Organizacja konferencji wraz z targami PS

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Organizacja konferencji wraz z targami PS
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Warszawa
Data publikacji	2024-09-14
Data składania ofert	23/09/2024, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	553000003 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 551200007 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 551100004 Hotelarskie usługi noclegowe
Numer przetargu	5674934

<div>
    <h1>Kompleksowa realizacja usług hotelowych, konferencyjnych i żywieniowych podczas  ogólnopolskiej Konferencji upowszechniającej wraz z targami przedsiębiorczości społecznej.</h1>

<h2>Załączniki</h2>
    <ul>
            <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1591913">Zapytanie ofertowe</a></li>
            <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1591914">Oferta wraz z załacznikami do edycji</a></li>
        </ul>
    
    <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Organizacja konferencji wraz z targami PS</h3>
        <strong>Przedmioty zamówienia</strong>
                    <p>Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa realizacja usług hotelowych, konferencyjnych i żywieniowych podczas organizowanej przez Zamawiającego ogólnopolskiej Konferencji upowszechniającej (wraz z targami PS). Konferencja jest organizowana w ramach projektu SAMO-ES. Samoorganizacja PS jako odpowiedź na wyzwania społeczne:<br />
1)	Termin Konferencji wraz z targami PS: 14 – 15 listopada 2024 roku<br />
2)	Miejsce: Warszawa<br />
3)	Liczba uczestników: ok. 200<br />
4)	W ramach zamówienia wymagane jest całościowe zapewnienie:<br />
a)	dostępności sali konferencyjnej na co najmniej 200 osób w dniach 14 – 15 listopada 2024 roku (w obiekcie, w którym nocować będą uczestnicy Konferencji) oraz co najmniej 4 sal wykładowych po co najmniej 70 osób każda;<br />
b)	2 noclegów ze śniadaniem dla 180 osób: noclegu z dnia 13 listopada 2023 roku na 14 listopada 2024 roku oraz noclegu ze śniadaniem z dnia 14 listopada 2024 roku na 15 listopada 2024 roku;<br />
c)	wyżywienia podczas Konferencji dla ok. 200 osób, w tym (niezależnie od śniadań związanych z noclegiem) kolacja w dniu 13 listopada 2024 roku, serwis kawowy ciągły w dniu 14 listopada 2024 roku, obiad w dniu 14 listopada 2024 roku, kolacja zasiadana w dniu 14 listopada 2024 roku, serwis kawowy w dniu 15 listopada 2024 roku oraz obiad w dniu 14 listopada 2024 roku;<br />
d)	zapewnienie przestrzeni na Targi towarzyszące Konferencji (w obiekcie, w którym odbywać się będzie Konferencja).<br />
Szczegółowe warunki realizacji poszczególnych elementów przedmiotu zamówienia znajdują się w załączonym zapytaniu ofertowym, z którym należy się dokładnie zapoznać przed przygotowaniem oferty.</p>

<h2>Kryteria oceny</h2>
                <p>Ocenie podlega kwota brutto.<br />
Maksymalna liczba punktów w tym kryterium to 65.</p>
                <p>Ocena odległości do 2 miejsc po przecinku, na podstawie Google Maps, mierzona według opcji „droga najszybsza”.<br />
Maksymalna liczba punktów w tym kryterium to 35.<br />
Sposób wyliczenia punktów określono w zapytaniu ofertowym.</p>
            
        <h2>Warunki zmiany umowy</h2>

<p>1.	Zamawiający przewiduje możliwość zmiany umowy, w przypadku gdy nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu umowy; zaakceptowanych przez IZ zmian wniosku o dofinansowanie; wystąpienia okoliczności, których nie dało się przewidzieć w momencie zawierania umowy. <br />
2.	Zmiany umowy nastąpić mogą w uzasadnionych przypadkach i wynikać: <br />
a)	Ze zmiany wynagrodzenia, terminu realizacji umowy, sposobu wykonania umowy lub jej zakresu, w przypadku wyrażenia przez IZ zgody na zmianę terminu kwalifikowalności wydatków określonego w dokumentacji konkursowej, wniosku o dofinansowanie i innych dokumentów dotyczących dofinansowania;<br />
b)	ze zmiany wytycznych dot. realizacji i wydatkowania środków w projektach UE np. zmiana sposobu rozliczania usług, zmiana sposobu dokumentowania usług, zmiana ilości godzin zaangażowania w inne zadania oraz sposobu dokumentowania tego faktu; <br />
c)	z okoliczności spowodowanych czynnikami zewnętrznymi, np. siła wyższa, nieprzewidziane warunki pogodowe, ograniczenia epidemiologiczne oraz inne okoliczności zewnętrzne mogące mieć wpływ na realizację postanowień umowy. <br />
3.	W uzasadnionych przypadkach Zamawiający dopuszcza zmianę warunków umowy, <br />
w szczególności: <br />
a)	zmiany wynagrodzenia, terminu realizacji umowy, sposobu wykonania umowy lub jej zakresu, w przypadku wyrażenia przez IZ zgody na zmianę terminu kwalifikowalności wydatków określonego w dokumentacji konkursowej, wniosku o dofinansowanie i innych dokumentów dotyczących dofinansowania;<br />
b)	zmiany warunków i terminów płatności – w przypadku zmian powszechnie obowiązujących przepisów prawa w trakcie realizacji umowy; <br />
c)	zmian nazwy, siedziby firmy, zmiany teleadresowe, ilości i numerów kont bankowych Wykonawcy lub Zamawiającego (zmiany podmiotowe); <br />
d)	zmiany osób reprezentujących w trakcie realizacji umowy interesy Stron; <br />
e)	z powodu uzasadnionych zmian w zakresie sposobu wykonania przedmiotu zamówienia proponowanych przez Zamawiającego lub Wykonawcę, jeżeli zmiany te są korzystne dla Zamawiającego i nie ograniczają̨ przedmiotu zamówienia zawartego w zapytaniu ofertowym; <br />
f)	powstania rozbieżności lub niejasności w rozumieniu pojęć użytych w umowie, których nie można usunąć w inny sposób, a zmiana będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności i doprecyzowanie umowy w celu jednoznacznej interpretacji jej zapisów przez Strony; <br />
g)	zmiany stawki podatku od towarów i usług VAT (jeżeli dotyczy). <br />
4.	Ponadto zmiany mogą dotyczyć realizacji dodatkowych usług nieobjętych zamówieniem podstawowym, o ile staną się niezbędne i zostaną spełnione łącznie warunki określone w Sekcji 3.2.4. Umowa w sprawie zamówienia Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027 obowiązujących w dniu wprowadzania zmiany umowy.<br />
5.	Zmiany mogą̨ zostać wprowadzone jedynie w formie pisemnych aneksów podpisanych przez obie Strony, pod rygorem ich nieważności. <br />
6.	Odpowiedzialność z tytułu niewykonania umowy strony ustalają w formie kar umownych, które zostaną określone w umowie. Wysokość kar nie może przekroczyć 10 % łącznej wartości brutto umowy z zastrzeżeniem, że po osiągnieciu maksymalnego wymiaru kary umowa zostanie rozwiązana przez Zamawiającego. Kary będą potrącane na bieżąco z wynagrodzenia Wykonawcy.</p>
    </div>