Opracowanie zasad organizacji systemu orzekania Opracowanie standardów współpracy

Usługi architektoniczne, budowlane, inżynieryjne i kontrolne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Opracowanie zasad organizacji systemu orzekania Opracowanie standardów współpracy
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Warszawa
Data publikacji	2026-04-14
Data składania ofert	24/04/2026, Godzina 15:00
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	716200000 Usługi analizy 723300002 Usługi w zakresie standaryzacji i klasyfikacji zawartości lub danych 731100006 Usługi badawcze 794110008 Ogólne usługi doradcze w zakresie zarządzania
Numer przetargu	7093921

<div>
<h1>Opracowanie zasad organizacji</h1>
<h2>Załączniki</h2>
<ul>
<li>Istotne postanowienia umowy</li>
<li>Zapytanie ofertowe</li>
</ul>
<h2>Części zam&oacute;wienia</h2>
<h3>Część 1 - Opracowanie zasad organizacji</h3>
Przedmioty zam&oacute;wienia
Część 1: Opracowanie zasad organizacji systemu orzekania 1. Przedmiotem zam&oacute;wienia jest opracowanie kompletnego modelu organizacyjnego nowego systemu orzekania o niepełnosprawności i potrzebie wsparcia, sp&oacute;jnego z oceną funkcjonalną (ICF), przygotowanego do integracji z systemem świadczeń oraz do wdrożenia w środowisku cyfrowym w projekcie pn. Przebudowa modelu orzekania o niepełnosprawności realizowanego w ramach Projektu FERS.03.04-IP.06-0002/25 Model musi obejmować strukturę instytucjonalną, architekturę proces&oacute;w, zasady governance, kontrolę jakości, ścieżki odwoławcze, mechanizmy pilotażowe oraz rekomendacje legislacyjne i wdrożeniowe. 2. Zakres prac: 1) Model organizacyjny docelowy &ndash; 640 h a) opracowanie wariant&oacute;w struktury systemu (model scentralizowany / regionalny / hybrydowy), b) określenie relacji między poziomem centralnym, wojew&oacute;dzkim i powiatowym, c) zdefiniowanie roli jednostki centralnej (w zakresie tworzenia standard&oacute;w, zapewnienia jakości (QA), zarządzania danymi oraz nadzoru systemowego d) opis powiązania: ocena funkcjonalna &ndash; decyzja &ndash; świadczenia, e) przygotowanie modelu odpowiedzialności i przepływu kompetencji. 2) Architektura proces&oacute;w i standardy operacyjne (SOP) &ndash; 940 h a) Opracowanie map proces&oacute;w &bdquo;od wniosku do decyzji&rdquo; (dzieci, dorośli), b) opracowanie wariant&oacute;w przebiegu proces&oacute;w: standardowego, pilnego, odwoławczego oraz ponownej oceny c) opracowanie standard&oacute;w operacyjnych (SOP), obejmujących w szczeg&oacute;lności kwalifikację spraw, terminy oraz kompletność dokumentacji, d) opracowanie matrycy orzeczenia (&bdquo;jedno orzeczenie &ndash; wiele funkcji&rdquo;), e) standard obiegu dokumentacji i archiwizacji (w tym elektronicznej). 3) Model zespoł&oacute;w orzeczniczych i HR &ndash; 760 h a) określenie zespoł&oacute;w interdyscyplinarnych, b) określenie r&oacute;l i zakres&oacute;w odpowiedzialności członk&oacute;w zespołu c) określenie minimalnych kwalifikacje oraz ścieżek szkoleniowych, d) opracowanie modelu obciążenia pracą (normatywy, wsp&oacute;łczynniki), e) opracowanie matrycy odpowiedzialności między poziomami systemu. 