Organizacja Konferencji

Organizacja imprez, wystaw, targów i kongresów

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Organizacja Konferencji
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Zakopane
Data publikacji	2024-05-28
Data składania ofert	30/06/2024
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	799500008 Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów
Numer przetargu	5450628

Zaproszenie do składania ofert na organizację 31. Konferencji Asocjacji Elektrokardiologii Nieinwazyjnej i Telemedycyny Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego KASPROWISKO 2025
2024-05-27
&nbsp;
&nbsp;
I.
&nbsp;
Polskie Towarzystwo Kardiologiczne &ndash; Asocjacja Elektrokardiologii Nieinwazyjnej i Telemedycyny Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego (&bdquo;AENiT PTK&rdquo;) zamierza zorganizować:
&nbsp;
31. Konferencję Asocjacji Elektrokardiologii Nieinwazyjnej i Telemedycyny Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego KASPROWISKO 2025 (&bdquo;Konferencja&rdquo;)
Termin Konferencji: 9-12 kwietnia 2025
Miejsce Konferencji: Zakopane, Hotel Mercure Kasprowy Zakopane, Zakopane ul. Szymaszkowa 1
Przewidywana liczba uczestnik&oacute;w Konferencji: ok. 1000
&nbsp;
II.
&nbsp;
Organizację Konferencji AENiT PTK pragnie powierzyć profesjonalnej firmie zajmującej się organizacją konferencji i szkoleń. Do gł&oacute;wnych zadań wybranego do organizacji Konferencji podmiotu należeć będzie:&nbsp;
&nbsp;
Zadanie 1:
&nbsp;
1. Wynajem przestrzeni i sal na miejsce obrad Konferencji i wystawę firm farmaceutycznych i sprzętowych.
2. Aranżacja obiektu i sal wykładowych dla potrzeb Konferencji.
3. Zapewnienie obsługi technicznej sal wykładowych i całego obiektu wraz z przygotowaniem pomieszczenia i systemu dla przyjmowania prezentacji, przy zachowaniu możliwości podłączania komputer&oacute;w prezenter&oacute;w bezpośrednio na m&oacute;wnicach.
4. Zapewnienie obsługi cateringowej dla uczestnik&oacute;w Konferencji.
5. Pozyskanie, a następnie podjęcie pełnej wsp&oacute;łpracy ze Sponsorami konferencji - firmami farmaceutycznymi i niefarmaceutycznymi - w tym podpisanie odpowiednich um&oacute;w, ich egzekwowanie, rozliczenie.
6. Przygotowanie wystawy firm wystawienniczych oraz korespondencja techniczna z firmami i zapewnienie pomocy wystawcom w czasie przygotowania stoisk wystawienniczych.
7. Wykonanie projektu, zakup i spakowanie toreb z materiałami konferencyjnymi.
8. Przygotowanie identyfikator&oacute;w dla zaproszonych Gości, wykładowc&oacute;w i uczestnik&oacute;w konferencji.
9. Profesjonalna dokumentacja fotograficzna i filmowa całej Konferencji z uzyskaniem zg&oacute;d na korzystanie z wizerunk&oacute;w i przeniesieniem autorskich praw majątkowych praw do zdjęć i nagrań na rzecz PTK.
&nbsp;
Zadanie 2:
&nbsp;
1. Rejestracja, bez udziału PTK, uczestnik&oacute;w Konferencji drogą elektroniczną i w czasie Konferencji, z możliwością dokonywania płatności kartą płatniczą, obsługa recepcji z wydawaniem identyfikator&oacute;w i materiał&oacute;w konferencyjnych i certyfikat&oacute;w uczestnictwa. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z uczestnikami Konferencji.&nbsp;
2. Gromadzenie na specjalnie do tego celu utworzonym subkoncie opłat zjazdowych wpłacanych przez uczestnik&oacute;w Konferencji lub inne podmioty działające w ich imieniu, ich księgowanie oraz wystawianie odpowiednich dokument&oacute;w księgowych celem potwierdzenia wpływu ww. opłat zjazdowych.
3. Zorganizowanie zakwaterowania wraz z wyżywieniem dla uczestnik&oacute;w Konferencji, z możliwością noclegu dla uczestnik&oacute;w w miejscu Konferencji lub bliskiej lokalizacji oraz rezerwacja hotelu dla wykładowc&oacute;w i zaproszonych Gości Konferencji (ok. 100 os&oacute;b).
4. Pomoc w rezerwacji i zakupie bilet&oacute;w lotniczych dla ewentualnych gości zagranicznych, w tym korespondencja z tym związana.
5. Zapewnienie transportu dla wybranych wykładowc&oacute;w.
6. Przygotowanie spotkania towarzyskiego dla uczestnik&oacute;w Konferencji w dniu 10 kwietnia 2025 roku.&nbsp;
7. Zabezpieczenie dobrej wsp&oacute;łpracy i właściwego wykonania usługi przez Hotel Mercure Kasprowy Zakopane.
&nbsp;
Zadanie 3:&nbsp;&nbsp;
&nbsp;
1. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi Gośćmi, wykładowcami i prezentującymi prace naukowe, w tym możliwość przesyłania drogą elektroniczną (system PTK) streszczeń prac wykład&oacute;w i oryginalnych.
