Konferencja

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Konferencja
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Warszawa
Data publikacji	2024-04-21
Data składania ofert	29/04/2024, Godzina 12:00
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	550000000 Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego 551200007 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 799520002 Usługi w zakresie organizacji imprez
Numer przetargu	5383991

<div>
<h1>Wyb&oacute;r Wykonawcy dot. świadczenie usług obejmujących organizację wydarzenia edukacyjnego: Konferencja organizowana w terminie 24-25 maja 2024 roku, w Warszawie dla ok. 60 uczestnik&oacute;w.</h1>
<h2>Załączniki</h2>
<ul>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1441921">Regulacje NMF</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1441920">Regulacje MF_EOG</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1441922">Załączniki edytowalne</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1441919">Specyfikacja Warunk&oacute;w Zam&oacute;wienia</a></li>
</ul>
<h2>Części zam&oacute;wienia</h2>
<h3>Konferencja (obejmująca także pracę warsztatową) organizowan</h3>
<strong>Przedmioty zam&oacute;wienia</strong>
<p>1. Przedmiotem zapytania ofertowego jest świadczenie usług obejmujących organizację wydarzenia edukacyjnego:<br /> Konferencja (obejmująca także pracę warsztatową) organizowana w terminie 24-25 maja 2024 roku, w Warszawie dla ok. 60 uczestnik&oacute;w (bez wliczania organizator&oacute;w i trener&oacute;w)<br /> 2. Przedmiot zapytania ofertowego jest realizowany w ramach inicjatywy &bdquo;Wsparcie edukacji integracyjnej&rsquo;&rsquo; finansowanej przez Islandię, Liechtenstein i Norwegię z Funduszy Norweskich i EOG w ramach Funduszu Wsp&oacute;łpracy Dwustronnej (ze środk&oacute;w Funduszu Wsp&oacute;łpracy Dwustronnej, zwanej dalej &ldquo;FWD&rdquo;, Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego 2014-2021 i Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2014-2021) .<br /> 3. Szczeg&oacute;łowy opis przedmiotu zapytania ofertowego stanowi załącznik nr 1 do zapytania ofertowego. Wz&oacute;r umowy stanowi załącznik nr 6 do niniejszego zapytania ofertowego.<br /> 4. Konferencję należy zorganizować w Warszawie, w miejscu dobrze skomunikowanym z Dworcem Centralnym (jeśli miejsce wydarzenia będzie odbywało się po lewej stronie Wisły) lub Dworcem Wschodnim (jeśli miejsce wydarzenia będzie odbywało się po prawej stronie Wisły). Czas dotarcia do obiektu za pomocą transportu publicznego (dojazd i dojście) powinien być nie dłuższy niż 30 min. (czas dotarcia mierzony za pomocą aplikacji &ldquo;Jak dojadę&rdquo; &ndash; w trybie wyszukiwania &ldquo;Połączenie optymalne&rdquo; o godz. 8:30 - 9:00 w piątek i w sobotę).<br /> 5. Wydarzenie planowane jest dla ok. 60 uczestnik&oacute;w (ok. 70 os&oacute;b razem z organizatorami i trenerami) i przewiduje organizację zar&oacute;wno sesji wsp&oacute;lnych, jak i trzech grup warsztatowych. Oznacza to zapotrzebowanie na trzy sale: jedną dla ok 70 os&oacute;b (na cele sesji wsp&oacute;lnych i sesji warsztatowej) i dwie sale dla ok. 22 os&oacute;b (obie w ustawieniu: krzesełka w p&oacute;łkolu + 2-3 stoły pod ścianą).<br /> 6. Sala konferencyjna (przeznaczona na sesje wsp&oacute;lne) i co najmniej jedna z sal warsztatowych muszą znajdować się blisko siebie, w tej samej przestrzeni.. Dopuszczamy, by co najwyżej jedna z sal nie znajdowała się w bezpośrednim sąsiedztwie, pod warunkiem, że będzie znajdować się na tym samym poziomie (piętrze), co dwie pozostałe sale. <br /> 7. Przestrzeń wsp&oacute;lna wraz z bufetem kawowym musi znajdować się w pobliżu sali konferencyjnej, przeznaczonej na sesje wsp&oacute;lne oraz co najmniej jednej z sal warsztatowych, tak by wszyscy uczestnicy mogli korzystać z tej samej przestrzeni wsp&oacute;lnej.<br /> 8. Organizacja wydarzenia może mieć miejsce w obiekcie hotelowym, kt&oacute;ry zapewni uczestnikom nocleg, sale szkoleniowe oraz wyżywienie lub w centrum konferencyjnym, zapewniającym sale szkoleniowe i catering, jeśli jednocześnie zostanie zapewniony uczestnikom hotel (wraz ze śniadaniem), kt&oacute;ry będzie znajdował się w odległości max. 15 minut pieszej wędr&oacute;wki od miejsca wydarzenia (wg mapy google) lub w miejscu umożliwiającym dotarcie (przejazd + dojście piesze) jednym środkiem transportu komunikacji miejskiej (bez przesiadek) w ciągu maksymalnie 20 minut (zgodnie z aplikacją &ldquo;Jak dojadę&rdquo; &ndash; w trybie wyszukiwania &ldquo;Połączenie optymalne&rdquo; w piątek i sobotę o godz. 8:30).<br /> 9. 6 osobom należy zapewnić dwa noclegi (23/24 i 24/25 maja 2024 roku) w pokojach jednoosobowych.