Kompleksowa organizacja misji gospodarczej do Australii

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Kompleksowa organizacja misji gospodarczej do Australii
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Białystok
Data publikacji	2026-02-02
Data składania ofert	10/02/2026, Godzina 10:00
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	635000004 Usługi biur podróży, podmiotów turystycznych i pomocy turystycznej
Numer przetargu	6931321

<div>
<h1>Kompleksowa usługa zorganizowania misji gospodarczej do Australii obejmującej udział w w Targach HOME SHOW SYDNEY 2026, połączonej ze spotkaniami biznesowymi w Sydney, odbywającej się w terminie 03-10.03.2026 r. w ramach projektu &bdquo;Promocja gospodarcza MŚP &ndash; Podlaskie Centrum Eksportera&rdquo; (1/M/IPH/PCE/20265)</h1>
<h2>Załączniki</h2>
<ul>
<li>Załącznik nr 1 - Formularz Ofertowy</li>
<li>Załącznik nr 2 Oświadczenie Wykonawcy 1 M IPH PCE.docx</li>
<li>Załącznik-nr-3-Wykaz-realizacji-1M_IPH_PCE_2026.doc</li>
<li>Zaąłcznik nr 4 Wz&oacute;r umowy zapytanie 1_M_IPH_PCE_2026.pdf</li>
<li>zapytanie 1_M_IPH_PCE_2026 misja Sydney_Australia.pdf</li>
</ul>
<h2>Części zam&oacute;wienia</h2>
<h3>Kompleksowa organizacja misji gospodarczej do Australii</h3>
Przedmioty zam&oacute;wienia
Przedmiotem zam&oacute;wienia jest kompleksowa usługa zorganizowania misji gospodarczej do Sydney (Australia), obejmującej udział w Targach HOMESHOW SYDNEY 2026 ,połączonej z spotkań B2B w Sydney odbywającej się w terminie 03 &ndash; 10 marca 2026 r. w ramach projektu &bdquo;Promocja gospodarcza MŚP &ndash; Podlaskie Centrum Eksportera&rdquo; FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP. 1. Celem zam&oacute;wienia jest wyb&oacute;r Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczeg&oacute;łowo przedmiot zam&oacute;wienia określono poniżej. 1.Organizacja misji gospodarczej do Sydney: 1.1. Zapewnienie transportu w trakcie trwania misji gospodarczej. Wszyscy uczestnicy wyjazdu powinni podr&oacute;żować łącznie, jednym środkiem transportu. Usługa polega na a) Zakup usługi transportu i ubezpieczenia 12 os&oacute;b poprzez organizację przelotu na trasie : &bull; Warszawa (WAW) &ndash; Sydney (SYD) &ndash; wylot w dniu 03.03.2026 r. w godzinach 08:00 &ndash; 17.00, uwzględniając: lot z max. 1 przesiadką, lot w jedną stronę nie dłuższy niż 25 godziny łącznie z przesiadkami, min. 1 bagaż rejestrowany o wadze min. 23 kg (+ bagaż podręczny o wadze min. 7 kg) dla każdej z os&oacute;b podr&oacute;żujących &bull; Sydney (SYD) &ndash; Warszawa (WAW) wylot: w dniu 09.03.2026 r. w godzinach 10.00 &ndash; 22.00, uwzględniając lot z max. 1 przesiadką, lot w jedną stronę nie dłuższy niż 25 godziny łącznie z przesiadkami), min. 1 bagaż rejestrowany o wadze min. 23 kg (+ bagaż podręczny o wadze min. 7kg) dla każdej z os&oacute;b podr&oacute;żujących &bull; Zamawiający nie dopuszcza lot&oacute;w z więcej niż jedną przesiadką w danym kierunku i nie wyraża zgody na sytuację, w kt&oacute;rej łączny czas podr&oacute;ży uczestnik&oacute;w misji przekroczy 25 godziny. &bull; W sytuacji konieczności oczekiwania na lotnisku w trakcie podr&oacute;ży przez okres r&oacute;wny lub dłuższy niż 3 godzin, Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia wszystkim uczestnikom misji zagranicznej nielimitowanego dostępu do saloniku biznesowego wraz z dostępnym w nim serwisem, w ramach każdego lotu. &bull; Cena