Kompleksowa organizacja misji gospodarczej do Mediolanu

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Kompleksowa organizacja misji gospodarczej do Mediolanu
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Białystok
Data publikacji	2026-03-19
Data składania ofert	27/03/2026, Godzina 10:00
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	553000003 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 551000001 Usługi hotelarskie 551200007 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 665100008 Usługi ubezpieczeniowe 702200009 Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne 799970009 Usługi organizowania podróży służbowych
Numer przetargu	7037623

<div>
 <h1>Kompleksowa usługa zorganizowania misji gospodarczej do Włoch (Mediolan) obejmującej udział w w Targach TUTTOFOOD 2026, połączonej ze spotkaniami biznesowymi w Mediolanie, odbywającej się w terminie 10-14.05.2026 r. w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” (2/M/IPH/PCE/2026)</h1>

<h2>Załączniki</h2>
 <ul>
 <li>Załącznik nr 1 Formularz ofertowo cenowy 2M IPH PCE 2026.docx</li>
 <li>Załącznik nr 2 Oświadczenie Wykonawcy 2 M IPH PCE 2026.docx</li>
 <li>Załącznik-nr-3-Wykaz-realizacji-2_M_IPH_PCE_2026.doc</li>
 <li>Zaąłcznik nr 4 Wzór umowy.pdf</li>
 <li>zapytanie misja Włoch-Mediolan 2_M_IPH_PCE_2026.pdf</li>
 </ul>
 
 <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Kompleksowa organizacja misji gospodarczej do Mediolanu</h3>
 Przedmioty zamówienia
 Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa zorganizowania misji gospodarczej do Mediolanu (Włochy), obejmującej udział w Targach TUTTOOOD 2026 oraz organizację spotkań B2B, odbywającej się w terminie 10 – 14 maja 2026 r. w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP. 
Organizacja misji gospodarczej do Mediolanu, w tym: 
1.1. Zapewnienie transportu w trakcie trwania misji gospodarczej. Wszyscy uczestnicy wyjazdu powinni podróżować łącznie, jednym środkiem transportu. Usługa polega na 
a) Zakup usługi transportu i ubezpieczenia 12 osób poprzez organizację przelotu na trasie : 
•	Warszawa – Mediolan – wylot w dniu 10.05.2026 r. w godzinach 08:00 – 14.00, uwzględniając: lot bezpośredni, min. 1 bagaż rejestrowany o wadze min. 20 kg (+ bagaż podręczny) dla każdej z osób podróżujących 
•	Mediolan – Warszawa wylot: w dniu 14.05.2026 r. w godzinach 14:00 – 21:00, uwzględniając lot bezpośredni, min. 1 bagaż rejestrowany o wadze min. 20 kg (+ bagaż podręczny) dla każdej z osób podróżujących 
•	Cena biletu obejmować powinna możliwość jednej zmiany danych w dokonanej rezerwacji biletu lotniczego, dla wszystkich uczestników podróży 
•	Cena biletu powinna obejmować łącznie wszystkie podatki, opłaty lotniskowe i manipulacyjne związane z podróżą 
•	Wykonawca zapewni możliwość bezpłatnej samodzielnej odprawy na lotniskach w klasycznych lub automatycznych stanowiskach check in albo dokona odprawy internetowej w imieniu wszystkich pasażerów – Wykonawca zobowiązany będzie do przekazania Zamawiającemu biletów lotniczych lub potwierdzeń rezerwacji najpóźniej do 7 dni przed planowanym wylotem, wraz z informacją o przydzielonych miejscach w samolocie (numer miejsca dla każdego pasażera), o ile przydział miejsc jest możliwy na etapie wystawienia biletu lub rezerwacji. 
•	Wszyscy uczestnicy misji muszą podróżować razem, tym samym lotem. 
•	Zamawiający ma prawo wezwać Oferenta do przedstawienia propozycji lotów uwzględnionych w ofercie po zakończeniu terminu składania ofert. 
•	Wykonawca przedstawi propozycje najkorzystniejszych połączeń pod względem ceny i czasu podróży w co najmniej klasie ekonomicznej w obu kierunkach w terminie nie dłuższym niż 7 dni od dnia podpisania umowy. 
b)	Zapewnienie transferu (autobus/bus) dla uczestników misji (12 osób+kierowca): 
•	z siedziby Izby Przemysłowo-Handlowej w Białystoku, ul. Antoniukowska 7 na lotnisko w Warszawie oraz w drodze powrotnej z lotniska w Warszawie do siedziby Izby Przemysłowo – Handlowej w Białymstoku ul. Antoniukowska 7. 
•	z lotniska w Mediolanie do hotelu, w którym będą zakwaterowani uczestnicy misji gospodarczej w dniu 10.05.2026 r. 
•	z hotelu, w którym będą zakwaterowani uczestnicy misji gospodarczej, na lotnisko w Mediolanie w dniu 14.05.2026 r. 
•	autobus/bus powinien mieć wystarczającą ilość miejsca na bagaż rejestrowany (min. 20 kg i podręczny wszystkich uczestników misji) 
•	wszelkie koszty związane z zatrudnieniem kierowców, opłatami parkingowymi, mandatami, przejazdami płatnymi odcinkami dróg ponosi Wykonawca. 
c)	Wykonawca zapewni uczestnikom misji w dniach 11 – 14.05.2026 r. dojazd na teren targów Fiera Milano z centrum Mediolanu (ze stacji Cairoli, Cordusio, Cadorna lub Milan Porta Venezia) oraz powrót po zakończeniu wydarzenia, poprzez zapewnienie biletów lokalnego transportu publicznego (metro lub równoważny środek transportu publicznego). Koszty przejazdów ponosi Wykonawca i powinny zostać uwzględnione w cenie oferty. 
d)	Zakup ubezpieczenia dla wszystkich 12 uczestników misji w zakresie NNW (m.in. 25 tys. EUR/os.), KL i pomoc assistance (min. 150 tys. EUR/os) na czas podróży (dla 12 osób) 
 
