwienie uczestnikom konferencji zdalnego głosowania podczas sesji konkursowej. 7. Zapewnienie możliwości zamieszczania reklam na stronie internetowej konferencji (wirtualna wystawa) oraz w kanale, w kt&oacute;rym będą transmitowane sesje. Reklamy umieszczane na stronie internetowej powinny umożliwiać interakcję z partnerami konferencji.&nbsp; 8. Stworzenie mechanizmu umożliwiającego dostęp do zawartości konferencji wyłącznie po zalogowaniu się uczestnika. 9. Korespondencja techniczna z firmami i zapewnienie pomocy wystawcom i partnerom konferencji. 10. Rejestracja uczestnik&oacute;w drogą elektroniczną przed i w czasie konferencji oraz wystawianie faktur uczestnikom. 11. Umożliwienie przesyłania drogą elektroniczną przypadk&oacute;w klinicznych na sesję konkursową wraz z systemem internetowej oceny nadesłanych przypadk&oacute;w przez jury sesji konkursowej zgodnego z wymogami PTK. 12. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi gośćmi i wykładowcami. 13. Przygotowanie i prowadzenie strony www konferencji (uruchomienie w pierwszej wersji w okresie miesiąca od podpisania umowy). 14. Prowadzenie strony internetowej AITK w terminie 12.2024-12.2025. 15. Szeroka promocja konferencji (media, strona internetowa, czasopisma medyczne, konferencje medyczne). 16. Przygotowanie i elektroniczna dystrybucja certyfikat&oacute;w uczestnictwa w konferencji. 17. Ubezpieczenie konferencji. 18. Certyfikacja wydarzenia w ramach INFARMY oraz złożenie wniosk&oacute;w o punkty edukacyjne w stosownej izbie lekarskiej. 19. Przygotowanie niezbędnych dokument&oacute;w księgowych i wsp&oacute;łpraca w rozliczeniu konferencji z Działem Finansowo-Księgowym PTK.
III. Organizacja XIII Konferencji Asocjacji Intensywnej Terapii Kardiologicznej PTK w wersji hybrydowej (wykładowcy wykładają z centrum konferencyjnego lub zdalnie, uczestnicy biorą udział w konferencji zdalnie), kt&oacute;ra odbędzie się we Wrocławiu w dniu 29 marca 2025 r.
Preferowana lokalizacja konferencji stacjonarnej: Wydział Farmacji, ul. Borowska 211, Wrocław, sala wykładowa W1, plus pok&oacute;j dla wykładowc&oacute;w, oraz przestrzeń wystawienniczą: hol parter oraz pierwsze piętro.
Przewidywana liczba uczestnik&oacute;w: 300
Do gł&oacute;wnych zadań firmy odpowiedzialnej za zorganizowanie konferencji należeć będzie:
1. Przygotowanie studia z możliwością transmisji sesji w internecie. 2. Aranżacja obiektu dla potrzeb konferencji. 3. Przygotowanie jednego kanału transmisji sesji (wykład&oacute;w, debat).&nbsp; 4. Transmisja wszystkich sesji w czasie rzeczywistym. 5. Nagranie wybranych wykład&oacute;w z możliwością ich emisji w okresie konferencji. 6. Stworzenie mechanizmu umożliwiającego dostęp do zawartości konferencji wyłącznie po zalogowaniu się uczestnika. 7. Zapewnienie interaktywnego udziału uczestnik&oacute;w konferencji z możliwością zadawania pytań wykładowcom w czasie rzeczywistym. 8. Umożliwienie przesyłania drogą elektroniczną przypadk&oacute;w klinicznych na sesję konkursową wraz z systemem internetowej oceny nadesłanych przypadk&oacute;w przez jury sesji konkursowej zgodnego z wymogami PTK. 9. Umożliwienie uczestnikom konferencji zdalnego głosowania podczas sesji konkursowej. 10. Zapewnienie obsługi technicznej sal wykładowych i całego obiektu wraz z przygotowaniem pomieszczenia i systemu dla przyjmowania prezentacji. 11. Rejestracja uczestnik&oacute;w drogą elektroniczną przed i w czasie konferencji oraz wystawianie faktur uczestnikom. 12. Korespondencja techniczna z firmami i zapewnienie pomocy wystawcom i partnerom konferencji. 13. Zapewnienie możliwości zamieszczania reklam na stronie internetowej konferencji (wirtualna wystawa) oraz w kanale, w kt&oacute;rym będą transmitowane sesje. Reklamy umieszczane na stronie internetowej powinny umożliwiać interakcję z partnerami konferencji. 14. Zapewnienie obsługi cateringowej dla wykładowc&oacute;w konferencji. 15. Zorganizowanie zakwaterowania wraz z wyżywieniem dla zaproszonych gości i wykładowc&oacute;w konferencji (do 40 os&oacute;b) &ndash; na 1 dobę wraz z organizacją jednej kolacji dla około 40 os&oacute;b. 16. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi gośćmi i wykładowcami. 17. Przygotowanie i prowadzenie strony www konferencji (uruchomienie w pierwszej wersji w okresie miesiąca od podpisania umowy). 18. Prowadzenie strony internetowej AITK w terminie 12.2024-12.2025. 19. Szeroka promocja konferencji (media, strona internetowa, czasopisma medyczne, konferencje medyczne). 20. Przygotowanie i elektroniczna dystrybucja certyfikat&oacute;w uczestnictwa w konferencji. 21. Ubezpieczenie konferencji. 22. Certyfikacja wydarzenia w ramach INFARMY oraz złożenie wniosk&oacute;w o punkty edukacyjne w stosownej Izbie Lekarskiej. 23. Przygotowanie niezbędnych dokument&oacute;w księgowych i wsp&oacute;łpraca w rozliczeniu konferencji z Działem Finansowo-Księgowym PTK.
