Organizacja kompleksowej obsługi hotelarsko – gastronomiczno - konferencyjnej konferencji FISA EURADWASTE 2025.

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Przetarg publiczny
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Organizacja kompleksowej obsługi hotelarsko – gastronomiczno - konferencyjnej konferencji FISA EURADWASTE 2025.
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Otwock
Data publikacji	2024-06-28
Data składania ofert	08/07/2024
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	551200007 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji
Numer przetargu	5515298

<body><h1>Ogłoszenie o zamówieniu<br>Usługi<br>Organizacja   kompleksowej   obsługi   hotelarsko – gastronomiczno - konferencyjnej konferencji FISA EURADWASTE 2025.</h1><h2>SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY</h2><h3>1.1.) Rola zamawiającego</h3><p>Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego</p><h3>1.2.) Nazwa zamawiającego:<span>Narodowe Centrum Badań Jądrowych</span></h3><h3>1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny:<span>REGON 001024043</span></h3><h3>1.5) Adres zamawiającego</h3><h3>1.5.1.) Ulica:<span>Andrzeja Sołtana 7</span></h3><h3>1.5.2.) Miejscowość:<span>Otwock</span></h3><h3>1.5.3.) Kod pocztowy:<span>05-400</span></h3><h3>1.5.4.) Województwo:<span>mazowieckie</span></h3><h3>1.5.5.) Kraj:<span>Polska</span></h3><h3>1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3:<span>PL912 - Warszawski wschodni</span></h3><h3>1.5.9.) Adres poczty elektronicznej:<span>zp@ncbj.gov.pl</span></h3><h3>1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego:<span>https://www.ncbj.gov.pl/</span></h3><h3>1.6.) Rodzaj zamawiającego:<span>Zamawiający publiczny - osoba prawna, o której mowa w art. 4 pkt 3 ustawy (podmiot prawa publicznego)</span></h3><h3>1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego:<span>Inna działalność</span></h3><p>Instytut badwczy</p><h2>SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE</h2><h3>2.1.) Ogłoszenie dotyczy:</h3><p>Zamówienia publicznego</p><h3>2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług:<span>Tak</span></h3><h3>2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:</h3><p>Organizacja   kompleksowej   obsługi   hotelarsko – gastronomiczno - konferencyjnej konferencji FISA EURADWASTE 2025.</p><h3>2.4.) Identyfikator postępowania:<span>ocds-148610-d363ce67-3486-11ef-acf6-4e696a6d8c25</span></h3><h3>2.5.) Numer ogłoszenia:<span>2024/BZP 00388597</span></h3><h3>2.6.) Wersja ogłoszenia:<span>01</span></h3><h3>2.7.) Data ogłoszenia:<span>2024-06-28</span></h3><h3>2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań:<span>Nie</span></h3><h3>2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy:<span>Nie</span></h3><h3>2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne:<span>Nie</span></h3><h3>2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej:<span>Tak</span></h3><h3>2.15.) Nazwa projektu lub programu</h3><p>FisEurad25</p><h3>2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną</h3><p>Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy</p><h2>SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA</h2><h3>3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania</h3>https://www.ncbj.gov.pl/<h3>3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia:<span>Nie</span></h3><h3>3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej:<span>Tak</span></h3><h3>3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający  będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej:<span>https://platformazakupowa.pl/pn/ncbj; www.ncbj.gov.pl</span></h3><h3>3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej:<span>1. Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest w języku polskim przy użyciu Platformy zakupowej: platformazakupowa.pl pod adresem<br>https://platformazakupowa.pl/pn/ncbj.<br>2. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia, powinien posiadać konto na Platformie<br>zakupowej. Zarejestrowanie i utrzymywanie konta na Platformie zakupowej oraz korzystanie z Platformy przez Wykonawcę jest<br>bezpłatne.