Działania promocyjne typu public relations (PR)

Usługi doradcze w zakresie działalności gospodarczej, w tym usługi badawcze i eksperymentalno-rozwojowe

Tryb zamówienia	Zapytanie ofertowe
Rodzaj zamówienia	Usługi
Tytuł	Działania promocyjne typu public relations (PR)
Zamawiający	Dostępne dla zalogowanych
Miejsce realizacji	Polska
Data publikacji	2024-08-22
Data składania ofert	29/08/2024, Godzina 23:59
Dokumenty do pobrania	Dostępne dla zalogowanych
Kod CPV	794160003 Usługi public relations
Numer przetargu	5625594

<div>
 <h1>Międzynarodowa kampania promocyjna &quot;Karp - Zdrowy z Natury&quot;</h1>

<h2>Załączniki</h2>
 <ul>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1563478">Oświadczenie Wykonawcy</a></li>
 <li><a href="https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/api/files/1563480">Zapytanie Ofertwe PR</a></li>
 </ul>
 
 <h2>Części zamówienia</h2>

<h3>Działania promocyjne typu public relations (PR)</h3>
 Przedmioty zamówienia
 Przedmiotem zapytania jest prowadzenie na rzecz i w imieniu Zamawiającego (Polski Karp 
Sp. z o.o.) w okresie od 4 września 2024 r. do 31 grudnia 2025 r. następujących działań public relations (PR): 
 
1. Aktualizacja strony internetowej Polski Karp, przygotowanie i dystrybucja newslettera (www i newsletter) 
2. Publikacja postów w mediach społecznościowych, promocja płatna wybranych postów, prowadzenie działań zwiększających interakcję z odbiorcami (social media) 
3. Prowadzenie relacji z dziennikarzami mediów tradycyjnych i portali elektronicznych (media relations) 
4. Organizacja spotkania dla dziennikarzy w formie konferencji prasowej z warsztatami kulinarnymi (konferencja prasowa) 
5. Monitoring mediów 
 
Celami prowadzonych działań PR są: 
- promowanie wizerunku karpia - ryby tradycyjnej, smacznej, zdrowej i pochodzącej ze zrównoważonej produkcji, 
- tworzenie pozytywnego wizerunku hodowli stawowej karpia, jako działalności przyjaznej środowisku, osadzonej w tradycji i dostarczającej na rynek wysokiej jakości, zdrową żywność, 
 
Szczegółowy opis poszczególnych działań: 
1. www i newsletter 
Wykonawca: 
- w okresie obowiązywania umowy będzie aktualizował stronę www Zamawiającego, przy założeniu nie mniej niż 1 publikacji miesięcznie, 
- opracuje, przygotuje i dokona dystrybucji newslettera, nie rzadziej niż raz na kwartał. 
Zamawiający zobowiązuje się do aktywnej współpracy z Wykonawcą, w tym dostarczania treści merytorycznych oraz udostępnienie posiadanych materiałów multimedialnych. 
 
2. social media 
Wykonawca: 
- wskaże w ofercie nie mniej niż trzy ogólnodostępne aplikacje społecznościowe (w tym nie mniej niż dwie dedykowane konsumentom i nie mniej niż jedna dedykowana profesjonalistom z handlu detalicznego i sektora HoReCa), w których rekomenduje prowadzenia działań promocyjnych oraz proponowany ramowy plan działania (obejmujący także: • oferowaną liczbę publikowanych postów - w rozbiciu na aplikacje społecznościowe, • budżet na promocję oraz • formy aktywizacji fanów na profilach społecznościowych, takich jak np. quizy i konkursy), 
- będzie publikować w imieniu i na rzecz Zamawiającego posty w poszczególnych aplikacjach społecznościowych. Każdy post będzie przygotowany starannie pod względem merytorycznym i estetyczny pod względem graficznym, 
- będzie odpowiadał na otrzymane zapytania użytkowników aplikacji społecznościowych i moderował w dni robocze dyskusję na profilach Zamawiającego w aplikacjach społecznościowych, zapewniając czas reakcji nie dłuższy niż 4 godz. w dni robocze w godz. 8:00-16:00, 
- będzie corocznie, do 15 stycznia, składał raport z przeprowadzonych działań za okres do 31 grudnia roku poprzedniego, obejmujący: wykaz opublikowanych postów, materiały dowodowe (screeny opublikowanych postów), budżety płatnej promocji postów, wykaz uzyskanych zasięgów organicznych i płatnych, przeprowadzone formy aktywizacji fanów, takie jak quizy i konkursy. 
 
