Zarządzanie projektem pn. „Kreatywna zabawa(...)"

Usługi doradcze w zakresie działalności gospodarczej, w tym usługi badawcze i eksperymentalno-rozwojowe

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Zarządzanie projektem pn. „Kreatywna zabawa(...)"
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Kowary
Data publikacji	2024-09-19
Data składania ofert	27/09/2024, Godzina 09:00
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	794210001 Usługi zarządzania projektem inne niż w zakresie robot budowlanych
Numer przetargu	5685553

<div>
 <h1>Zarządzanie projektem pn. „Kreatywna zabawa sposobem na wielokierunkowy rozwój przedszkolaków” w ramach programu: Fundusze Europejskie dla Dolnego Śląska 2021-2027.</h1>

<h2>Załączniki</h2>
 <ul>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1598490">Zapytanie ofertowe</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1598493">Załączniki nr 1-6 załączniki edytowalne do zapytania</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1598494">Załączniki nr 1-6 do zapytania</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1598495">Załącznik nr 7 Wzór umowy</a></li>
 </ul>
 
 <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Zarządzanie projektem pn. „Kreatywna zabawa(...)&quot;</h3>
 Przedmioty zamówienia
 Przedmiot zam.: Zarządzanie projektem pn. „Kreatywna zabawa sposobem na wielokierunkowy rozwój przedszkolaków” w ramach programu: Fundusze Europejskie dla Dolnego Śląska 2021-2027 
Obowiązkiem Wykonawcy jest zarządzanie projektem prowadzące do osiągnięcia celu projektu oraz wskaźników określonych we wniosku oraz w umowie, a także zapewnienia trwałości projektu zgodnie: z Umową o dofinansowanie projektu, wraz z załącznikami, z obowiązującymi przepisami prawa krajowego i wspólnotowego, w szczególności zasadami polityk wspólnotowych, w tym przepisami dotyczącymi konkurencji, udzielania zamówień publicznych, ochrony środowiska, równouprawnienia kobiet i mężczyzn oraz następującymi ramami prawnymi: Fundusze Europejskie dla Dolnego Śląska 2021-2027. 
Obowiązki Wykonawcy: 
 a) REKRUTACJA/DOKUMENTACJA UCZESTNIKÓW: 
- Przygotowanie wzoru regulaminu oraz formularzy do rekrutacji zgodnie z założeniami wniosku aplikacyjnego 
- Przygotowanie wzorów dokumentacji uczestników 
- Weryfikacja ilościowa i merytoryczna dokumentacji uczestników 
- Wprowadzenie i monitoring uczestników w ramach ewidencji w systemie CST2021 i SM EFS 
b) ZARZĄDZANIE PROJEKTEM: 
- Koordynacja prac zespołu projektowego w kontekście rozliczenia projektu 
- Całościowy nadzór nad wdrożeniem zadań w ramach projektu 
- Bieżąca analiza dokumentów i wytycznych programowych dla projektów realizowanych z udziałem Funduszy Europejskich na lata 2021-2027 
- Korespondencja z IP (przygotowanie pism, wniosków, wyjaśnień), bieżący kontakt z opiekunem projektu 
- Opracowanie i przygotowanie ewentualnych zmian do projektu, korekty wniosku o dofinansowanie, aktualizacja harmonogramu płatności 
- Weryfikacja kwalifikowalności wydatków w zakresie zgodności z wytycznymi dla projektów realizowanych z udziałem Funduszy Europejskich na lata 2021-2027 
- Przygotowanie dokumentacji wymaganej do prawidłowej realizacji projektu pod kątem zarządzania projektem 
- Weryfikacja wytworzonej dokumentacji projektowej pod kątem zgodności z wytycznymi dla projektów realizowanych z udziałem Funduszy Europejskich na lata 2021-2027 
- Przygotowanie harmonogramu realizacji projektu oraz wprowadzanie bieżących zmian w harmonogramie 
- Przygotowanie dokumentacji do rozliczenia końcowego projektu oraz korekty rozliczenia w przypadku otrzymania uwag do rozliczenia 
c) POSTĘPOWANIA PRZETARGOWE: 
Przeprowadzenie w imieniu zamawiającego wszelkich postępowań w zakresie udzielania zamówień publicznych zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych (Dz. U z 2024 r. poz. 1320 ze zm.) polegające w szczególności (zgodnie z zapytaniem ofertowym) na: 
