Organizacja 3 edycji warsztatów dla MŚP

Usługi reklamowe, marketingowe, w tym dostawy - Materiały reklamowe, tablice, stoiska i podobne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Zamówienia łączone
Tytuł	Organizacja 3 edycji warsztatów dla MŚP
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Kraków
Data publikacji	2026-04-09
Data składania ofert	17/04/2026, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	392941000 Artykuły informacyjne i promocyjne 799500008 Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów 793422005 Usługi w zakresie promocji
Numer przetargu	7084071

<div>
 <h1>Projekt „MAŁOPOLSKA PRO INDUSTRY”, współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszy Rozwoju Regionalnego w ramach działania 1.15 „Umiędzynarodowienie małopolskiej gospodarki” programu Fundusze Europejskie dla Małopolski 2021-2027.</h1>

<h2>Załączniki</h2>
 <ul>
 <li>Załącznik nr 1 Opis Przedmiotu Zamówienia</li>
 <li>Załącznik nr 2 Formularz Oferty</li>
 <li>Załącznik nr 3 Formularz Wiedza i Doświadczenie</li>
 <li>Załącznik nr 4 Oświadczenie o braku powiązań z Zamawiającym</li>
 <li>Załącznik nr 5 wzór umowy</li>
 <li>Zaproszenie do składania ofert_warsztaty PRO INDUSTRY</li>
 </ul>
 
