Usługa organizacji konferencji Baltic Sea Science Congress 2025

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Wynik
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Usługa organizacji konferencji Baltic Sea Science Congress 2025
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Sopot
Data publikacji	2024-06-19
Kod CPV	553000003 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 551200007 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji
Numer wyniku	5494827

<body><h1>Ogłoszenie o wyniku postępowania<br>Usługi<br>Usługa organizacji konferencji Baltic Sea Science Congress 2025</h1><h2>SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY</h2><h3>1.1.) Rola zamawiającego</h3>Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego<h3>1.2.) Nazwa zamawiającego:<span>INSTYTUT OCEANOLOGII POLSKIEJ AKADEMII NAUK</span></h3><h3>1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny:<span>REGON 000632467</span></h3><h3>1.5) Adres zamawiającego</h3><h3>1.5.1.) Ulica:<span>ul. Powstańców Warszawy 55</span></h3><h3>1.5.2.) Miejscowość:<span>Sopot</span></h3><h3>1.5.3.) Kod pocztowy:<span>81-712</span></h3><h3>1.5.4.) Województwo:<span>pomorskie</span></h3><h3>1.5.5.) Kraj:<span>Polska</span></h3><h3>1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3:<span>PL633 - Trójmiejski</span></h3><h3>1.5.7.) Numer telefonu:<span>58 551-72-81</span></h3><h3>1.5.8.) Numer faksu:<span>58 551-21-30</span></h3><h3>1.5.9.) Adres poczty elektronicznej:<span>mmasnicka@iopan.pl</span></h3><h3>1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego:<span>https://www.iopan.pl/</span></h3><h3>1.6.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania:</h3>https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-a166d1f5-0b89-11ef-9b7e-467806a93518<h3>1.7.) Rodzaj zamawiającego:<span>Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne</span></h3><h3>1.8.) Przedmiot działalności zamawiającego:<span>Inna działalność</span></h3><br>badania naukowe, edukacja<h2>SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE</h2><h3>2.1.) Ogłoszenie dotyczy:</h3><p>Zamówienia publicznego</p><h3>2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług:<span>Tak</span></h3><h3>2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:</h3>Usługa organizacji konferencji Baltic Sea Science Congress 2025<h3>2.4.) Identyfikator postępowania:<span>ocds-148610-a166d1f5-0b89-11ef-9b7e-467806a93518</span></h3><h3>2.5.) Numer ogłoszenia:<span>2024/BZP 00374070</span></h3><h3>2.6.) Wersja ogłoszenia:<span>01</span></h3><h3>2.7.) Data ogłoszenia:<span>2024-06-19</span></h3><h3>2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań:<span>Tak</span></h3><h3>2.9.) Numer planu postępowań w BZP:<span>2024/BZP 00260801/01/P</span></h3><h3>2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:</h3><p>1.3.2 Usługa organizacji konferencji Baltic Sea Science Congress 2025</p><h3>2.11.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków        Unii Europejskiej:<span>Nie</span></h3><h3>2.13.) Zamówienie/umowa ramowa było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu/ogłoszeniem o zamiarze        zawarcia umowy:<span>Tak</span></h3><h3>2.14.) Numer ogłoszenia:<span>2024/BZP 00311370</span></h3><h2>SEKCJA III – TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA LUB ZAWARCIA UMOWY RAMOWEJ</h2><h3>3.1.