Wynajem sali konferencyjnej Zapewnienie wyżywienia Zapewnienie noclegu

Usługi cateringowe, hotelarskie i restauracyjne

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Wynajem sali konferencyjnej Zapewnienie wyżywienia Zapewnienie noclegu
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Warszawa
Data publikacji	2024-08-26
Data składania ofert	03/09/2024, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	553000003 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 551200007 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 551100004 Hotelarskie usługi noclegowe
Numer przetargu	5631411

<div>
<h1>SAMO-ES. Samoorganizacja PS jako odpowiedź na wyzwania społeczne</h1>
<h2>Załączniki</h2>
<ul>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1566486">Zapytanie ofertowe</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1566492">Wz&oacute;r umowy</a></li>
<li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1566493">Wz&oacute;r oferty</a></li>
</ul>
<h2>Części zam&oacute;wienia</h2>
<h3>SAMO-ES. Samoorganizacja PS jako odpowiedź na wyzwania społe</h3>
Przedmioty zam&oacute;wienia
Szczeg&oacute;łowy opis przedmiotu zam&oacute;wienia znajduje się w Zapytaniu ofertowym (Załącznik). Przedmiot zam&oacute;wienia (zwany dalej &bdquo;zadaniem&rdquo;) obejmuje kompleksową realizację następujących element&oacute;w: a. Wynajem sali konferencyjnej w dniach 10 i 11.10.2024r. oraz 2 dodatkowych sal do pracy warsztatowej w dniu 11.10.2024r. b. Zapewnienie wyżywienia podczas spotkania w dniach 10 i 11.10.2024r. c. Zapewnienie kolacji w dniu 10.10.2024r. d. Zapewnienie noclegu w dniu 10.10.2024r., ze śniadaniem w dniu 11.10.2024r. podczas I spotkania formacyjnego projektu &bdquo;SAMO-ES. Samoorganizacja PS jako odpowiedź na wyzwania społeczne&rdquo; dla maksymalnie 150 uczestnik&oacute;w spotkania. Szczeg&oacute;łowe warunki realizacji poszczeg&oacute;lnych element&oacute;w przedmiotu zam&oacute;wienia znajdują się poniżej. Termin realizacji: 10-11.10.2024r. Miejsce spotkania i sale konferencyjne: 1. W zakresie element&oacute;w, określonych w pkt 2.1, ppkt. 1.a i 1.b powyżej, Zapewniony przez Wykonawcę obiekt musi być usytuowany w Warszawie w odległości maksymalnej 10 km od Dworca Centralnego &ndash; odległość mierzona według Google Maps (opcja &bdquo;droga najszybsza&rdquo;) zapewniający możliwość swobodnego dojazdu komunikacją miejską. 2. Obiekt musi spełniać kryterium dostępności, zgodnie z &bdquo;Wytycznymi dotyczącymi realizacji zasad r&oacute;wnościowych w ramach funduszy unijnych na lata 2021-2027&rdquo;. 3. Podczas obu dni spotkania (10-11.10.2024r.) Wykonawca zapewni jedną salę konferencyjną do wyłącznej dyspozycji uczestnik&oacute;w spotkania. Sala powinna mieścić swobodnie 150 uczestnik&oacute;w w ustawieniu &bdquo;teatralnym&rdquo;. 4. Sala konferencyjna zostanie udostępniona w godzinach 9:00 &ndash; 18:00 w dniu 10.10.2024r. oraz w godzinach 8:00-15:00 w dniu 11.10.2024r. 5. Dodatkowo, w dniu 11.10.2024r. w godzinach 9:00-13:00, Wykonawca zapewni 2 niezależne sale do pracy warsztatowej mieszczące do 50 os&oacute;b każda. 