4) Governance, kontrola jakości i ścieżka odwoławcza &ndash; 580 h a) opracowanie systemu zapewnienia jakości (QA), obejmującego kryteria, audyty oraz przeglądy b) określenie wskaźnik&oacute;w jakości (zgodność, czas, kompletność, sp&oacute;jność), c) opracowanie modelu nadzoru centralnego, d) opracowanie standardu uzasadnienia decyzji. 5) Pilotaż organizacyjny i symulacje obciążeń &ndash; 960 h a) Przeprowadzenie symulacje przepływ&oacute;w (r&oacute;żne casemixy), b) identyfikację wąskich gardeł procesowych, c) testowanie normatyw&oacute;w czasu realizacji spraw, d) opracowanie scenariuszy reorganizacji, e) wprowadzenie korekt standard&oacute;w operacyjnych SOP i map proces&oacute;w[DK1.1], f) opracowanie modelu obciążenia w warunkach pełnego wdrożenia. 6) Dokumentacja wdrożeniowa i rekomendacje legislacyjne &ndash; 340 h a) Opracowanie rekomendacji do akt&oacute;w wykonawczych, b) Określenie zakresu delegacji ustawowej, c) Oproacowanie standard&oacute;w minimalnych dla jednostek, d) Opracowanie instrukcji wdrożeniowe dla poziomu centralnego, wojew&oacute;dzkiego i powiatowego, e) opracowanie list kontrolnych odbioru jednostek. 7) Narzędzia zarządzania zmianą (toolkit wdrożeniowy) &ndash; 120 h a) FAQ dla kadr, b) Opracowanie matrycy korzyści i ryzyk, c) Opracowanie planu pierwszych 100 dni wdrożenia, d) Opracowanie modelu komunikacji zmiany. 3. Wykonawca w ramach realizacji zam&oacute;wienia zobowiązany jest do wykonania następujących produkt&oacute;w zam&oacute;wienia: 1)Dokument &bdquo;Model organizacyjny systemu orzekania&rdquo; (warianty + rekomendacja modelu docelowego). 2) Komplet map proces&oacute;w, 3) Zestaw SOP dla wszystkich etap&oacute;w postępowania, 4) Matryca wykorzystania orzeczenia w systemach zewnętrznych. 5) Standard organizacyjny zespołu orzeczniczego, 6) Model normatyw&oacute;w i obciążeń, 7) Matryca kompetencyjna. 8) System zapewnienia jakości QA wraz z katalogiem wskaźnik&oacute;w, 9)Procedura odwoławcza i model kontroli jednolitości. 10) Raport z symulacji organizacyjnych, 11) Zaktualizowany model organizacyjny (po przeprowadzeniu testach). 12) Pakiet rekomendacji legislacyjnych, 13) Instrukcja wdrożeniowa. 14) Kompletny zestaw narzędzi zarządzania zmianą - toolkit wdrożeniowy. 4. Termin wykonania zam&oacute;wienia: 31 grudnia 2026 r.
<h2>Kryteria oceny</h2>
Kryterium nr 1: Cena brutto 30 pkt&ndash; waga 30%
Kryterium 2 &ndash; Doświadczenie - Kwalifikacje os&oacute;b wyznaczonych do realizacji przedmiotu zam&oacute;wienia 20 pkt - 20%
Kryterium 3 &ndash; Test wiedzy merytorycznej związanej z przedmiotem zam&oacute;wienia &ndash; 20%
Kryterium 4: Prezentacja wiedzy merytorycznej związanej z przedmiotem zam&oacute;wienia &ndash; 30 pkt - 30%
<h3>Część 2 - Opracowanie standard&oacute;w wsp&oacute;łpracy</h3>
Przedmioty zam&oacute;wienia
