Organizacja i przeprowadzenie pikniku

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Organizacja i przeprowadzenie pikniku
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Włoszczowa
Data publikacji	2024-04-26
Data składania ofert	07/05/2024, Godzina 10:00
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	553200009 Usługi podawania posiłków 553210006 Usługi przygotowywania posiłków 799520002 Usługi w zakresie organizacji imprez
Numer przetargu	5396101

<div>
 <h1>Część 1 Organizacja i przeprowadzenie pikniku z okazji Dnia Rodzicielstwa Zastępczego
Część 2 Organizacja i zapewnienie placu zabaw na pikniku z okazji Dnia Rodzicielstwa Zastępczego
Część 3 Organizacja i zapewnienie punktów małej gastronomii na pikniku z okazji Dnia Rodzicielstwa Zastępczego

na potrzeby projektu pn. „PODZIEL SIĘ DOMEM” który jest realizowany w ramach programu regionalnego Fundusze Europejskie dla Świętokrzyskiego 2021-2027, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus, Priorytetu 9. Usługi społeczne i zdrowotne, Działanie 09.05 Wsparcie rodzin oraz pieczy zastępczej</h1>

<h2>Załączniki</h2>
 <ul>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1448187">Zaproszenie</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1448194">Załącznik nr 1 do Zaproszenia</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1448195">Załącznik nr 2 do Zaproszenia</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1448196">Załącznik nr 3 do Zaproszenia</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1448197">Załącznik nr 4 do Zaproszenia</a></li>
 </ul>
 