<br>3. W postępowaniu komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami, w szczególności składanie ofert oraz wszelkich<br>oświadczeń odbywa się przy użyciu Platformy. Za datę wpływu oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich wczytania do Platformy.<br>4. Sposób komunikacji oraz wymagania formalne dotyczące składanych oświadczeń i dokumentów zostały opisane w SWZ TOM<br>IRozdział 1 pkt 14.</span></h3><h3>3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne:<span>Nie</span></h3><h3>3.12.) Oferta - katalog elektroniczny:<span>Nie dotyczy</span></h3><h3>3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:</h3><p>polski</p><h3>3.15.) RODO (obowiązek informacyjny):<span>Administratorem Państwa danych osobowych<br>przetwarzanych w związku z prowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego jest Narodowe Centrum Badań Jądrowych (dalej jako Administrator lub NCBJ) z siedzibą w Otwocku, ul. Andrzeja Sołtana, 05-400 Otwock. W razie pytań dotyczących sposobu i zakresu przetwarzania Pani/Pana danych osobowych, czy też przysługujących Pani/Panu uprawnień, może się Pani/Pan skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych w NCBJ, na adres podany powyżej lub<br>drogą elektroniczną za pomocą adresu iod@ncbj.gov.pl lub pod nr tel. 22 273 22 31. Pozostałe informacje odnośnie RODO znajdują się w SWZ TOM I Rozdział 1 pkt 25</span></h3><h2>SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA</h2><h3>4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.</h3><h3>4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe:<span>Nie</span></h3><h3>4.1.2.) Numer referencyjny:<span>EZP.270.29.2024</span></h3><h3>4.1.3.) Rodzaj zamówienia:<span>Usługi</span></h3><h3>4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania:<span>Nie</span></h3><h3>4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych:<span>Nie</span></h3><h3>4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia:<span>Tak</span></h3><h3>4.1.14.) Określenie aspektów społecznych, środowiskowych lub etykiet w opisie przedmiotu zamówienia:</h3><p>Zamawiający uwzględnił wymagania w zakresie dostępności dla osób niepełnosprawnych oraz projektowania z przeznaczeniem dla wszystkich użytkowników, zgodnie z art. 100 ust. 1 ustawy</p><h3>4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:</h3><h3>4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia</h3><p>Organizacja   kompleksowej   obsługi   hotelarsko – gastronomiczno - konferencyjnej konferencji FISA EURADWASTE 2025.</p><h3>4.2.6.) Główny kod CPV:<span>55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji</span></h3><h3>4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje:<span>Tak</span></h3><h3>4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji:</h3>Zakres przedmiotu zamówienia składa się z przedmiotu zamówienia podstawowego oraz z zamówienia objętego prawem opcji (zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia), tj.<br>usługi opcjonalne:<br>•	gala dinner w godzinach popołudniowo - wieczornych, 14 maja 2025 (środa) w formie bufetowo-zasiadanej dla 350-400 osób, czas trwania do 4h,<br>•	welcome reception, w godzinach popołudniowo - wieczornych, 13 maja 2025 (wtorek) w formie cocktail dla 400-450 osób, czas trwania do 2h,<br>•	Icebreaker w godzinach popołudniowo - wieczornych, 11 maja 2025 (niedziela) w formie cocktail dla 150-250 osób, czas trwania do 2h.<br>Zamawiający zastrzega sobie prawo do skorzystania z prawa opcji. Zamawiający uzależnia skorzystanie z prawa opcji od wartości złożonej oferty i posiadania przez Zamawiającego wystarczających środków finansowych na ten cel. Warunkiem uruchomienia prawa opcji jest oświadczenie woli Zamawiającego wykonania zamówienia w ramach prawa opcji i złożenie odrębnego zamówienia poza stanowiącym zamówienie podstawowe. Zamawiający poinformuje Wykonawcę o możliwości skorzystania z prawa opcji na miesiąc przed terminem rozpoczęcia konferencji. Zamawiający zastrzega sobie prawo skorzystania z zamówienia prawo opcji w niepełnym zakresie. W przypadku nie skorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia z tego tytułu.