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną<span>Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy</span></h3><h2>SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA</h2><h3>4.1.) Numer referencyjny:<span>IO/ZP/9/2024</span></h3><h3>4.2.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania:<span>Nie</span></h3><h3>4.3.) Wartość zamówienia:<span>560000,00                PLN</span></h3><h3>4.4.) Rodzaj zamówienia:<span>Usługi</span></h3><h3>4.5.1.) Krótki opis przedmiotu zamówienia</h3><p>1.Przedmiotem zamówienia jest usługa organizacji konferencji Baltic Sea Science Congress 2025 dla Instytutu Oceanologii<br>Polskiej Akademii Nauk (nr postępowania IO/ZP/9/2024).<br>3.Przedmiot zamówienia obejmuje wynajem przestrzeni konferencyjnej(w tym trzech sal konferencyjnych) wraz z<br>infrastrukturą techniczną potrzebną do przeprowadzenia konferencji o zasięgu międzynarodowym, zapewnienie cateringu<br>dla wszystkich uczestników tej konferencji (obejmującego przerwy kawowe i przerwy obiadowe (lunchowe)), a także<br>uroczystej kolacji dla wskazanej przez Zamawiającego liczby uczestników konferencji.<br>5.Konferencja odbywać się będzie w dniach 26-30 maja 2025 r., sesje z wykorzystaniem sal konferencyjnych odbywać się<br>będą od godz. 14:00 26 maja 2025 r. do godz. 14:00 30 maja 2025 r. Uroczysta kolacja odbędzie się IV dnia konferencji(29<br>maja 2025 r.).<br>6.Przewidywana liczba uczestników konferencji to 300 osób. Zamawiający zastrzega możliwość ograniczenia liczby<br>uczestników konferencji (oraz w konsekwencji osób korzystających z przerw kawowych i obiadowych), nie więcej jednak niż<br>o 50 osób (zmniejszenie do 250 osób).<br>7.Zamawiający zastrzega sobie możliwość skorzystania z prawa opcji obejmującego zwiększenie liczby uczestników<br>konferencji (oraz w konsekwencji osób korzystających z przerw kawowych i obiadowych) o maksymalnie 80 osób<br>(zwiększenie do 380 osób).<br>8.Przewidywana liczba uczestników uroczystej kolacji to 220 osób. Zamawiający zastrzega możliwość ograniczenia liczby<br>uczestników kolacji, nie więcej jednak niż o 20 osób (zmniejszenie do 200 osób).<br>9.Zamawiający zastrzega sobie możliwość skorzystania z prawa opcji obejmującego zwiększenie liczby uczestników<br>uroczystej kolacji o maksymalnie 60 osób (zwiększenie do 280 osób).<br>11.Warunki realizacji zamówienia:<br>1)Obiekt musi dysponować trzema salami konferencyjnymi mogącymi pomieścić: sala konferencyjna(1) co najmniej 270<br>osób w ustawieniu szkolnym oraz 540 osób w ustawieniu teatralnym (co drugie miejsce wolne), sala konferencyjna(2) co<br>najmniej 100 osób w ustawieniu szkolnym i sala konferencyjna(3) co najmniej 70 osób w ustawieniu szkolnym;<br>2)Obiekt musi zapewnić możliwość zmiany ustawienia w sali konferencyjnej(1) (z ustawienia teatralnego na szkolne i ze<br>szkolnego na teatralne) w czasie 15 minutowej przerwy;<br>3)Sale konferencyjne muszą być przestronne: sala (1) musi posiadać powierzchnię min. 500m2, sala (2) - powierzchnię min.