1.2. Zapewnienie noclegu w trakcie trwania misji gospodarczej 
a) rezerwacja oraz zakup noclegów w hotelu min. 4 – gwiazdkowym, dla 12 osób w terminie 10-14.05.2026 r. w Mediolanie. Wymagane są pokoje jednoosobowe lub dwuosobowe do pojedynczego wykorzystania, z indywidualną łazienką, klimatyzacją i bezpłatnym, nielimitowanym dostępem do wi-fi. Wszystkie pokoje muszą być dla osób niepalących oraz objęte usługą codziennego sprzątania. Hotel nie może żądać od gości okazania karty płatniczej/ kredytowej ani uiszczenia opłaty gotówkowej w celu zameldowania lub gwarantowania jakichkolwiek płatności. 
b) hotel musi znajdować się w centralnej części Mediolanu, jego położenie powinno być dogodne względem stacji metra Cairoli, Cordusio, Cadorna lub Milan Porta Venezia – dojście pieszo z hotelu do metra do 20 minut – zgodnie z danymi https://www.google.com/maps - tryb wyznaczania trasy: pieszy; wskazanie lokalizacji ma charakter funkcjonalny i służy zapewnieniu efektywnej realizacji programu misji. 
c) hotel powinien mieć położenie w lokalizacji powszechnie uznawanej za bezpieczną; 
d) Wszyscy uczestnicy wyjazdu powinni być zakwaterowani w jednym hotelu. 
e) Wykonawca, po wyborze jego oferty, zobowiązany będzie, niezwłocznie, do przedstawienia Zamawiającemu, co najmniej trzech propozycji hoteli spełniających określone w specyfikacji wymagania. Zamawiający dokona wyboru jednego z przedstawionych obiektów. 
f) Zamawiający informuje, że nie pokrywa kosztów zagranicznych i krajowych rozmów telefonicznych wykonanych z pokoi hotelowych przez uczestników misji oraz kosztów związanych z udostępnieniem w pokojach płatnej telewizji lub mini baru. Ewentualne ww. koszty zostaną opłacone indywidualnie przez uczestników misji. 
g) koszt noclegów nie może przekraczać limitów ustawowych określonych dla Włoch tj. 192 EUR dziennie za osobę, przeliczone na PLN po kursie średnim NBP z dnia opublikowania zapytania ofertowego. 
h) w cenie hotelu powinny znajdować się wszystkie dodatkowe koszty konieczne do opłacenia w trakcie pobytu (np. podatek miejski, opłata klimatyczna, itp.). 
 