biletu obejmować powinna możliwość zmiany danych w dokonanej rezerwacji biletu lotniczego, dla wszystkich uczestnik&oacute;w podr&oacute;ży &bull; Cena biletu powinna obejmować łącznie wszystkie podatki, opłaty lotniskowe i manipulacyjne związane z podr&oacute;żą &bull; Z uwagi na długość trasy oraz charakter podr&oacute;ży międzykontynentalnej na kierunku Warszawa&ndash;Sydney-Warszawa, Zamawiający nie dopuszcza przewoźnik&oacute;w tzw. &bdquo;low cost&rdquo; (tanich linii lotniczych m.in.: Ryanair, easyJet, Wizz Air, Pegasus Airlines, Flydubai i innych). &bull; Bagaże uczestnik&oacute;w muszą zostać nadane bezpośrednio do portu docelowego (Sydney lub Warszawa). Zamawiający nie dopuszcza sytuacji, w kt&oacute;rej uczestnicy misji na poszczeg&oacute;lnych lotniskach przesiadkowych będą zmuszeni odbierać bagaże, wychodzić do ponownej odprawy (opuszczać teren terminalu odlot&oacute;w/tranzytu). &bull; Podczas podr&oacute;ży lotniczej (dotyczy odcink&oacute;w dłuższych niż 3 godziny) na pokładzie samolotu musi być zapewniony przynajmniej jeden ciepły posiłek dla podr&oacute;żnego i nieograniczony dostęp do napoj&oacute;w bezalkoholowych. &bull; Wykonawca zapewni możliwość bezpłatnej samodzielnej odprawy na lotniskach w klasycznych lub automatycznych stanowiskach check in albo dokona odprawy internetowej w imieniu wszystkich pasażer&oacute;w &ndash; Wykonawca zobowiązany będzie do przekazania bilet&oacute;w lotniczych najp&oacute;źniej do 7 dni przed wylotem, wraz z przekazaniem informacji dotyczących rezerwacji miejsc. &bull; Wszyscy uczestnicy misji muszą podr&oacute;żować razem, tym samym lotem. &bull; Zamawiający ma prawo wezwać Oferenta do przedstawienia propozycji lot&oacute;w uwzględnionych w ofercie po zakończeniu terminu składania ofert. &bull; Wykonawca przedstawi propozycje 2 najkorzystniejszych połączeń pod względem ceny i czasu podr&oacute;ży w co najmniej klasie ekonomicznej w obu kierunkach w terminie nie dłuższym niż 7 dni od dnia podpisania umowy. Zamawiający dokona wyboru lotu z przedstawionych propozycji. &bull; Zamawiający przekaże Wykonawcy imienną listę uczestnik&oacute;w misji w terminie 5 od dnia podpisania umowy b) Zapewnienie transferu (autobus/bus) dla uczestnik&oacute;w misji (12 os&oacute;b+kierowca): &bull; z siedziby Izby Przemysłowo-Handlowej w Białystoku, ul. Antoniukowska 7 na lotnisko w Warszawie oraz w drodze powrotnej z lotniska w Warszawie do siedziby Izby Przemysłowo &ndash; Handlowej w Białymstoku ul. Antoniukowska 7. &bull; z lotniska w Sydney do hotelu, w kt&oacute;rym będą zakwaterowani uczestnicy misji gospodarczej w dniu 04.03.2026 r. &bull; z hotelu, w kt&oacute;rym będą zakwaterowani uczestnicy misji gospodarczej, na lotnisko w Sydney w dniu 09.03.2026 r. &bull; autobus/bus powinien mieć wystarczającą ilość miejsca na bagaż rejestrowany uczestnik&oacute;w misji (min. 23 kg i podręczny wszystkich uczestnik&oacute;w misji) &bull; wszelkie koszty związane z zatrudnieniem kierowc&oacute;w, opłatami parkingowymi, mandatami, przejazdami płatnymi odcinkami dr&oacute;g ponosi Wykonawca. c) Zakup ubezpieczenia uczestnik&oacute;w misji w zakresie NNW (m.in. 25 tys. EUR/os.), KL i pomoc assistance (min. 250 tys. EUR/os) oraz ubezpieczenia utraty, kradzieży lub uszkodzenia bagażu podr&oacute;żnego (min. 600 Euro/os.) na czas podr&oacute;ży (dla 12 os&oacute;b). 