- ustalenie zakresów, trybów i warunków postępowań o udzielenie zamówień publicznych w projekcie 
- przygotowanie planu postępowań o udzielenia zamówień publicznych w każdym roku trwania projektu oraz dokumentacji postępowań; 
- szacowanie wartości poszczególnych zadań wynikających z realizacji projektu oraz przygotowanie notatki z szacowania wartości zamówienia, 
- przeprowadzanie w imieniu Gminy Miejskiej Kowary postępowań o udzielenia zamówień publicznych dla zadań, których szacunkowa wartość nie przekracza kwoty 130.000,00 zł zgodnie z Zarządzeniem Nr 0050.5.2020 Burmistrza Miasta Kowary z dnia 11 stycznia 2021 r. w sprawie wprowadzenia Procedury udzielania zamówień publicznych których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych kwoty 130.000 zł w Urzędzie Miejskim w Kowarach; w szczególności polegające na: 
 • przygotowaniu zapytania ofertowego 
 • przygotowaniu oraz opublikowaniu ogłoszenia wraz z kompletem dokumentów w bazie konkurencyjności i/lub przesłanie do potencjalnych wykonawców, 
 • przygotowaniu i publikacja oraz przesłanie odpowiedzi na pytania wykonawców do ogłoszonych postępowań; 
 • przygotowaniu informacji z otwarcia ofert; oraz publikacja 
 • weryfikacji i analizie złożonych ofert; w tym w zakresie wystąpienia rażąco niskiej ceny oraz przygotowanie wezwania w zakresie RNC jeśli wystąpi 
 • wezwaniu wykonawcy do uzupełnienia dokumentów jeżeli zajdzie taka potrzeba 
 • ocena złożonych ofert oraz przedstawienie wniosków z dokonanej oceny 
 • przygotowaniu informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty lub o unieważnieniu postępowania oraz przesłanie tej informacji do wykonawców 
 • doprowadzenie do zawarcia umowy pomiędzy wykonawcą zadania a Gminą Miejską Kowary; 
 • przygotowywanie protokołów z postępowań;wraz z oświadczeniami 
 • po zakończeniu postępowania przekazania kompletu dokumentów o udzielenia zamówienia publicznego w formie papierowej; oraz elektronicznej (w wersji oryginalnej pozwalającej na weryfikację podpisów elektronicznych) 
- przeprowadzanie w imieniu Gminy Miejskiej Kowary postępowań o udzielenie zamówień publicznych, których szacunkowa wartość zamówienia przekracza kwotę 130.000,00 zł (procedura krajowa) oraz zamówień, których szacunkowa wartość przekracza progi unijne, w szczególności polegające na: 
 • przygotowaniu Specyfikacji Warunków Zamówienia; 
 • przygotowaniu analizy potrzeb i wymagań w przypadku postępowań unijnych; 
 • przygotowaniu oraz opublikowaniu ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych lub Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej; 
 • przygotowaniu i publikacji oraz przesłania odpowiedzi na pytania wykonawców do ogłoszonych postępowań; 
 • przygotowanie i opublikowanie informacji o maksymalnej kwocie jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia wraz z potwierdzeniem publikacji kwoty; 
 • przygotowaniu informacji z otwarcia ofert oraz publikacja; 
 • weryfikacji i analizie złożonych ofert w tym w zakresie wystąpienia rażąco niskiej ceny oraz przygotowanie wezwania w zakresie RNC jeśli wystąpi; 
 • przekazanie Informacji do Prezesa UZP o złożonych wnioskach i ofertach w postępowaniach; 
 • wezwaniu wykonawcy do złożenia podmiotowych środków dowodowych zgodnie z przygotowaną wcześniej specyfikacją warunków zamówienia (przygotowanie i wysyłka pisma) oraz wszelkich innych dokumentów koniecznych do wyboru oferty; 
 • ocena złożonych ofert oraz przedstawienie wniosków z dokonanej oceny; 
 • przygotowaniu informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty lub o unieważnieniu postępowania wraz z publikacja i wysyłką tych pism; 
 • doprowadzenie do zawarcia umowy pomiędzy wykonawcą zadania a Gminą Miejską Kowary; 
 • przygotowanie oraz opublikowanie Ogłoszenia o wyniku postępowania w Biuletynie Zamówień Publicznych lub Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej; 
 • przygotowywanie protokołów z postępowań wraz z oświadczeniami – przekazanie w formie papierowej; 