<br>200m2 i sala (3) - powierzchnię min. 150m2;<br>4)Sale konferencyjne muszą zapewniać widoczność dla wszystkich uczestników konferencji, muszą zapewniać światło<br>dzienne (z możliwością zacienienia w razie potrzeby) oraz posiadać sprawną klimatyzację i ogrzewanie, dostosowane do liczby uczestników;<br>5)Obiekt musi udostępnić przestrzenie dla potrzeb przerw kawowych i lunchowych oraz sesji posterowych poza salami<br>konferencyjnymi, o powierzchni co najmniej 370m2 (ww. przestrzenie powinny zapewniać ograniczenie dostępu dla osób<br>postronnych);<br>6)Wykonawca zobowiązany jest zapewnić przestrzeń przeznaczoną dla rejestracji uczestników konferencji;<br>7)W ramach ceny oferty Wykonawca zobowiązany jest zapewnić minimum jedną szatnię, w której uczestnicy konferencji<br>mogą pozostawić okrycia wierzchnie (Zamawiający nie dopuszcza pobierania dodatkowych opłat za korzystanie z szatni<br>przez uczestników konferencji);<br>8)Sale konferencyjne muszą być wyposażone w urządzenia techniczne do prezentacji wystąpień (nagłośnienie, mikrofony,<br>ekrany projekcyjne, projektory);<br>9)Minimalne wymagania w zakresie wyposażenia technicznego sal konferencyjnych:<br>a)Sala konferencyjna(1) musi być wyposażona w co najmniej dwa ekrany LED (ekran główny musi mieć co najmniej 4.0m<br>wysokości i 2.5m szerokości, ekran dodatkowy musi mieć co najmniej 3.0m wysokości i 2.0m szerokości), projektor, co<br>najmniej 4 monitory, co najmniej 5 mikrofonów, nagłośnienie,<br>b)Sale konferencyjne(2) i (3) muszą być wyposażone w co najmniej dwa ekrany projekcyjne o wielkości minimum 3.5m x<br>2m, projektor, co najmniej 2 mikrofony, nagłośnienie;<br>10)Wykonawca powinien zapewnić bezprzewodowy dostęp do Internetu(wifi) dla uczestników konferencji;<br>11)Wykonawca ma obowiązek zapewnić osobę do wsparcia technicznego na miejscu w ciągu całego przedsięwzięcia;<br>12)Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia dostępności architektonicznej oraz informacyjno-komunikacyjnej w<br>zakresie realizacji zamówienia, osobom ze szczególnymi potrzebami, co najmniej w zakresie określonym minimalnymi<br>wymaganiami, o których mowa w art. 6 ustawy o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami. Jeżeli<br>Wykonawca nie jest w stanie, w szczególności ze względów technicznych lub prawnych, zapewnić dostępności osobie ze<br>szczególnymi potrzebami w zakresie dostępności architektonicznej oraz informacyjno-komunikacyjnej, Wykonawca jest<br>zobowiązany zapewnić takiej osobie dostęp alternatywny w rozumieniu ustawy, o której mowa w zdaniu poprzednim.<br>Wykonawca, realizując zamówienie, jest obowiązany stosować rozwiązania zapewniające dostępność, o której mowa w<br>ustawie o zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami, w sposób adekwatny do rodzaju i zakresu działań<br>przewidzianych w umowie oraz charakteru zamówienia;<br>13)Wykonawca zapewni uczestnikom konferencji dostęp do toalet zaopatrzonych przez cały czas trwania konferencji w<br>środki higieniczne (papier toaletowy, ręczniki, mydło). Toalety muszą być zlokalizowane w bezpośrednim sąsiedztwie sal<br>konferencyjnych (w szczególności na tym samym piętrze) i łatwo dostępne. Toalety powinny być podzielone na męskie i<br>damskie;<br>14)Wszystkie sale konferencyjne, przestrzenie przeznaczone dla potrzeb przerw kawowych i lunchowych, sesji posterowych<br>oraz rejestracji uczestników konferencji, a także miejsce zorganizowania uroczystej kolacji muszą znajdować się w jednym<br>obiekcie i umożliwiać przemieszczanie się bez konieczności wyjścia na zewnątrz;<br>15)Obiekt nie może być w trakcie prac remontowo-budowlanych w czasie trwania konferencji;<br>16)Wykonawca zobowiązany będzie zapewnić dla wszystkich uczestników konferencji catering w postaci:<br>a)przerw kawowych (Dzień I, II, III, IV i V),<br>b)przerw lunchowych (Dzień II, III, IV i