<h3>4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej:<span>od 2025-05-12 do 2025-05-15</span></h3><h3>4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia:<span>Nie</span></h3><h3>4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane:<span>Nie</span></h3><h3>4.3.) Kryteria oceny ofert</h3><h3>4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert:<span>Punktowo</span></h3><h3>4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert:<span>Wyłącznie kryterium ceny</span></h3><h3>Kryterium 1</h3><h3>4.3.5.) Nazwa kryterium:<span>Cena</span></h3><h3>4.3.6.) Waga:<span>100</span></h3><h3>4.3.10.) Zamawiający określa  aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert:<span>Nie</span></h3><h2>SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW</h2><h3>5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia:<span>Nie</span></h3><h3>5.3.) Warunki udziału w postępowaniu:<span>Tak</span></h3><h3>5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.</h3>Warunek zostanie spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy to w tym okresie należycie wykonał co najmniej 2 usługi polegające na organizacji i obsłudze (w tym wynajęcie sal konferencyjnych i obsługa cateringowa) konferencji międzynarodowej dla minimum 500 osób.<h3>5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy:<span>Tak</span></h3><h3>5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu:<span>W celu potwierdzenia spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu Wykonawca składa:<br>Wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego dostawy lub usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy od dnia w którym upływa termin składania ofert – wzór wykazu stanowi Formularz 3.2 – Wykaz usług.</span></h3><h3>5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:</h3>nie dotyczy<h3>5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych:<span>Nie</span></h3><h3>5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:</h3>1)	odpis lub informację z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru, chyba że Zamawiający może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych a Wykonawca w Formularzu Oferty wskazał dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów w odniesieniu do Wykonawcy, Wykonawcy wspólnie ubiegającego się o zamówienie, jak również w odniesieniu do podmiotów udostępniających zasoby; w przypadku wskazania przez Wykonawcę dostępności ww. dokumentów pod określonymi adresami internetowymi ogólnodostępnych i bezpłatnych baz danych, Zamawiający może żądać od Wykonawcy przedstawienia tłumaczenia na język polski pobranych samodzielnie przez Zamawiającego dokumentów,<br>2)	pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania Wykonawcy lub podmiotu udostępniającego zasoby chyba, że umocowanie do reprezentacji wynika z dokumentów, o których mowa w pkt. 16.6. ppkt 1) IDW;<br>3)	pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia  (np. umowa o współdziałaniu). Pełnomocnik może być ustanowiony do reprezentowania Wykonawców w postępowaniu albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy;<br>4)	oświadczenie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy Pzp;<br>5)	oświadczenie wymagane postanowieniami pkt. 10.2.i 13.3. IDW.<h2>SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA</h2><h3>6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe:<span>Nie</span></h3><h3>6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną:<span>Nie</span></h3><h3>6.4.) Zamawiający wymaga wadium:<span>Nie</span></h3><h3>6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy:<span>Nie</span></h3><h3>6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:</h3>1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.<br>2.	W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, żaden z nich nie może podlegać wykluczeniu na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy Pzp, oraz w art. 7 ust. 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego4.<br>3.	W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie, o którym mowa w pkt. 10.2 IDW składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia.<br>4.	