1.3. Zapewnienie wyżywienia w trakcie trwania misji gospodarczej 
Zapewnienia wyżywienia wszystkim uczestnikom misji (12 osób) w tym: 
- śniadanie (w hotelu, w którym uczestnicy misji mają zapewniony nocleg) – w dniach: 11-14.05.2026 r. 
- Organizacja kolacji na terenie Mediolanu dla 12 osób w dniach 10 – 13.05.2026 r. świadczonych w restauracji z obsługą kelnerską lub w formie bufetu. Posiłek powinien się składać z przystawki, dania głównego (z opcją wyboru dania mięsnego/wegetariańskiego), deseru oraz napoju bezalkoholowego (woda, soki). 
Restauracja powinna znajdować się w lokalizacji umożliwiającej dojście pieszo z hotelu w czasie nie dłuższym niż 15 minut - zgodnie z danymi https://www.google.com/maps - tryb wyznaczania trasy: pieszy 
 
1.4. Zapewnienie wstępu na wydarzenia w trakcje misji gospodarczej 
a) Zakup kart wstępu dla 12 osób na Targi TUTTOFOOD 2026 w dniach 11-14.05.2026 r. 
b) Wykonawca dokona formalności związanych z zakupem biletów oraz ureguluje należności za bilety. 
c) Zakupione bilety powinny być przekazane Zmawiającemu najpóźniej 7 dni przed rozpoczęciem misji gospodarczej. 
 
1.5. Zapewnienie wynajęcia sali wraz z usługą cateringową w celu organizacji spotkań B2B 
a) wynajem sali na potrzeby organizacji spotkań z przedsiębiorcami oraz przedstawicielami instytucji otoczenia biznesu. Sala musi znajdować się w miejscu dobrze skomunikowanym z miejscem zakwaterowania uczestników misji. Dojście pieszo z hotelu do miejsca spotkania nie może przekraczać 25 minut – zgodnie z danymi https://www.google.com/maps - tryb wyznaczania trasy: pieszy lub dojazd transportem publicznym do 20 minut zgodnie z danymi https://www.google.com/maps - tryb wyznaczania trasy: transport publiczny (metro lub równoważny środek transportu publicznego). 
b) Spotkanie odbędzie się 11 lub 13 maja 2026 r., w godzinach pomiędzy 10:00 a 13:00. Dokładne daty i godziny zostaną ustalone i podane Wykonawcy bliżej terminy wyjazdu. 
Sala powinna pomieścić ok. 30 osób. Sala powinna być wyposażona w niezbędny sprzęt do przeprowadzenia spotkań (np. projektor, ekran, nagłośnienie, dostęp do Wi-Fi, stoły i krzesła ustawione konferencyjnie lub warsztatowo – ustawienie zostanie ustalone bliżej terminu spotkania). 
b) Wykonawca zapewni napoje (kawa, herbata, woda) oraz poczęstunek, w tym: ciasta/ciastka w ilości co najmniej 3 sztuk na osobę, owoce oraz przekąski typu finger food – co najmniej 3 różne rodzaje, w ilości 3 sztuk na osobę – dla uczestników spotkań. Usługa cateringowa będzie rozliczana ryczałtowo jako stała stawka za jedno spotkanie, niezależnie od liczby uczestników (przy czym minimalna liczba uczestników wynosi 20, a maksymalna nie przekroczy 30 osób). Zamawiający przekaże informację o planowanej liczbie uczestników z odpowiednim wyprzedzeniem, jednak stawka ryczałtowa pozostaje niezmienna. Catering powinien być przygotowany w formie samoobsługowej i dostępny przez cały czas trwania spotkania