 <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Organizacja 3 edycji warsztatów dla MŚP</h3>
 Przedmioty zamówienia
 Organizacja warsztatów o charakterze informacyjno-szkoleniowym dla MŚP podczas Międzynarodowego Festiwalu Kina Niezależnego Off Camera 2026 
Przedmiotem zamówienia jest organizacja warsztatów o charakterze informacyjno-szkoleniowym dla MŚP podczas Międzynarodowego Festiwalu Kina Niezależnego Off Camera 2026 - promocja oferty gospodarczej małopolskich przedsiębiorstw oraz wsparcie eksporterów w regionie. Warsztaty realizowane są w ramach projektu pt. „MAŁOPOLSKA PRO INDUSTRY”, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszy Rozwoju Regionalnego w ramach działania 1.15 „Umiędzynarodowienie małopolskiej gospodarki” programu Fundusze Europejskie dla Małopolski 2021-2027. 
Warsztaty organizowane są celem wsparcia działań doradczych oraz informacyjno-szkoleniowych dla MŚP planujących rozpocząć lub rozwijać działalność eksportową (m.in. w zakresie kierunków/form ekspansji, analizy potencjału eksportowego, rynku docelowego). Celem Warsztatów jest wzmocnienie kompetencji MŚP w zakresie internacjonalizacji, rozwój strategii eksportowych i budowanie sieci 
kontaktów na rynkach zagranicznych. Przygotowanie uczestników do działalności międzynarodowej. 
Wydarzenia branżowe to trzydniowy cykl wydarzeń w trakcie Międzynarodowego Festiwalu Kina Niezależnego OFF CAMERA, mających podnieść kompetencje grupy docelowej (małopolskich MŚP) koncentrujących się na rozwoju branży, finansowaniu krajowym i międzynarodowym, strategiach komunikacyjnych i marketingowych w celu internacjonalizacji działalności. 
Warsztaty są 3-dniowym cyklem wydarzeń, każdego dnia sesje trwać będą 4h. 
Zakres prac obejmuje (Zamawiający zastrzega, iż w sytuacji, w której gdziekolwiek w niniejszym dokumencie wskazano konkretny model sprzętu lub producenta jest to wyłączenie wskazanie przykładowe – Zamawiający akceptuje wszelkie inne rozwiązania równoważne). 
1. Wynajem przestrzeni: 
Wynajem 4 lokacji (sal konferencyjnych) w centrum Krakowa. Na okres trwania wydarzenia PRO INDUSTRY przez okres trzech następujących po sobie dni kalendarzowych w okresie 24-30 kwietnia 2026 r., wykonawca powinien zapewnić wynajem 4 sal konferencyjnych (4 sale x 3 dni x 24h każda) w centrum Krakowa (Stare Miasto), każda o powierzchni nie mniejszej niż 50 m2. 
Minimalne wyposażenie każdej z sal: 15 krzeseł, 1 stolik. 
2. Obsługa techniczna / multimedia: 
Przez cały okres trwania trzydniowego wydarzenia wykonawca powinien zapewnić obsługę techniczną wydarzenia wraz z wynajmem odpowiedniego sprzętu multimedialnego: 
• Min. 2 ekrany LED/plazmowe o przekątnej min. 49 cali max 60 cali każdy; 
• min. 1 projektor wraz z ekranem projekcyjnym (lub ekran projekcyjny wykonany w technologii 
LED) o przekątnej min 49 cali max 60 cali; 
• nagłośnienie - kolumny, mikser, mikrofony; 
• Usługa obejmuje min. 30 godzin pracy (3 dni x 10 godzin) 
• Nagłośnienie powinno zapewnić pełne pokrycie dźwiękiem w salach, w których będą odbywać się wydarzenia w ramach PRO INDUSTRY. Wyżej wymieniony sprzęt powinien być niezbędny do przeprowadzenia warsztatów /spotkań branżowych dla publiczności liczącej nie mniej niż 50 osób. Powinien zapewnić jakość odbioru wyświetlanych materiałów wizualnych jak i dźwiękowych. 
3. Zapewnienie materiałów szkoleniowych: 
Zapewnienie kompletu treści edukacyjnych opracowanych i dostarczonych w związku z cyklem wydarzeń branżowych (szkoleń, warsztatów, spotkań, paneli), które mają na celu przekazanie wiedzy uczestnikom w sposób trwały i możliwy do ponownego wykorzystania – w formie elektronicznej (cyfrowej). 
W ramach realizacji cyklu szkoleń planowane jest opracowanie i dystrybucja zestawu materiałów szkoleniowych w formie elektronicznej. Ich celem jest trwałe utrwalenie i upowszechnienie wiedzy przekazywanej uczestnikom wydarzenia oraz zapewnienie dostępu do zasobów edukacyjnych również po zakończeniu cyklu. 
