Zapewnienie sal szkoleniowych, cateringu i noclegów

Usługi cateringowe

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Zapewnienie sal szkoleniowych, cateringu i noclegów
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Gdańsk
Data publikacji	2026-05-26
Data składania ofert	03/06/2026, Godzina 09:00
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	555200001 Usługi dostarczania posiłków 553210006 Usługi przygotowywania posiłków 551100004 Hotelarskie usługi noclegowe
Numer przetargu	7192163

<div>
 <h1>Zapytanie ofertowe nr 5/FERS_4.6/2026 z 26 maja 2026 roku na zapewnienie sal szkoleniowych, cateringu i noclegów na potrzeby przeprowadzenia szkoleń w projekcie „NGO na rzecz otwartego rynku pracy dla osób z niepełnosprawnościami”</h1>

<h2>Załączniki</h2>
 <ul>
 <li>Zapytanie ofertowe sala, catering, nocleg</li>
 <li>Załącznik nr 1 Formularz ofertowy</li>
 <li>Załącznik nr 2 Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia</li>
 <li>Załącznik nr 3 Klauzule informacyjne dotyczące przetwarzania danych osobowych Gdańsk</li>
 </ul>
 
 <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Zapewnienie sal szkoleniowych, cateringu i noclegów</h3>
 Przedmioty zamówienia
 1.	Przedmiotem zamówienia jest: zapewnienie obiektu i obsługi na potrzeby realizacji szkoleń specjalistycznych w Gdańsku w dniach 16-18 czerwca 2026 r. (I grupa) i 18-20 czerwca 2026 r. (II grupa) 
1)	Szkolenie w dniach 16-18 czerwca 2026 r. (I grupa) 
Kompleksowa usługa obejmuje zapewnienie przez Wykonawcę w godzinach wskazanych przez Zamawiającego: 
a)	w dniu 16.06.2026 r. sali szkoleniowej, ciągłej przerwy kawowej ciągłej, obiadu i kolacji, 
b)	zapewnienie noclegu z 16.06.2026 r. na 17.06.2026 r. , 
c)	w dniu 17.06.2026 r. – śniadania i kolacji, 
d)	zapewnienie noclegu z 17.06.2026 r. na 18.06.2026 r. , 
e)	w dniu 18.06.2026 r. – sali szkoleniowej, śniadania, przerwy kawowej ciągłej i obiadu 
dla grupy ok. 13-osobowej (10 uczestników i 3 prowadzących). Liczebność grupy może ulec zmianie, przy czym Zamawiający zakłada, że grupa nie powinna przekroczyć 15 osób. 
2)	Szkolenie w dniach 18-20 czerwca 2026 r. (II grupa) 
Kompleksowa usługa obejmuje zapewnienie przez Wykonawcę w godzinach wskazanych przez Zamawiającego:: 
a)	w dniu 18.06.2026 r. sali szkoleniowej, przerwy kawowej ciągłej, obiadu i kolacji, 
b)	zapewnienie noclegu z 18.06.2026 r. na 19.06.2026 r., 
c)	w dniu 19.06.2026 r. – śniadania i kolacji, 
d)	zapewnienie noclegu z 19.06.2026 r. na 20.06.2026 r. 
e)	w dniu 20.06.2026 r. – sali szkoleniowej, śniadania, przerwy kawowej ciągłej i obiadu 
dla grupy ok. 17-osobowej (14 uczestników i 3 prowadzących). Liczebność grupy może ulec zmianie, przy czym Zamawiający zakłada, że grupa nie powinna przekroczyć 19 osób. 
Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany ww. terminu, przy czym zakłada, że szkolenie powinno być zrealizowane do 30.07.2026. 
2.	Wymagania dotyczące obiektu (dalej w treści zapytania „Obiekt”): 
a)	Obiekt musi być położony w Gdańsku i musi odpowiadać wymogom dla hoteli 3* lub obiektu równoważnego; 
b)	Wymagana jest lokalizacja dogodna komunikacyjnie - możliwość dojazdu komunikacją publiczną (np. autobusem, itd.) i transportem indywidualnym; 
c)	Obiekt musi zapewniać co najmniej 4 bezpłatne miejsce parkingowe dla Zamawiającego, w tym jedno dla osób z niepełnosprawnościami; 
d)	Obiekt musi spełniać wymogi dostępności dla osób z niepełnosprawnościami. 
Obiekt musi posiadać: 
- Dostępne wejście (na poziomie chodnika lub z podjazdem/windą), 
- Dostępną salę szkoleniową i pomieszczenie serwowania posiłków, 
- Dostępną toaletę, 
- Min. 1 pokój dostosowany dla osób z niepełnosprawnością, 
- Windę (jeśli obiekt wielopoziomowy), której panel sterujący jest wyposażony w dodatkowe oznakowanie dla osób niewidomych i niedowidzących (wypukłe opisy, cyfry lub symbole oraz oznaczenia w alfabecie Braille’a) lub informację głosową. Szczegółowe wymogi dostępności określa standard architektoniczny i szkoleniowy w załączniku nr 2 do Wytycznych dotyczących realizacji zasad równościowych w ramach funduszy unijnych na lata 2021-2027. Zamawiający zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia audytu Obiektu pod kątem dostępności dla osób ze szczególnymi potrzebami – w zakresie przestrzeni i pomieszczeń, jakie mają być wykorzystywane do realizacji usług. 
3.	Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji – zapewnienie sali szkoleniowej 
Sala szkoleniowa (wymogi): 
