Organizacja Konferencji

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Organizacja Konferencji
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Wrocław
Data publikacji	2024-06-04
Data składania ofert	30/06/2024
Kod CPV	551200007 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 799500008 Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów
Numer przetargu	5461694

<div class="content">
Szanowni Państwo,
I.
Polskie Towarzystwo Kardiologiczne &ndash; Oddział Wrocławski Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego (&ldquo;OW PTK&rdquo;) zamierza zorganizować:
3. Konferencję Oddziału Wrocławskiego Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego &nbsp;(&bdquo;Konferencja&rdquo;) Termin Konferencji: 24-25 stycznia 2025 Miejsce Konferencji: Wrocław Przewidywana liczba uczestnik&oacute;w Konferencji: ok. 300
II.&nbsp;
Organizację Konferencji OW PTK pragnie powierzyć profesjonalnej firmie zajmującej się organizacją konferencji i szkoleń. Do gł&oacute;wnych zadań wybranego do organizacji Konferencji podmiotu należeć będzie:&nbsp;
Zadanie 1:&nbsp;
1. Wynajem przestrzeni w wybranym hotelu lub centrum konferencyjnym na terenie miasta Wrocławia na miejsce obrad Konferencji i wystawę firm farmaceutycznych i sprzętowych. Wymagania minimalne to jedna sala konferencyjna mogąca pomieścić 300 os&oacute;b w układzie teatralnym w pierwszym dniu konferencji (24 stycznia) i co najmniej dwie sale konferencyjne mogące pomieścić co najmniej 150 os&oacute;b w układzie teatralnym w drugim dniu konferencji (25 stycznia) oraz przestrzeń na wystawę firm farmaceutycznych i sprzętowych o powierzchni co najmniej 250 metr&oacute;w kwadratowych. 2. Aranżacja obiektu i sal wykładowych dla potrzeb Konferencji.&nbsp; 3. Zapewnienie obsługi technicznej sal wykładowych i całego obiektu wraz z przygotowaniem pomieszczenia i systemu dla przyjmowania prezentacji, przy zachowaniu możliwości podłączania komputer&oacute;w prezenter&oacute;w bezpośrednio na m&oacute;wnicach. 4. Zapewnienie obsługi cateringowej dla uczestnik&oacute;w Konferencji. 5. Pozyskanie, a następnie podjęcie pełnej wsp&oacute;łpracy ze Sponsorami konferencji - firmami farmaceutycznymi i niefarmaceutycznymi - w tym podpisanie odpowiednich um&oacute;w, ich egzekwowanie, rozliczenie. 6. Przygotowanie wystawy firm wystawienniczych oraz korespondencja techniczna z firmami i zapewnienie pomocy wystawcom w czasie przygotowania stoisk wystawienniczych. 7. Wykonanie projektu, zakup i spakowanie toreb z materiałami konferencyjnymi. 8. Przygotowanie identyfikator&oacute;w dla zaproszonych Gości, wykładowc&oacute;w i uczestnik&oacute;w konferencji.
 Zadanie 2:
1. Rejestracja, bez udziału PTK, uczestnik&oacute;w Konferencji drogą elektroniczną i w czasie Konferencji, obsługa recepcji z wydawaniem identyfikator&oacute;w i materiał&oacute;w konferencyjnych i certyfikat&oacute;w uczestnictwa. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z uczestnikami Konferencji. 2. Zorganizowanie ewentualnego zakwaterowania wraz z wyżywieniem dla uczestnik&oacute;w w miejscu Konferencji lub bliskiej lokalizacji (opcja odpłatna dla uczestnik&oacute;w biernych) oraz rezerwacja hotelu dla wykładowc&oacute;w i zaproszonych Gości Konferencji (maksymalnie. 10 os&oacute;b).