Materiały te powinny być opracowane we współpracy z ekspertami z branży filmowej, redaktorami i grafikami. Materiały mają zostać udostępnione w nowoczesnych, funkcjonalnych i przystępnych formach cyfrowych, takich jak (poniższe formaty są przykładowe, wykonawca może zrealizować poniższe również w innych dostępnych formatach i metodach wedle swojego wyboru): 
- prezentacje multimedialne przygotowane w formatach umożliwiających ich edycję oraz odtwarzanie przy użyciu powszechnie dostępnego oprogramowania; 
- nagrania webinarów i paneli dyskusyjnych w formacie wideo (np. MP4), udostępnione online po wydarzeniu na platformie zapewniającej dostęp uczestnikom - raporty branżowe i analizy case studies w formacie PDF interaktywnym. Każdy z materiałów ma zostać poddany redakcji, korekcie, profesjonalnemu składowi graficznemu i opatrzony brandingiem projektu „Małopolska Pro Industry” – Zamawiający udostępni wykonawcy branding (jest on również publicznie dostępny na stronach internetowych projektu). Pliki zostaną udostępnione uczestnikom wydarzenia za pośrednictwem platformy internetowej organizatora, z możliwością pobrania i korzystania offline. 
Wykonawca zobowiązany jest do pokrycia kosztów: 
- honorariów autorów, ekspertów i redaktorów treści, projektowanie graficzne i skład materiałów (DTP), produkcję i montaż nagrań audiowideo, 
- licencji na ilustracje, muzykę, grafiki i platformy hostingowe, 
- przygotowania i obsługi plików w różnych formatach (PDF, MP3, MP4, EPUB), 
- tłumaczenia na inne języki (opcjonalnie). 
4. Promocja / komunikacja wydarzenia - media: 
Przedmiotem zamówienia obejmuje obsługę strony www wraz z obsługą mediów społecznościowych w tym: Facebook, Instagram. 
Usługa obejmie: 
● redagowanie tekstów (postów) zamieszczanych na stronie FB, Instagram do 15 maja 2026 roku, 
● opracowywanie treści na stronę internetową projektu. 
● stałą obsługę, moderację i aktualizację FB, Instagram od dnia podpisania Umowy do 15 maja 2026 
roku, 
● aktualizacja danych otrzymanych od Zamawiającego umieszczanych na FB, Instagram, 
● archiwizacja materiałów upublicznionych w trakcie trwania projektu na FB, Instagram, 
● zapewnienia spójności komunikacji z identyfikacją wizualną projektu 
5. Wynagrodzenie - mentorzy / specjaliści: 
Pozycja ta obejmuje pokrycie kosztów wynagrodzenia specjalistów zagranicznych co rok prowadzących warsztaty dla MŚP oraz kosztów pobytu w Krakowie w trakcie świadczenia usługi (w tym nocleg i wyżywienie). Poprowadzenie 4h warsztatów wraz z opracowaniem materiałów. Wymogi dla prowadzących: znajomość rynku branży audiowizualnej, aktywne doświadczenie zawodowe w branży 
audiowizualnej, w tym na rynkach międzynarodowych, doświadczenie w prowadzeniu minimum jednego szkolenia/warsztatów w branży filmowej. Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia Zamawiającemu propozycji mentorów/specjalistów wraz z opisem ich doświadczenia (np. CV lub równoważny opis) nie później niż na 4 dni przed wydarzeniem. Zmiana prowadzącego na etapie realizacji zamówienia wymaga uprzedniej zgody Zamawiającego. 
6. Dokumentacja wydarzenia: 
Przedmiot zamówienia obejmuje zapewnienie kompleksowej dokumentacji audiowizualnej wydarzeń realizowanych w ramach projektu. W ramach realizacji zamówienia Wykonawca zapewni: 1 ekipę TV składająca się z operatora, dźwiękowca, reportera, asystenta reportera oraz 1 ekipa FOTO składająca się z: fotosista, opisywacz oraz korekcja foto. 
Wykonawca zobowiązany jest do obróbki materiału audiowizualnego powstałego w trakcie realizacji Umowy (pre i postprodukcja, montaż). Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia sprzętu niezbędnego do przeprowadzenia audiowizualnej dokumentacji wydarzeń w ramach zadania: 1 kamera z zewnętrznym mikrofonem, 2 mikrofony, 3 mikroporty, tyczka, dodatkowe oświetlenie (zestaw reporterski). 
Wykonawca zobowiązany jest do przeniesienia na Zamawiającego autorskich praw majątkowych do wszystkich wytworzonych materiałów, bez ograniczeń terytorialnych i czasowych, na wszystkich znanych polach eksploatacji, w tym w szczególności w zakresie publikacji w internecie, mediach społecznościowych oraz materiałach promocyjnych projektu.