 <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Organizacja i przeprowadzenie pikniku </h3>
 Przedmioty zamówienia
 Organizacja i przeprowadzenie pikniku z okazji Dnia Rodzicielstwa Zastępczego 
na potrzeby projektu pn. „PODZIEL SIĘ DOMEM” który jest realizowany w ramach programu regionalnego Fundusze Europejskie dla Świętokrzyskiego 2021-2027, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus, Priorytetu 9. Usługi społeczne i zdrowotne, Działanie 09.05 Wsparcie rodzin oraz pieczy zastępczej 
Przedmiot zamówienia obejmuje organizację i przeprowadzenie pikniku dla około 500 osób w dniu 26 maja 2024 r. w godzinach: 14.00 – 19.00. 
Miejsce realizacji przedmiotu zamówienia: 
- teren przy Powiatowym Centrum Kulturalno – Rekreacyjnym we Włoszczowie, ul. Koniecpolska 42 
w sytuacji dobrych warunków pogodowych 
albo 
- hala Powiatowego Centrum Kulturalno – Rekreacyjnego we Włoszczowie, ul. Koniecpolska 42 w sytuacji złych warunków pogodowych (deszcz, silny wiatr, śnieg itp.). 
Zorganizowanie i przeprowadzenie zabaw animacyjnych i edukacyjnych podczas pikniku odbędzie się zgodnie z zaproponowanym przez Wykonawcę i zaakceptowanym przez Zamawiającego harmonogramem. Atrakcje będą adresowane do rodzin z dziećmi w wieku od 2 do 16 lat. 
W związku z powyższym, Wykonawca zapewni: 
1)	Stanowiska animacyjne dla dzieci: min. 6 plastikowych stoliczków dla dzieci, 30 krzesełek dla dzieci, min. 6 parasoli przeciwsłonecznych. Sprzęt powinien być czysty, zadbany, bez żadnych usterek, parasole muszą być stabilne, niezagrażające zdrowiu i życiu uczestników i bezpiecznie przymocowane do podłoża Na stoliczkach winny znajdować się do dyspozycji dzieci kolorowanki, kredki i flamastry oraz inne akcesoria niezbędne do kolorowania. 
2)	Fotobudkę – w godzinach 14.00-19.00 
3)	Doświadczony zespół animacyjny (min. 10 osób, prowadzących animacje w godz. 14:00 – 19:00), który zorganizuje następujące atrakcje: 
a)	pokaz wielkich baniek mydlanych + wytwornice baniek na statywach 
b)	zabawa taneczna dla dzieci 
c)	pokaz taneczny z udziałem dzieci 
d)	zabawy z chustą animacyjną 
e)	3 stanowiska z malowaniem twarzy 
f)	3 stanowiska z zaplataniem włosów (warkoczyków) 
g)	stanowisko ze zmywalnymi tatuażami 
h)	szczudlarza przebranego za klauna 
i)	mini-olimpiada sportowa (zadania sprawnościowe dla dzieci i młodzieży, w 3 kategoriach wiekowych 3-6 lat,7-10 lat, 11-15 lat np. wyścigi w workach, hula-hop, skakanka, guma do skakania, rzut do celu, tor przeszkód, itp.) – 3 konkurencje (po 1 dla każdej kategorii wiekowej) . Mini – olimpiada odbywać się będzie w trybie ciągłym. Osoby chętne do wzięcia udziału w konkurencjach będą miały możliwość zgłoszenia się w określonym w regulaminie mini-olimpiady czasie. Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania i stosowania Regulaminu mini – olimpiady. 
j)	minimum 2 gigantyczne gry planszowe i plenerowe, np. mega szachy, chińczyk gigant, kręgle, klocki, itp. 
Wykonawca zapewni nagrody za 3 pierwsze miejsca w poszczególnych kategoriach wiekowych i konkurencjach, tj.: 
I kategoria wiekowa – 1 miejsce: Hulajnoga Raven Epic 145Mm Lime, Piłka do siatkówki Allsix VB100 rozmiar 5 do nauki gry; 2 miejsce: Hulajnoga Raven Epic 145Mm Lime; 3 miejsce: Plecak turystyczny dla dzieci Quechua MH100 5 l i Piłka do siatkówki Allsix VB100 rozmiar 5 do nauki gry lub równoważne. 
II kategoria wiekowa - 1 miejsce: Hulajnoga dla dzieci MID1 OXELO, Piłka do siatkówki dla dzieci od 6 do 9 lat Allsix V100 Soft 200 - 220 g; 2 miejsce: Hulajnoga dla dzieci MID1 OXELO; 3 miejsce: Worek NIKE Brasilia 9.5 czarny, piłka do siatkówki dla dzieci od 6 do 9 lat Allsix V100 Soft 200 - 220 g, lub równoważne. 
III kategoria wiekowa - 1 miejsce: plecak Nike Jordan Unisex SET oraz Piłka do siatkówki dla dzieci od 10 do 14 lat Allsix V100 Soft 230- 250 g; 2 miejsce: plecak Nike Jordan Unisex SET; 3 miejsce: piłka do siatkówki dla dzieci od 10 do 14 lat Allsix V100 Soft 230- 250 g, worek NIKE Brasilia 9.5 czarny lub równoważne. 
Jeśli w dokumentach składających się na opis przedmiotu zamówienia, wskazana jest nazwa handlowa firmy, towaru lub produktu, zamawiający w odniesieniu do wskazanych wprost w dokumentacji przetargowej parametrów, czy danych (technicznych lub jakichkolwiek innych), identyfikujących pośrednio lub bezpośrednio towar bądź produkt dopuszcza rozwiązania równoważne zgodne z danymi technicznymi i parametrami zawartymi w w/w dokumentacji. Jako rozwiązania równoważne, należy rozumieć rozwiązania charakteryzujące się parametrami nie gorszymi od wymaganych, a znajdujących się w dokumentacji. 
Jeżeli zamawiający dopuszcza rozwiązania równoważne opisywanym w dokumentacji, ale nie podaje minimalnych parametrów, które by tę równoważność potwierdzały Wykonawca obowiązany jest zaoferować produkt o właściwościach zbliżonych, nadający się funkcjonalnie do zapotrzebowanego zastosowania (arg. na podstawie sentencji wyroku Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 14 października 2013 r. [sygn. akt: KIO 2315/13]). 
 
