Organizacja konferencji

Organizacja imprez, wystaw, targów i kongresów

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Organizacja konferencji
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Kraków
Data publikacji	2024-05-14
Data składania ofert	01/06/2024
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	799500008 Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów
Numer przetargu	5422843

Zapytanie ofertowe&nbsp;
Komitet Organizacyjny Konferencji Sekcji Prewencji i Epidemiologii Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego "Kardiologia Prewencyjna 2024" zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty na organizację konferencji. Wolą Sekcji jest powierzenie organizacji konferencji profesjonalnej firmie z dużym doświadczeniem w organizacji wydarzeń podobnego typu. Wolą Sekcji jest organizacja tradycyjnej (stacjonarnej) konferencji, ale warunki epidemiczne mogą spowodować konieczność organizacji konferencji w wersji zdalnej.&nbsp;
Przedmiot zapytania ofertowego
Organizacja konferencji naukowej Sekcji Prewencji i Epidemiologii Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego "Kardiologia Prewencyjna 2024 - nowości, wytyczne, wątpliwości", kt&oacute;ra odbędzie się w Krakowie w dn. 15-16 listopada 2024 r.&nbsp;
Przewidywana liczba uczestnik&oacute;w: 600
Do gł&oacute;wnych zadań firmy odpowiedzialnej za zorganizowanie Konferencji należeć będzie: 1. Wynajem przestrzeni i co najmniej czterech sal na miejsce obrad i wystawę firm farmaceutycznych 2. Aranżacja obiektu i sal wykładowych dla potrzeb Konferencji 3. Przygotowanie co najmniej jednego kanału transmisji sesji (wykład&oacute;w, debat). Transmisja sesji w czasie rzeczywistym.&nbsp; 4. Nagranie wybranych sesji z możliwością ich emisji w p&oacute;źniejszym terminie&nbsp; 5. Zapewnienie obsługi technicznej sal wykładowych i całego obiektu wraz z przygotowaniem pomieszczenia i systemu dla przyjmowania prezentacji&nbsp; 6. Zapewnienie obsługi cateringowej dla uczestnik&oacute;w i wykładowc&oacute;w Konferencji 7. Przygotowanie sali i wystawy firm farmaceutycznych i produkujących sprzęt medyczny oraz korespondencja techniczna z firmami i zapewnienie pomocy wystawcom w czasie przygotowywania stoisk wystawienniczych&nbsp; 8. Przygotowanie toreb z materiałami konferencyjnymi 9. Rejestracja uczestnik&oacute;w drogą elektroniczną w czasie Konferencji, obsługa recepcji z wydawaniem identyfikator&oacute;w i materiał&oacute;w kongresowych oraz wystawianie faktur uczestnikom kongresu 10. Zorganizowanie zakwaterowania wraz z wyżywieniem dla uczestnik&oacute;w Kongresu, w tym rezerwacja hotelu dla wszystkich zaproszonych Gości Konferencji, ok. 70 os&oacute;b 11. Rezerwacja i zakup bilet&oacute;w lotniczych dla Gości zagranicznych 12. Zapewnienie transportu (na terenie miasta) dla Gości Konferencji (ok. 60-70 os&oacute;b) 13. Przygotowanie bazy streszczeń prac oryginalnych zgłaszanych na Kongres poprzez przyjmowanie tekst&oacute;w drogą elektroniczną, umożliwienie ich oceny przez recenzent&oacute;w drogą elektroniczną, powiadomienie autor&oacute;w o decyzji Komitetu Naukowego, przygotowanie programu naukowego do publikacji 14. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi Gośćmi, wykładowcami i prezentującymi prace naukowe 15. Przygotowanie i prowadzenie strony internetowej Konferencji 16. Przygotowanie i wydanie materiał&oacute;w konferencyjnych, w tym programu Konferencji 17. Organizacja wydawania materiał&oacute;w konferencyjnych uczestnikom 18. Opracowanie identyfikacji wizualnej Konferencji 19. Szeroka promocja Konferencji przed i w czasie jej trwania, zapewniająca dużą frekwencję 20. W okresie pokonferencyjnym szeroka promocja temat&oacute;w poruszanych w czasie Konferencji
Informacje og&oacute;lne 1. Konferencja odbędzie się w Krakowie w dniach 15-16 listopada 2024 r.&nbsp; 2. Zespołowi negocjacyjnemu, działającemu w imieniu Zarządu Sekcji Prewencji i Epidemiologii Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego, przysługuje prawo swobodnego wyboru oferty lub jej części (w tym na realizację tylko jednego zadania), nieprzyjęcia oferty bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji, a także prowadzenia negocjacji.&nbsp; 3. Umowę uważa się za zawartą po podpisaniu jej przez uprawnionych przedstawicieli obu stron.&nbsp; 4. Z tytułu nieprzyjęcia oferty oferentowi nie przysługują żadne roszczenia w stosunku do Sekcji Prewencji i Epidemiologii PTK, ani w stosunku do Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego. 5. Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepis&oacute;w art. 66-71 kodeksu cywilnego.
Informacje szczeg&oacute;łowe 1. Oferta powinna być przygotowana w języku polskim. 2. Oferta powinna zawierać: a. nazwę i adres oferenta, b. zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej wystawiony nie wcześniej niż trzy miesiące przed złożeniem oferty, c. datę sporządzenia oferty, wskazanie i podpis osoby upoważnionej do reprezentowania oferenta, d. szczeg&oacute;łowe określenie przedmiotu oferty, e. wskazanie terminu obowiązywania oferty, f. określenie warunk&oacute;w finansowych realizacji przedmiotu oferty, g. oświadczenie oferenta o znajomości warunk&oacute;w uczestnictwa w konkursie ofert i niezgłaszaniu w stosunku do Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego, ani Sekcji Prewencji i Epidemiologii PTK żadnych roszczeń związanych z Zapytaniem Ofertowym oraz ze złożoną ofertą, w tym związanych z niewybraniem oferty oferenta lub niewybraniem żadnej oferty, a także związanych z unieważnieniem Zapytania Ofertowego, h. oświadczenie oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania upadłościowego ani nie ogłoszono upadłości oraz, że nie jest w stanie likwidacji, i. oświadczenie oferent&oacute;w składających wsp&oacute;lną ofertę o ich solidarnej odpowiedzialności przy wykonywaniu zobowiązań.&nbsp; 3. Każdy oferent może złożyć jedną ofertę. 4. Oferta złożona po terminie bądź z brakami formalnymi nie będzie uwzględniana. W szczeg&oacute;lnie uzasadnionych przypadkach, gdy oferta zawiera drobne braki oferent może zostać wezwany w wyznaczonym terminie do uzupełnienia oferty o brakujące dane.
Termin składania ofert w formie pisemnej: 1 VI 2024 r.
Ofertę, podpisaną przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta, należy przesłać na adres:&nbsp;
Piotr Jankowski Katedra i Klinika Chor&oacute;b Wewnętrznych i Gerontokardiologii CMKP ul. Czerniakowska 231 00-416 Warszawa
Informacje:&nbsp; Piotr Jankowski tel.: 501348296 Listel: piotrjankowski.eu@gmail.com&nbsp;
&nbsp;
&nbsp;