świadczenie usług (noclegowych, cateringowych i wynajmu sal)

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	świadczenie usług (noclegowych, cateringowych i wynajmu sal)
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Warszawa
Data publikacji	2024-06-24
Data składania ofert	04/07/2024, Godzina 09:00
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	550000000 Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego 551200007 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 799520002 Usługi w zakresie organizacji imprez
Numer przetargu	5503341

<div>
 <h1>świadczenie usług (noclegowych, cateringowych i wynajmu sal) w związku z organizacją wydarzenia edukacyjnego: Warsztaty „Letnia szkoła mentorów” w terminie 7-9 sierpnia 2024 roku, dla ok 50 osób, w Warszawie lub nie dalej niż 85 km od Warszawy</h1>

<h2>Załączniki</h2>
 <ul>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1501598">Specyfiakcja 26_GS_EEA_2023_word</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1501597">specyfikacja 26_GS_EEA_2023_pdf</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1501599">2_GS_EEA_2023_edytowalna</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1501602">26_GS_EEA_2023_pdf</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1501607">załącznik nr 1 pdf</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1501619">załącznik nr 2 26_GS_EEA_2023</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1501622">załącznik nr 2 26_GS_EEA_2023</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1501625">załacznik nr 3 26_GS_EEA_2023</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1501628">załącznik nr 3 26_GS_EEA edyt</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1501629">załacznik nr 4 26_GS_EEA_2023</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1501630">załacznik nr 5 26_GS_EEA_2023 pdf</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1501631">załącznik nr 5 26_GS_EEA_2023 edyt</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1501632">załącznik nr 6 26_GS_EEA_2023 pdf</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1501633">załacznik nr 6 26_GS_EEA_2023 edyt</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1501634">załacznik nr 7 26_GS_EEA_2023 pdf</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1501635">załacznik nr 7 26_GS_EEA_2023 edyt</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1501636">załacznik nr 4 26_GS_EEA_2023 edyt</a></li>
 </ul>
 
 <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>świadczenie usług (noclegowych, cateringowych i wynajmu sal)</h3>
 Przedmioty zamówienia
 Przedmiotem niniejszego zamówienia jest wybór Wykonawcy świadczącego kompleksowe usługi 
(noclegowe, cateringowe i wynajmu sal) związane z organizacją wydarzenia edukacyjnego dla 
Fundacji Centrum Edukacji Obywatelskiej. 
 
WYDARZENIE - Warsztaty (Letnia szkoła mentorów) w terminie 7-9 sierpnia 2024 r. 
 
I. Szczegółowe warunki realizacji zamówienia: 
1. Konferencję należy zorganizować w Warszawie lub w miejscu oddalonym nie więcej niż 85 
km od Warszawy. Oferty proponujące obiekt nie spełniający tego kryterium zostaną 
odrzucone. 
2. Obiekt, w którym organizowane będzie wydarzenie musi być położony w miejscu oddalonym 
od gwaru ulic/ruchu miejskiego i posiadać tzw. tereny zielone o powierzchni min. 10 
hektarów (np. trawniki, krzewy, drzewa, ogród), z którego mogą skorzystać uczestnicy 
wydarzenia i gdzie znajduje się również miejsce z krzesełkami i stolikami, przy którym mogą 
usiąść hotelowi goście. Dodatkowym atutem będzie basen zewnętrzny lub wewnętrzny, 
znajdujący się w danym obiekcie hotelowym lub na jego terenie, z którego uczestnicy 
wydarzenia będą mogli bezpłatnie korzystać. Oferty proponujące obiekt nie spełniający 
tego kryterium zostaną odrzucone. 
3. Wydarzenie planowane jest dla ok. 50 osób (ok. 40 uczestników + organizatorzy + trenerzy) 
przewiduje organizację zarówno sesji wspólnych, jak i zajęć w dwóch grupach 
warsztatowych. Oznacza to zapotrzebowanie na dwie sale: jedną dla 50 osób (na cel sesji 
wspólnych i sesji warsztatowej) i jedną salę dla ok. 25 osób (w czasie warsztatów obie sale 
w ustawieniu: krzesełka w półkolu + 2-3 stoły pod ścianą). 
4. Przestrzeń wspólna wraz z bufetem przerwy kawowej musi znajdować się w pobliżu sali 
przeznaczonej na sesje wspólne i sali warsztatowej, tak by wszyscy uczestnicy mogli 
korzystać z tej samej przestrzeni wspólnej (element integracji). 
5. 3 osobom należy zapewnić dwa noclegi (7/8 i 8/9 sierpnia 2024 roku) w pokojach 
jednoosobowych. 
6. 36 osobom należy zapewnić 2 noclegi (7/8 i 8/9 sierpnia 2024 roku) w pokojach 
dwuosobowych typu twin. 
7. 4 osobom należy zapewnić 1 nocleg (7/8 sierpnia 2024 roku) w pokojach dwuosobowych 
typu twin. 
8. 4 osobom należy zapewnić 1 nocleg (8/9 sierpnia 2024 roku) w pokojach dwuosobowych 
typu twin. 
 