6. Sala konferencyjna w dniach 10 i 11.10.2024r. musi spełniać wymagania BHP i p. poż. oraz być wyposażona w: a. podest z m&oacute;wnicą, b. krzesła z możliwością aranżacji ustawienia, c. sprzęt multimedialny umożliwiający wyświetlenie prezentacji, mikrofony, pilot do zmiany slajd&oacute;w, nagłośnienie, ekran projekcyjny o rozmiarze zapewniającym czytelność prezentowanych materiał&oacute;w multimedialnych, d. klimatyzację dającą możliwość utrzymania stałej temperatury w sali i jej regulacji w zależności od potrzeb uczestnik&oacute;w spotkania, e. dostęp do bezprzewodowego internetu, f. dzienne oświetlenie z możliwością zaciemnienia okien, np. roletami, żaluzjami, g. zaplecze sanitarne. 7. Sale do pracy warsztatowej w dniu 11.10.2024r. muszą spełniać wymagania BHP i p. poż. oraz być wyposażone w: e. krzesła i stoły z możliwością aranżacji ustawienia, f. sprzęt multimedialny umożliwiający wyświetlenie prezentacji, mikrofony, pilot do zmiany slajd&oacute;w, nagłośnienie, tablicę flipchart z papierem i flamastrami, ekran projekcyjny o rozmiarze zapewniającym czytelność prezentowanych materiał&oacute;w multimedialnych, g. klimatyzację dającą możliwość utrzymania stałej temperatury w sali i jej regulacji w zależności od potrzeb uczestnik&oacute;w spotkania, h. dostęp do bezprzewodowego internetu, i. dzienne oświetlenie z możliwością zaciemnienia okien, np. roletami, żaluzjami, j. zaplecze sanitarne. 8. Sala konferencyjna i sale warsztatowe, a także pomieszczenia, w kt&oacute;rych będą serwowane posiłki i przerwy kawowe muszą znajdować się w tym samym budynku. Noclegi: 1. Wykonawca zapewni 1 nocleg ze śniadaniem w dniu 10.10.2024r. (data zameldowania), dla maksymalnie 140 uczestnik&oacute;w spotkania, w pokojach dwuosobowych z pojedynczymi ł&oacute;żkami. 2. Zagwarantowany przez Wykonawcę hotel o standardzie odpowiadającym przynajmniej trzem gwiazdkom musi być wpisany do Centralnego Wykazu Obiekt&oacute;w Hotelarskich prowadzonego przez Ministerstwo Sportu i Turystyki. Standard hotelu musi być zgodny z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiekt&oacute;w hotelarskich i innych obiekt&oacute;w, w kt&oacute;rych są świadczone usługi hotelarskie (Dz.U. 2017 poz. 2166). 3. Pokoje będą wyposażone w dostęp do bezprzewodowego internetu oraz zaplecze sanitarne. 4. Wykonawca zapewni dostępność pokoi nie p&oacute;źniej niż od godz. 16:00 w dniu zakwaterowania (10.10.2024r.). Wykwaterowanie nastąpi w dniu 11.10.2024r. zgodnie z dobą hotelową obowiązującą w danym obiekcie. 5. Obiekt, w kt&oacute;rym będą zapewnione noclegi musi być dostosowany do potrzeb os&oacute;b z niepełnosprawnościami (w tym dla os&oacute;b poruszających się na w&oacute;zkach inwalidzkich). Wyżywienie 1. Wykonawca zapewni wyżywienie uczestnikom spotkania - tj. przerwy kawowe, dwa obiady oraz kolację (dotyczy tylko os&oacute;b korzystających z noclegu) dla uczestnik&oacute;w spotkania z uwzględnieniem posiłk&oacute;w wegetariańskich, wegańskich, bezglutenowych i bezlaktozowych oraz posiłk&oacute;w dla os&oacute;b, kt&oacute;re zgłoszą inne szczeg&oacute;lne potrzeby żywieniowe. Zamawiający potwierdzi konieczność przygotowania takich posiłk&oacute;w, wraz z określeniem ilości, najp&oacute;źniej do dnia 4.10.2024r. włącznie. Szczeg&oacute;łowe menu zostanie uzgodnione pomiędzy Zamawiającym i Wykonawcą w drodze kontakt&oacute;w roboczych. 