Wykonawca przedstawi szczegółowy program animacji do akceptacji Zamawiającego. Wykonawca zapewnia uregulowanie wszelkich opłat wymaganych z tytułu praw autorskich i praw pokrewnych, w tym opłacenie ZAIKS, a także kosztów pokrewnych zgodnie z przepisami obowiązującego prawa (w tym Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych) materiałów wykorzystywanych przez Wykonawcę podczas trwania całej imprezy. 
W celu dobrej identyfikacji, zespół animacyjny powinien być ubrany w jednolite koszulki (np. z napisem ANIMATOR). Stroje powinny być czyste, schludne, bez logotypów producenta. Zaopatrzenie zespołu animacyjnego w materiały niezbędne do prowadzenia ww. animacji leży po stronie Wykonawcy. 
Wszystkie materiały używane przez zespół animacyjny powinny posiadać atesty bezpieczeństwa. 
Wykonawca zapewni Konferansjera podczas trwania całej imprezy. Osoba ta, korzystając z nagłośnionej przestrzeni scenicznej, będzie informowała uczestników o kolejnych punktach programu i atrakcjach oraz będzie angażowała uczestników pikniku do aktywnego udziału w proponowanych zabawach, które będą się odbywać na terenie pikniku. Konferansjerem może być didżej, o którym mowa poniżej lub jeden z animatorów. 
Wykonawca zapewni didżeja, którego zadaniem będzie zabawianie uczestników pikniku w przerwach wolnych od konkursów, zajęć, prezentacji w godzinach trwania imprezy. Powinna być grana muzyka popularna, rozrywkowa, dostosowana do odbiorców czyli dzieci (bez użycia wulgaryzmów). 
Wykonawca zapewni uczestnikom ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW). 
Wykonawca zobowiązany będzie do wykonywania wszelkich działań związanych z realizacją zamówienia zgodnie z przepisami BHP. 
Wykonawca jest zobowiązany do posiadania ubezpieczenia OC. 
 
W sytuacji złych warunków pogodowych (deszcz, silny wiatr, śnieg itp.) Zamawiający zastrzega sobie prawo do rezygnacji z: 
a)	minimum 2 gigantycznych gier planszowych i plenerowych, np. mega szachy, chińczyk gigant, kręgle, klocki, itp. 
b)	fotobudki – w godzinach 14.00-19.00 
W takim przypadku wynagrodzenie Wykonawcy zostanie zmniejszone o wartość w/w atrakcji. Wykonawcy z tego tytułu nie przysługują żadne roszczenia.

<h2>Kryteria oceny</h2>
 Punkty za kryterium „Cena” zostaną przyznane w skali do 70 punktów i obliczone według wzoru: 
Cena oferty najtańszej 
------------------------------- x 70 = liczba punktów – dotyczy Części 1 
 Cena oferty badanej
 Doświadczenie osób.Punkty za kryterium „Doświadczenie osób” zostaną przyznane w skali punktowej do 20 punktów. Szczegóły pkt. 4.4 Zaproszenia.
 Liczba osób niepełnosprawnych zatrudnionych do realizacji zamówienia 
Punkty za kryterium „Liczba osób niepełnosprawnych zatrudnionych do realizacji zamówienia” zostaną przyznane w skali punktowej do 10 pkt. Szczegóły pkt. 4.5 Zaproszenia.
 <h3>Organizacja i zapewnienie placu zabaw </h3>
 Przedmioty zamówienia
 Organizacja i zapewnienie placu zabaw na pikniku z okazji Dnia Rodzicielstwa Zastępczego 
na potrzeby projektu pn. „PODZIEL SIĘ DOMEM” który jest realizowany w ramach programu regionalnego Fundusze Europejskie dla Świętokrzyskiego 2021-2027, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus, Priorytetu 9. Usługi społeczne i zdrowotne, Działanie 09.05 Wsparcie rodzin oraz pieczy zastępczej 
Zapewnienie w dniu 26 maja 2024 r. w godzinach: 14.00 – 19.00 dmuchanego placu zabaw dla dzieci składającego się z co najmniej: 
1.	dużej zjeżdżalni o wymiarach: długość 11 m, szerokość 6 m, wysokość 9 m; 
2.	zadaszonego suchego basenu z kulkami w wymiarach 5 m x 5 m, wysokość 3 m; 
3.	małej zjeżdżalni dla dzieci w wieku 1-5 lat o wymiarach: 3 m x 5m, wysokość 5 m; 
4.	eurobungee – 4 stanowiskowe. 
Zamawiający dopuszcza tolerancję względem podanych wymiarów +/- 80 cm. 
 