W przypadku, gdy spełnienie warunku opisanego:<br>1) w pkt. 8.2 ppkt 4 IDW wykazuje co najmniej jeden z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia<br>2) w pkt. 8.2 ppkt 4 IDW wykonawcy wykazują poprzez poleganie na zdolnościach tych z wykonawców, którzy wykonają roboty budowlane lub usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.<br>- wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia  oświadczają, które roboty budowlane, dostawy lub usługi wykonają poszczególni wykonawcy.<br>- Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli co najmniej jeden z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia wykaże spełnienie tego warunku.<br>5.	W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców są  oni zobowiązani na wezwanie Zamawiającego złożyć aktualne na dzień złożenia podmiotowe środki dowodowe, o których mowa w pkt 10 IDW, przy czym:<br>1) podmiotowe środki dowodowe o których mowa w pkt 10.8. IDW składa odpowiednio Wykonawca/Wykonawcy, który/którzy wykazuje/ą spełnianie warunku, w zakresie i na zasadach opisanych w pkt 8.2 IDW;<h3>6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane:<span>Tak</span></h3><h2>SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY</h2><h3>7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek:<span>Tak</span></h3><h3>7.2.) Informacje na temat zaliczek:</h3>Zamawiający przewiduje możliwość udzielenia Wykonawcy zaliczek, do wysokości nie wyższej niż 50% wynagrodzenia wskazanego w ust. 1  powyżej, na podstawie faktur zaliczkowych. Udzielenie zaliczek ponad 20% wynagrodzenia  wymaga udzielenia zabezpieczenia zgodnie z art. 442 ust. 3 pzp.<h3>7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy:<span>Tak</span></h3><h3>7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:</h3>1.	Zamawiający przewiduje możliwość dokonania istotnej zmiany postanowień Umowy w stosunku do treści Oferty, w formie pisemnego aneksu, w zakresie:<br>1)	zmiany terminu wykonania Przedmiotu Umowy poprzez zmianę terminu Konferencji   w następujących przypadkach wystąpienia:<br>•	zamieszek, strajków, ataków terrorystycznych, działań wojennych, promieniowania lub skażenia, powodzi, lawin, pożarów, katastrof, awarii lub nadzwyczajnych wypadków uniemożliwiających przeprowadzenie Konferencji w sposób opisany w OPZ w wyznaczonym terminie;<br>•	okoliczności związanych z zakażeniami i chorobą zakaźną wywołaną m.in. wirusem Covid, wpływających na należyte wykonanie Umowy,  w szczególności realizację Konferencji w sposób opisany w OPZ,<br>– w takich sytuacjach Konferencja, która nie odbyła się z wyżej wymienionych    powodów, powinna odbyć się w terminie uzgodnionym przez strony.  Strona występująca o zmianę Umowy powinna przedstawić pisemne uzasadnienie i dokumenty potwierdzające wystąpienie wymienionych  wyżej okoliczności;<br>2)	zmiany zaoferowanego hotelu, w którym ma odbyć się Konferencja, na inny spełniający wszystkie wymagania określone w OPZ, w szczególności w sytuacjach określonych w pkt 1 lub w sytuacji gdy Wykonawca przedłoży pisemne oświadczenie podmiotu prowadzącego hotel zgłoszony w ofercie Wykonawcy o odmowie realizacji usługi w planowanym terminie;<br>2.	Jeżeli w toku wykonywania Umowy,  jedna ze Stron stwierdzi wystąpienie okoliczności  opisanych w ust. 1, ma ona obowiązek w terminie 5 dni kalendarzowych powiadomić o nich drugą Stronę.<br>3.	Zamawiający przewiduje możliwość zmiany wysokości wynagrodzenia określonego w § 4 ust. 1 Umowy w przypadku zmiany ceny materiałów lub kosztów związanych z realizacją zamówienia<h3>7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia:<span>Tak</span></h3><h3>7.6.) Zamawiający przewiduje następujące wymagania związane z realizacją zamówienia:</h3><p>w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy</p><h2>SEKCJA VIII – PROCEDURA</h2><h3>8.1.) Termin składania ofert:<span>2024-07-08 12:00</span></h3><h3>8.2.) Miejsce składania ofert:<span>Wykonawca składa ofertę, za pośrednictwem Formularza do złożenia oferty dostępnego na profilu Zamawiajacego https://platformazakupowa.pl/pn/ncbj w zakładce dedykowanej do niniejszego postępowania w sprawie udzielenia zamówienia publicznego.</span></h3><h3>8.3.) Termin otwarcia ofert:<span>2024-07-08 12:30</span></h3><h3>8.4.) Termin związania ofertą:<span>30 dni</span></h3></body>