Część 2: Opracowanie standard&oacute;w wsp&oacute;łpracy między podmiotami realizującymi wsparcie 1. Przedmiotem zam&oacute;wienia jest opracowanie jednolitego, krajowego standardu wsp&oacute;łpracy między instytucjami realizującymi wsparcie dla os&oacute;b z niepełnosprawnościami (OzN), obejmującego obszary: orzekanie &ndash; świadczenia &ndash; zdrowie &ndash; edukacja &ndash; pomoc społeczna &ndash; rynek pracy &ndash; NGO w projekcie pn. Przebudowa modelu orzekania o niepełnosprawności realizowanego w ramach Projektu FERS.03.04-IP.06-0002/25 2. Zakres prac 1) Mapa interesariuszy i przypadk&oacute;w użycia &ndash; 50 h Zakres obejmuje: a) identyfikację podmiot&oacute;w uczestniczących w procesie wsparcia (PZON/WZON, ZUS, NFZ, MEN/PPP, JST, OPS, PUP, NGO), b) analizę r&oacute;l i odpowiedzialności poszczeg&oacute;lnych podmiot&oacute;w, c) identyfikację punkt&oacute;w styku pomiędzy podmiotami, d) opracowanie opisu kluczowych scenariuszy wsp&oacute;łpracy (przepływu przypadk&oacute;w - case flow). 2) Standard przekierowania i koordynacji &ndash; 60 h Zakres obejmuje: a) opracowanie jednolitych zasad kierowania między systemami, b) określenie zasad przekierowania w tym: kto kieruje, kiedy, na jakiej podstawie, c) określenie minimalnego zakresu przekazywanych informacji, d) określenie czas&oacute;w reakcji i kanał&oacute;w komunikacji, e) opracowanie zasad koordynacji międzyinstytucjonalnej. 3) Standard wymiany informacji i minimalne zestawy danych &ndash; 60 h Zakres obejmuje: a) opracowanie minimalnego zestawu danych (zgodnego z ICF), b) opracowanie słowniki pojęć i status&oacute;w spraw, c) określenie reguł aktualizacji danych, d) określenie zasad interoperacyjności z systemem IT, e) opracowanie standard&oacute;w komunikat&oacute;w między systemami. 4) Standard jakości wsp&oacute;łpracy i wskaźniki &ndash; 50 h Zakres obejmuje: a) określenie miernik&oacute;w jakości wsp&oacute;łpracy, b) określenie czas&oacute;w reakcji oraz poziomu kompletności przekazywanych informacji, c) przypisanie odpowiedzialności za realizację proces&oacute;w wsp&oacute;łpracy, d) opracowanie mechanizmu monitorowania jakości wsp&oacute;łpracy, e) opracowanie modelu raportowania jakości. 5) Ramy prawne i zgodność (RODO / dostępność) &ndash; 50 h Zakres obejmuje: a) Opracowanie matrycy podstaw prawnych wymiany danych, b) Opracowanie wzor&oacute;w klauzul informacyjnych, c) Opracowanie wzor&oacute;w porozumień międzyinstytucjonalnych, d) Określenie wymagań w zakresie dostępności treści oraz kanał&oacute;w komunikacji. 6) Walidacja i finalizacja &ndash; 30 h Zakres obejmuje: a) Przeprowadzenie spotkania walidacyjnego z kluczowymi podmiotami, b) zebranie i analizę zgłoszonych uwag, c) wprowadzenie korekt do dokumentu, d) opracowanie wersji finalnej standardu. 3. Wykonawca w ramach realizacji zam&oacute;wienia zobowiązany jest do wykonania następujących produkt&oacute;w: 1) Standardu wsp&oacute;łpracy międzyinstytucjonalnej (kompletny dokument operacyjny). 2) Mapy interesariuszy i interfejs&oacute;w wsp&oacute;łpracy. 3) Procedury przekierowania. 4) Minimalnego zestaw danych i słowniki. 5) Zestawu wskaźnik&oacute;w jakości wsp&oacute;łpracy. 6) Matrycy zgodności prawnej i wzory porozumień. 7) Raportu z walidacji. 3. Termin wykonania zam&oacute;wienia: 31 grudnia 2026 r.