W sytuacji złych warunków pogodowych (deszcz, silny wiatr, śnieg itp.) Zamawiający zastrzega sobie prawo do rezygnacji z: 
1.	zadaszonego suchego basenu z kulkami; 
2.	eurobungee – 4 stanowiskowe 
W takim przypadku wynagrodzenie Wykonawcy zostanie zmniejszone o wartość w/w atrakcji. Wykonawcy z tego tytułu nie przysługują żadne roszczenia. 
 
Wykonawca zobowiązany będzie do wykonywania wszelkich działań związanych z realizacją zamówienia zgodnie z przepisami BHP. Do realizacji wyżej wymienionej imprezy Wykonawca winien dysponować odpowiednim sprzętem, odpowiednio wykwalifikowaną kadrą wykonującą starannie i priorytetowo obowiązki związane z obsługą techniczną (minimum 4 osoby do obsługi dmuchanego placu zabaw tj, do każdego stanowiska 1 osoba).

<h2>Kryteria oceny</h2>
 Punkty za kryterium „Cena” zostaną obliczone według wzoru: 
Cena oferty najtańszej 
------------------------------- x 90 = liczba punktów 
 Cena oferty badanej 
Końcowy wynik powyższego działania zostanie zaokrąglony do dwóch miejsc po przecinku.
 Liczba osób niepełnosprawnych zatrudnionych do realizacji zamówienia. 
Punkty za kryterium „Liczba osób niepełnosprawnych zatrudnionych do realizacji zamówienia” zostaną przyznane w skali punktowej do 10 pkt. Szczegóły pkt. 4.5 Zaproszenia.
 <h3>Organizacja i zapewnienie punktów małej gastronomii </h3>
 Przedmioty zamówienia
 Organizacja i zapewnienie punktów małej gastronomii na pikniku z okazji Dnia Rodzicielstwa Zastępczego 
 
na potrzeby projektu pn. „PODZIEL SIĘ DOMEM” który jest realizowany w ramach programu regionalnego Fundusze Europejskie dla Świętokrzyskiego 2021-2027, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus, Priorytetu 9. Usługi społeczne i zdrowotne, Działanie 09.05 Wsparcie rodzin oraz pieczy zastępczej 
 
Zapewnienie bezpłatnego poczęstunku dla uczestników w ramach zorganizowanych punktów małej gastronomii w dniu 26.05.2024 r. w godz. od 14.00 do 19.00 w następujących ilościach oraz formie: 
1.	wata cukrowa – 500 szt. skład: cukier 100%, 
2.	popcorn (min. 30 g.)– 500 szt. skład: kukurydza (85%), olej rzepakowy, sól (1,6%), 
3.	woda mineralna niegazowana 0,5 L – 500 szt. , 
4.	kiełbaska wiejska pieczona na grillu (skład: min. 90 % mięsa wieprzowego, osłonka naturalna, waga 100g. - 1 porcja, zawartość i skład potwierdzony etykietą) wraz z dodatkami (keczup, musztarda) – 500 porcji 
5.	 pieczywo (1 kromki chleba jasnego albo bułka), podana na papierowym talerzyku wraz ze sztućcami, – 500 porcji każdego produktu.

1.	Zmiany w niniejszej umowie mogą być dokonane tylko w formie pisemnej pod rygorem nieważności, z zastrzeżeniem § 6 ust. 5. 
3.	Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany umowy, jeżeli zmianie ulegną stosowne Wytyczne mające zastosowanie do Projektu. 
4.	Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany postanowień umowy z powodu: 
a)	zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym istotny wpływ na realizację przedmiotu umowy, 
b)	zmiany terminu realizacji zamówienia z przyczyn obiektywnych, niezależnych od Zamawiającego, 
c)	zmiany harmonogramu realizacji projektu wpływającej na harmonogram wykonywania usługi objętej niniejszym zamówieniem, 
d)	zmiany harmonogramu realizacji projektu wynikającej ze zmiany w zakresie finansowania projektu (zmiany harmonogramu płatności), 
e)	okoliczności związanych z wystąpieniem siły wyższej za którą Strony uznają na przykład klęski żywiołowe, pożary, powodzie, trzęsienia ziemi, działania wojenne, strajki, blokady, przerwy w dostawie mediów (energii elektrycznej, wody) czy stan zagrożenia epidemią/pandemią i wystąpienie epidemii/pandemii.
 </div>