<br /> 10. 40 Uczestnikom należy zapewnić 2 noclegi (23/24 i 24/25 maja 2024 roku) w pokojach dwuosobowych typu twin.<br /> 11. 16 Uczestnikom należy zapewnić 1 nocleg (24/25 maja 2024 roku) w pokojach dwuosobowych typu twin.<br /> 12. Wszystkim uczestnikom należy zapewnić wyżywienie: śniadanie (dla os&oacute;b korzystających z nocleg&oacute;w), całodzienny bufet kawowy x 2 dni, obiad x 2 dni i kolację x 1 (pierwszego dnia wydarzenia).<br /> 13. W okolicy sal warsztatowych musi znajdować się miejsce, w kt&oacute;rym zostanie przygotowania recepcja Zamawiającego (wymagany jest st&oacute;ł o wymiarach min 140 cm x 65 cm oraz 4 krzesła).<br /> 14. W okolicy sal warsztatowych musi znajdować się estetyczna przestrzeń wsp&oacute;lna, z dostępem do światła dziennego, wyposażona w meble wypoczynkowe (sofy, fotele), stoliki kawowe, stwarzające warunki do relaksu i integracji uczestnik&oacute;w podczas przerw. <br /> 15. W przestrzeni, blisko recepcji i sal warsztatowych, z kt&oacute;rych będą korzystać nasi uczestnicy, musi znajdować się też miejsce na ustawienie stołu z wydawnictwami CEO, kt&oacute;re uczestnicy naszego wydarzenia będa mogli bezpłatnie pobrać (wymagany jest st&oacute;ł o wymiarach min 140 cm x 65 cm). <br /> 16. Ostateczne określenie dokładnej liczby os&oacute;b korzystających z usług Wykonawcy (w tym ostateczna liczba uczestnik&oacute;w spotkania) zostanie potwierdzona i przekazana przez Zamawiającego drogą mailową na adres osoby wyznaczonej do kontaktu przez Wykonawcę najp&oacute;źniej na 3 dni przed terminem usługi &ndash; do godz. 16:30. Liczba os&oacute;b korzystająca z wyżywienia i nocleg&oacute;w zostanie podana w formularzu realizacji usługi. <br /> 17. Zamawiający zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia wizji lokalnej, w celu potwierdzenia zgodności stanu faktycznego obiektu z ofertą Wykonawcy oraz odrzucenia oferty nie spełniającej wymog&oacute;w ujętych w opisie przedmiotu zam&oacute;wienia. <br /> 18. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.<br /> 19. Zamawiający nie przewiduje składania ofert wariantowych.<br /> 20. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.<br /> 21. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem oferty.<br /> 22. Zamawiający nie przewiduje udzielania zaliczek na poczet wykonania zam&oacute;wienia.<br /> 23. Zamawiający odrzuci oferty jako niezgodne z treścią niniejszego Zapytania Ofertowego, oferujące zrealizowanie zam&oacute;wienia w dniach innych niż terminy podane w przedmiocie zapytania ofertowego.<br /> 24. Zamawiający odrzuci oferty, kt&oacute;re zostaną złożone w spos&oacute;b inny niż określony przez zamawiającego w rozdziale VII.<br /> 25. Zamawiający odrzuci oferty, kt&oacute;re zostaną złożone po terminie określonym przez Zamawiającego, w rozdziale IX.<br /> 26. Zamawiający odrzuci oferty jako niezgodne z treścią niniejszego Zapytania Ofertowego, jeżeli suma koszt&oacute;w całego wydarzenia brutto będzie przekraczał możliwości sfinansowania niniejszego zam&oacute;wienia.<br /> 27. Zamawiający przewiduje maksymalną stawkę za całkowity koszt realizacji zam&oacute;wienia na poziomie 63.285 złotych brutto &ndash; kwota ta wynika z przeprowadzonego oszacowania oraz z możliwości sfinansowania kosztu w ramach realizacji Projektu, z kt&oacute;rego finansowane jest zam&oacute;wienie.<br /> 28. Oferta, w kt&oacute;rej ww. stawka pozycji zostanie przekroczona, zostanie odrzucona jako niezgodna z treścią niniejszego zapytania i nie będzie brana pod uwagę w ocenie ofert.<br /> 29. Ofertę należy złożyć za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres e-mail: zamowieniaeea@ceo.org.pl do dnia 29 kwietnia 2024 r. do godz. 12:00, w tytule e-maila wpisując &bdquo;Zapytanie ofertowe nr 22_GS_EEA_2024&rdquo;.<br /> 30. Oferty złożone po upływie terminu składania ofert nie będą rozpatrywane.<br /> 31. Oferty złożone inną drogą niż wskazana przez Zamawiającego nie będą rozpatrywane.<br /> 32. Po analizie nadesłanych ofert Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą, kt&oacute;ra spełnia warunki formalne udziału w postępowaniu oraz nie podlega wykluczeniu i odrzuceniu z postępowania &ndash; oferta z największą liczbą punkt&oacute;w zgodnie z kryteriami oceny ofert, o kt&oacute;rych mowa w rozdziale XI zapytania ofertowego.</p>
<h2>Kryteria oceny</h2>
<p>Suma koszt&oacute;w całego wydarzenia brutto - 60%</p>
<p>Proponowane menu - 35%</p>
<p>Aspekt ekologiczny - 5%</p>
<h2>Warunki zmiany umowy</h2>
<p>Wszelkie zmiany niniejszej umowy mogą nastąpić wyłącznie za zgodą obu Stron i pod rygorem nieważności wymagają formy pisemnej.</p>
</div>