<h2>Kryteria oceny</h2>
Kryterium nr 1: Cena brutto &ndash; waga 30%
Kryterium 2 &ndash; Doświadczenie - Kwalifikacje os&oacute;b wyznaczonych do realizacji przedmiotu zam&oacute;wienia 20 pkt - 20 %
Kryterium 3 &ndash; Test wiedzy merytorycznej związanej z przedmiotem zam&oacute;wienia &ndash; 20 pkt -20%
Kryterium 4 &ndash; Prezentacja wiedzy merytorycznej (informatycznej) związanej z przedmiotem zam&oacute;wienia &ndash; 30 pkt - 30%
<h2>Warunki zmiany umowy</h2>
Warunki zmiany umowy określone zostały w istotnych postanowieniach umowy, stanowiących załącznik nr 5 do zapytania ofertowego. Poniżej Zamawiający wskazuje przesłanki zmiany: Zamawiający przewiduje możliwość zmiany postanowień niniejszej Umowy w zakresie: 1) nieistotnych zmian umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie kt&oacute;rej dokonano wyboru Wykonawcy, 2) istotnych zmian umowy w okolicznościach dopuszczonych w Sekcji 3.2.4. pkt 4 lit. b-e Wytycznych Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej dotyczących kwalifikowalności wydatk&oacute;w na lata 2021-2027, 3) zmiany terminu realizacji Umowy, w sytuacji, gdy termin realizacji Projektu ulegnie wydłużeniu lub z powodu przyczyn, kt&oacute;re ujawniły się po podpisaniu Umowy, 4) zmiany eksperta/ekspertki wyznaczonego/wyznaczonej do realizacji przedmiotu umowy, na wniosek Wykonawcy, pod warunkiem, iż Wykonawca wykaże, że nowa osoba spełnia warunki udziału dotyczące doświadczenia i kwalifikacji opisane w niniejszym zapytaniu oraz warunki wynikające z opisu kryteri&oacute;w oceny ofert Zapytania w stopniu nie mniejszym niż osoba zastępowana, kt&oacute;rej doświadczenie i kwalifikacje były brane pod uwagę przy wyborze oferty najkorzystniejszej. Dla zmiany eksperta/ekspertki niezbędne jest złożenie (drogą mailową lub pocztą/kurierem/osobiście) przez Wykonawcę pisemnego wniosku zawierającego dane nowego eksperta/ekspertki, informacje na temat doświadczenia i kwalifikacji eksperta/ekspertki, 5) zmiany obowiązujących przepis&oacute;w prawa, w zakresie mającym wpływ na spos&oacute;b realizacji Przedmiotu Umowy przez Wykonawcę lub Wynagrodzenie (np. zmiana stawki VAT), 6) wprowadzenia zmian doprecyzowujących treść Umowy, jeżeli potrzeba ich wprowadzenia wynika z rozbieżności lub niejasności w Umowie, kt&oacute;rych nie można usunąć w inny spos&oacute;b, a zmiana będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności i doprecyzowanie Umowy, w celu jednoznacznej interpretacji jej postanowień; 7) wystąpiła siła wyższa rozumiana jako wydarzenie lub okoliczność wyjątkowa, niezależna od Strony, kt&oacute;rej nie można było w racjonalny spos&oacute;b uniknąć lub zaradzić &ndash; zmianie ulegnie termin realizacji przedmiotu Umowy o czas występowania siły wyższej; 8) terminu wykonania, przedmiotu zam&oacute;wienia i wynagrodzenia, w sytuacji wystąpienia okoliczności, kt&oacute;rych Zamawiający działając z należytą starannością, nie przewidział, o ile zmiana nie modyfikuje og&oacute;lnego charakteru Umowy lub gdy konieczność zmiany Umowy ujawniła się po podpisaniu Umowy, przy czym wydłużenie terminu wykonania zam&oacute;wienia lub poszczeg&oacute;lnych jego etap&oacute;w nie może być większe niż 3 miesiące a zmiana wynagrodzenia nie może przekraczać +/- 10% wartości umowy. 9) rozszerzenia przedmiotu zam&oacute;wienia o dodatkowe opracowanie cząstkowe lub odstąpienie od sporządzenia jednego z opracowań określonych w &sect; 1 ust. 1 umowy. 10) zmniejszenia lub zwiększenia liczby etap&oacute;w realizacji zam&oacute;wienia, o kt&oacute;rych mowa w &sect; 2 ust. 2 umowy, a w konsekwencji ustalenia płatności w innej niż ustalone (większej lub mniejszej) wysokości wynagrodzenia, w sytuacji gdy przedmiotowe zmiany uzasadnione będą okolicznościami, kt&oacute;re ujawniły się po podpisaniu Umowy.
</div>