 Zadanie 3:
1. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi wykładowcami.&nbsp; 2. Przygotowanie i prowadzenie strony internetowej Konferencji, stworzenie i prowadzenie profilu Konferencji na mediach społecznościowych. 3. Szeroka informacja o Konferencji (media, media społecznościowe, strona internetowa, czasopisma medyczne). 4. Przygotowanie, zaprojektowanie, złożenie i wydruk Programu Konferencji zawierającej także treść abstrakt&oacute;w prac oryginalnych zgłoszonych przez uczestnik&oacute;w. 5. Opracowanie logo Konferencji. 6. Ubezpieczenie Konferencji. 7. Uzyskanie certyfikat&oacute;w INFARMA, Polmed i MedTech dla Konferencji. 8. Przygotowanie niezbędnych projekt&oacute;w um&oacute;w i dokument&oacute;w formalnoprawnych i wsp&oacute;łpraca w tym zakresie z radcą prawnym PTK. 9. Przygotowanie niezbędnych dokument&oacute;w księgowych i wsp&oacute;łpraca w rozliczeniu Konferencji z Działem Finansowo-Księgowym PTK. 10. Zabezpieczenie dobrej bieżącej wsp&oacute;łpracy z Komitetem Organizacyjnym i Naukowym konferencji.
III.
Informacje og&oacute;lne:
1. Szczeg&oacute;łowy zakres i warunki wsp&oacute;łpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie. 2. Umowę z wybranym do organizacji Konferencji podmiotem uważa się za zawartą po podpisaniu jej przez uprawnionych przedstawicieli obu stron. 3. Komisja zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty lub jej element&oacute;w, jak r&oacute;wnież nie wybrania żadnej ze złożonych ofert bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji. Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepis&oacute;w art. 66-71 Kodeksu cywilnego. Z tytułu nieprzyjęcia oferty oferentowi nie przysługują żadne roszczenia w stosunku do PTK.&nbsp;
IV.
Informacje szczeg&oacute;łowe dotyczące składanej oferty:
1. Oferta powinna być przygotowana w języku polskim. 2. Każdy oferent może złożyć jedną ofertę. 3. Oferta winna zawierać informacje w/g wykazanej poniżej specyfikacji, niezbędnej w przypadku podjęcia decyzji o zawarciu umowy.&nbsp; 1) Firma, siedziba i adres oferenta oraz dokumenty potwierdzające status prawny oferenta (aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie/informacja o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej).&nbsp; 2) Dokumenty stwierdzające, że osoby, kt&oacute;re będą działać przy wykonaniu oferty (umowy) posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia, wskazanie i podpis osoby upoważnionej do reprezentowania oferenta. 3) Oświadczenia oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania upadłościowego ani nie ogłoszono upadłości oraz, że nie jest w stanie likwidacji. 4) Szczeg&oacute;łowe określenie przedmiotu oferty. 4. Jako załącznik do oferty, stanowiący jej część integralną, należy przedstawić koszty z uwzględnieniem poszczeg&oacute;lnych punkt&oacute;w zapytania w ramach zadań. 5. Wskazanie podwykonawc&oacute;w, jeśli oferent zamierza z nich skorzystać. 6. Oświadczenie oferent&oacute;w składających wsp&oacute;lną ofertę o ich solidarnej odpowiedzialności przy wykonywaniu zobowiązań.&nbsp; 7. Określenie sposobu rozliczenia między wykonawcą zlecenia a PTK wraz ze wstępnym kosztorysem. 8. Oświadczenie oferenta o znajomości warunk&oacute;w uczestnictwa w niniejszym postępowaniu ofertowym i nie zgłaszaniu w stosunku do Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego, żadnych roszczeń związanych z niniejszym postępowaniem oraz złożoną ofertą, w tym związanych z nie wybraniem oferty oferenta lub nie wybraniem żadnej oferty, a także związanych z ewentualnym unieważnieniem niniejszego postępowania. 9. Każda oferta złożona po terminie bądź z brakami formalnymi nie będzie uwzględniana.&nbsp; W szczeg&oacute;lnie uzasadnionych przypadkach, gdy oferta zawiera drobne braki oferent może zostać wezwany do uzupełnienia oferty w wyznaczonym terminie o brakujące dane. 
V.&nbsp;
Oceny ofert dokona komisja konkursowa złożona z członk&oacute;w Komitetu Organizacyjnego Konferencji i Zarządu OW PTK.
Postępowanie przebiegać będzie dwuetapowo: - I etap złożenie oferty; - II etap spotkanie z oferentami wybranymi w pierwszym etapie kwalifikacji. PTK może zrezygnować z II etapu postępowania bez podania przyczyny.
Harmonogram: Termin składania ofert w formie pisemnej i elektronicznej: do 30.06.2024 Otwarcie ofert i rozstrzygnięcie: 05.07.2024 Planowane podpisanie umowy: 15.07.2024.&nbsp; 
VI.