Zalecane jest dołączenie informacji i dokument&oacute;w wykazanych poniżej, niezbędnych w przypadku podjęcia decyzji o zawarciu umowy: 1. Firma, siedziba i adres oferenta oraz dokumenty potwierdzające status prawny oferenta (aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej). 2. Dokumenty stwierdzające, że osoby, kt&oacute;re będą działać przy wykonaniu oferty (umowy) posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia. 3. Zaświadczenie z właściwego urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału ZUS potwierdzające, że oferent nie zalega z opłacaniem podatk&oacute;w, opłat oraz składek na ubezpieczenie społeczne wystawione nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert. 4. Oświadczenia oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania upadłościowego ani nie ogłoszono upadłości oraz, że nie jest w stanie likwidacji. 5. Szczeg&oacute;łowe określenie przedmiotu oferty, wskazanie podwykonawc&oacute;w, jeśli oferent zamierza z nich skorzystać. 6. Określenie ceny wykonania zam&oacute;wienia wraz ze sposobem obliczenia ceny oraz kosztorysem. 7. Oświadczenie oferenta o znajomości warunk&oacute;w uczestnictwa w niniejszym postępowaniu ofertowym i nie zgłaszaniu w stosunku do Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego, żadnych roszczeń związanych z niniejszym postępowaniem oraz złożoną ofertą, w tym związanych z nie wybraniem oferty oferenta lub nie wybraniem żadnej oferty, a także związanych z ewentualnym unieważnieniem niniejszego postępowania. 8. Referencje świadczące o doświadczeniu oferenta w przeprowadzeniu przynajmniej trzech tego typu konferencji naukowych z udziałem środowiska medycznego.
Szczeg&oacute;łowy zakres i warunki wsp&oacute;łpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie zawartej z PTK.
Oceny ofert dokona Komisja Konkursowa złożona z członk&oacute;w Zarządu Asocjacji Intensywnej Terapii Kardiologicznej PTK.
Oferty w wersji papierowej, podpisane przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta, należy składać w terminie do 30.08.2024 r. do godziny 14.00 na adres:
dr hab. n. med. Robert Zymliński, prof. UMW&nbsp; Instytut Chor&oacute;b Serca ul. Borowska 213 50-556 Wrocław&nbsp; Sekretariat (budynek H, 2 piętro, pok&oacute;j 3.46)
Z dopiskiem: &bdquo;XIII Konferencja AITK Wrocław 28-29.03.2025&rdquo;
Ocenie podlegać będą: - doświadczenie we wsp&oacute;łpracy z PTK przy organizacji imprez o podobnej liczbie uczestnik&oacute;w - ryzyko finansowe dla Asocjacji Intensywnej Terapii Kardiologicznej - warunki finansowe oferty/rodzaje koszt&oacute;w:
Rodzaje koszt&oacute;w: 1. Warunki wynajmu sal wykładowych i warsztatowych w centrum konferencyjnym (wynegocjowane ceny &ndash; cena sal, cena m2 powierzchni wystawowej). 2. Wyposażenie techniczne miejsca konferencyjnego. 3. Materiały konferencyjne. 4. Informacja o konferencji. 5. Obsługa konferencji. 6. Noclegi. 7. Catering. 8. Inne koszty. 9. Honorarium.
Harmonogram: Termin składania ofert: do 30.08.2024 r.&nbsp; Otwarcie Ofert: 02.09.2024 r. Ogłoszenie wyniku 16.09.2024 r.&nbsp; Podpisanie umowy do 01.11.2024 r.
Komitet Organizacyjny XIII Konferencji Asocjacji Intensywnej Terapii Kardiologicznej PTK, 28-29.03.2025 r. Wrocław
dr hab. n. med. Robert Zymliński, prof. UMW&nbsp; dr hab. n. med. Marta Kałużny-Oleksy dr hab. n. med. Przemysław Trzeciak prof. dr hab. n. med. Agnieszka Tycińska dr hab. n. med. Agnieszka Kapłon-Cieślicka prof. dr hab. n. med. Marek Gierlotka dr hab. n. med. Jan Biegus, prof. UMW dr n. med. Andrzej Światkowski dr n. med. Anna Fojt dr n. med. Marta Załęska-Kocięcka lek. med. Dominika Południewska&nbsp; lek. med. Joanna Płonka dr n. med. Anna Kurek
Komisja zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty, jak r&oacute;wnież nie wybrania żadnej ze złożonych ofert bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji. Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepis&oacute;w art. 66-71 kodeksu cywilnego.
&nbsp;
dr hab. n. med. Robert Zymliński, prof. UMW
&nbsp;
&nbsp;