V);<br>17)Wymagania w zakresie przerw kawowych:<br>a)Przerwy kawowe powinny być świadczone w systemie ciągłym (do 8h, z przerwą na obiad), w bezpośrednim sąsiedztwie<br>sal konferencyjnych,<br>b)Serwis powinien być uzupełniany na bieżąco,<br>c)Serwis kawowy powinien obejmować co najmniej: serwowane kruche ciastka (min. dwa rodzaje), świeżo parzoną kawę,<br>herbatę, mleko, cukier, cytrynę, wodę mineralną, soki (min. dwa rodzaje);<br>18)Wymagania w zakresie obiadów (lunch):<br>a)Obiady powinny być w formie bufetowej,<br>b)Wykonawca powinien zapewnić każdego dnia inne menu,<br>c)Obiad powinien obejmować co najmniej: zupę, danie mięsne, danie rybne, danie wegetariańskie, dodatek skrobiowy,<br>dodatek warzywny, bufet sałatkowy, wybór pieczywa i domowe ciasto,<br>d)Do obiadu powinny być podawane napoje (w szczególności woda mineralna, kawa, herbata, soki);<br>19)Wykonawca zobowiązany będzie zorganizować uroczystą kolację dla wskazanej przez Zamawiającego liczby<br>uczestników konferencji (Dzień IV) zgodnie z następującymi wymaganiami:<br>a)Przygotowanie sali bankietowej w czasie 2 godzin od zakończenia sesji tematycznych,<br>b)Kolacja podawana w formie serwowanej (3 daniowej), przy stołach 8-10 osobowych,<br>c)Kolacja powinna obejmować co najmniej: zupę lub przystawkę (z możliwością wyboru wersji wegetariańskiej), danie<br>główne (do wyboru danie mięsne/ danie rybne i danie wegetariańskie), deser,<br>d)Do kolacji powinny być podawane napoje (bez limitu) – w szczególności kawa, herbata, woda, soki, napoje gazowane – w<br>czasie do 6h trwania kolacji,<br>e)Wykonawca powinien zapewnić Zamawiającemu mikrofon z nagłośnieniem (w celu umożliwienia wykonania uroczystych<br>przemówień),<br>f)Sala powinna być wyposażona w scenę (minimum 10x6m) oraz profesjonalne udźwiękowienie i oświetlenie,<br>g)Zamawiający wymaga, aby sala obejmowała dostęp do parkietu (minimum 50 m2),<br>h)Zamawiający dopuszcza, aby uroczysta kolacja odbyła się w sali konferencyjnej, w której odbywa się konferencja(1),<br>i)Standardy podawania jedzenia:<br>-jedzenie spożywane przez uczestników przy stołach,<br>-restauracyjna zastawa stołowa, sztućce stalowe, serwetki na stołach, -podanie ciepłych posiłków i ciepłych napojów w taki sposób, aby przez czas trwania usługi utrzymywana była ich stała<br>odpowiednio wysoka temperatura,<br>-utrzymanie porządku w miejscu podawania posiłków, w tym sprzątanie;<br>20)Wykonawca zapewni serwis gastronomiczny (przygotowanie i sprzątanie, obsługa urządzeń gastronomicznych<br>wymagających specjalistycznych umiejętności, w trakcie uroczystej kolacji – obsługa kelnerska);<br>21)Posiłki powinny być przygotowywane na miejscu (w obiekcie);<br>22)Wykonawca zapewni, że dostarczone produkty spożywcze będą świeże, a dania przygotowywane w dniu świadczenia<br>usługi;<br>23)Wyżywienie powinno spełniać wymogi aktualnych wytycznych Instytutu Żywności i Żywienia;<br>24)Menu przerwy kawowej, przerwy lunchowej oraz uroczystej kolacji muszą zostać zaakceptowane przez Zamawiającego.<br>Na 15 dni przed terminem realizacji usługi (terminem rozpoczęcia konferencji) Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do<br>akceptacji projekt menu. Zamawiający w terminie 5 dni roboczych dokona akceptacji menu lub zgłosi uwagi mające na celu<br>dostosowanie menu do wymagań Zamawiającego określonych w SWZ;<br>25)Wykonawca zobowiązany jest do uprzątnięcia miejsca, w którym odbędzie się konferencja, po jej zakończeniu.