<h2>Kryteria oceny</h2>
 Liczba punktów, przyznanych każdej z ocenianych ofert, obliczona zostanie według wzoru: 
LP = Cmin/Co*100 
-	LP – liczba punktów za kryterium cena brutto, 
-	Cmin – najniższa wartość brutto oferty, która wpłynęła w odpowiedzi na zapytanie ofertowe 
-	Co – wartość brutto oferty rozpatrywanej.
 
 <h2>Warunki zmiany umowy</h2>

1.	Zamawiający dopuszcza możliwość wprowadzania istotnych zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzenia niniejszego postępowania, w następujących przypadkach i zakresie: 
1.1.	w przypadku zmiany przepisów powszechnie obowiązującego prawa w zakresie mającym wpływ na realizację umowy, w szczególności zmiany przepisów związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem lub zwalczaniem chorób zakaźnych, lub 
1.2.	wystąpienia zdarzeń siły wyższej, przez które należy rozumieć zdarzenia nagłe, wywołane przyczyną zewnętrzną, pozostające poza kontrolą obu stron umowy, lub 
1.3.	w przypadku wystąpienia zdarzeń niezależnych od Zamawiającego, których nie dało się przewidzieć na etapie wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, a których wystąpienie powoduję konieczność zmiany umowy, 
- zmianie mogą ulec terminy realizacji umowy, zakres obowiązków stron, warunki realizacji umowy, wysokość wynagrodzenia należnego wykonawcy, jak również terminy zapłaty wynagrodzenia należnego wykonawcy. 
2.	Każdorazowo zmiana umowy wymagać będzie zgodnej woli stron, a wskazane w niniejszym Rozdziale podstawy jej dokonania nie stanowią obowiązku dokonania zmian, lecz uprawnienie stron. 
3.	Zmiana umowy może zostać wprowadzona zarówno na wniosek Zamawiającego, jak i na wniosek Wykonawcy, po przeprowadzeniu przez strony negocjacji i ustaleń. 
4.	Każda zmiana umowy wymagać będzie dla swej ważności formy pisemnej pod rygorem nieważności. 
 
INNE INFORMACJE DOTYCZĄCE POSTĘPOWANIA I UMOWY 
1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamknięcia niniejszego postępowania przed upływem terminu składania ofert bez podania przyczyn. 
2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamknięcia niniejszego postępowania bez dokonania wyboru którejkolwiek ze złożonych ofert. 
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian do umowy z przyczyn niezależnych od Zamawiającego, których nie udało się przewidzieć na etapie przygotowania zapytania ofertowego. 
4. Zamawiający dopuszcza możliwość udzielenia Oferentowi zamówienia uzupełniającego do przedmiotu zamówienia. 
5. W przypadku gdy wybrany Oferent odstąpi od zawarcia umowy w sprawie zamówienie, Zamawiający może zawrzeć umowę z Oferentem, który w prawidłowo przeprowadzonym postępowaniu o udzielenie zamówienia uzyskał kolejną najwyższą liczbę punktów. 
6. Zamawiający określa następujące warunki płatności za wykonaną usługę: 
a) Płatność przelewem w terminie 14 dni od otrzymania faktury VAT 
b) Płatność po potwierdzeniu przez zamawiającego prawidłowego wykonania usługi określonych we Wzorze umowy – załącznik nr 4.
 </div>