2. Miejsce podawania posiłk&oacute;w będzie znajdować się poza salą konferencyjną, w sali/przestrzeni wyodrębnionej na wyłączność uczestnik&oacute;w spotkania. 3. Wykonawca zapewni stoły, obrusy i czystą zastawę wielorazowego użytku (zastawa szklana/ceramiczna, sztućce metalowe) niezbędne do zrealizowania zadania. 4. Wykonawca zapewni obsługę kelnerską w ilości os&oacute;b niezbędnej do zrealizowania zadania. 5. Wykonawca zapewni obsługę sprzątającą w celu zapewnienia czystości w salach/pomieszczeniach, w kt&oacute;ry serwowane będą posiłki (przerwy kawowe oraz obiady), w tym m.in. sprzątanie stoł&oacute;w, podł&oacute;g, zabranie śmieci, itp.). 6. Wykonawca zapewni wszelkie wyposażenie niezbędnie do realizacji przedmiotu zam&oacute;wienia, w tym stoły pod catering, obrusy, ew. przedłużacze, itd.). 7. Orientacyjny plan oraz zakres serwowanych posiłk&oacute;w (godziny posiłk&oacute;w mają charakter orientacyjny i mogą ulec zmianie): A. I dzień &ndash; 10.10.2024: a. Kawa powitalna (w godzinach 10:00-11:00), dla max 100 os&oacute;b, w czasie kt&oacute;rej podane zostaną: - napoje gorące i zimne, w tym herbata (co najmniej trzy rodzaje, w tym czarna, zielona i owocowa), kawa z ekspresu ciśnieniowego, kawa mielona, kawa rozpuszczalna, mleko do kawy (w tym do wyboru: zwykłe, bez laktozy i roślinne), soki owocowe (min. 0,5 l dla każdego uczestnika), cukier, cytryna, woda niegazowana - filtrowana &ndash; w szklanych dzbankach (bez ograniczeń), - co najmniej 2 rodzaje świeżych owoc&oacute;w (min. 150 g dla każdego uczestnika), - dania typu finger foods &ndash; r&oacute;żne rodzaje finger foods na osobę, w tym przynajmniej dwa rodzaje wegetariańskie (minimum 200g na każdego uczestnika) - co najmniej 2 rodzaje ciasta (co najmniej 150g dla każdego uczestnika) - ciasteczka kruche (co najmniej 150g dla każdego uczestnika). b. Przerwa kawowa ciągła (w godzinach: 11:00-17:00), dla max 150 os&oacute;b, w czasie kt&oacute;rej podane zostaną (i będą na bieżąco uzupełniane): - napoje gorące i zimne, w tym herbata (co najmniej trzy rodzaje, w tym czarna, zielona i owocowa), kawa z ekspresu ciśnieniowego, kawa mielona, kawa rozpuszczalna, mleko do kawy (w tym do wyboru: zwykłe, bez laktozy i roślinne), soki owocowe (min. 0,5 l dla każdego uczestnika), cukier, cytryna, woda niegazowana &ndash; filtrowana - w szklanych dzbankach (bez ograniczeń), - co najmniej 2 rodzaje świeżych owoc&oacute;w (co najmniej 200g na każdego uczestnika); - ciasteczka kruche (co najmniej 150g dla każdego uczestnika); c. Obiad w formie bufetu (około godz. 13:00), dla max 150 os&oacute;b, podczas kt&oacute;rego podane zostaną: - dwie zupy do wyboru (w tym jedna wegetariańska), - dwa dania gł&oacute;wne do wyboru (w