1.2. Zapewnienie noclegu w trakcie trwania misji gospodarczej a) rezerwacja oraz zakup nocleg&oacute;w w hotelu min. 4 &ndash; gwiazdkowym, kt&oacute;ry posiada co najmniej 4,0 gwiazdki w ocenie gości Google, dla 12 os&oacute;b w terminie 04-09.03.2026 r. w Sydney, wymagane są pokoje jednoosobowe lub dwuosobowe do pojedynczego wykorzystania, z indywidualną łazienką, klimatyzacją i bezpłatnym, nielimitowanym dostępem do wi-fi. Wszystkie pokoje muszą być dla os&oacute;b niepalących z usługą codziennego sprzątania. Hotel nie może żądać od gości okazania karty płatniczej/ kredytowej ani uiszczenia opłaty got&oacute;wkowej w celu zameldowania lub gwarantowania jakichkolwiek płatności. Każdy pok&oacute;j będzie miał wliczone w cenę wszelkie opłaty miejscowe (podatek miejski), klimatyczne itp. b) Zamawiający wymaga, aby pokoje hotelowe przeznaczone do zakwaterowania uczestnik&oacute;w posiadały minimalną powierzchnię 18m2. c) hotel musi mieć położenie dogodne względem miejsca targ&oacute;w &ndash; dojście pieszo z hotelu do miejsca targ&oacute;w ( ICC SYDNEY, 14 Darling Drive, Sydney, NSW 2000, Lokalizacja: Darling Harbour) do 25 minut &ndash; zgodnie z danymi https://www.google.com/maps - wskazanie dla pieszego; wskazanie lokalizacji ma charakter funkcjonalny i służy zapewnieniu efektywnej realizacji programu misji. d) hotel powinien mieć położenie w lokalizacji powszechnie uznawanej za bezpieczną; e) Wszyscy uczestnicy wyjazdu powinni być zakwaterowani w jednym hotelu. g) Wykonawca, w ciągu max. 4 dni po wyborze jego oferty, zobowiązany będzie do przedstawienia Zamawiającemu co najmniej trzech propozycji hoteli spełniających określone w specyfikacji wymagania. Zamawiający dokona wyboru jednego z przedstawionych obiekt&oacute;w. h) Zamawiający informuje, że nie pokrywa koszt&oacute;w zagranicznych i krajowych rozm&oacute;w telefonicznych wykonanych z pokoi hotelowych przez uczestnik&oacute;w misji oraz koszt&oacute;w związanych z udostępnieniem w pokojach płatnej telewizji lub mini baru. Ewentualne ww. koszty zostaną opłacone indywidualnie przez uczestnik&oacute;w misji. i) koszt nocleg&oacute;w nie może przekraczać limit&oacute;w ustawowych określonych dla Australii tj. 270 AUD dziennie za osobę, przeliczone na PLN po kursie średnim NBP z dnia opublikowania zapytania ofertowego. 1.3. Zapewnienie wyżywienia w trakcie trwania misji gospodarczej Zapewnienia wyżywienia wszystkim uczestnikom misji (12 os&oacute;b) w tym: - śniadanie (w hotelu, w kt&oacute;rym uczestnicy misji mają zapewniony nocleg) &ndash; w dniach: 05-09.03.2026 r. - kolacja dla wszystkich uczestnik&oacute;w misji w hotelu, w kt&oacute;rym będą nocować uczestnicy misji w dniach: 04-08.03.2026r. W przypadku braku restauracji w obiekcie noclegowym, Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia kolacji w obiekcie gastronomicznym znajdującym się w bezpośrednim sąsiedztwie hotelu, o standardzie nie niższym niż standard obiektu noclegowego. Posiłek składać się będzie z: &bull; przystawki lub zupy, &bull; dania gł&oacute;wnego mięsnego, rybnego lub jarskiego (do wyboru), &bull; napoj&oacute;w ciepłych lub zimnych (bezalkoholowych). 1.4. Zapewnienie wstępu na wydarzenia w trakcje misji gospodarczej a) Zakup jednodniowych kart wstępu dla 12 os&oacute;b na Targi HOME SHOW SYDNEY 2026 w dniach 06-8.03.2026 r. b) Wykonawca dokona formalności związanych z zakupem bilet&oacute;w oraz ureguluje należności za bilety.