Minimalne wymagane miary emisji: 
- nie mniej niż 12 postów miesięcznie (dot. wszystkich aplikacji społecznościowych), 
- nie mniej niż 3 promowane płatnie posty miesięcznie (dot. wszystkich aplikacji społecznościowych), 
- scenariusz, realizacja i emisja nie mniej niż 2 rolek (reels) w 2024 r. i 8 rolek (reels) w 2025 r. (preferowana tematyka kulinarna, możliwa też tematyka produkcyjno-środowiskowa) 
- opracowanie i publikacja nie mniej niż 2 quizów/ankiet w 2024 r. i nie mniej niż 4 quizów/ankiet w 2025 r. 
- przeprowadzenie minimum 2 konkursów paragonowych lub/i zdjęciowych w okresie obowiązywania umowy (drobne nagrody w konkursie - po stronie Zamawiającego, sporządzenie regulaminu konkursu, przeprowadzenie konkursu i dystrybucja nagród - po stronie Wykonawcy) 
 
3. media relations 
Wykonawca: 
- zbuduje lub pozyska dostęp do bazy dziennikarzy / mediów (media klasyczne - prasa, radio, TV; media elektroniczne - portale, czasopisma elektroniczne, blogerzy kulinarni i lifestylowi); 
- przygotuje opracowanie Q&amp;A (karp w pytaniach i odpowiedziach) - w porozumieniu i ścisłej współpracy z Zamawiającym, 
- przygotuje informacje dla mediów, z wypowiedziami eksperckimi przedstawicieli Zamawiającego, 
- dokona dystrybucji informacji dla mediów, 
- będzie prowadzić indywidualne kontakty z dziennikarzami w celu zwiększenia efektywności dystrybucji informacji dla mediów oraz w celu organizacji wywiadów z przedstawicielami Zamawiającego, 
- dokona zakupu i dystrybucji - przekaże corocznie w grudniu - 30 paczek świątecznych z drobnymi kulinarnymi prezentami (karp wędzony, przetwory z karpia), 
- będzie corocznie, do 15 stycznia, składał raport z przeprowadzonych działań za okres do 31 grudnia roku poprzedniego, obejmujący: wykaz i kopie materiałów prasowych, informację o zasięgu dystrybucji oraz o uzyskanych efektach publikacyjnych (w oparciu o pkt. 6 - monitoring mediów). 
Działania będą ukierunkowane na media handlowe (branżowe), lifestylowe oraz kulinarne. 
 
Minimalne wymagane miary realizacji: 
- nie mniej niż 2 komunikaty prasowe w 2024 r., 
- nie mniej niż 4 komunikaty prasowe w 2025 r. 
 
4. konferencja prasowa 
Wykonawca zorganizuje spotkanie dla dziennikarzy mediów ogólnotematycznych, handlowych, lifestylowych, gastronomicznych i kulinarnych oraz blogerów i/lub instagramerów kulinarnych w formie konferencji prasowej z warsztatami kulinarnymi i degustacją. Po stronie Wykonawcy znajdują się następujące działania i koszty: 
- wynajęcie sali umożliwiającej przeprowadzenie konferencji i warsztatów, 
- efektywne zaproszenie nie mniej niż 20 dziennikarzy i blogerów/instagramerów, 
- wynajęcie kucharza, który przeprowadzi warsztaty (wraz ze sprzętem gastronomicznym i surowcami do pokazu kulinarnego), 
- wynajęcie 2 ekspertów (w tym 1 dietetyk), 
- przygotowanie materiałów prasowych i drobnych upominków dla uczestników spotkania, 
- sporządzenie raportu z przeprowadzonych działań. 
Zamawiający zapewni obecność na spotkaniu 2 ekspertów z dziedziny rybactwa śródlądowego, którzy powiedzą o systemie hodowli karpia i jego ofercie rynkowej. 
 