tym jedno mięsne i jedno wegetariańskie), - minimum dwa dodatki skrobiowe do wyboru, - minimum dwa dodatki warzywne do wyboru, - 2 desery do wyboru; d. Kolacja zasiadana (w godzinach 19:00 &ndash; 21:00), dla max 140 os&oacute;b - serwowana lub w formie bufetu. W czasie kolacji podane zostaną: - przystawki - minimum dwa rodzaje do wyboru (w tym 1 wariant wegetariański), - minimum dwa rodzaje dań gł&oacute;wnych do wyboru (w tym jeden wariant mięsny i jeden wegetariański), - dodatki warzywne &ndash; minimum dwa rodzaje do wyboru, - dwa rodzaje dodatk&oacute;w skrobiowych do wyboru, - napoje gorące i zimne, w tym herbata (co najmniej trzy rodzaje: czarna, zielona i owocowa), kawa z ekspresu ciśnieniowego, kawa mielona, kawa rozpuszczalna, mleko do kawy (w tym do wyboru: zwykłe, bez laktozy i roślinne), soki owocowe (min. 0,5 l dla każdego uczestnika), cukier, cytryna, woda niegazowana &ndash; filtrowana - w szklanych dzbankach (bez ograniczeń), - dwa desery do wyboru. B. II dzień &ndash; 11.10.2024r.: a. Przerwa kawowa ciągła (w godzinach: 8:30-15:00), dla max 150 os&oacute;b, w czasie kt&oacute;rej podane zostaną (i będą na bieżąco uzupełniane): - napoje gorące i zimne, w tym herbata (co najmniej trzy rodzaje, w tym czarna, zielona i owocowa), kawa z ekspresu ciśnieniowego, kawa mielona, kawa rozpuszczalna, mleko do kawy (w tym do wyboru: zwykłe, bez laktozy i roślinne), soki owocowe (min. 0,5 l dla każdego uczestnika), cukier, cytryna, woda niegazowana &ndash; filtrowana &ndash; w szklanych dzbankach (bez ograniczeń), - co najmniej 2 rodzaje świeżych owoc&oacute;w (co najmniej 200g dla każdego uczestnika); - co najmniej 2 rodzaje ciasta (co najmniej 150g dla każdego uczestnika); - ciasteczka kruche (co najmniej 150g dla każdego uczestnika); b. Obiad w formie bufetu (około godz. 13:00), dla max 150 os&oacute;b, podczas kt&oacute;rego podane zostaną: - dwie zupy do wyboru (w tym jedna wegetariańska), - dwa dania gł&oacute;wne do wyboru (w tym jedno mięsne i jedno wegetariańskie), - minimum dwa dodatki skrobiowe do wyboru, - minimum dwa dodatki warzywne do wyboru, - 2 desery do wyboru; Pozostałe informacje znajdują się w załączonym Zapytaniu ofertowym.
<h2>Kryteria oceny</h2>
Szczeg&oacute;łowy opis znajduje się w załączonym Zapytaniu ofertowym. Kryterium oceny - cena Waga - 65% Spos&oacute;b wyliczenia/przyznawania punktacji: (cena oferty najtańszej // cena oferty badanej) x waga 65% Uwagi: Ocenie podlega kwota brutto. Maksymalna liczba punkt&oacute;w w tym kryterium to 65.
Szczeg&oacute;łowy opis znajduje się w załączonym Zapytaniu ofertowym. Krytertium oceny: Odległość obiektu od Dworca Centr. w Warszawie Waga: 35% Spos&oacute;b wyliczenia/przyznawania punkt&oacute;w (pkt): 0, 01km&ndash;1km&ndash;35 1,01km&ndash;2km&ndash;30 2,01km&ndash;3km&ndash;25 3,01km&ndash;4km&ndash;20 4,01km&ndash;5km&ndash;15 5,01km&ndash;7km&ndash;10 7,01km-9km-5 9,01km-10km-0
<h2>Warunki zmiany umowy</h2>
Zamawiający nie przewiduje istotnych zmian umowy. Wz&oacute;r umowy został zamieszczony w bazie konkurencyjności.
</div>