<h2>Kryteria oceny</h2>
Liczba punkt&oacute;w, przyznanych każdej z ocenianych ofert, obliczona zostanie według wzoru: LP = Cmin/Co*100 - LP &ndash; liczba punkt&oacute;w za kryterium cena brutto, - Cmin &ndash; najniższa wartość brutto oferty, kt&oacute;ra wpłynęła w odpowiedzi na zapytanie ofertowe - Co &ndash; wartość brutto oferty rozpatrywanej.
<h2>Warunki zmiany umowy</h2>
1. Zamawiający dopuszcza możliwość wprowadzania istotnych zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzenia niniejszego postępowania, w następujących przypadkach i zakresie: 1.1. w przypadku zmiany przepis&oacute;w powszechnie obowiązującego prawa w zakresie mającym wpływ na realizację umowy, w szczeg&oacute;lności zmiany przepis&oacute;w związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem lub zwalczaniem chor&oacute;b zakaźnych, lub 1.2. wystąpienia zdarzeń siły wyższej, przez kt&oacute;re należy rozumieć zdarzenia nagłe, wywołane przyczyną zewnętrzną, pozostające poza kontrolą obu stron umowy, lub 1.3. w przypadku wystąpienia zdarzeń niezależnych od Zamawiającego, kt&oacute;rych nie dało się przewidzieć na etapie wszczęcia postępowania o udzielenie zam&oacute;wienia, a kt&oacute;rych wystąpienie powoduję konieczność zmiany umowy, - zmianie mogą ulec terminy realizacji umowy, zakres obowiązk&oacute;w stron, warunki realizacji umowy, wysokość wynagrodzenia należnego wykonawcy, jak r&oacute;wnież terminy zapłaty wynagrodzenia należnego wykonawcy. 2. Każdorazowo zmiana umowy wymagać będzie zgodnej woli stron, a wskazane w niniejszym Rozdziale podstawy jej dokonania nie stanowią obowiązku dokonania zmian, lecz uprawnienie stron. 3. Zmiana umowy może zostać wprowadzona zar&oacute;wno na wniosek Zamawiającego, jak i na wniosek Wykonawcy, po przeprowadzeniu przez strony negocjacji i ustaleń. 4. Każda zmiana umowy wymagać będzie dla swej ważności formy pisemnej pod rygorem nieważności. INNE INFORMACJE DOTYCZĄCE POSTĘPOWANIA I UMOWY 1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamknięcia niniejszego postępowania przed upływem terminu składania ofert bez podania przyczyn. 2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamknięcia niniejszego postępowania bez dokonania wyboru kt&oacute;rejkolwiek ze złożonych ofert. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian do umowy z przyczyn niezależnych od Zamawiającego, kt&oacute;rych nie udało się przewidzieć na etapie przygotowania zapytania ofertowego. 4. Zamawiający dopuszcza możliwość udzielenia Oferentowi zam&oacute;wienia uzupełniającego do przedmiotu zam&oacute;wienia. 5. W przypadku gdy wybrany Oferent odstąpi od zawarcia umowy w sprawie zam&oacute;wienie, Zamawiający może zawrzeć umowę z Oferentem, kt&oacute;ry w prawidłowo przeprowadzonym postępowaniu o udzielenie zam&oacute;wienia uzyskał kolejną najwyższą liczbę punkt&oacute;w. 6. Zamawiający określa następujące warunki płatności za wykonaną usługę: a) Płatność przelewem w terminie 14 dni od otrzymania faktury VAT b) Płatność po potwierdzeniu przez zamawiającego prawidłowego wykonania usługi określonych we Wzorze umowy &ndash; załącznik nr 4.
</div>