 • po zrealizowaniu zadania przygotowanie ogłoszenia o wykonaniu umowy w Biuletynie Zamówień Publicznych lub Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej; 
 • po zakończeniu postępowania przekazania kompletu dokumentów o udzielenia zamówienia publicznego w formie papierowej oraz/lub elektronicznej (w wersji oryginalnej pozwalającej na weryfikację podpisów elektronicznych). Przekazana dokumentacja musi zawierać m.in. potwierdzenia publikacji dokumentów na e-zamówieniach oraz całą korespondencję prowadzoną z Wykonawcami. 
d) WNIOSKI O PŁATNOŚĆ: 
- Kompleksowe przygotowanie wniosków o płatność w systemie CST2021 i SM EFS, przygotowanie, uzupełnienie oraz prowadzenie bazy uczestników projektu 
- Opis postępu rzeczowego na podstawie informacji przekazanych od Zamawiającego 
- Przygotowanie postępu finansowego na podstawie informacji przekazanych od Zamawiającego zgodnie z wzorem przekazanym przez Wykonawcę, stanowiącym załącznik do umowy 
- Weryfikacja stopnia osiągnięcia wskaźników projektu oraz postępu finansowego projektu 
- Na podstawie otrzymanych dokumentów finansowych potwierdzających poniesione wydatki przygotowanie i przesyłanie kwartalnie do Zamawiającego montażu finansowego przedstawiającego postęp finansowy projektu 
- Monitoring uczestników projektu 
- Bieżące uzupełnianie bazy personelu 
e) INFORMACJA I PROMOCJA: 
- Przygotowanie wzoru informacji promocyjnych 
- Przygotowanie wzoru plakatów i naklejek informacyjnych 
- Przygotowanie oznakowania dokumentacji projektowej 
f) KONTROLA PROJEKTU: 
- Wparcie w zakresie przygotowanie dokumentacji projektu na potrzeby kontroli – audyt przed kontrolny instytucji wdrażającej, o ile wystąpią w okresie realizacji oraz po zakończeniu Projektu 
- Przygotowanie wyjaśnień, uzupełnień, oświadczeń zgodnie z wymogami zespołu kontrolującego 
Obowiązki Zamawiającego 
1) Przeprowadzenie procesu rekrutacji uczestników projektu zgodnie z założeniami wniosku aplikacyjnego oraz zbierania danych, w tym indywidualnych danych osobowych uczestników Projektu oraz gromadzenia dokumentów potwierdzających ich kwalifikowalność, w tym właściwych dokumentów wydanych przez uprawniony w tym zakresie organ, w zależności od kryterium uprawniającego daną osobę lub podmiot do udziału w Projekcie, tj.: m.in. orzeczenia lub zaświadczenia. W przypadku gdy dokumenty w ww. zakresie nie są wydawane, dopuszcza się potwierdzanie spełnienia kryteriów kwalifikowalności uprawniających do udziału w Projekcie poprzez złożenie oświadczenia przez uczestnika Projektu lub podmiot obejmowany wsparciem. 
2) Odbiór dostarczonych pomocy dydaktycznych oraz sprzętu 
3) Realizacja i nadzór merytoryczny i organizacyjny nad zadaniami realizowanymi w ramach projektu 
4) Prowadzenie dokumentacji w związku z realizacją projektu 
5) Prowadzenie wydzielonej ewidencji księgowej 
6) Prowadzenie dokumentów wewnętrznych jednostki 
7) Wydatkowanie dotacji (realizacja płatności) 
8) Odbieranie/przesyłanie korespondencji projektowej 
9) Kontakt roboczy i współpraca z Wykonawcą w ramach realizacji projektu 
10) Utworzenie biura projektu, archiwizacja dokumentacji 
11) Przesyłanie miesięcznych zestawień finansowych do 5 dnia każdego miesiąca wraz z dokumentacją potwierdzającą poniesione wydatki do Wykonawcy 
12) Współdziałanie z Wykonawcą w celu zapewnienia sprawnego przebiegu realizacji Projektu 
13) Zapewnienia zaangażowania swoich pracowników lub innych wyznaczonych osób w terminach i wymiarze czasowym niezbędnym do realizacji Projektu.

<h2>Kryteria oceny</h2>
 Cena brutto przedmiotu zamówienia 100% 
Oferta z najniższą ceną spośród ofert nieodrzuconych otrzyma 100 punktów. Pozostałe proporc. mniej, wg formuły: 
(ano/ank)*100=Pc 
Pc – ilość pkt ofert badanej w kryt. cena 
ano – najniższa cena brutto ze wszystkich ważnych ofert 
ank – cena brutto badanej oferty
 
 <h2>Warunki zmiany umowy</h2>

Zgodnie z załącznikiem nr 7 do Zapytania ofertowego - Wzór umowy
 </div>