a)	Wielkość odpowiednia dla danej grupy szkoleniowej - Jasna, przestronna, z odpowiednim oświetleniem (min. 500 lx) lub światłem dziennym (+ możliwość zaciemnienia) - Ogrzewanie - Krzesła miękkie z oparciami + stoły – nie dopuszcza się możliwości adaptowania sal restauracyjnych na sale szkoleniowe. 
b)	Sala dostępna dla osób z niepełnosprawnościami (w szczególności z niepełnosprawnością wzroku i poruszających się na wózkach). 
a)	Dodatkowe wyposażenie: flipczart, ekran, rzutnik multimedialny wraz z bezprzewodowym pilotem do prezentacji, ekran do prezentacji, laptop, dostęp do Internetu bezprzewodowego. 
Wykonawca zapewni nieograniczony dostęp do sali dla Zamawiającego w godzinach od 09:00-21:00 w każdym dniu szkolenia zaplanowanego w Obiekcie. 
 	Wykonawca ma obowiązek zapewnić osobę do obsługi w czasie trwania szkolenia. 
4.	Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków – zapewnienie wyżywienia oraz organizacja serwisu kawowego podczas szkoleń 
1)	Standardy: 
- Śniadanie – bufet (pieczywo jasne i ciemne, masło, margaryna, jajecznica, parówki, naleśniki, wędliny, sery, dżem, sałatki warzywne, owoce, mleko, jogurt, płatki śniadaniowe, kawa, herbata), 
- Obiad – ciepła zupa + drugie ciepłe danie (opcja mięsna + wegetariańska) +napoje (herbata, soki, woda mineralna - w szklanych butelkach lub woda z dystrybutorów wody pitnej serwowana w szklanych dzbankach) 
- Kolacja – jedno ciepłe danie (opcja mięsna + wegetariańska) + zimny bufet (pieczywo, ser biały, ser żółty, wędlina, masło, świeże warzywa, sałatka, itp.) + napoje (herbata, woda mineralna i soki) 
-Przerwy kawowe ciągłe – kawa, herbata, woda (w szklanych butelkach lub woda z dystrybutorów wody pitnej serwowana w szklanych dzbankach), mleko, cukier lub jego zamiennik, cytrynę, drobne słone lub słodkie przekąski typu paluszki lub kruche ciastka lub owoce. 
2)	Wymogi: Wysoka jakość cateringu opartego na świeżych, różnorodnych, wysokiej jakości produktach, estetyczny wygląd posiłku, posiłki posiadające właściwą temperaturę (w szczególności obiady, kolacja, kawa i herbata na gorąco) 
- Diety: wegetariańskie, wegańskie, bezglutenowe, inne (po wcześniejszym zgłoszeniu) 
- Serwis: naczynia ceramiczne/szklane, nieuszkodzone, czyste, ZAKAZ plastiku 
- Osobne pomieszczenie na posiłki (poza salą szkoleniową) 
- Obsługa kelnerska cechująca się wysoką kulturą osobistą, przeszkolona w obsłudze osób z niepełnosprawnościami - odpowiednie przygotowanie sali restauracyjne z uwzględnieniem potrzeb uczestników ze szczególnymi potrzebami - Jadłospis do akceptacji 2 dni przed przyjazdem. 
5. Hotelarskie usługi noclegowe – zapewnienie noclegów dla uczestników szkoleń i trenerów 
Wykonawca zapewni noclegi w pokojach z łazienkami – dwuosobowych lub jednoosobowych w uzasadnionych przypadkach . Ilość pokoi dwuosobowych i jednoosobowych wskaże Zamawiający po zapoznaniu się szczegółowo z wymaganiami uczestników. Wymagane są minimum 3 pokoje jednoosobowe, w tym co najmniej jeden pokój dostosowany do potrzeb osób z niepełnosprawnościami. 
Wykonawca w swojej ofercie wskazuje odrębnie cenę jednostkową za nocleg 1 osoby ze śniadaniem w pokoju dwuosobowym i odrębnie cenę za nocleg 1 osoby w pokoju jednoosobowym. 
Na potrzeby oceny ofert w ramach przyjętych kryteriów oceny ofert Wykonawca podaje maksymalną łączną cenę za dwa noclegi ze śniadaniem dla grupy maks. 15-osobowej (szkolenie 16-18 czerwca 2026 r) i dwa noclegi ze śniadaniem dla grupy maks. 19-osobowej (szkolenie 18-20 czerwca 2026), przy założeniu, że w przypadku każdego ze szkoleń po 3 osoby będą zajmować pokoje jednoosobowe, a pozostałe osoby w grupie będą ulokowane w pokojach dwuosobowych. 
Wykonawca zapewnia w pokojach nieprzerwaną temperaturę w pokojach w zakresie od 19 do 25°C, z możliwością regulacją.

Okres gwarancji: nie dotyczy
 
 <h2>Kryteria oceny</h2>
 Kryterium I – cena oferty brutto – waga 80% (Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego)
 Kryterium II – zatrudnienie osoby z niepełnosprawnością bezpośrednio uczestniczącej w realizacji przedmiotu zamówienia – waga 10% (Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego)
 Kryterium III – odległość od Dworca Głównego w Gdańsku do Obiektu – waga 10% (Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego)
 
 <h2>Warunki zmiany umowy</h2>

Zamawiający dopuszcza zmiany umowy w szczególności w przypadku: 
– wystąpienia siły wyższej, 
– zmian w projekcie lub przepisach prawa, 
– konieczności dostosowania sposobu realizacji zamówienia do potrzeb uczestników, 
– konieczności zwiększenia wartości zamówienia w wysokości nieprzekraczającej 50% wartości zamówienia określonego w umowie (zamówienie uzupełniające).
 </div>