Organizacja konferencji

Organizacja imprez, wystaw, targów i kongresów

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Organizacja konferencji
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Warszawa
Data publikacji	2024-09-12
Data składania ofert	30/09/2024
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	799500008 Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów
Numer przetargu	5668983

Szanowni Państwo,
&nbsp;
Polskie Towarzystwo Kardiologiczne, Asocjacja Niewydolności Serca organizuje:
&bdquo;Konferencję Asocjacji Niewydolności Serca Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego&rdquo;
&nbsp;
Termin konferencji: 30-31 maja 2025
&nbsp;
Miejsce konferencji: Warszawa&nbsp;&nbsp;
&nbsp;
Przewidywana liczba uczestnik&oacute;w: 400 os&oacute;b
&nbsp;
Organizację konferencji ANS PTK pragnie powierzyć profesjonalnej firmie z dużym doświadczeniem.
&nbsp;
Do gł&oacute;wnych zadań firmy odpowiedzialnej za zorganizowanie konferencji należeć będzie:
&nbsp;
Zadanie 1:
&nbsp;
1. Aranżacja obiektu i sali wykładowej dla potrzeb konferencji. Zapewnienie obsługi technicznej sali wykładowej i całego obiektu wraz z przygotowaniem pomieszczenia i systemu dla przyjmowania prezentacji w zakresie nie objętym umową z właścicielem obiektu.
2. Przygotowanie wystawy firm farmaceutycznych i produkujących sprzęt medyczny oraz korespondencja techniczna z firmami i zapewnienie pomocy wystawcom w czasie przygotowania stoisk wystawienniczych.
3. Zapewnienie obsługi cateringowej dla uczestnik&oacute;w konferencji.
4. Zakup i spakowanie toreb z materiałami kongresowymi.
5. Przygotowanie i bezpłatne udostępnienie na czas konferencji mobilnej aplikacji z interaktywnym programem konferencji.
6. Profesjonalna dokumentacja fotograficzna całego wydarzenia.
&nbsp;
Zadanie 2:
&nbsp;
1. Rejestracja uczestnik&oacute;w drogą elektroniczną i w czasie konferencji z możliwością dokonywania płatności kartą płatniczą, obsługa recepcji z wydawaniem identyfikator&oacute;w i materiał&oacute;w kongresowych.
2. Gromadzenie na specjalnie do tego celu utworzonym subkoncie opłat zjazdowych wpłacanych przez uczestnik&oacute;w konferencji lub inne podmioty działające w ich imieniu, ich księgowanie oraz wystawianie odpowiednich dokument&oacute;w księgowych celem potwierdzenia wpływu ww. opłat zjazdowych.
3. Zorganizowanie zakwaterowania wraz z wyżywieniem dla uczestnik&oacute;w konferencji, w tym rezerwacja hotelu dla wykładowc&oacute;w i zaproszonych Gości konferencji (do 30 os&oacute;b), w tym spotkanie towarzyszące otwarciu konferencji.
4. Zorganizowanie kolacji dla wykładowc&oacute;w i zaproszonych Gości konferencji w czasie konferencji.
&nbsp;
&nbsp;Zadanie 3:
&nbsp;
1. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi Gośćmi, wykładowcami i prezentującymi prace naukowe.
2. Przygotowanie i prowadzenie strony www konferencji (uruchomienie w pierwszej wersji w ciągu miesiąca od podpisania umowy).
3. Szeroka informacja o konferencji (media, strona internetowa, czasopisma medyczne).
4. Przygotowanie i wydanie materiał&oacute;w konferencyjnych, w tym programu konferencji.
5. Ubezpieczenie konferencji.
6. Przygotowanie niezbędnych dokument&oacute;w księgowych i wsp&oacute;łpraca w rozliczeniu konferencji z Działem Finansowo-Księgowym PTK.
&nbsp;
Oferty w wersji papierowej i zgodnej elektronicznej (PDF), podpisane przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta, należy składać w terminie do 30.09.2024 r., z dopiskiem "Konferencja Asocjacji Niewydolności Serca PTK 2025&rdquo; na adres:
&nbsp;
Prof. dr hab. n. med. Agnieszka Pawlak
Przewodnicząca Asocjacji Niewydolności Serca PTK w kadencji 2023 &ndash; 2025
Klinika Kardiologii, Państwowy Instytut Medyczny MSWiA&nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp;
02-507 Warszawa, ul. Wołoska 137 Polska
&nbsp;
oraz w wersji elektronicznej (.PDF) należy przesłać na poniższy adres mailowy:
agnieszka.pawlak@cskmswia.gov.pl
&nbsp;
Oferta winna zawierać informacje na temat oferenta dotyczące jego dotychczasowych dokonań w zakresie organizowania podobnych konferencji.
&nbsp;
Zalecane jest dołączenie informacji i dokument&oacute;w wykazanych poniżej, niezbędnych w przypadku podjęcia decyzji o zawarciu umowy:
&nbsp;
1. Firma, siedziba i adres oferenta oraz dokumenty potwierdzające status prawny oferenta (aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej).
2. Dokumenty stwierdzające, że osoby, kt&oacute;re będą działać przy wykonaniu oferty (umowy) posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia.
3. Oświadczenie oferenta, że nie zalega on z opłacaniem podatk&oacute;w, oraz składek na ubezpieczenie społeczne.
4. Oświadczenia oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania upadłościowego ani nie ogłoszono upadłości oraz, że nie jest w stanie likwidacji.
5. Określenie ceny wykonania zam&oacute;wienia wraz ze sposobem obliczenia ceny oraz kosztorysem.
&nbsp;
Szczeg&oacute;łowy zakres i warunki wsp&oacute;łpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie zawartej z PTK.
&nbsp;
Oceny ofert dokona Komisja Konkursowa w składzie:
&nbsp;
Prof. Agnieszka Pawlak &ndash; przewodnicząca
Prof. Paweł Rubiś - członek komisji
Prof. Anna Tomaszuk - Kazberuk - członek komisji
Prof. Agata Bielecka -Dąbrowa - członek komisji
&nbsp;
Komisja zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty, jak r&oacute;wnież nie wybrania żadnej ze złożonych ofert bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji. Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepis&oacute;w art. 66-71 kodeksu cywilnego.
&nbsp;
Harmonogram:
&nbsp;
Termin składania ofert w formie pisemnej i elektronicznej: 30.09.2024
Otwarcie ofert i rozstrzygnięcie: 2.10.2024 r.
Planowane podpisanie umowy: 16.10.2024 r.
&nbsp;
Komitet Organizacyjny
&nbsp;
Konferencji Asocjacji Niewydolności Serca Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego 2025
&nbsp;
Jako załącznik do oferty, stanowiący jej część integralną, należy przedstawić koszty z uwzględnieniem poszczeg&oacute;lnych punkt&oacute;w zapytania w ramach zadań.
&nbsp;
&nbsp;
&nbsp;