Organizacja konferencji

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Organizacja konferencji
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Warszawa
Data publikacji	2024-06-06
Data składania ofert	21/06/2024
Kod CPV	551200007 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 799500008 Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów
Numer przetargu	5467812

&nbsp;
<div class="row">
<div class="col-lg-8 col-12 offset-lg-2">
<div class="content">
Szanowni Państwo,
Polskie Towarzystwo Kardiologiczne - Asocjacja Echokardiografii organizuje:
&bdquo;XXVI Og&oacute;lnopolską Konferencję Sekcji Echokardiografii Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego PolEcho 2025&rdquo;. Termin konferencji: II kwartał 2025 r. (piątek + sobota), dokładny termin do ustalenia. Miejsce konferencji: Warszawa, do ustalenia &nbsp;
Przewidywana liczba uczestnik&oacute;w stacjonarnie (on-site): ok. 1200 z r&oacute;wnoczesnym nagrywaniem wykład&oacute;w i transmisją on-line gł&oacute;wnej sesji&nbsp;
Organizację konferencji Sekcja Echokardiografii PTK pragnie powierzyć firmie z dużym doświadczeniem w zakresie organizacji konferencji kardiologicznych.
Do gł&oacute;wnych zadań firmy odpowiedzialnej za zorganizowanie konferencji należeć będzie:
Zadanie 1:
1. Pozyskanie i rezerwacja przestrzeni konferencyjnej spełniającej wymogi Komitetu Organizacyjnego.&nbsp; 2. Wynajem na rzecz PTK przestrzeni i sal na miejsce obrad i wystawę firm farmaceutycznych i sprzętowych. 3. Pozyskiwanie i wsp&oacute;łpraca organizacyjno-techniczna ze sponsorami Konferencji. 4. Wsp&oacute;łpraca z administratorem obiektu (dokonano wstępnej rezerwacji), w aranżacji 2 sal wykładowych dla potrzeb konferencji dla ok. 800 i 400 os&oacute;b, 4 sal warsztatowych dla ok. maks. 40 os, zorganizowanie pokoju dla wykładowc&oacute;w oraz przestrzeni na sesję prac w formie ich projekcji (e-poster lub wyświetlana automatyczna prezentacja przypadk&oacute;w w formacie PowerPoint) - przewidywana liczba prac &ndash; 40). 5. Zapewnienie obsługi technicznej sali wykładowej / sal wykładowych (w tym transmisja wybranych sesji z gł&oacute;wnej sali wykładowej) i całego obiektu, w tym pokoju wykładowc&oacute;w i zaproszonych Gości, wraz z przygotowaniem pomieszczenia i systemu dla przyjmowania prezentacji, przy zachowaniu możliwości używania myszki sterującej prezentacją i kursorem na m&oacute;wnicy oraz opcjonalnego podłączania laptopa wykładowcy bezpośrednio na m&oacute;wnicy. 6. Zapewnienie transmisji wykład&oacute;w. 7. Zapewnienie obsługi cateringowej dla uczestnik&oacute;w konferencji. 8. Przygotowanie wystawy firm medycznych oraz korespondencja techniczna z firmami i zapewnienie pomocy wystawcom w czasie przygotowania stoisk wystawienniczych. 9. Zakup i spakowanie toreb z materiałami kongresowymi. 10. Profesjonalna dokumentacja fotograficzna całego wydarzenia.
Zadanie 2:
1. Rejestracja uczestnik&oacute;w drogą elektroniczną i w czasie konferencji, z możliwością dokonywania płatności kartą płatniczą, obsługa recepcji z wydawaniem identyfikator&oacute;w i materiał&oacute;w kongresowych. 2. Gromadzenie na specjalnie do tego celu utworzonym subkoncie opłat zjazdowych wpłacanych przez uczestnik&oacute;w konferencji lub inne podmioty działające w ich imieniu, ich księgowanie oraz wystawianie odpowiednich dokument&oacute;w księgowych celem potwierdzenia wpływu ww. opłat zjazdowych. 3. Zorganizowanie zakwaterowania wraz z wyżywieniem dla uczestnik&oacute;w konferencji, w tym rezerwacja hotelu dla wykładowc&oacute;w i zaproszonych Gości konferencji (ok. 90 os&oacute;b). 4. Pomoc w rezerwacji i zakupie bilet&oacute;w lotniczych dla Gości zagranicznych, w tym korespondencja z tym związana. 5. Zapewnienie rezerwacji hotelowej drogą elektroniczną. 6. Zapewnienie transportu wykładowc&oacute;w na trasie hotel-PolECHO. 7. Zapewnienie autobusu kursującego na trasie PolECHO&ndash; wybrane hotele w centrum Warszawy. 8. Zorganizowanie kolacji dla wykładowc&oacute;w i zaproszonych Gości konferencji w przeddzień Konferencji PolECHO. 9. Opcjonalne zorganizowanie spotkania &bdquo;Get together&rdquo; w dodatkowej lokalizacji (do ustalenia).