2. Przygotowanie i prowadzenie strony internetowej Konferencji, stworzenie i prowadzenie profilu Konferencji na stronie www.facebook.pl oraz w innych mediach społecznościowych.
3. Szeroka informacja o Konferencji (media, media społecznościowe strona internetowa, czasopisma medyczne).
4. Przygotowanie, zaprojektowanie, złożenie i wydruk w formacie książkowym Programu Konferencji zawierającej także treść abstrakt&oacute;w prac oryginalnych zgłoszonych przez uczestnik&oacute;w.
5. Opracowanie logo Konferencji.
6. Ubezpieczenie Konferencji.
7. Uzyskanie punkt&oacute;w edukacyjnych oraz certyfikatu Polmed i MedTech dla Konferencji.
8. Przygotowanie niezbędnych projekt&oacute;w um&oacute;w i dokument&oacute;w formalnoprawnych i wsp&oacute;łpraca w tym zakresie z radcą prawnym PTK.
9.&nbsp; Przygotowanie niezbędnych dokument&oacute;w księgowych i wsp&oacute;łpraca w rozliczeniu Konferencji z Działem Finansowo-Księgowym PTK.
10.&nbsp; Zabezpieczenie dobrej bieżącej wsp&oacute;łpracy z Komitetem Organizacyjnym i Naukowym.
&nbsp;
&nbsp;
III.
&nbsp;
Informacje og&oacute;lne:
&nbsp;
1. Szczeg&oacute;łowy zakres i warunki wsp&oacute;łpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie.
2. Umowę z wybranym do organizacji Konferencji podmiotem uważa się za zawartą po podpisaniu jej przez uprawnionych przedstawicieli obu stron.
3. Komisja zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty lub jej element&oacute;w, jak r&oacute;wnież nie wybrania żadnej ze złożonych ofert bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji. Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepis&oacute;w art. 66-71 Kodeksu cywilnego. Z tytułu nieprzyjęcia oferty oferentowi nie przysługują żadne roszczenia w stosunku do PTK.&nbsp;
&nbsp;
IV.
&nbsp;
Informacje szczeg&oacute;łowe dotyczące składanej oferty:
&nbsp;
1. Oferta powinna być przygotowana w języku polskim.
2. Każdy oferent może złożyć jedną ofertę.
3. Oferta winna zawierać informacje w/g wykazanej poniżej specyfikacji, niezbędnej w przypadku podjęcia decyzji o zawarciu umowy.
1) Firma, siedziba i adres oferenta oraz dokumenty potwierdzające status prawny oferenta (aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie/informacja o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej).
2) Dokumenty stwierdzające, że osoby, kt&oacute;re będą działać przy wykonaniu oferty (umowy) posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia, wskazanie i podpis osoby upoważnionej do reprezentowania oferenta.
3) Oświadczenia oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania upadłościowego ani nie ogłoszono upadłości oraz, że nie jest w stanie likwidacji.
4) Szczeg&oacute;łowe określenie przedmiotu oferty.
4. Jako załącznik do oferty, stanowiący jej część integralną, należy przedstawić koszty z uwzględnieniem poszczeg&oacute;lnych punkt&oacute;w zapytania w ramach zadań.
5. Wskazanie podwykonawc&oacute;w, jeśli oferent zamierza z nich skorzystać.
6. Oświadczenie oferent&oacute;w składających wsp&oacute;lną ofertę o ich solidarnej odpowiedzialności przy wykonywaniu zobowiązań.&nbsp;
7. Określenie sposobu rozliczenia między wykonawcą zlecenia a PTK wraz ze wstępnym kosztorysem.
8. Oświadczenie oferenta o znajomości warunk&oacute;w uczestnictwa w niniejszym postępowaniu ofertowym i nie zgłaszaniu w stosunku do Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego, żadnych roszczeń związanych z niniejszym postępowaniem oraz złożoną ofertą, w tym związanych z nie wybraniem oferty oferenta lub nie wybraniem żadnej oferty, a także związanych z ewentualnym unieważnieniem niniejszego postępowania.
9. Każda oferta złożona po terminie bądź z brakami formalnymi nie będzie uwzględniana.&nbsp;
W szczeg&oacute;lnie uzasadnionych przypadkach, gdy oferta zawiera drobne braki oferent może zostać wezwany do uzupełnienia oferty w wyznaczonym terminie o brakujące dane.
&nbsp;
V.
&nbsp;
Oceny ofert dokona komisja konkursowa złożona z członk&oacute;w Komitetu Organizacyjnego Konferencji i Zarządu AENiT PTK.
&nbsp;
Postępowanie przebiegać będzie dwuetapowo:
- I etap złożenie oferty;
- II etap spotkanie z oferentami wybranymi w pierwszym etapie kwalifikacji.