Oferty w wersji papierowej, podpisane przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta, należy składać w terminie do 30.06.2024 z dopiskiem "OW PTK 2025" na adres:
dr n. med. Bartosz Szafran Członek Zarządu Oddziału Wrocławskiego Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego Centrum Kardiologiczne Pro Corde 50-315 Wrocław, ul. Nowowiejska 64-66/1a
oraz r&oacute;wnolegle w wersji elektronicznej należy przesłać na adres mailowy: bartoszszafran73@gmail.com
 VII. Dane osobowe
1. Zgodnie z art. 13 i 14 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony os&oacute;b fizycznych w związku &nbsp;z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (og&oacute;lne rozporządzenie o ochronie danych) &bdquo;RODO&rdquo; PTK informuje, że:
I. Administratorem przekazanych do PTK w toku niniejszego postępowania danych osobowych oferent&oacute;w będących jednoosobowymi przedsiębiorcami, w tym działającym w formie sp&oacute;łki cywilnej oraz danych kontaktowych przedstawicieli oferent&oacute;w - jest PTK. II. Dane osobowe będą: 1) przetwarzane dla cel&oacute;w związanych z realizacją niniejszego postępowania. 2) przechowywane przez okres trwania niniejszego postępowania. III. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 pkt b) i f) RODO, tzn. działania zmierzające do podpisania umowy oraz prawnie uzasadniony interes PTK polegający na możliwości kontaktu z oferentami. IV. Podanie danych osobowych jest niezbędne do realizacji niniejszego postępowania. V. Dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej oraz nie będą profilowane i automatyzowane. VI. Dane osobowe nie mogą zostać udostępnione podmiotom trzecim świadczącym usługi zewnętrzne na rzecz PTK w zakresie niezbędnym dla realizacji tych usług. Podmiotami trzecimi są w szczeg&oacute;lności operatorzy pocztowi i kurierzy, podmioty świadczące usługi consultingowe, prawne, księgowe i audytowe.&nbsp; VII. Oferent, oraz osoba, kt&oacute;rej dane zostały przekazane do PTK - w związku z przetwarzaniem jego danych osobowych przez PTK, jest uprawniony do żądania od PTK: 1) dostępu do swoich danych osobowych;&nbsp; 2) sprostowania swoich danych osobowych - w przypadku jeżeli okaże się, że są nieprawidłowe; 3) uzupełnienia niekompletnych danych osobowych - przy uwzględnieniu cel&oacute;w przetwarzania; 4) usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym) - w przypadku jeżeli dane osobowe nie są już niezbędne do cel&oacute;w, w kt&oacute;rych zostały zebrane i przetwarzane; 5) ograniczenia przetwarzania - w przypadku, jeżeli: a) kwestionuje prawidłowość danych osobowych - na okres pozwalający PTK sprawdzić prawidłowość tych danych; b) przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a oferent sprzeciwia się usunięciu danych osobowych żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania, c) PTK nie potrzebuje już danych osobowych dla cel&oacute;w przetwarzania, ale są one potrzebne Zleceniobiorcy do ustalania, dochodzenia lub obrony roszczeń; VIII. Jeżeli przetwarzanie zostało ograniczone, PTK może przetwarzać dane osobowe z wyjątkiem przechowywania, wyłącznie za zgodą lub w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej. IX. PTK zobowiązany jest do wdrożenia odpowiednich środk&oacute;w technicznych i organizacyjnych w celu zapewnienia stopnia bezpieczeństwa danych osobowych odpowiadających ryzyku naruszenia praw lub wolności oferenta. X. W razie niezgodnego z przepisami przetwarzania danych, oferent jest uprawniony do wniesienia skargi do organu nadzoru. Z dniem 25 maja 2018 roku organem nadzoru uprawnionym do rozpatrzenia skargi jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. &nbsp; 2. Oferent będący jednoosobowym przedsiębiorcą, w tym działający w formie sp&oacute;łki cywilnej &ndash; przesyłając ofertę w odpowiedzi na powyższe zaproszenie oświadcza, że zna i akceptuje zasady przetwarzania danych osobowych przez PTK opisane w punkcie powyżej. 3. Każdy oferent jest zobowiązany przekazać zasady przetwarzania danych osobowych wskazane w punkcie VII wszystkim osobom, kt&oacute;rych dane są przekazane w toku niniejszego postępowania do PTK.
</div>