Zadanie 3:
1. Promocja wydarzenia we wsp&oacute;łpracy z partnerami medialnymi.&nbsp; 2. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi Gośćmi, wykładowcami i prezentującymi prace naukowe, w tym możliwość przesyłania drogą elektroniczną streszczeń prac oryginalnych. 3. Przygotowanie i prowadzenie strony www konferencji (uruchomienie w pierwszej wersji w ciągu miesiąca od podpisania umowy) w wersji polskojęzycznej i angielskojęzycznej. 4. Szeroka informacja o konferencji (media, strona internetowa, czasopisma medyczne). 5. Przygotowanie i wydanie materiał&oacute;w konferencyjnych, w tym programu konferencji. 6. Opracowanie logo konferencji (w ciągu 14 dni od podpisania umowy). 7. Ubezpieczenie konferencji. 8. Uzyskanie punkt&oacute;w edukacyjnych oraz certyfikat&oacute;w INFARMA i MedTech dla Konferencji. 9. Przygotowanie niezbędnych dokument&oacute;w księgowych i wsp&oacute;łpraca w rozliczeniu konferencji z Działem Finansowo-Księgowym PTK.
Oferty w wersji papierowej, podpisane przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta, należy składać w terminie do 21 czerwca 2024 r. na adres:
Biuro Zarządu Gł&oacute;wnego PTK ul. Stawki 3A lok 1-2 00-193 Warszawa Z dopiskiem &bdquo;XXVI Konferencja SE PTK&rdquo;
oraz r&oacute;wnolegle w wersji elektronicznej należy przesłać na adres mailowy Przewodniczącego Asocjacji Echokardiografii (<a href="mailto:agackowski@gmail.com">agackowski@gmail.com</a>) oraz Przewodniczącego Komitetu Organizacyjnego Konferencji (prof. Piotr Szymański: <a href="mailto:drpszymanski@gmail.com">drpszymanski@gmail.com</a>)&nbsp;
Oferta winna zawierać informacje wg wykazanej poniżej specyfikacji, niezbędnej w przypadku podjęcia decyzji o zawarciu umowy:
1. Firma, siedziba i adres oferenta oraz dokumenty potwierdzające status prawny oferenta (aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej). 2. Dokumenty stwierdzające, że osoby, kt&oacute;re będą działać przy wykonaniu oferty (umowy) posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia. 3. Zaświadczenie z właściwego urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału ZUS potwierdzające, że oferent nie zalega z opłacaniem podatk&oacute;w, opłat oraz składek na ubezpieczenie społeczne wystawione nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert. 4. Oświadczenia oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania upadłościowego ani nie ogłoszono upadłości oraz, że nie jest w stanie likwidacji. 5. Referencje świadczące o doświadczeniu oferenta w przeprowadzeniu przynajmniej trzech tego typu konferencji naukowych z udziałem środowiska medycznego. 6. Szczeg&oacute;łowe określenie przedmiotu oferty. 7. Wskazanie podwykonawc&oacute;w, jeśli oferent zamierza z nich skorzystać. 8. Określenie ceny wykonania zam&oacute;wienia wraz ze sposobem obliczenia ceny oraz kosztorysem. 9. Oświadczenie oferenta o znajomości warunk&oacute;w uczestnictwa w niniejszym postępowaniu ofertowym i nie zgłaszaniu w stosunku do Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego, żadnych roszczeń związanych z niniejszym postępowaniem oraz złożoną ofertą, w tym związanych z nie wybraniem oferty oferenta lub nie wybraniem żadnej oferty, a także związanych z ewentualnym unieważnieniem niniejszego postępowania.
Szczeg&oacute;łowy zakres i warunki wsp&oacute;łpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie.
Komisja zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty lub jej element&oacute;w, jak r&oacute;wnież nie wybrania żadnej ze złożonych ofert bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji. Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepis&oacute;w art. 66-71 kodeksu cywilnego. Z tytułu nieprzyjęcia oferty oferentowi nie przysługują żadne roszczenia w stosunku do PTK.
Oceny ofert dokona komisja złożona z członk&oacute;w Komitetu Organizacyjnego i Zarządu Sekcji Echokardiografii.
 &nbsp;Powyższe postępowanie przebiegać będzie dwuetapowo:
- I etap złożenie oferty; - II etap spotkanie z oferentami wybranymi w pierwszym etapie kwalifikacji.
PTK może zrezygnować z II etapu postępowania bez podania przyczyny.
 Harmonogram:
Termin składania ofert w formie pisemnej i elektronicznej: 21 czerwca 2024 r.
Otwarcie ofert i rozstrzygnięcie: 24 czerwca 2024 r.&nbsp;
Planowane podpisanie umowy: 10 lipca 2024 r.
&nbsp;
Komitet Organizacyjny
XXVI Og&oacute;lnopolskiej Konferencji Sekcji Echokardiografii Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego
Jako załącznik do oferty, stanowiący jej część integralną, należy przedstawić koszty z uwzględnieniem poszczeg&oacute;lnych punkt&oacute;w zapytania w ramach zadań.
</div>
<div class="addthis_inline_share_toolbox">&nbsp;</div>
</div>
</div>
&nbsp;
&nbsp;