Kompleksowa usługa zorganizowania wydarzenia

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Kompleksowa usługa zorganizowania wydarzenia
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Białystok
Data publikacji	2024-04-22
Data składania ofert	30/04/2024, Godzina 10:00
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	550000000 Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego 555000005 Usługi bufetowe oraz w zakresie podawania posiłków 553000003 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 551200007 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 805900006 Usługi seminaryjne
Numer przetargu	5384848

<div>
    <h1>Zapytanie ofertowe nr 1/S/IPH/PCE/2024 na kompleksową usługę zorganizowania wydarzenia pn. „Seminarium – vademecum rynków zagranicznych” w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP</h1>

<h2>Załączniki</h2>
    <ul>
            <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1442017">Załącznik nr 2 - Oświadczenie Wykonawcy</a></li>
            <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1442015">Załącznik nr 1 - Formularz Ofertowo - cenowy</a></li>
            <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1442031">Zapytanie ofertowe 1/S/IPH/PCE/2024</a></li>
            <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1442032">Załącznik nr 3 - wzór umowy</a></li>
        </ul>
    
    <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Kompleksowa usługa zorganizowania wydarzenia</h3>
        <strong>Przedmioty zamówienia</strong>
                    <p>1.	Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa zorganizowania wydarzenia pn. „Seminarium – vademecum rynków zagranicznych” w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP dla ok. 30 uczestników w dniu 13.05.2024r. w Białymstoku (istnieje możliwość zmiany daty).<br />
Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej.<br />
<br />
1.1. Wynajęcie sali konferencyjnej w Białymstoku:<br />
• sala zapewniająca min. 30 miejsc siedzących, z nagłośnieniem oraz odpowiednim sprzętem multimedialnym do wyświetlenia prezentacji (projektor i ekran projekcyjny, pointer, laptop), z prywatnym parkingiem oraz zachowaniem wymaganego reżimu sanitarnego, z dostępem do szatni i toalety, a także z zapewnionym dostępem dla osób z niepełnosprawnościami;<br />
• ostateczna liczba wymaganych miejsc siedzących zostanie podana 2 dni przed wydarzeniem;<br />
• dostępność sali w godzinach 9.00-14.00; (początek samego wydarzenia przewidziano na godzinę 11 czas trwania ok. 2h).<br />
• sala konferencyjna zlokalizowana w Białystoku, w hotelu o standardzie co najmniej 3* lub w ośrodku/centrum (np. konferencyjnym, wystawienniczym itp.);<br />
• spełnione warunki dyskrecji (sala zamknięta, bez możliwości przechodzenia przez nią lub<br />
przebywania osób niebiorących udziału w konferencji);<br />
• wyposażenie sali w klimatyzację z możliwością regulacji temperatury;<br />
• przed wejściem na salę zapewnienie 1 stołu/lady oraz 2 krzeseł na stanowisko recepcji;<br />
• zapewnienie na sali dodatkowych 2 stołów/stolików oraz 4 krzeseł, przeznaczonych na stanowisko specjalistów;<br />
• możliwość ustawienia stołu/stołów i krzeseł/foteli do panelu dla 3 panelistów;<br />
• zapewnienie wody dla prelegentów/panelistów;<br />
• zapewnienie co najmniej 2 mikrofonów przenośnych;<br />
• możliwość umieszczenia przy drzwiach wejściowych oraz na drodze do sali stojaków z plakatem/programem wydarzenia;<br />
• możliwość umieszczenia ścianek promocyjnych, roll-upów, banerów;<br />
• dostęp do WI-FI dla uczestników wydarzenia;<br />
• zapewnienie miejsca na catering;<br />
• dostępność oddzielnego pomieszczenia umożliwiającego przeprowadzenie wywiadów przez media. <br />
• wydruk materiałów informacyjnych – m.in. oznaczenie Sali spotkań, listy obecności, harmonogramy spotkań itp., które zostaną dostarczone do Wykonawcy najpóźniej na 2 dni przed planowanym spotkaniem<br />
<br />
<br />
1.2. Zapewnienie wyżywienia<br />
• liczba uczestników: ok. 30 osób;<br />
• ostateczna liczba uczestników zostanie podana 2 dni przed wydarzeniem;<br />
• zapewnienie bufetu kawowego w tym: kawa, herbata (co najmniej 3 rodzaje herbat w torebkach do wyboru), adekwatna ilość cukru, cytryn pokrojonych w plasterki, mleka do kawy, woda mineralna w dzbankach - co najmniej 250 ml/os, sok owocowy 100% (min. 2 rodzaje, uzupełniany w sposób ciągły), min. 5 różnych do wyboru, min. 4 rodzaje owoców,<br />
• zapewnienie przekąsek typu „finger foods” (min. 5 różnych typów w tym 2 wegetariańskie) min. 4 sztuki/osoba – propozycja menu powinna być dostarczona do Zamawiającego najpóźniej 4 dni przed wydarzeniem.<br />
• zapewnienia niezbędnej ilości naczyń, sztućców, zastawy stołowej, półmisków, serwetek, obrusów pojemników na śmieci i odpadki i innego niezbędnego wyposażenia (nie dopuszcza się wykorzystania naczyń jednorazowych) - Wykonawca zadba o higieniczne i estetyczne podanie posiłków zgodnie z przyjętymi standardami, zapewnienia odpowiedniej wizualizacji na dokumentach oraz informowania o źródle finansowania.<br />
• w przypadku zwiększonego lub zmniejszonego zainteresowania spotkaniem powinna być możliwość zmiany ilości zamówienia na catering (szczegóły zostaną ustalone z zamawiającym po wyborze oferty).<br />
<br />
1.3. Zapewnienie prelegenta<br />
•	zapewnienie prelegenta z doświadczeniem i wiedzą do wygłoszenia podczas  wydarzenia „Seminarium – vademecum rynków zagranicznych” prelekcji obejmującej zagadnienia dotyczące współpracy pomiędzy Polską a krajami Afryki (Kenia i Tanzania) np. różnice kulturowe, marketing międzynarodowy, specyfika gospodarki, aspekty prawne  e-commerce we współpracy handlowej, czy logistyka . W wydarzeniu wezmą udział przedstawiciele sektora MŚP z województwa podlaskiego zainteresowani powyższą tematyką, a także przedstawiciele przedsiębiorstw typu startup. Zamawiający planuje udział w jednym wydarzeniu seminaryjnym maksymalnie 30 uczestników.<br />
•	Prelekcja ma trwać od 30 minut do 45 minut. Po prelekcji Prelegent zobowiązany jest do odpowiedzi na pytania uczestników w trakcie sesji pytań i odpowiedzi, która potrwa maksymalnie do 30 minut.<br />
• Poprzez doświadczenie należy rozumieć przeprowadzenie m. in. 2 spotkań w powyższej tematyce.<br />
2.	Kody CPV zamówienia:<br />
55000000-0 Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego<br />
55120000-7 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji<br />
55300000-3 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków <br />
55500000-5– Usługi bufetowe oraz w zakresie podawanie posiłków<br />
80590000-6 Usługi seminaryjne</p>

<h2>Kryteria oceny</h2>
                <p>1.1.	Liczba punktów, przyznanych każdej z ocenianych ofert, obliczona zostanie według wzoru: LP =  Cmin/Co*100<br />
1.	Zam<br />
-	LP – liczba punktów za kryterium cena netto, <br />
-	Cmin  – najniższa wartość netto oferty, która wpłynęła w odpowiedzi na zapytanie ofertowe<br />
-	Co – wartość netto oferty rozpatrywanej.</p>
            
    </div>