2 
9. Wszystkim uczestnikom należy zapewnić wyżywienie: śniadanie (dla osób korzystających z 
noclegów), całodzienny bufet kawowy x 3 dni, obiad x 3 dni i kolację x 2 (pierwszego i 
drugiego dnia wydarzenia). 
10. W okolicy sal warsztatowych musi znajdować się miejsce, w którym zostanie przygotowania 
recepcja Zamawiającego (wymagany jest stół o wymiarach min 140 cm x 65 cm oraz 2 
krzesła). 
11. W okolicy sal warsztatowych musi znajdować się estetyczna przestrzeń wspólna, z dostępem 
do światła dziennego, wyposażona w meble wypoczynkowe (sofy, fotele), stoliki kawowe, 
stwarzające warunki do relaksu i integracji uczestników podczas przerw. 
12. W przestrzeni, blisko recepcji i sal warsztatowych, z których będą korzystać nasi uczestnicy, 
musi znajdować się też miejsce na ustawienie stołu z wydawnictwami CEO, które uczestnicy 
naszego wydarzenia będą mogli bezpłatnie pobrać (wymagany jest stół o wymiarach min 140 
cm x 65 cm). 
13. Ostateczne określenie dokładnej liczby osób korzystających z usług Wykonawcy (w tym 
ostateczna liczba uczestników spotkania) zostanie potwierdzona i przekazana przez 
Zamawiającego drogą mailową na adres osoby wyznaczonej do kontaktu przez Wykonawcę 
najpóźniej na 3 dni przed terminem usługi – do godz. 16:30. Liczba osób korzystająca z 
wyżywienia i noclegów zostanie podana w formularzu realizacji usługi. 
14. Wykonawca zobowiązuje się, że w przypadku zmiany sposobu wykonania oferty (w tym 
zmiany podwykonawcy) zmiana ta będzie podlegać każdorazowo akceptacji Zamawiającego.

<h2>Kryteria oceny</h2>
 SUMA KOSZTÓW CAŁEGO WYDARZENIA BRUTTO, 60 % Zamawiający porówna sumę kosztów całego wydarzenia brutto określoną w ofertach.
 PROPONOWANE MENU 35% 
Wykonawca do oferty załączy proponowane menu dla wydarzeń (obejmujące 3 obiady, 2 kolacje i 3 x bufet kawowy wraz z gramaturami oferowanych potraw), które stanowić będzie wzorcowe menu w przypadku wyboru oferty Wykonawcy jako najkorzystniejszej i zawarcia umowy z Wykonawcą
 ASPEKT REKREACYJNY 5% 
W przypadku kryterium &quot;Aspekt rekreacyjny&quot; Zamawiający przyzna 5 punktów każdemu Wykonawcy, który na terenie obiektu (proponowanego na miejsce organizacji ww. wydarzenia) posiada, przynajmniej 1 przeznaczony do użytku, zewnętrzny lub wewnętrzny basen,
 
 <h2>Warunki zmiany umowy</h2>

W razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży 
w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach. Wykonawca ma prawo żądać jedynie wynagrodzenia należnego mu z tytułu wykonania części umowy. 
Wszelkie zmiany umowy mogą nastąpić wyłącznie za zgodą obu Stron i pod rygorem nieważności wymagają formy pisemnej
 </div>