<h2>Kryteria oceny</h2>
 Liczba punktów w kryterium cena oferty brutto (CB) będzie przyznawana według 
poniższego wzoru: 
CB = cena brutto najtańszej spośród złożonych ofert / cena brutto rozpatrywanej 
oferty x 100 x 100% (waga kryterium)
 Ocena formalna będzie dokonywana w systemie 0/1: 
a) Oferent dołączył do oferty wszystkie wymagane załączniki opisane w pkt. 6.1 
b) Oferta jest zgodna z przedmiotem zamówienia; 
c) oferta spełnia warunki udziału w postępowaniu określone w pkt. 4.1 
d) Oferta nie podlega wykluczeniu z udziału w post
 
 <h2>Warunki zmiany umowy</h2>

8.2 Warunki zmiany umowy 
8.2 Zmiana Umowy 
8.2.1. Zamawiający przewiduje możliwość dokonania istotnych zmian postanowień zawartej Umowy 
w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, w następującym 
zakresie i warunkach: 
a) Zmiana terminu lub harmonogramu realizacji: 
● W przypadku wystąpienia niesprzyjających warunków atmosferycznych (np. huragan, ulewa, 
alerty RCB), uniemożliwiających bezpieczne przeprowadzenie wydarzenia lub zagrażających 
życiu i zdrowiu uczestników – dopuszcza się przesunięcie terminu wydarzenia na inny dzień 
wolny od pracy w terminie do 30 dni od daty pierwotnej. 
● W przypadku wystąpienia siły wyższej (np. żałoba narodowa, stan wyjątkowy, epidemia) – 
dopuszcza się zawieszenie realizacji Umowy lub zmianę terminu o czas trwania przeszkody. 
b) Zmiana sposobu wykonania i parametrów technicznych: 
● W przypadku niedostępności określonego w ofercie artysty, prelegenta lub podwykonawcy z 
przyczyn obiektywnych (np. choroba, wypadek) – dopuszcza się zastąpienie go inną osobą o kwalifikacjach i doświadczeniu nie gorszym niż wskazane w ofercie/zapytaniu, po uprzedniej 
akceptacji Zamawiającego. 
● W przypadku zmian technologicznych lub wycofania z rynku urządzeń/materiałów wskazanych 
w ofercie – dopuszcza się zastosowanie rozwiązań zamiennych o parametrach technicznych i 
jakościowych tożsamych lub lepszych, bez zwiększenia wynagrodzenia Wykonawcy. 
c) Zmiana zakresu świadczeń: 
● W przypadku konieczności ograniczenia zakresu przedmiotu zamówienia z przyczyn 
nieleżących po stronie żadnej ze Stron (np. wskutek decyzji administracyjnych lub zmiany 
wytycznych dysponenta terenu) – Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany zakresu 
świadczenia wraz proporcjonalną zmianą wynagrodzenia Wykonawcy zgodnie z cenami 
jednostkowymi z oferty lub w ich braku - zgodnie z negocjacjami z Wykonawcą w oparciu o 
ceny rynkowe. Zmniejszenie zakresu nie może prowadzić do realizacji zamówienia w mniej niż 
50% jego wartości. 
d) Zmiana Wynagrodzenia (Klauzula waloryzacyjna VAT): 
● W przypadku zmiany stawki podatku od towarów i usług (VAT), kwota wynagrodzenia brutto 
ulegnie odpowiedniej zmianie (podwyższeniu lub obniżeniu), przy zachowaniu niezmienności 
ceny netto. Zmiana ta następuje z mocy prawa i nie wymaga aneksu, pod warunkiem 
udokumentowania nowej stawki na fakturze. 
8.2.2. Procedura wprowadzania zmian: 
1. Strona wnioskująca o zmianę składa pisemny wniosek zawierający: opis proponowanej zmiany, 
uzasadnienie faktyczne i prawne oraz wpływ zmiany na termin i wynagrodzenie. 
2. Zmiana Umowy wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności w postaci aneksu, z 
zastrzeżeniem zmian nieistotnych oraz zmiany stawki VAT. 
8.2.3. Zmiany nieistotne: Zamawiający dopuszcza możliwość dokonywania zmian nieistotnych, 
rozumianych jako zmiany redakcyjne, zmiany danych teleadresowych lub zmiany osób upoważnionych 
do kontaktu, które nie wymagają sporządzenia aneksu, a jedynie pisemnego powiadomienia drugiej 
Strony. 
9. Postanowienia końcowe 
9.1.1 Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany treści niniejszego zapytania. W przypadku, gdy 
zmiany będą mogły mieć istotny wpływ na treść składanych ofert, Zamawiający przedłuży termin 
składania ofert. Wszelkie modyfikacje, uzupełnienia i ustalenia oraz zmiany, w tym zmiany terminów, 
jak również pytania Oferentów wraz z wyjaśnieniami będą publikowane na stronie internetowej Bazy 
Konkurencyjności. Stają się one integralną częścią zapytania ofertowego i będą wiążące przy składaniu 
ofert. Wszelkie prawa i zobowiązania Wykonawcy odnośnie wcześniej ustalonych terminów będą 
podlegały nowemu terminowi o ile taki zostanie wyznaczony. 
9.1.2 Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania na każdym etapie do 
momentu podpisania umowy na realizację zamówienia w przypadku, gdy z powodu okoliczności, 
których nie przewidywał lub nie mógł przewidzieć, udzielenia zamówienia nie leży w interesie 
Zamawiającego lub z innych przyczyn stało się niecelowe. 
9.1.3 Zamawiający unieważni postępowanie w szczególności, gdy: 
a) cena najkorzystniejszej oferty przekracza kwotę jaka Zamawiający zamierzał przeznaczyć na 
realizację zamówienia, chyba że zamawiający zdecyduje zwiększyć te kwotę do ceny 
najkorzystniejszej oferty; 
b) postępowanie jest obarczone istotną wadą uniemożliwiającą zawarcie umowy; 
c) w wyniku zmiany obiektywnych przesłanek realizacja zamówienia nie leży w interesie 
Zamawiającego 
9.1.4 W przypadku zaistnienia takich okoliczności, Oferentom nie przysługują żadne roszczenia w 
stosunku do Zamawiającego w przypadku skorzystania przez niego z któregokolwiek z powyższego 
uprawnienia. W tym zakresie Oferenci zrzekają się wszelkich ewentualnych przysługujących im 
roszczeń.
 </div>