5. Monitoring mediów 
- Wykonawca zapewni profesjonalny monitoring mediów, wg przynajmniej dwóch fraz (&quot;karp&quot;, &quot;karp - zdrowy z natury&quot;). Monitoring będzie ukierunkowany na Internet i prasę codzienną, tygodniki, media handlowe (branżowe), lifestylowe oraz kulinarne. Działania nie muszą obejmować mediów poświęconych wędkarstwu. 
- będzie comiesięcznie składał raport z monitoringu mediów (wykaz mediów, w których ukazały się informacje, podgląd najważniejszych publikacji) 
- będzie na bieżąco informował Zamawiającego o zaistniałych sytuacjach kryzysowych w mediach oraz będzie doradzał w przypadku wystąpienia takich sytuacji w odniesieniu do komunikacji kryzysowej. 
 
Wymagania ogólne: 
(1) Wykonawca dochowa staranności, aby wszystkie upublicznione działania będą zgodne z Wytycznymi dotyczącymi wypełniania zobowiązań w zakresie komunikacji i widoczności odnośnie wsparcia z UE w ramach programu Fundusze Europejskie dla Rybactwa na lata 2021–2027 (https://www.rybactwo.gov.pl/strony/dowiedz-sie-wiecej-o-programie/promocja-programu/, w tym zgodnie z Kartą wizualizacji programu Fundusze Europejskie dla Rybactwa). 
 
(2) Wszystkie treści, przed upublicznieniem będą akceptowane przez Zamawiającego lub wskazaną osobę lub podmiot działający w jego imieniu. 
 
(3) Wykonawca zapozna się z Wytycznymi Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi dotyczącymi realizacji zasad horyzontalnych w ramach programu Fundusze Europejskie dla Rybactwa na lata 2021–2027, zapewni stosowanie adekwatnych zasad przy prowadzeniu komunikacji oraz będzie składał coroczny raport nt. zgodności podjętych działań komunikacyjnych z tymi zasadami. 
 
Termin realizacji zamówienia: od 4 września 2024 r. do 31 grudnia 2025 r. 
Pełna treść zapytania ofertowego w załączeniu (&quot;Zapytanie Ofertowe PR&quot;)

<h2>Kryteria oceny</h2>
 Cena oferty - 60 punktów (60%) 
Obliczenie nastąpi wg wzoru podanego w treści zapytania ofertowego (załącznik &quot;Zapytanie Ofertowe PR&quot;)
 Ocena jakości strategii działań PR 
waga: 20 punktów (20%) 
Komisja oceniająca przyzna ofercie od 0 do 20 punktów. Opis przyznawania punktacji w treści zapytania ofertowego (załącznik &quot;Zapytanie Ofertowe PR&quot;).
 Ocena jakości przykładowego komunikatu prasowego 
waga: 5 punktów (5%) 
Komisja oceniająca przyzna ofercie od 0 do 5 punktów. Opis przyznawania punktacji w treści zapytania ofertowego (załącznik &quot;Zapytanie Ofertowe PR&quot;).
 Ocena jakości przykładowych postów do social mediów 
waga: 5 punktów (5%) 
Komisja oceniająca przyzna ofercie od 0 do 5 punktów. Opis przyznawania punktacji w treści zapytania ofertowego (załącznik &quot;Zapytanie Ofertowe PR&quot;).
 Punkty za udział budżetu na promocję postów w social mediach 
waga: 10 punktów (10%) 
Opis przyznawania punktacji w treści zapytania ofertowego (załącznik &quot;Zapytanie Ofertowe PR&quot;).
 
 </div>