<br>12.Usługa powinna być realizowana w hotelu/ośrodku posiadającym przyznaną kategorię co najmniej trzygwiazdkową.<br>14.Odległość miejsca organizacji konferencji od siedziby Zamawiającego nie może przekraczać 2500 m.<br>15.Obiekt musi zapewniać możliwość rezerwacji noclegu dla uczestników konferencji (co najmniej 150 pokoi). Uczestnicy<br>konferencji będą dokonywać rezerwacji pokoi i płatności we własnym zakresie.<br><br>Szczegółowe informacje znajdują się w rozdziale III SWZ.</p><h3>4.5.3.) Główny kod CPV:<span>55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji</span></h3><h3>4.5.4.) Dodatkowy kod CPV:</h3><p>55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków</p><h2>SEKCJA V ZAKOŃCZENIE POSTĘPOWANIA</h2><h3>5.1.) Postępowanie zakończyło się zawarciem umowy albo unieważnieniem postępowania:<span>Postępowanie/cześć postępowania zakończyła się zawarciem umowy</span></h3><h2>SEKCJA VI OFERTY</h2><h3>6.1.) Liczba otrzymanych ofert lub wniosków:<span>1</span></h3><h3>6.1.1.) Liczba otrzymanych ofert wariantowych:<span>0</span></h3><h3>6.1.2.) Liczba ofert dodatkowych:<span>0</span></h3><h3>6.1.3.) Liczba otrzymanych od MŚP:<span>0</span></h3><h3>6.1.4.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwach EOG innych niż państwo zamawiającego:<span>0</span></h3><h3>6.1.5.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwie spoza EOG:<span>0</span></h3><h3>6.1.6.) Liczba ofert odrzuconych, w tym liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt:<span>0</span></h3><h3>6.1.7.) Liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt:<span>0</span></h3><h3>6.2.) Cena lub koszt oferty z najniższą ceną lub kosztem:<span>564647,40 PLN</span></h3><h3>6.3.) Cena lub koszt oferty z najwyższą ceną lub kosztem:<span>564647,40 PLN</span></h3><h3>6.4.) Cena lub koszt oferty wykonawcy, któremu udzielono zamówienia:<span>564647,40 PLN</span></h3><h3>6.5.) Do wyboru najkorzystniejszej oferty zastosowano aukcję elektroniczną:<span>Nie</span></h3><h3>6.6.) Oferta wybranego wykonawcy jest ofertą wariantową:<span>Nie</span></h3><h2>SEKCJA VII WYKONAWCA, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA</h2><h3>7.1.) Czy zamówienie zostało udzielone wykonawcom wspólnie ubiegającym się o udzielenie        zamówienia:<span>Nie</span></h3><h3>7.3.) Dane (firmy) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia:</h3><h3>7.3.1) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia:<span>Hossa.biz sp. z o.o.</span></h3><h3>7.3.2) Krajowy Numer Identyfikacyjny:<span>REGON: 220520462</span></h3><h3>7.3.3) Ulica:<span>ul. Cypriana Kamila Norwida 1</span></h3><h3>7.3.4) Miejscowość:<span>Gdańsk</span></h3><h3>7.3.5) Kod pocztowy:<span>80-280</span></h3><h3>7.3.6.) Województwo:<span>pomorskie</span></h3><h3>7.3.7.) Kraj:<span>Polska</span></h3><h3>7.4.) Czy wykonawca przewiduje powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcom?:<span>Nie</span></h3><h2>SEKCJA VIII UMOWA</h2><h3>8.1.) Data zawarcia umowy:<span>2024-06-05</span></h3><h3>8.2.) Wartość umowy/umowy ramowej:<span>564647,40 PLN</span></h3><h3>8.3.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej:</h3><span>Od 2025-05-26 do 2025-05-30</span><h3>8.4.) Zamawiający przewiduje następujące wymagania związane z realizacją zamówienia:<span><p>w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy</p></span></h3></body>