PTK może zrezygnować z II etapu postępowania bez podania przyczyny.
&nbsp;
Harmonogram:
Termin składania ofert w formie pisemnej i elektronicznej: do 30.06.2024
Otwarcie ofert i rozstrzygnięcie: 05.07.2024
Planowane podpisanie umowy: 15.07.2024
&nbsp;
VI.
&nbsp;
Oferty w wersji papierowej, podpisane przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta, należy składać w terminie do 30.06.2024 z dopiskiem "Kasprowisko 2025" na adres:
&nbsp;
dr n. med. Bartosz Szafran
Przewodniczący Komitetu Organizacyjnego Kasprowisko 2025
Centrum Kardiologiczne Pro Corde
50-315 Wrocław, ul. Nowowiejska 64-66/1a
&nbsp;
oraz r&oacute;wnolegle w wersji elektronicznej należy przesłać na adres mailowy: bartoszszafran73@gmail.com
&nbsp;
&nbsp;
VII. Dane osobowe
&nbsp;
1.&nbsp; &nbsp;Zgodnie z art. 13 i 14 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE)&nbsp; 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony os&oacute;b fizycznych w związku&nbsp; z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (og&oacute;lne rozporządzenie o ochronie danych) &bdquo;RODO&rdquo; PTK informuje, że:
&nbsp;
I. Administratorem przekazanych do PTK w toku niniejszego postępowania danych osobowych oferent&oacute;w będących jednoosobowymi przedsiębiorcami, w tym działającym w formie sp&oacute;łki cywilnej oraz danych kontaktowych przedstawicieli oferent&oacute;w - jest PTK.
II. Dane osobowe będą:
1) przetwarzane dla cel&oacute;w związanych z realizacją niniejszego postępowania.
2) przechowywane przez okres trwania niniejszego postępowania.
III. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 pkt b) i f) RODO, tzn. działania zmierzające do podpisania umowy oraz prawnie uzasadniony interes PTK polegający na możliwości kontaktu z oferentami.
IV. Podanie danych osobowych jest niezbędne do realizacji niniejszego postępowania.
V. Dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej oraz nie będą profilowane i automatyzowane.
VI. Dane osobowe nie mogą zostać udostępnione podmiotom trzecim świadczącym usługi zewnętrzne na rzecz PTK w zakresie niezbędnym dla realizacji tych usług. Podmiotami trzecimi są w szczeg&oacute;lności operatorzy pocztowi i kurierzy, podmioty świadczące usługi consultingowe, prawne, księgowe i audytowe.&nbsp;
VII. Oferent, oraz osoba, kt&oacute;rej dane zostały przekazane do PTK - w związku z przetwarzaniem jego danych osobowych przez PTK, jest uprawniony do żądania od PTK:
1) dostępu do swoich danych osobowych;&nbsp;
2) sprostowania swoich danych osobowych - w przypadku jeżeli okaże się, że są nieprawidłowe;
3) uzupełnienia niekompletnych danych osobowych - przy uwzględnieniu cel&oacute;w przetwarzania;
4) usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym) - w przypadku jeżeli dane osobowe nie są już niezbędne do cel&oacute;w, w kt&oacute;rych zostały zebrane i przetwarzane;
5) ograniczenia przetwarzania - w przypadku, jeżeli:
a) kwestionuje prawidłowość danych osobowych - na okres pozwalający PTK sprawdzić prawidłowość tych danych;
b) przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a oferent sprzeciwia się usunięciu danych osobowych żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania,
c) PTK nie potrzebuje już danych osobowych dla cel&oacute;w przetwarzania, ale są one potrzebne Zleceniobiorcy do ustalania, dochodzenia lub obrony roszczeń;
VIII. Jeżeli przetwarzanie zostało ograniczone, PTK może przetwarzać dane osobowe z wyjątkiem przechowywania, wyłącznie za zgodą lub w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej.
IX. PTK zobowiązany jest do wdrożenia odpowiednich środk&oacute;w technicznych i organizacyjnych w celu zapewnienia stopnia bezpieczeństwa danych osobowych odpowiadających ryzyku naruszenia praw lub wolności oferenta.
X. W razie niezgodnego z przepisami przetwarzania danych, oferent jest uprawniony do wniesienia skargi do organu nadzoru. Z dniem 25 maja 2018 roku organem nadzoru uprawnionym do rozpatrzenia skargi jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
&nbsp;
2. Oferent będący jednoosobowym przedsiębiorcą, w tym działający w formie sp&oacute;łki cywilnej &ndash; przesyłając ofertę w odpowiedzi na powyższe zaproszenie oświadcza, że zna i akceptuje zasady przetwarzania danych osobowych przez PTK opisane w punkcie powyżej.
3. Każdy oferent jest zobowiązany przekazać zasady przetwarzania danych osobowych wskazane w punkcie VII wszystkim osobom, kt&oacute;rych dane są przekazane w toku niniejszego postępowania do PTK.
&nbsp;